किसी भी सूचना प्रणाली में प्रयुक्त शीर्ष 6 प्रकार की डेटा फाइलें

यह आलेख सूचना प्रणाली में उपयोग की जाने वाली शीर्ष छह प्रकार की डेटा फ़ाइलों पर प्रकाश डालता है। के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ने के बाद: 1. कार्य फ़ाइल 2. मास्टर फ़ाइल 3. ऑडिट फ़ाइल 4. लेनदेन फ़ाइल 5. बैकअप या सुरक्षा फ़ाइल 6. इतिहास फ़ाइलें।

डेटा फ़ाइल प्रकार # 1. कार्य फ़ाइल:

व्यवसाय डेटा के प्रसंस्करण को सक्षम करने के लिए आवश्यक कोई अन्य फ़ाइल एक कार्य फ़ाइल है (सुरक्षा या ऑडिट उद्देश्यों के लिए आवश्यक फ़ाइलों को छोड़कर)।

डिजाइनर को ऐसी फाइलों को खुद डिजाइन करना पड़ सकता है या नहीं भी करना पड़ सकता है।

वे डिजाइन में शामिल नहीं होंगे, जहां उदाहरण:

1. सिस्टम सॉफ्टवेयर या यूटिलिटीज जैसे सॉर्ट / मर्ज प्रोसेसर्स द्वारा उपयोग की जाने वाली कार्य फाइलें।

2. कंप्यूटर प्रोग्राम में निम्न स्तर पर इंटरमीडिएट या इंटर-प्रोसेस फ़ाइलों के रूप में उपयोग की जाने वाली कार्य फाइलें। इन फाइलों का डिज़ाइन प्रोग्रामिंग टीम के लिए बेहतर रहेगा।

यदि किसी अन्य व्यवसाय प्रक्रिया द्वारा उपयोग किए जाने से पहले एक व्यवसाय प्रक्रिया द्वारा बनाए गए डेटा को संग्रहीत करने के लिए एक फ़ाइल की आवश्यकता होती है, तो डिजाइनर को शामिल करना होगा। इन फ़ाइलों को कभी-कभी स्थानांतरण फ़ाइलों के रूप में संदर्भित किया जाता है। मुद्रण के लिए जानकारी रखने वाली अस्थायी फाइलें भी इसी श्रेणी में आती हैं। यहां डिजाइनर को आउटपुट को सही ढंग से तैयार करने के लिए आवश्यक रिकॉर्ड परिभाषाओं को निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है।

डेटा फ़ाइल प्रकार # 2. मास्टर फ़ाइल:

मास्टर फाइलें एक काफी स्थायी प्रकृति की फाइलें हैं, उदाहरण के लिए, ग्राहक खाता बही, खरीद बहीखाता, इन्वेंट्री पे रोल आदि। वे कुछ जानकारी शामिल करते हैं जो हाल के लेनदेन द्वारा लगातार अपडेट की जाती हैं। उदाहरण के लिए, एक बिक्री बही में ग्राहक के नाम और पते के साथ-साथ उनकी वर्तमान स्थिति भी हो सकती है जिसे समय-समय पर अद्यतन किया जाता है।

मास्टर फ़ाइल में विवरण की जानकारी में उत्पाद कोड, विवरण, विनिर्देशों आदि जैसे आइटम शामिल हो सकते हैं। मास्टर फ़ाइल को अपडेट करने का सामान्य साधन फ़ाइल में रिकॉर्ड जोड़ना, हटाना या संशोधन करना है।

मास्टर फ़ाइलों को आगे दो प्रकार की फ़ाइलों में विभाजित किया जा सकता है:

(i) स्टेटिक मास्टर फ़ाइल / संदर्भ फाइलें

(ii) डायनेमिक मास्टर फाइल्स / टेबल फाइल्स

(i) स्टेटिक मास्टर फाइलें (या संदर्भ फाइलें):

इन फ़ाइलों का वर्णन करने वाली व्यावसायिक संस्थाएँ स्थायी या अर्ध-स्थायी प्रकृति (जैसे, उत्पाद, आपूर्तिकर्ता, ग्राहक, कर्मचारी आदि) पर होती हैं। ये कभी-कभार संबंध के अधीन हैं।

(ii) डायनेमिक मास्टर फाइल्स (या टेबल फाइल्स):

इन फ़ाइलों का वर्णन करने वाली व्यावसायिक संस्थाएँ व्यवसाय के लिए क्षणभंगुर महत्व की होती हैं (उदाहरण के लिए, ग्राहक के आदेश, कार्य आदेश, नौकरी के टिकट, प्रोजेक्ट, मूल्य सूची, मजदूरी दरें) आदि।

डेटा फ़ाइल प्रकार # 3. ऑडिट फ़ाइल:

ऑडिट फाइलें एक विशेष रूप से ट्रांजेक्शन फाइल होती हैं। वे कम्प्यूटरीकृत सूचना प्रणालियों में वही भूमिका निभाते हैं जो एक पारंपरिक मैनुअल लेज़र में पोस्टिंग के रूप में होती है। वे ऑडिटर को उन सभी लेनदेन की प्रतियों को संग्रहीत करके कंप्यूटर प्रक्रियाओं के सही कामकाज की जांच करने में सक्षम बनाते हैं, जो स्थायी सिस्टम फ़ाइल को बदल देती हैं।

उदाहरण के लिए, बिक्री बही प्रणाली में, दर्ज किए जाने वाले लेनदेन निम्न हो सकते हैं:

1. प्रत्येक चालान के लिए चालान संख्या, डेटा, नकद राशि।

2. प्राप्त नकद राशि की तारीख और राशि।

3. क्रेडिट नोट संख्या, मुद्रा क्रेडिट की राशि।

4. खाता समायोजन, धन की राशि, प्राधिकरण का क्रॉस संदर्भ, समायोजन कोड।

ये फाइलें आम तौर पर सीरियल होंगी, मास्टर फाइल अपडेट के समय बनाए जा रहे रिकॉर्ड और अपडेट के अनुक्रम में, ऑडिट फाइल पर संचित।

डेटा फ़ाइल प्रकार # 4. लेनदेन फ़ाइल:

लेनदेन फाइलें ऐसी फाइलें हैं जिनमें प्रसंस्करण के एक और चरण से पहले व्यावसायिक घटनाओं से संबंधित डेटा दर्ज किया जाता है और रिकॉर्डिंग घटनाओं या लेनदेन के लिए उपयोग किए जाने वाले स्रोत दस्तावेजों से बनाया जाता है। यह आगे की प्रक्रिया मास्टर फ़ाइलों को अपडेट करने के लिए लेनदेन डेटा का उपयोग, या ऑडिट उद्देश्यों के लिए लेनदेन की प्राप्ति हो सकती है।

लेन-देन फ़ाइल संसाधित होने के बाद, इसे आमतौर पर पुनर्निवेशित किया जाता है, और इसके बाद आगे के लेनदेन को इसमें दर्ज किया जाता है।

लेनदेन फ़ाइलों के उदाहरण हैं:

1. उत्पादों के लिए ग्राहक के आदेश (एक आदेश फ़ाइल को अद्यतन करने के लिए)

2. उत्पादों के लिए मूल्य परिवर्तन का विवरण (उत्पाद फ़ाइल को अद्यतन करने के लिए)

3. ग्राहक खातों में नकद पोस्टिंग का विवरण (लेखापरीक्षा उद्देश्यों के लिए आयोजित किया जाना)

4. खरीद आदेश, जॉब कार्ड, चालान प्रेषण नोट आदि।

डेटा फ़ाइल प्रकार # 5. बैक अप या सुरक्षा फ़ाइल:

इन फ़ाइलों को वर्तमान संस्करणों के नुकसान या क्षति के मामले में वापस प्रतियां प्रदान करने के लिए लिया जाता है, और वर्तमान में उपयोग की जाने वाली मास्टर फाइलों को कंप्यूटर लाइब्रेरी में सुरक्षा के उपाय के रूप में संग्रहीत किया जाता है।

व्यवहार में, डिजाइनर को ऐसी फ़ाइलों के विस्तार डिजाइन में शामिल होने की संभावना नहीं है, क्योंकि वह या तो सिस्टम सुरक्षा सॉफ़्टवेयर (जैसे, डंप / पुनर्स्थापना उपयोगिताओं, लेनदेन लॉगिंग और टेलीप्रोसेसिंग मॉनिटर में पुनर्प्राप्ति रूटीन) पर निर्भर करेगा; या बैच अप डेट सिस्टम में, ट्रांज़ेक्शन फ़ाइलों की बैक प्रतियों के साथ मास्टर फ़ाइलों के वर्धित संस्करणों को रखने में।

डेटा फ़ाइल प्रकार # 6. इतिहास फ़ाइलें:

इतिहास फ़ाइलों को अक्सर चुंबकीय टेप पर संग्रहीत किया जाता है और मामले में रखी जाती है यदि अतीत की जानकारी कभी भी आवश्यक हो। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी जो तीन साल पहले खारिज कर दिया गया था, बेरोजगारी बीमा के लिए आवेदन करना चाह सकता है। आवश्यक कागज कार्य को पूरा करने के लिए कर्मियों द्वारा पिछले कर्मचारी के रिकॉर्ड को पुनः प्राप्त किया जाना चाहिए।

सरकारी प्रतिधारण कानून के कारण, कई इतिहास फाइलें सात साल से कम नहीं की अवधि के लिए बंद रखी जाती हैं।