एक व्यावसायिक उद्यम के लिए संचालन समर्थन प्रणाली का महत्व

एक व्यावसायिक उद्यम के लिए संचालन समर्थन प्रणाली का महत्व!

संचालन समर्थन प्रणाली उद्यम के संचालन पर ध्यान केंद्रित करती है। इन प्रणालियों का मूल उद्देश्य उद्यम की परिचालन दक्षता में सुधार करना है। चूंकि ये प्रणालियां मुख्य रूप से संचालन से संबंधित हैं, वे निचले स्तर पर प्रबंधकों के लिए आंतरिक डेटा का मुख्य रूप से उपयोग करते हैं।

चित्र सौजन्य: mda.mil/global/images/system/c2bmc_mdioc/C2BMC_Control_Room.jpg

संचालन समर्थन प्रणाली को आगे निम्नलिखित श्रेणियों में वर्गीकृत किया जा सकता है:

ए। लेनदेन प्रसंस्करण प्रणाली

ख। प्रबंधन सूचना प्रणाली

सी। एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग सिस्टम।

लेनदेन प्रसंस्करण प्रणाली:

एक लेनदेन प्रसंस्करण प्रणाली (टीपीएस) उद्यम में आर्थिक घटनाओं (लेनदेन) की रिकॉर्डिंग और प्रसंस्करण पर केंद्रित है। इसके दायरे में वित्तीय लेखांकन, इन्वेंट्री नियंत्रण, पेरोल और बिक्री आदेश प्रसंस्करण प्रणाली सहित उद्यम की दैनिक दिनचर्या के पूरे सरगम ​​शामिल हैं।

आमतौर पर, टीपीएस को एक संगठन में लेनदेन के प्रकार के आसपास संरचित किया जाता है। उदाहरण के लिए, एक वित्तीय लेखा प्रणाली को वित्तीय लेखांकन लेनदेन जैसे रसीदें, भुगतान, चालान और खरीद बिल लेनदेन, आदि के आसपास संरचित किया जाएगा। इनमें से प्रत्येक लेनदेन के प्रसंस्करण के लिए मॉड्यूल हैं।

TPS की विशेषताएं:

क) बड़ी मात्रा में डेटा:

जैसा कि टीपीएस लेनदेन उन्मुख है, इसमें आम तौर पर बड़ी मात्रा में डेटा होते हैं। इन प्रणालियों को अधिक भंडारण क्षमता की आवश्यकता होती है और उनकी प्रमुख चिंता यह सुनिश्चित करना है कि संगठनों में आर्थिक घटनाओं से संबंधित डेटा को जल्दी और सही तरीके से कैप्चर किया जाए।

बी) बुनियादी संचालन का स्वचालन:

किसी भी TPS का उद्देश्य किसी व्यावसायिक उद्यम के बुनियादी कार्यों को स्वचालित करना है और उद्यम के दैनिक कामकाज में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। टीपीएस में थोड़े समय के लिए कोई भी विफलता उद्यम के कामकाज के लिए कहर ढा सकती है।

TPS की कोई भी कमजोरी पर्यावरण से इनपुट प्राप्त करने या पर्यावरण को आउटपुट प्रदान करने में विफलता का कारण बन सकती है। TPS बाहरी वातावरण के तत्वों (जैसे ग्राहक, विक्रेता, शेयरधारक, आदि) के साथ उद्यम को जोड़ता है। इस प्रकार, टीपीएस उद्यम में संचालन के बारे में नवीनतम जानकारी का एक महत्वपूर्ण स्रोत है।

ग) लाभ आसानी से मापने योग्य हैं:

टीपीएस संचालन से जुड़े लोगों के कार्य भार को कम करता है और कुछ कार्यों को स्वचालित करके उनकी दक्षता में सुधार करता है। टीपीएस के अधिकांश लाभ मूर्त और आसानी से मापने योग्य हैं। इसलिए, TPS की वांछनीयता के संबंध में लागत लाभ विश्लेषण आचरण करना आसान है। चूंकि टीपीएस से लाभ मुख्य रूप से मूर्त हैं, उपयोगकर्ता स्वीकृति प्राप्त करना आसान है।

डी) अन्य प्रणालियों के लिए इनपुट का स्रोत:

टीपीएस अन्य सूचना प्रणालियों के लिए आंतरिक जानकारी का मूल स्रोत है। इस उद्देश्य के लिए TPS पर अन्य सूचना प्रणालियों द्वारा भारी निर्भरता TPS को सामरिक और रणनीतिक निर्णयों के लिए भी महत्वपूर्ण बनाती है।

प्रबंधन सूचना प्रणाली:

एक प्रबंधन सूचना प्रणाली (एमआईएस) का उद्देश्य प्रबंधकों की सूचना की जरूरतों को पूरा करना है, विशेष रूप से उद्यम के वर्तमान और पिछले संचालन के संबंध में। वे उद्यम के संचालन पर सारांश रिपोर्ट पेश करते हैं और कभी-कभी व्यक्तिगत लेनदेन के लिए ऑन-लाइन लिंक भी प्रदान करते हैं। इसीलिए इन प्रणालियों को ऑपरेशन सपोर्ट सिस्टम भी कहा जाता है।

MIS की विशेषताएं:

क) सारांश जानकारी:

MIS संचालन के बारे में सारांश जानकारी प्रदान करके प्रबंधकों की मदद करता है। इस तरह की सारांश जानकारी आम तौर पर रिपोर्ट के रूप में प्रदान की जाती है। ये रिपोर्ट आवधिक हो सकती हैं, कॉल या अपवाद रिपोर्ट पर। इससे पहले रिपोर्ट प्रारूप और आवधिकता में एमआईएस काफी कठोर थे।

हालांकि, बदलती सॉफ्टवेयर तकनीकों के साथ, आधुनिक एमआईएस आमतौर पर ऑनलाइन डेटा क्वेरी सुविधा के साथ-साथ लचीले रिपोर्ट स्वरूपों की सुविधा प्रदान करता है, जिसमें उपयोगकर्ता रिपोर्ट करने वाले रिपोर्टर्स की सुविधा के लिए लचीले रिपोर्ट प्रारूप होते हैं जो उपयोग करने में काफी सरल होते हैं। जैसा कि MIS सारांश रिपोर्ट पेश करता है, डेटा विश्लेषण उपकरणों के अधिक उपयोग के बिना, उन्हें रिपोर्टिंग सिस्टम भी कहा जाता है।

बी) परिचालन नियंत्रण:

एमआईएस योजनाबद्ध स्तर, पिछली अवधि के मूल्यों और विचलन के बारे में भी जानकारी प्रदान करता है। यह परिचालन नियंत्रण और परिचालन दक्षता में सुधार करने में मदद करता है। एमआईएस आंतरिक डेटा का उपयोग करता है और आम तौर पर बाहरी वातावरण से किसी भी डेटा का उपयोग नहीं करता है।

ग) आंतरिक सूचना पर ध्यान दें:

MIS मुख्य रूप से इनपुट जानकारी के स्रोत के रूप में TPS या डेटाबेस का उपयोग करता है। इस प्रकार, एमआईएस का ध्यान आंतरिक वातावरण है। चूंकि प्रबंधकीय निर्णय लेने में आंतरिक जानकारी की भूमिका सीमित होती है, MIS के पास प्रबंधकीय प्रक्रिया में केवल सीमित अनुप्रयोग होते हैं। चित्र 10.1 ऐसे अनुप्रयोगों को दर्शाता है:

घ) संरचित निर्णय:

जैसा कि एमआईएस का ध्यान आंतरिक जानकारी है, इसमें डेटा विश्लेषण के उन्नत साधनों का अभाव है, और जैसा कि मुख्य रूप से निर्णय लेने की स्थितियों के अनुमानित प्रकार में संरचित निर्णयों के लिए उपयोगी है।

MIS की सीमाएं:

पहले के कई एमआईएस में अपवाद रिपोर्टों, प्रमुख संकेतक रिपोर्टों और ऑन-कॉल रिपोर्टों की सुविधाओं का अभाव था। एमआईएस की एक और सामान्य कमजोरी निर्णय उन्मुख रिपोर्ट की गैर-उपलब्धता रही है। उदाहरण के लिए, एक प्रबंधक को एक रिपोर्ट की आवश्यकता होगी जो मूल्य निर्धारण निर्णय के लिए लागत संरचनाओं के बारे में पूरी जानकारी प्रदान करती है और न केवल चर और निश्चित लागतों का अनुमान लगाती है।

एमआईएस रिपोर्टों की पूर्वनिर्धारित आवधिकता के कारण, यह संभव है कि जानकारी प्रबंधक तक बहुत देर से पहुंचती है और कभी-कभी बहुत देर हो जाती है।

हालांकि, एमआईएस रिपोर्ट प्रबंधकों को उद्यम में होने वाली घटनाओं से अवगत कराने के उद्देश्य से काम करती है, वे अवांछित स्थितियों के कारणों की पहचान करने या बाहर काम करने और कार्रवाई के वैकल्पिक पाठ्यक्रमों का मूल्यांकन करने के मामले में स्थिति के विश्लेषण के लिए तैयार नहीं हैं।

प्रबंधकों की एक और आम शिकायत यह है कि आम तौर पर एमआईएस बाजार की स्थिति की गतिशीलता का जवाब देने में काफी धीमा होता है, और इस तरह से पोस्टमार्टम करने में अधिक मदद करता है उस समय चेतावनी देने से जब चीजें गलत हो रही होती हैं।

एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग सिस्टम:

चूंकि MIS पारंपरिक रूप से लेनदेन प्रसंस्करण प्रणालियों के इनपुट पर आधारित है, जो उन्होंने विभिन्न प्रकार के लेनदेन के आसपास बनाए जाने की विरासत पर किया है। इसे देखते हुए, संगठन संरचनाओं का एमआईएस के डिजाइन पर एक महत्वपूर्ण असर है। एमआईएस के तहत सूचना, विभिन्न विभागों के लिए आवश्यक रिपोर्टों के रूप में प्रदान की जाती है।

MIS के मॉड्यूल, आमतौर पर, संगठन संरचना में शामिल विभागों के प्रकार की तर्ज पर होंगे। बदलते कारोबारी माहौल के लिए उन्हें पुन: पेश करने की प्रक्रियाओं में लचीलेपन की बढ़ती प्रासंगिकता ने एमआईएस को कम प्रासंगिक बना दिया है। व्यावसायिक प्रक्रिया के साथ इंजीनियरिंग आज का शब्द बन गया है, व्यावसायिक प्रक्रियाओं के प्रति संपूर्ण दृष्टिकोण को बदलने की आवश्यकता है। नए दृष्टिकोण को सूचना प्रणाली विकसित करने के लिए निम्न परिसर पर विचार करना चाहिए।

ए। व्यावसायिक प्रक्रियाएँ नीचे की रेखा को प्रभावित करती हैं

ख। संगठनात्मक इकाइयाँ, कभी-कभी, सूचना के प्रवाह में बाधा बन जाती हैं। अंतर-विभागीय संचार संगठनों के बढ़ते आकार का पहला शिकार है।

सी। उद्यम में लचीलापन लाने में संचार एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। बेहतर संसाधन उपयोग में सूचना के प्रवाह में तत्परता महत्वपूर्ण है।

घ। उत्पादन, विपणन और वित्त जैसे विभिन्न व्यावसायिक कार्यों का एकीकरण लागत में कमी और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के ग्राहक अभिविन्यास में मदद कर सकता है।

नेटवर्किंग तकनीक में प्रगति के साथ, एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग (ERP) सिस्टम नामक एक नई प्रकार की सूचना प्रणाली सामने आई है। ईआरपी सिस्टम ग्राहक संतुष्टि के साथ संगठन की सभी प्रक्रियाओं को एकीकृत करता है और एक उद्यम के संसाधनों के प्रबंधन की योजना बनाता है।

ये समाधान उत्पादन क्षमताओं पर ध्यान केंद्रित करने, रसद का प्रबंधन करने और प्रत्येक निर्णय के वित्तीय परिणामों को केवल कंप्यूटिंग लागत के बजाय काम करने में मदद करते हैं।

ईआरपी सिस्टम का मूल दर्शन यह है कि व्यावसायिक प्रक्रियाओं को सभी स्तरों पर एकीकृत किया जाना है, उद्यम के सभी संसाधनों को सामान्य संसाधन के रूप में माना जाता है जिसका मुख्य रूप से ग्राहकों की बदलती जरूरतों को पूरा करना है।

यह स्वीकार करते हुए कि ग्राहक को बदलते रहना चाहिए, ईआरपी सिस्टम प्रतिक्रिया की बेहतर गति से बदलती जरूरतों के लिए अनुकूलन क्षमता प्रदान करता है।

ईआरपी प्रणाली की संरचना:

यह समझने के लिए कि विभिन्न कार्यों के एकीकरण को कैसे प्राप्त किया जाता है और बेहतर इंट्रा एंटरप्राइज संचार द्वारा प्रतिक्रिया समय कम किया जाता है; आइए हम एक विशिष्ट ईआरपी सिस्टम (छवि 10.2) के योजनाबद्ध आरेख पर एक नज़र डालें। जैसा कि देखा जा सकता है, पूरी प्रक्रिया बिक्री पूर्वेक्षण के साथ शुरू होती है और एक बार यह सफल बिक्री आदेश रखरखाव प्रक्रिया शुरू हो जाती है।

बिक्री आदेश प्रसंस्करण सीधे इन्वेंट्री सिस्टम, वर्क ऑर्डर रखरखाव और प्राप्य मॉड्यूल से जुड़ा हुआ है, जिससे उत्पादन के साथ-साथ वित्त के साथ विपणन कार्य को एकीकृत किया जाता है।

सभी गतिविधियों जैसे कि दुकान के फर्श का नियंत्रण, उत्पादन योजना, उत्पादन समयबद्धन, आदानों की खरीद और बिक्री गतिविधि के साथ इन्वेंट्री ट्रैकिंग जैसी चीजों का एकीकरण है। विनिर्माण संसाधन योजना (MRP) को इन्वेंट्री सिस्टम के माध्यम से बिक्री गतिविधि के साथ जोड़ा जाता है।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं के एकीकरण से बाजार की स्थिति में बदलाव के लिए अनुकूलन क्षमता की गति में सुधार होता है। उत्पादन प्राप्त बिक्री आदेश के अनुसार होता है और उपलब्ध वस्तु सूची के प्रकाश में होता है। ईआरपी सिस्टम की अनुपस्थिति में रिवर्स हो सकता है।

एकीकरण का एक उच्च स्तर भी इन्वेंट्री के स्तर को कम करने में मदद कर सकता है और विनिर्माण दक्षता या ग्राहक संतुष्टि का त्याग किए बिना इन्वेंट्री के स्तर को इष्टतम तक कम करने के लिए 'जस्ट इन टाइम' दृष्टिकोण का सफलतापूर्वक उपयोग किया जा सकता है।

ईआरपी सिस्टम एक तरफ ग्राहक और कंपनी के प्रत्येक कर्मचारी के बीच संबंध स्थापित करने में भी काफी प्रभावी हो सकता है और दूसरी तरफ कंपनी के विक्रेता एक दूसरे की समस्याओं और बेहतर संबंधों की बेहतर प्रशंसा के लिए अग्रणी होंगे। ग्राहक की समस्याओं और शिकायतों को तुरंत उपस्थित किया जा सकता है।

ईआरपी सिस्टम के लाभ:

ईआरपी सिस्टम व्यावसायिक उद्यमों की आईटी रणनीति का एक महत्वपूर्ण हिस्सा बन रहे हैं। काफी बड़ी संख्या में भारतीय कंपनियों ने भी ईआरपी का विकल्प चुना है। '

ईआरपी सिस्टम के कुछ प्रमुख लाभ इस प्रकार हैं:

क) प्रक्रियाओं पर ध्यान दें:

ईआरपी सिस्टम बिजनेस प्रोसेस ओरिएंटेड सिस्टम हैं। वे व्यावसायिक प्रक्रियाओं की गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करते हैं। नतीजतन, व्यावसायिक लक्ष्य स्पष्ट रूप से व्यक्त किए जाते हैं। ईआरपी उद्यमों को ग्राहक की जरूरतों पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम बनाता है।

बी) लचीलापन:

ईआरपी सिस्टम प्रक्रिया में कुछ कार्यों को स्वचालित करने के बजाय, प्रक्रिया को स्वचालित करके व्यावसायिक प्रक्रियाओं में लचीलापन जोड़ता है। चूंकि अधिकांश महत्वपूर्ण प्रक्रियाएं स्वचालित हैं, इसलिए विभिन्न तरीकों से और विभिन्न उद्देश्यों के लिए उद्यम के संसाधनों के उपयोग में अधिक मात्रा में लचीलापन है।

उदाहरण के लिए, खाना पकाने के तेल के लिए छोटे आकार की एक नई पैकिंग लाने से न केवल उत्पादन में बल्कि बिलिंग, शिपिंग और विपणन प्रक्रियाओं में भी बदलाव की आवश्यकता होगी। ईआरपी सिस्टम की मदद से आवश्यक परिवर्तनों को जल्दी से निष्पादित किया जाता है क्योंकि सभी संबंधित प्रक्रियाएं स्वचालित हैं और एक-दूसरे के साथ एकीकृत हैं। वास्तव में, एसएपी, एक लोकप्रिय ईआरपी पैकेज में, 700 से अधिक प्रक्रियाएं हैं जो स्वचालित हैं और एक दूसरे के साथ एकीकृत हैं।

ग) कम चक्र समय:

ईआरपी सिस्टम उन्नत संचार लिंक की मदद से विभिन्न प्रक्रियाओं को एकीकृत करता है। प्रक्रियाओं के बीच सूचना का हस्तांतरण लगभग स्वचालित और तात्कालिक है।

यह प्रक्रिया में चक्र के समय को कम करता है। इन्वेंट्री प्रबंधन, देनदार वसूली, ग्राहक बिलिंग, शिपिंग आदि जैसी प्रक्रियाओं में, चक्र समय में मामूली कमी से परिचालन की लागत पर काफी प्रभाव पड़ता है। हिंदुस्तान लीवर लिमिटेड ने देश भर के 55 डिपो को अपने वितरकों से जोड़ा है, जो अपने स्टॉक को दैनिक आधार पर बदलते हैं, अपनी इन्वेंट्री के स्तर को काफी कम करते हैं।

डी) बेहतर संचार:

ईआरपी प्रणाली के प्रमुख लाभों में से एक उद्यम-व्यापी संचार योजना की स्थापना है। नतीजतन, बदलाव के लिए आवश्यक सूचनाओं के बारे में आसान पहुंच के कारण प्रस्तावित परिवर्तनों का प्रतिरोध कम है।

ईआरपी प्रणाली के कार्यान्वयन में महत्वपूर्ण सफलता कारक:

ईआरपी सिस्टम महंगे समाधान हैं और इन्हें लागू करने के लिए बहुत सारे पैसे और समय की आवश्यकता होती है। ये सिस्टम उद्यम में लगभग सभी दिन-प्रतिदिन के कार्यों को प्रभावित करते हैं और कार्यान्वयन एक चुनौतीपूर्ण काम है, जिसमें सतर्क दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है।

ईआरपी प्रणाली के कार्यान्वयन में कुछ महत्वपूर्ण सफलता कारक हैं:

क) अनुशासन:

प्रक्रियाओं का एकीकरण और स्वचालन इन प्रक्रियाओं में शामिल लोगों के हिस्से पर एक उच्च स्तर का अनुशासन मान लेता है। चूंकि ERPs प्रक्रियाओं के एकीकरण और स्वचालन दोनों को शामिल करते हैं, इसलिए इसे लागू करने वाले संगठन में एक उच्च स्तर का अनुशासन अपेक्षित है। उदाहरण के लिए, एसएपी (एक ईआरपी सॉफ्टवेयर पैकेज) इन्वेंट्री आंदोलन और मूल्यांकन के पहले-इन-फर्स्ट-आउट (एफआईएफओ) विधि का उपयोग करता है।

एसएपी का उपयोग करने वाली कंपनियों में से एक में, फोर्कलिफ्ट ऑपरेटर ने पहले खाली बिन में सामग्रियों को छोड़ दिया, जिसे उन्होंने पहले खाली डिब्बे में डालने के बजाय देखा। कुछ समय बाद, SAP द्वारा निर्दिष्ट बिन से सामग्री लेने के सुझावों को लागू नहीं किया जा सका क्योंकि वे अभी भी खाली थे।

दूसरी ओर, जिन बोरों को सामग्री से भरा जाना था, वे पहले से ही भरे हुए थे, जिसके परिणामस्वरूप सामग्री हैंडलिंग प्रक्रिया में अराजकता थी। इस प्रकार, ईआरपी सिस्टम की सफलता में प्रक्रियाओं का पालन एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।

बी) कार्य संस्कृति में बदलाव:

एक प्रक्रिया के रूप में फिर से इंजीनियर प्रक्रियाओं और जानकारी को साझा करने की इच्छा ईआरपी लागू करने वाले उद्यमों में कार्य संस्कृति की दो बुनियादी आवश्यकताएं हैं। इसलिए, 'कार्यान्वयन ब्लूज़' उन उद्यमों में कम गंभीर हैं जिनके पास अनुकूल कार्य संस्कृति है।

ग) शीर्ष प्रबंधन का समर्थन:

ईआरपी प्रणाली के कार्यान्वयन के लिए प्रक्रिया में शामिल कार्य-समूहों के सभी सदस्यों के शीर्ष प्रबंधन और सहयोग का समर्थन आवश्यक है।

वर्तमान में, विभिन्न विक्रेताओं द्वारा भारत में पेश की जा रही ईआरपी प्रणाली काफी महंगी है और विकसित बाजारों के लिए अधिक प्रासंगिक वातावरण के प्रकाश में डिज़ाइन की गई है। शायद स्थानीय विक्रेता भारतीय कंपनियों के लिए अधिक उपयोगी होंगे और अनुकूलित समाधानों को एक-एक करके एकीकृत करके मॉड्यूल द्वारा विकसित करना होगा। आज की ईआरपी प्रणाली के साथ एक और समस्या यह है कि वे मुख्य रूप से संसाधनों की योजना के बजाय संचालन पर ध्यान केंद्रित करते हैं।