व्यावसायिक उद्यमों के लिए कार्यालय स्वचालन प्रणाली का महत्व

व्यावसायिक उद्यमों के लिए कार्यालय स्वचालन प्रणाली का महत्व!

व्यावसायिक उद्यमों में ज्ञान श्रमिकों के बढ़ते अनुपात के साथ, काम के माहौल में सुधार के लिए चिंता बढ़ रही है। सचिवीय मदद और बेहतर संचार सुविधाएं प्रदान करके ज्ञान श्रमिकों की उत्पादकता में सुधार किया जा सकता है। यह कार्यालय प्रणालियों के स्वचालन की सहायता से प्राप्त किया जा सकता है।

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कार्यालय प्रणाली, आम तौर पर, निम्नलिखित गतिविधियों की सुविधा प्रदान करती है:

a) आउटगोइंग डॉक्यूमेंट का निर्माण (टेक्स्ट प्रोसेसर का उपयोग करके)

ख) दस्तावेजों का संग्रहण और पुनर्प्राप्ति (दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करके)

ग) संदेशों का प्रसारण (संदेश संचार प्रणाली का उपयोग करके)

डी) निर्धारण और बैठक प्रबंधन (वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सिस्टम का उपयोग करके)।

आधुनिक कार्यालयों में विभिन्न प्रकार के कार्यालय स्वचालन उपकरण उपयोग में हैं। इन उत्पादों में फैक्स मशीन, कॉपियर, ईपीबीएक्स इत्यादि शामिल हैं, हालांकि, इनमें से अधिकांश उपकरण स्टैंड-अलोन मशीन हैं जो अपने निर्दिष्ट उद्देश्यों की पूर्ति करते हैं। उन्हें न तो अन्य उपकरणों के साथ जोड़ा जाता है और न ही उन्हें दूर से साझा किया जा सकता है।

इससे दस्तावेजों और सूचनाओं को इकट्ठा करने में अधिकारियों का बहुत समय बर्बाद होता है, उन्हें कार्यालय में उस जगह पर ले जाता है जहां उपकरण स्थित है और उपकरण के उपयोग के लिए कतार में प्रतीक्षा करें। चूंकि इन उपकरणों को स्वचालित रूप से साझा नहीं किया जाना है, इसलिए वे काम के घंटों के अधिकांश भाग के लिए अविकसित हैं और पीक आवर्स के दौरान भीड़भाड़ वाले हैं।

कंप्यूटर आधारित कार्यालय स्वचालन प्रबंधकों के बीच लोकप्रियता हासिल कर रहा है, क्योंकि इस तरह के स्वचालन एकीकृत समाधान प्रदान करता है जिसे स्वचालित रूप से साझा किया जा सकता है। वे अधिक कुशल हैं और कार्यालय स्वचालन गतिविधियों और डेटा की एक किस्म को संभालते हैं।

ये ऑफिस ऑटोमेशन सिस्टम व्यक्तियों, कार्य समूहों और संगठनों के बीच संदेशों को इकट्ठा करने, प्रोसेस करने, स्टोर करने, पुनः प्राप्त करने और संचार करने के लिए हार्डवेयर, सॉफ्टवेयर और मानव संसाधनों का उपयोग करते हैं। ये संदेश दस्तावेजों या बोले गए शब्दों के रूप में हो सकते हैं या अन्य रूपों में व्यक्त किए जा सकते हैं जैसे चित्र, स्थिर या वीडियो चित्र आदि।

कंप्यूटर आधारित कार्यालय स्वचालन प्रणाली न केवल कंपनी के भीतर कार्यालय प्रबंधकों की संचार जरूरतों को पूरा करती है, बल्कि बाहरी संस्थाओं जैसे ग्राहकों, विक्रेताओं, निवेशकों आदि के साथ भी काम करती है।

एक सामान्य कार्यालय स्वचालन प्रणाली के भवन ब्लॉकों को चित्र 10.7 में दर्शाया गया है।

टेक्स्ट प्रोसेसिंग सिस्टम:

टेक्स्ट प्रोसेसिंग सिस्टम ऑफिस ऑटोमेशन सिस्टम के सबसे अधिक इस्तेमाल किए जाने वाले घटक हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि एक प्राकृतिक भाषा के शब्दों का उपयोग करते हुए लिखित रूप में कार्यालय संचार का एक बड़ा हिस्सा होता है। बाहरी संचार के मामले में लिखित संचार का अनुपात अधिक है।

टेक्स्ट प्रोसेसिंग सिस्टम दस्तावेजों के विकास की प्रक्रिया को स्वचालित करते हैं जैसे कि पत्र, रिपोर्ट, मेमो, आदि। वे व्यक्तिगत दस्तावेजों का उत्पादन करने के लिए मानक संग्रहीत जानकारी के उपयोग की अनुमति देते हैं। ऐसा स्वचालन कुंजीयन प्रयास को कम करता है और दस्तावेज़ में त्रुटियों की संभावना को कम करता है। आम तौर पर, टेक्स्ट प्रोसेसर डेटाबेस और स्प्रेडशीट से सीधे जानकारी प्राप्त करने और उन्हें एक दस्तावेज़ में शामिल करने में सक्षम होते हैं।

टेक्स्ट प्रोसेसिंग सिस्टम की सहायता डिक्टेशन सिस्टम द्वारा की जा सकती है। ये सिस्टम कार्यकारी की आवाज को पहचानने के लिए वॉयस रिकग्निशन सिस्टम 'प्रशिक्षित' से मिलकर बनता है। 'प्रशिक्षण' के बाद, ये सिस्टम एक्ज़ीक्यूटिव के डिक्टेशन को सुनते हैं और टेक्स्ट प्रोसेसर पर टेक्स्ट विकसित करते हैं। इस तरह की प्रणाली पाठ में डिक्टाफोन पर पाठ निर्धारित होने के बाद सचिव द्वारा पाठ में खर्च की गई कुंजी को कम करने में मदद करती है।

वे कार्यपालिका को किसी भी समय सचिव की निर्भरता को समाप्त करने के लिए दस्तावेज़ तैयार करने में सक्षम बनाते हैं। इस प्रकार, दस्तावेजों को एक दिन में किसी भी समय उत्पादित किया जा सकता है और आवश्यक नहीं कि कार्यालय के समय के दौरान।

टेक्स्ट प्रोसेसर सरल वर्ड प्रोसेसिंग सिस्टम या डेस्कटॉप पब्लिशिंग सिस्टम हो सकता है। डेस्कटॉप प्रकाशन सिस्टम गुणवत्ता मुद्रण के साथ दस्तावेज़ की कई प्रतियों के त्वरित उत्पादन में मदद करता है। बैठकों के लिए एजेंडा और पृष्ठभूमि के कागजात तैयार करने के मामले में ऐसी आवश्यकताएं काफी सामान्य हैं।

बजट, नीतियों, नियमों, प्रक्रियाओं आदि जैसी विभिन्न योजनाओं के दस्तावेजीकरण के लिए कई प्रतियों की आवश्यकता हो सकती है। डेस्कटॉप प्रकाशन प्रणाली को अक्सर अच्छी गुणवत्ता के दस्तावेज़ों के निर्माण के लिए लेजर प्रिंटर, इंकजेट प्रिंटर, स्कैनर और ऐसे अन्य उपकरणों का समर्थन किया जाता है। इन उपकरणों की कीमतों में तेज गिरावट के साथ, कार्यालयों में डेस्कटॉप प्रकाशन प्रणालियों का उपयोग बढ़ने के लिए बाध्य है।

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली:

कंप्यूटर आधारित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उद्देश्य दस्तावेजों में निहित जानकारी को कैप्चर करना है, जो भविष्य के संदर्भ के लिए संग्रहीत है और उपयोगकर्ताओं को संबंधित भागों को आवश्यकतानुसार और जब भी संभव हो, संचारित करें। ये सिस्टम अन्य ऑफिस ऑटोमेशन सिस्टम जैसे टेक्स्ट प्रोसेसर, इलेक्ट्रॉनिक मैसेज कम्युनिकेशन सिस्टम आदि से जुड़े होते हैं।

ये सिस्टम दस्तावेजों के रिमोट एक्सेस में बहुत उपयोगी हैं जो मैन्युअल दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के साथ लगभग असंभव है। उदाहरण के लिए, किसी ग्राहक को ऑर्डर में डिलीवरी निर्देशों के अनुसार माल की डिलीवरी के संबंध में शिकायत हो सकती है।

यात्रा के कार्यकारी को यह सुनिश्चित करने के लिए आदेश दस्तावेज़ तक पहुंच की आवश्यकता होगी कि ग्राहक ने माल की डिलीवरी के लिए कोई विशेष निर्देश नहीं दिया था। कंप्यूटर आधारित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली किसी भी टेलीफोन लाइन से जुड़े अपने नोट बुक कंप्यूटर के माध्यम से दस्तावेज़ को एक्सेस करने और ग्राहक को अपने कार्यालय में उसके ऑर्डर दस्तावेज़ को दिखाने में सक्षम करेगी।

आंतरिक संचार के मामले में भी, दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली बहुत उपयोगी साबित हो सकती है। उदाहरण के लिए, किसी बैंक की शाखा में दायर ऋण आवेदन पत्र को अनुमोदन अधिकारी द्वारा प्रधान कार्यालय या किसी कार्यालय में ऋण प्रस्तावों की जांच के लिए पहुँचा जा सकता है।

दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक पहुंच न केवल दस्तावेजों तक त्वरित पहुंच की सुविधा प्रदान करती है, बल्कि कागज के काम को भी कम कर देती है क्योंकि कई प्रतियों की आवश्यकता समाप्त हो जाती है। दस्तावेजों का भंडारण चुंबकीय मीडिया पर होता है और इस प्रकार उद्देश्य के लिए आवश्यक भंडारण स्थान कम हो जाता है। कंप्यूटर आधारित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के साथ, दस्तावेज़ तक पहुंच के लिए कार्यकारी का स्थान अप्रासंगिक हो जाता है।

इस प्रकार, ये सिस्टम एक कार्यालय के वातावरण में बहुत उपयोगी हो सकते हैं जहां ट्रैवलिंग अधिकारी कार्यालय में कार्य स्थान साझा करते हैं। कार्यालय अंतरिक्ष की बढ़ती लागत के साथ, कंप्यूटर आधारित दस्तावेज़ एक्सेस सिस्टम अधिक लोकप्रियता हासिल करने की संभावना है।

ऑप्टिकल कैरेक्टर रीडर्स (ओसीआर) सॉफ्टवेयर की उपलब्धता ने कंप्यूटर आधारित डॉक्यूमेंट मैनेजमेंट सिस्टम को और भी लोकप्रिय बना दिया है। ये सॉफ्टवेयर पैकेज दस्तावेजों की छवियों को पाठ में परिवर्तित करते हैं जिन्हें किसी भी वर्ड प्रोसेसर का उपयोग करके आगे की प्रक्रिया के लिए उपयोग किया जा सकता है।

संदेश संचार प्रणाली:

व्यावसायिक उद्यम संदेश भेजने और प्राप्त करने के लिए विभिन्न प्रकार की संचार प्रणालियों का उपयोग करते रहे हैं। इनमें टेलीफोन, मेल, फसीमाइल (फैक्स) आदि शामिल हैं। कंप्यूटर आधारित संदेश संचार प्रणाली संदेश भेजने या प्राप्त करने में कम समय के संदर्भ में नहीं बल्कि संदेश की विश्वसनीयता और संचार की लागत के संदर्भ में भी बहुत सारी अर्थव्यवस्था प्रदान करती है। ।

कंप्यूटर आधारित संदेश संचार प्रणाली के तीन बुनियादी घटक हैं:

मैं। इलेक्ट्रॉनिक मेल

ii। स्वर का मेल

iii। प्रतिकृति

इलेक्ट्रॉनिक मेल:

सामान्य मेल के बीच अंतर, पाठ और छवियों के रूप में सूचना के अंतर्वैयक्तिक संचार, पारस्परिक संचार के अन्य रूपों के खिलाफ, जैसे कि टेलीफोन-ई-मेल इसका गैर-समकालिक संचार है जिसमें रिसीवर की उपस्थिति आवश्यक नहीं है संचरण का समय।

मेल लंबे समय से व्यावसायिक उद्यमों द्वारा उपयोग किया जाता है और अभी भी सबसे लोकप्रिय गैर-समकालिक संचार माध्यमों में से एक है। हालांकि, इलेक्ट्रॉनिक मेल ने व्यक्तियों और व्यावसायिक उद्यमों के बीच संदेशों के आदान-प्रदान के तरीके को काफी हद तक बदल दिया है।

इलेक्ट्रॉनिक मेल, जिसे लोकप्रिय रूप से ई-मेल कहा जाता है, दो या दो से अधिक व्यक्तियों के बीच संदेश, दस्तावेजों और छवियों सहित सूचना के इलेक्ट्रॉनिक प्रसारण के लिए कंप्यूटर आधारित इलेक्ट्रॉनिक मेलिंग प्रणाली है।

ई-मेल की मुख्य विशेषताएं हैं:

क) इलेक्ट्रॉनिक ट्रांसमिशन:

ई-मेल के साथ संदेशों का प्रसारण इलेक्ट्रॉनिक है और संदेश वितरण बहुत त्वरित है, लगभग तात्कालिक है। ट्रांसमिशन की पुष्टि भी त्वरित है और विश्वसनीयता बहुत अधिक है।

बी) ऑनलाइन विकास और संपादन:

प्रसारण से पहले ई-मेल संदेश को ऑनलाइन विकसित और संपादित किया जा सकता है। ऑनलाइन विकास और संपादन संचार में कागज के उपयोग की आवश्यकता को समाप्त करता है। यह चुंबकीय मीडिया पर संदेशों के भंडारण की सुविधा भी देता है, जिससे संदेशों को संग्रहीत करने के लिए आवश्यक स्थान कम हो जाता है।

ग) प्रसारण और पुनर्मूल्यांकन:

ई-मेल बड़ी संख्या में लक्ष्य प्राप्तकर्ताओं को संदेश भेजने की अनुमति देता है। इस प्रकार, ई-मेल का उपयोग करके बैंक की सभी शाखाओं को एक परिपत्र भेजना आसान है, जिसके परिणामस्वरूप कागज की बहुत बचत होती है। ई-मेल संदेश से संबंधित जानकारी को बदलने या जोड़ने के साथ या बिना संदेश में प्रत्यक्ष रुचि रखने वाले लोगों को फिर से प्रेषित किया जा सकता है।

उदाहरण के लिए, उत्पाद की गुणवत्ता के बारे में शिकायत दर्ज करने वाले ग्राहक से मार्केटिंग एग्जीक्यूटिव को प्राप्त ई-मेल उस छोर पर टिप्पणियों और कार्रवाई के लिए गुणवत्ता नियंत्रण विभाग को फिर से लिखा जा सकता है।

डी) अन्य सूचना प्रणालियों के साथ एकीकरण:

ई-मेल में अन्य सूचना प्रणालियों के साथ एकीकृत होने का लाभ है। इस तरह के एकीकरण से यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि संदेश सटीक है और संदेश के लिए आवश्यक जानकारी जल्दी से एक्सेस की जाती है।

ई) पोर्टेबिलिटी:

ई-मेल प्राप्तकर्ता और प्रेषक के भौतिक स्थान को अप्रासंगिक बनाता है। ई-मेल को संबंधित संचार हार्डवेयर, सॉफ्टवेयर और लिंक सुविधाओं से लैस किसी भी पर्सनल कंप्यूटर से एक्सेस किया जा सकता है। दूर के क्षेत्र में स्थित शाखा में या यहां तक ​​कि छुट्टी के रिसॉर्ट में टेलीफोन लाइनों जैसे लिंक का उपयोग करके, मुख्य कार्यालय में एक प्रबंधक अपने ई-मेल संदेशों तक पहुंच सकता है।

च) किफायती:

संचार तकनीकों में प्रगति और संचार सेवा प्रदाताओं के बीच प्रतिस्पर्धा ने ई-मेल को संदेश भेजने का सबसे किफायती तरीका बना दिया है। चूंकि प्रसारण की गति बढ़ रही है, ई-मेल की लोकप्रियता को जोड़ते हुए, प्रति मीडिया संचार समय की लागत आगे गिर रही है।

ई-मेल न केवल औपचारिक संचार के लिए बल्कि व्यावसायिक उद्यम के भीतर अनौपचारिक संचार के लिए भी बहुत मददगार साबित हो रहा है। बाजार की जानकारी और अधिकारियों की व्यक्तिगत राय अब ई-मेल संदेशों में उनके मालिकों और सहकर्मी समूहों को छापती है।

ई-मेल सुविधाओं के उचित उपयोग से कार्य समूहों में संचार में काफी सुधार किया जा सकता है। हालांकि, संगठन में कार्य संस्कृति पर, अंतर-संगठनात्मक संचार में सुधार के लिए ई-मेल की सफलता काफी हद तक निर्भर करेगी।

प्रतिकृति:

Facsimile (फैक्स) टेलीफोन लाइनों पर दस्तावेजों की छवियों का इलेक्ट्रॉनिक संचार है। कंप्यूटर आधारित फैक्स तकनीक फैक्स संचार को स्वचालित करती है और फैक्स सुविधाओं को साझा करने की अनुमति देती है। यह आम संचार संसाधनों का उपयोग करके फैक्स संदेश भेजने और प्राप्त करने के लिए विशेष सॉफ्टवेयर और फैक्स सर्वर का उपयोग करता है।

इन सर्वरों में फैक्स संदेश प्राप्त करने की क्षमता है और केंद्रीय कंप्यूटर पर इसे देखने के बाद इच्छित प्राप्तकर्ता को स्वचालित रूप से पुन: वितरित करें। इसी तरह, एक उद्यम में प्रबंधक फैक्स संदेश को सर्वर पर छोड़ सकते हैं जो इसे इच्छित प्राप्तकर्ता को स्वचालित रूप से भेज देगा।

कंप्यूटर आधारित फ़ैक्स सिस्टम कार्यपालक समय को बचाते हैं अन्यथा आम फैक्स सुविधा में कतारों में बिताया जाता है, जो इच्छित प्राप्तकर्ता की फैक्स मशीन के साथ डायल और कनेक्ट होता है। ये सिस्टम संदेश भेजने की लागत को कम करने में भी मदद करते हैं क्योंकि सर्वरों के लिए कम टैरिफ घंटों के दौरान स्वचालित रूप से डायल करना संभव है।

देखने की सुविधा विभिन्न विक्रेताओं से आने वाले जंक मेल की समस्या को नियंत्रित करने में भी मदद करती है। इस तरह के मेल को बाहर करना फैक्स संदेशों के माध्यम से जाने के लिए आवश्यक समय को कम करने में बहुत मदद करता है और केवल महत्वपूर्ण संदेशों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है, कम महत्वपूर्ण लोगों को निचले स्तरों पर नियंत्रित करने के लिए। बेशक, इन प्रणालियों की मदद से कागज का उपयोग भी कम हो जाता है।

स्वर का मेल:

वॉइस मेल ई-मेल की एक भिन्नता है। वॉइस मेल संदेशों को डिजीटल आवाज के रूप में प्रसारित करता है। वॉइस मेल के प्राप्तकर्ता को वॉइस मेल सेवा डायल करनी होती है या निर्दिष्ट उपकरणों का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक मेल बॉक्स तक पहुंचना होता है और वह प्रेषक की आवाज़ में बोले गए संदेश को सुन सकता है।

सुरक्षित प्रकार की वॉयस मेल सेवा को संग्रहीत जानकारी तक पहुंच प्रदान करने से पहले प्राप्तकर्ता को पहचान कोड दर्ज करने की आवश्यकता हो सकती है। बाहरी संस्थाओं की सूचना आवश्यकताओं की पूर्ति के लिए सूचना प्रणाली में वॉइस मेल बहुत उपयोगी है।

उदाहरण के लिए, ग्राहक व्यावसायिक उद्यम की उत्पादन सूचना प्रणाली से जुड़ी वॉयस मेल सेवा का उपयोग करके अपने आदेशों के निष्पादन की स्थिति के बारे में पूछताछ कर सकते हैं।

टेलीकांफ्रेंसिंग और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सिस्टम:

टेलीकांफ्रेंसिंग दो या दो से अधिक अलग-अलग स्थानों पर स्थित दो से अधिक व्यक्तियों को शामिल करते हुए एक व्यापार बैठक आयोजित कर रही है। टेलीकांफ्रेंसिंग बैठक के समय और लागत को कम करने में मदद करती है क्योंकि प्रतिभागियों को बैठक में भाग लेने के लिए यात्रा करने की आवश्यकता नहीं होती है। टेलीकांफ्रेंसिंग कंप्यूटर सिस्टम के उपयोग के साथ या उसके बिना ऑडियो या वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग हो सकती है।

कंप्यूटर आधारित टेलीकांफ्रेंसिंग में पूर्व-दर्ज प्रस्तुतियों और अन्य सूचना प्रणालियों के साथ एकीकरण के संदर्भ में लचीलेपन का लाभ है। मल्टी-मीडिया प्रौद्योगिकियों में प्रगति के साथ, डेस्क टॉप टेलीकांफ्रेंसिंग सिस्टम अब सस्ती कीमतों पर उपलब्ध हैं।

ये सिस्टम एक डिजिटल कैमरा की विशेषता वाले पर्सनल कंप्यूटर पर आधारित हैं और दृश्य संचार सॉफ्टवेयर पर चलते हैं। संचार लिंक अभी भी काफी महंगे हैं डेस्कटॉप वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग केवल चयनित अनुप्रयोगों के लिए उपयोगी है। टेली / वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के लिए सबसे उपयुक्त बैठकें वे हैं जो संघर्षों में कम हैं क्योंकि वे व्यक्तिगत संपर्क बैठकों के रूप में प्रभावी नहीं हैं।

हालाँकि, सिस्टम और इशारों के बारे में उपयोगकर्ताओं को उचित प्रशिक्षण प्रदान करके प्रभावशीलता में सुधार किया जा सकता है जो शरीर की भाषा का हिस्सा हैं। कंप्यूटर आधारित टेलीकांफ्रेंसिंग के सबसे आम अनुप्रयोगों में प्रबंधन संचार और प्रशिक्षण, बजट बैठकें, तकनीकी परामर्श, परियोजना समीक्षा, अनुबंध वार्ता आदि शामिल हैं।

कार्यालय स्वचालन प्रणाली के लाभ:

कार्यालय स्वचालन प्रणाली, एक समय में तुच्छ माना जाता था, अब कुशल जनशक्ति की बढ़ती लागत के कारण ध्यान का ध्यान केंद्रित है।

संचार और मल्टीमीडिया प्रौद्योगिकियों में सुधार के साथ, कार्यालय स्वचालन प्रणाली में मदद मिलेगी:

मैं। एक संगठन के भीतर और संगठनों के बीच संचार में सुधार।

ii। संदेश तैयार करने और प्राप्तकर्ता के अंत में संदेशों की प्राप्ति के बीच चक्र समय को कम करें।

iii। अधिकारियों द्वारा बिताए समय और संचार लिंक की लागत के संदर्भ में कार्यालय संचार की लागत को कम करें।

iv। संचार प्रवाह की सटीकता सुनिश्चित करें।

बेशक, कार्यालय स्वचालन प्रणाली, किसी भी अन्य सूचना प्रणाली की तरह, उचित नियंत्रण के अधीन होना चाहिए। जंक ई-मेल, ऑफेंडिंग मेल, संचार में अधिकारियों की भागीदारी उनके काम की प्रकृति से असंबंधित, सुरक्षा और सूचना की गोपनीयता की समस्याएं काफी आम हैं। ऑफिस ऑटोमेशन सिस्टम का पूरा लाभ पाने के लिए इन समस्याओं से निपटने के लिए नियंत्रण प्रणाली विकसित की जानी है।

संसाधन मिलान की आवश्यकता है:

प्रत्येक प्रकार की सूचना प्रणाली का अपना क्षेत्र होता है और यह व्यावसायिक उद्यमों के लिए फायदेमंद साबित होती है। हालांकि, प्रत्येक प्रकार की सूचना प्रणाली की लागत और प्रभाव संगठन से संगठन में भिन्न होने की संभावना है।

इसलिए, किसी प्रबंधक के लिए संगठन पर बीआईएस की लागत और संभावित प्रभाव का अध्ययन करने के लिए यह आवश्यक है कि किसी प्रकार की सूचना प्रणाली को क्रियान्वयन के लिए चुना जाए।

एक व्यावसायिक उद्यम में सूचना प्रणालियों के पोर्टफोलियो के बारे में निर्णय लेते समय निम्नलिखित पहलुओं पर विचार किया जाना चाहिए:

सीमांकन की पतली रेखा:

यह ध्यान दिया जा सकता है कि विभिन्न प्रकार की सूचना प्रणालियों के बीच सीमांकन की रेखा बहुत पतली और धुंधली है। किसी निश्चित सूचना प्रणाली को DSS या EIS के रूप में वर्गीकृत करना कुछ मामलों में मुश्किल हो सकता है। कुछ EIS BES टूल का उपयोग भी कर सकते हैं।

विभिन्न प्रकार की सूचना प्रणालियों में सामान्य कार्य हो सकते हैं। यह कुछ सूचना प्रणालियों के संबंध और अतिव्यापीकरण का प्रतिनिधित्व करता है। जैसा कि ध्यान दिया जा सकता है, किसी भी सूचना प्रणाली की विभिन्न विशिष्ट विशेषताएं अन्य सूचना प्रणाली में भी महत्वपूर्ण पाई जा सकती हैं।

लागत संरचनाएं:

प्रत्येक प्रकार की सूचना प्रणाली के लिए लागत संरचनाएं भिन्न होती हैं। उदाहरण के लिए, एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग सिस्टम की कीमत 10 रुपये से 50 लाख रुपये के बीच होगी, जबकि किसी भी ट्रांजेक्शन प्रोसेसिंग सिस्टम में ईआरपी सिस्टम की लागत का एक प्रतिशत के करीब व्यय शामिल हो सकता है। व्यवसाय उद्यम के लिए एक सूचना प्रणाली का चयन लागत विचारों से बहुत प्रभावित होगा।

भिन्न लाभ:

दी गई सूचना प्रणाली के लाभ विभिन्न प्रकार के व्यवसाय और व्यावसायिक उद्यमों के लिए अलग-अलग होंगे। उदाहरण के लिए, ईआईएस उन संगठनों में अधिक उपयोगी हो सकता है जो नए प्रकार के व्यवसाय में शामिल हैं और डीएसएस अधिक लाभ प्रदान करेगा जिसमें मध्य से शीर्ष स्तर के प्रबंधन को निर्णय लेने के संबंध में बहुत अधिक स्वतंत्रता मिलती है। ईआरपी तुलनात्मक रूप से बड़े संगठनों में अधिक उपयोगी होंगे जो निर्देशों आदि के पालन में अधिक अनुशासित होते हैं।

अनुमापकता:

कई सूचना प्रणाली विभिन्न सॉफ्टवेयर घटकों और सूचना के विश्लेषण की गहराई के संदर्भ में लचीलेपन का एक बड़ा सौदा पेश करती हैं। उदाहरण के लिए, ईआरपी आमतौर पर अत्यधिक स्केलेबल होते हैं और जैसा कि विभिन्न व्यावसायिक प्रक्रियाओं और विश्लेषण के उपकरणों को कार्यान्वयन के प्रारंभिक चरण में बाहर रखा जा सकता है। परिणामस्वरूप, सूचना प्रणाली की लागत स्पष्ट रूप से परिभाषित होने के बाद ही सटीकता की उचित डिग्री के साथ निर्धारित की जा सकती है।

अधिकांश सूचना प्रणालियों द्वारा उनके दायरे और लागत कारकों के संदर्भ में बहुत अधिक लचीलेपन की पेशकश की जाती है। इसलिए, यह आवश्यक है कि व्यवसाय उद्यम की जानकारी की जरूरतों की पहचान करें और लागत कारकों को ध्यान में रखते हुए सूचना की जरूरत के साथ सूचना प्रणाली संसाधनों से मेल खाए।