मानव संसाधन रिकॉर्ड: प्रकार, उद्देश्य, आवश्यक और सावधानियाँ

मानव संसाधन रिकॉर्ड: प्रकार, उद्देश्य, आवश्यक और सावधानियाँ!

मानव संसाधन रिकॉर्ड एक संगठन द्वारा उपयोग किए गए सूचनात्मक दस्तावेजों को संदर्भित करता है ताकि इसके कार्यों को पूरा किया जा सके। यह संगठन की स्मृति का प्रतिनिधित्व करता है। अभिलेख उस संगठन के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं जो मूर्त रूप में बनाए रखा जाता है अर्थात लिखित, चित्रमय, चार्ट आदि।

इसलिए वे संगठन की गतिविधियों के मूर्त प्रमाण हैं। कार्मिक रिकॉर्ड संगठन में एचआर की स्थिति के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं जैसे - प्रशिक्षण, प्रदर्शन, अनुपस्थिति, वेतन और वेतन, श्रम कारोबार, उत्पादकता, मनोबल सर्वेक्षण, नौकरी से संतुष्टि, सामाजिक सुरक्षा, कर्मचारी कल्याण आदि से संबंधित रिकॉर्ड पारंपरिक रूप से रिकॉर्ड में संग्रहीत किए जाते हैं। कागज, कार्ड, फाइल, चार्ट, ब्लू प्रिंट आदि के रूप। लेकिन आधुनिक समय में रिकॉर्ड सी। डी।, वीडियो फिल्म, ऑडियो कैसेट आदि में संग्रहीत किए जाते हैं।

सूचना के प्रकार:

रिकॉर्ड रिपोर्ट, मीटिंग के मिनट, आदेश आदि से तैयार किए जाते हैं। इनमें कर्मचारियों, ट्रेड यूनियनों, नियोक्ता, सरकार, नौकरी का विवरण, नौकरी विश्लेषण, भर्ती, चयन, पदोन्नति, स्थानांतरण, समाप्ति, पुनर्विकास, प्रशिक्षण और विकास, बिछाने के बारे में जानकारी होती है। बंद, हड़ताल, पीएफ योगदान, कर्मचारी लाभ, वेतन और वेतन, शिकायत विवाद आदि।

कार्मिक रिकॉर्ड के उद्देश्य:

भंडारण में नहीं बल्कि विभिन्न समस्याओं का विश्लेषण करने के लिए जानकारी होना रिकॉर्ड का मुख्य उद्देश्य है। प्रभावी रूप से संग्रहीत रिकॉर्ड समस्याओं के बेहतर विश्लेषण को सक्षम करते हैं।

अभिलेख निम्नलिखित उद्देश्य की पूर्ति करते हैं।

(1) प्रबंधकों को कर्मचारियों के लिए प्रशिक्षण कार्यक्रमों को पहचानने, तैयार करने और लागू करने और प्रबंधकों के लिए कार्यकारी विकास में मदद करें।

(२) स्थानान्तरण, पदोन्नति, पदावनति, पुनर्वितरण आदि के संबंध में निर्णय लेने में सुविधा।

(३) वेतन और वेतन पत्रक तैयार करने में सहायता करता है।

(4) सरकारी एजेंसियों को दुर्घटनाओं, अनुपस्थिति, श्रम कारोबार, मजदूरी और वेतन संबंधी जानकारी प्रदान करने में सक्षम बनाता है।

(५) मानव संसाधन लेखापरीक्षा की सुविधा देता है।

(६) मानवीय संबंधों में अनुसंधान को सक्षम करना।

(7) रोजगार परीक्षण और साक्षात्कार की वैधता के बारे में ज्ञान प्रदान करें।

(8) पत्तियों, प्रशिक्षण, पदोन्नति, स्थानांतरण, छंटनी, बर्खास्तगी, कर्मचारी लाभ पर किए गए खर्च आदि के संबंध में डेटा बनाए रखें।

एक अच्छे रिकॉर्ड की अनिवार्यता:

उपरोक्त उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए एक अच्छे रिकॉर्ड में निम्नलिखित विशेषताएं शामिल होनी चाहिए:

(१) यह वस्तुनिष्ठ होना चाहिए। बताए गए उद्देश्यों को पूरा करने के लिए इसे बनाए रखा जाना चाहिए।

(२) रिकॉर्ड रखना सरल और समझने में आसान होना चाहिए।

(३) यह त्रुटियों या धोखाधड़ी के किसी भी अवसर के बिना सटीक होना चाहिए।

(४) यह आवश्यकताओं के अनुरूप होना चाहिए।

(५) यह आसानी से पता लगाने योग्य या उपलब्ध होना चाहिए।

(६) अर्थव्यवस्था के रिकॉर्ड सिद्धांत को बनाए रखने में पालन किया जाना चाहिए। अभिलेखों का रखरखाव महंगा नहीं होना चाहिए।

(() व्यवसाय के बेहतर प्रबंधन के लिए यह उपयोगी होना चाहिए। अनावश्यक कागजात को रिकॉर्ड में नहीं रखना चाहिए।

(() आवश्यक जानकारी तक आसान पहुँच होनी चाहिए, इसलिए उसी के अनुसार रखरखाव किया जाना चाहिए।

(९) विभिन्न अभिलेखों को आसानी से विभेदित किया जाना चाहिए।

(१०) कोई दोहराव नहीं होना चाहिए।

(11) अभिलेख की देखरेख के लिए रिकॉर्ड कीपर को प्रतिनियुक्त किया जाना चाहिए।

रिकॉर्ड बनाए रखने में सावधानियां:

अभिलेख कई उद्देश्यों की पूर्ति करते हैं। कार्मिकों के रिकॉर्ड को उनकी सेवानिवृत्ति की तारीख से उनके सेवानिवृत्ति या संगठन छोड़ने तक बनाए रखा जाना है। Jucius Michael के अनुसार कर्मियों के रिकॉर्ड को बनाए रखने में कुछ सावधानियां आवश्यक हैं।

वो हैं:

(1) प्रत्येक कर्मचारी की सभी जानकारी को एक फ़ोल्डर में रखा जा सकता है। कर्मचारी से संबंधित अन्य जानकारी जैसे प्रदर्शन मूल्यांकन, शैक्षिक योग्यता, प्रशिक्षण, अनुशासनात्मक क्रियाएं, यदि कोई हो, कर्मियों के खिलाफ आदि को फ़ोल्डर में रखा जाता है।

(2) फ़ोल्डर के अलावा महत्वपूर्ण जानकारी वाले कार्ड को किसी भी समय कर्मचारी रिकॉर्ड की आसान उपलब्धता को सक्षम करने वाले फ़ोल्डर में दर्ज किया जा सकता है।

(३) कुछ मामलों में, जहाँ कर्मचारियों की संख्या बहुत बड़ी है, डेटा प्रोसेसिंग उपकरण का इस्तेमाल रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए किया जा सकता है।

कार्मिक रिकॉर्ड के प्रकार:

औद्योगिक उद्यमों में कर्मियों के मूल रिकॉर्ड निम्नलिखित हैं: -

व्यक्तिगत सेवा रिकॉर्ड:

इस रिकॉर्ड में नाम और पता, लिंग, आयु, शैक्षिक योग्यता, अनुभव, विभाग और अनुभाग, नियुक्ति की तिथि, सेवानिवृत्ति की तिथि, वेतन, वेतन वृद्धि, पदोन्नति प्राप्त, स्थानांतरण आदि शामिल हैं।

प्रदर्शन रिकॉर्ड:

वार्षिक प्रदर्शन मूल्यांकन के आधार पर प्रत्येक कर्मचारी को दी गई रेटिंग इस रिकॉर्ड में शामिल है।

रिकॉर्ड छोड़ें:

इसमें कर्मचारियों द्वारा ली गई विभिन्न प्रकार की पत्तियां और पत्तियां संतुलन शामिल हैं।

प्रशिक्षण रिकॉर्ड:

इसमें कर्मचारियों द्वारा दिनांक और समय अवधि के साथ प्रशिक्षण कार्यक्रम शामिल हैं।

स्वास्थ्य और सुरक्षा रिकॉर्ड:

इन अभिलेखों में दुर्घटना, चिकित्सा रिपोर्ट, बीमा रिकॉर्ड आदि के बारे में जानकारी शामिल है।