सूचना: 5 महत्वपूर्ण विशेषताएँ जो सूचना की गुणवत्ता में मूल्य जोड़ती हैं

जानकारी की गुणवत्ता के लिए मूल्य को जोड़ने वाले कुछ महत्वपूर्ण गुण इस प्रकार हैं:

कई विशेषताएं हैं जो अच्छी गुणवत्ता की जानकारी से जुड़ी हैं। इन विशेषताओं में से प्रत्येक जानकारी में मूल्य जोड़ता है।

सूचना की पीढ़ी की प्रक्रिया को इन विशेषताओं में से प्रत्येक की डिग्री को बेहतर बनाने के उद्देश्य से सूचना की गुणवत्ता पर ध्यान देना चाहिए। तकनीकी, भौतिक या आर्थिक बाधाओं के कारण गुणवत्ता की जानकारी के बारे में किए गए किसी भी समझौते को सूचना के उपयोगकर्ता को सूचना के संचार के समय पता किया जाना चाहिए।

निम्नलिखित गुण सूचना की गुणवत्ता में मूल्य जोड़ते हैं:

(ए) उपलब्धता और अपडेशन में कमी:

निर्णय एक समय सीमा के भीतर लिया जाना है और इसलिए, वांछित समय सीमा के भीतर जानकारी उपलब्ध होनी चाहिए। यह अच्छी तरह से कहा जाता है कि 'सूचना में देरी की जानकारी से इनकार किया जाता है' कुछ प्रकार की जानकारी समय-समय पर आवश्यक होती है और उपयोगकर्ता को नियमित और समय पर उपलब्ध कराई जानी चाहिए ताकि निर्णय लेने में देरी से बचा जा सके।

अन्य प्रकार की जानकारी की आवश्यकताएं अचानक और अनियमित हैं। जब व्यापार का अवसर या खतरा माना जाता है तो ऐसी आवश्यकताएं उत्पन्न होती हैं। इस तरह की जानकारी, यदि तुरंत प्रदान की जाती है, तो प्रबंधक अवसर की हानि को कम करने या व्यापार के खतरे के कारण संभावित नुकसान को कम करने में शीघ्र निर्णय लेने में मदद कर सकता है।

जानकारी का अद्यतन करना, इस प्रकार, किसी भी अच्छी सूचना प्रणाली में एक नियमित गतिविधि है। वास्तव में, कुछ सूचना प्रणाली इस तरह से डिज़ाइन की जाती हैं कि सूचना का भंडार स्वचालित रूप से अपडेट हो जाता है, तुरंत एक घटना को रिकॉर्ड पर लेने के बाद। ऐसी सूचना प्रणालियों को रियल टाइम सिस्टम भी कहा जाता है।

(बी) सटीकता:

सटीकता सूचना के निर्माण की प्रक्रिया में त्रुटि की अनुपस्थिति की डिग्री है। यह अच्छी जानकारी का एक महत्वपूर्ण गुण है। हालांकि, सटीकता बढ़ाने से लागत बढ़ सकती है। इसलिए, प्रत्येक प्रकार की जानकारी के लिए सटीकता के स्वीकार्य स्तर को निर्धारित करना आवश्यक है।

उदाहरण के लिए, उत्पाद के लिए लागत अनुमान यथासंभव सटीक होना चाहिए क्योंकि एक छोटे से अशुद्धि का उद्यम के प्रदर्शन पर महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ सकता है। हालाँकि, बाजार के कुल आकार का अनुमान और कंपनी की हिस्सेदारी में तुलनात्मक रूप से उच्च स्तर की त्रुटि अभी भी निर्णय निर्माता के लिए बहुत महत्वपूर्ण हो सकती है।

(सी) परिशुद्धता:

परिशुद्धता अच्छी गुणवत्ता की जानकारी का एक महत्वपूर्ण गुण है। बहुत अधिक जानकारी कभी-कभी महत्वपूर्ण सूचनाओं को डंप करने के परिणामस्वरूप होती है जो किसी विशेष समय पर आवश्यक नहीं हो सकती हैं।

जानकारी के अत्यधिक विस्तार से जानकारी अधिभार का कारण बनती है जिसे अब सूचना थकान सिंड्रोम कहा जाता है। केवल सटीक जानकारी का सम्मान और उपयोग प्रबंधकों द्वारा किया जाता है। अनावश्यक विवरण केवल दायर किए गए हैं।

(घ) पूर्णता:

एक प्रबंधक को सूचित सूचना पूर्ण होनी चाहिए और उसकी सभी आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए। अधूरी जानकारी भ्रामक हो सकती है और इसके परिणामस्वरूप गलत फैसले हो सकते हैं। इसीलिए, एक प्रबंधक को उस जानकारी को परिभाषित करने में अपनी भागीदारी पर जोर देना चाहिए जो उसे उपलब्ध कराई जाएगी।

मामले में, व्यापक जानकारी प्रदान करना एक या दूसरे कारण के लिए संभव नहीं है, प्रबंधक को इस तथ्य से अवगत कराया जाना चाहिए, ताकि अधूरी जानकारी का उपयोग सावधानी के साथ किया जाए।

(Un) असंदिग्धता:

सूचना की स्पष्टता अच्छी जानकारी का एक महत्वपूर्ण गुण है। जानकारी अस्पष्ट होनी चाहिए और इसे इस तरह से संप्रेषित किया जाना चाहिए कि यह अलग-अलग उपयोगकर्ताओं को एक ही अर्थ बताए। आधुनिक डेटा बेस डेटा शब्दकोशों को बनाए रखते हैं जो स्पष्ट रूप से रिपोर्ट में उपयोग की जाने वाली शब्दावली को मानकीकृत करने के लिए उपयोग किए गए चर को स्पष्ट रूप से परिभाषित करते हैं।

इसके अलावा, क्वांटिफ़िबिलिटी, वेरिफ़िबिलिटी, निष्पक्षता इत्यादि जैसी अन्य विशेषताएं हैं, जो जानकारी की गुणवत्ता में सुधार करने के लिए शामिल करने का प्रयास कर सकती हैं। जानकारी की गुणवत्ता को किस सीमा तक बनाए रखा जा सकता है, यह जानकारी और ऐसे अन्य कारकों को बनाने के लिए उपलब्ध लागत, प्रकृति और सूचना के स्रोत, समय पर निर्भर करेगा।