मानव संसाधन सूचना प्रणाली (HRIS)

मानव संसाधन सूचना प्रणाली (HRIS) की अवधारणा, लाभ और बुनियादी ढांचे के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें!

संकल्पना:

मानव संसाधन सूचना प्रणाली सभी बड़े संगठनों का हिस्सा बन गई है। यह एक कम्प्यूटरीकृत प्रणाली है जो मानव संसाधन प्रबंधन से संबंधित सूचना के प्रसंस्करण में सहायक है। यह एक उपकरण है, जो संगठन की जनशक्ति सूचना की जरूरतों को पूरा करने के लिए डिज़ाइन है। इस प्रणाली को स्थापित करने के लिए संगठन को अल्प राशि का भुगतान करना पड़ता है। मानव संसाधन सूचना प्रणाली संगठन को कौशल, ज्ञान, क्षमताओं, क्षमताओं, नौकरियों को निष्पादित करने के लिए आवश्यक योग्यता और कर्मचारियों के बीच उपलब्ध सूचनाओं को संग्रहीत करने की सुविधा प्रदान करती है, जो कंप्यूटर नेटवर्क के माध्यम से प्रबंधकों की उंगलियों पर सुलभ हो जाती है।

HRIS मैनुअल सिस्टम से अलग है क्योंकि यह सूचना प्रौद्योगिकी या कंप्यूटर का उपयोग करता है। HRIS प्रबंधन सूचना प्रणाली का एक हिस्सा बनाता है जिसमें वित्त, संपत्ति, लेखा, बिक्री, विपणन, उत्पादन आदि से संबंधित जानकारी शामिल होती है। HRIS का उद्देश्य संगठन के मानव संसाधनों से संबंधित डेटा के संग्रह और विश्लेषण के लिए होता है।

यह पदोन्नति, वेतन निर्धारण, भर्ती, प्रशिक्षण और विकास के संबंध में निर्णय लेने में प्रबंधकों की मदद करता है। इस तरह HRIS एक निर्णय समर्थन प्रणाली उपकरण के रूप में काम करता है। HRIS के इनपुट में कर्मचारियों से संबंधित जानकारी, उनकी योग्यता, योग्यता, क्षमता, रचनात्मक प्रवृत्ति, आयु, वेतनमान, संगठन में विभिन्न नौकरियां, उन्हें करने के लिए आवश्यक कौशल और योग्यता शामिल हैं, कर्मचारियों और अधिकारियों की संख्या विभिन्न पदों का प्रबंधन करती है।, संगठनात्मक उद्देश्यों, नीतियों और प्रक्रियाओं आदि।

यह जानकारी सिस्टम में लोड है। इस डेटा का विश्लेषण प्रबंधकों द्वारा आवश्यक सबसे उपयोगी जानकारी में किया जाता है। यह इनपुट डेटा का परिवर्तन है। परिवर्तन के बाद सूचना प्रौद्योगिकी प्रिंटआउट और अन्य उपकरणों जैसे कई रूपों में आउटपुट देती है। एचआरआईएस कॉर्पोरेट निकायों द्वारा व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला उपकरण है, जो संगठन द्वारा आवश्यक मानव संसाधनों के संबंध में महत्वपूर्ण, सटीक, प्रासंगिक और व्यापक डेटा आधार जानकारी प्रदान करता है।

कई निजी फर्म हैं जो कार्यकारी कंपनियों की भर्ती और कंपनियों द्वारा आवश्यक अन्य कर्मियों के संबंध में परामर्श सेवाओं से निपटने वाले मानव संसाधनों के लिए डेटाबेस को रखने और बनाए रखते हैं। ये कंसल्टेंसी फ़र्म भारत और विदेश में कंपनियों के सभी प्रकार के कर्मियों की भर्ती के महत्वपूर्ण बाहरी स्रोत हैं। HRIS न केवल एक औद्योगिक, व्यावसायिक, सेवा, शैक्षिक, सरकार के लिए तैयार किया जा सकता है। संगठन लेकिन पूरे शहर, जिले, राज्य या देश के लिए भी तैयार किया जा सकता है और इसका उपयोग तब किया जा सकता है जब भी किसी विशेष प्रकार के कर्मियों के लिए आवश्यकता होती है।

किसी भी प्रकार की मानव संसाधन समस्या को समाप्त करने के लिए HRIS बचाव में आता है और मानव संसाधन को काम पर रखने की सेवाएं प्रदान करता है, जिससे मानव संसाधनों का पूरा रिकॉर्ड कायम होता है। यह किसी भी समय उपलब्ध मानव संसाधनों की आपूर्ति दिखा सकता है।

HRIS निम्नानुसार काम करता है:

इनपुट:

मानव संसाधन सूचना प्रणाली के इनपुट में शिक्षा, आयु, अनुभव, प्रशिक्षण, वर्तमान स्थिति, वर्तमान वेतन, पदोन्नत या नहीं, संगठन के अतीत और वर्तमान, प्रक्रियाओं अतीत और वर्तमान, और अन्य आवश्यक विस्तृत जानकारी से संबंधित कर्मचारियों से संबंधित जानकारी शामिल है। संगठन में मानव संसाधन के लिए। ये कार्यालय फ़ाइलों से एकत्र किए गए कच्चे डेटा हैं और मुख्य कंप्यूटर से जुड़े कंप्यूटर टर्मिनल में दर्ज किए गए हैं। इस जानकारी की जाँच की जाती है और इसकी शुद्धता सुनिश्चित करने के लिए पुन: जाँच और स्कैन किया जाता है।

कम्प्यूटरीकृत मानव संसाधन सूचना प्रणाली सभी के लिए एक बेहतर है कि मैनुअल प्रणाली जो समय लेने वाली है और लागत प्रभावी नहीं है। इसके विपरीत एचआरआईएस समय की बचत और सस्ता है और इसमें त्रुटि की कोई संभावना नहीं है। त्रुटियों को समाप्त किया जा सकता है। सिस्टम का सबसे महत्वपूर्ण लाभ वांछित जानकारी के रूप में तुरंत उपलब्ध है।

परिवर्तन:

कंप्यूटर को खिलाई गई जानकारी को अधिक सार्थक और आवश्यक जानकारी में परिवर्तित किया जा सकता है जो संगठन द्वारा बिल्कुल आवश्यक है। यह कम्प्यूटरीकृत HRIS का रूपांतरण चरण है। एचआरआईएस के परिवर्तन कंप्यूटर सॉफ्टवेयर से निकटता से संबंधित हैं। ये कंप्यूटर को जरूरतमंद करने के लिए निर्देश या आदेश हैं।

संगठनों के पास अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप कार्यात्मक HRIS हो सकते हैं। विपणन बिक्री, विज्ञापन, उत्पादन, वित्त, लेखा, सामग्री आदि के लिए उनके पास एचआरआईएस हो सकता है। ये विभिन्न प्रकार के एचआरआईएस हैं जिन्हें आसानी से तैयार और रखरखाव किया जा सकता है।

सार्थक गणना में बदल गई जानकारी प्रबंधकों और संगठन के लिए भी बहुत उपयोगी है। यह एक निर्णय समर्थन प्रणाली के रूप में काम करता है। तुलनात्मक बयान साप्ताहिक, मासिक, त्रैमासिक, वार्षिक आसानी से प्रबंधकों की उंगलियों पर हो सकते हैं जो उचित निर्णय लेने में सहायता करते हैं। सांख्यिकीय विश्लेषण और ऑपरेशन अनुसंधान तकनीकों का उपयोग किया जा सकता है।

आउटपुट:

रूपांतरित सामग्री का संभावित उपयोग किया जा सकता है। आउटपुट कंप्यूटर प्रिंटर से रूपांतरित सामग्री के प्रिंटआउट को संदर्भित करता है, जैसे वेतन विवरण, पार्टियों को जारी किए जाने वाले चेक, किसी कर्मचारी के प्रदर्शन पर रिपोर्ट, बजट अनुमान, माल के उत्पादन की औसत लागत आदि। ये सभी हो सकते हैं। प्रिंटआउट, टर्मिनल स्क्रीन आदि के रूप में एक अच्छी तरह से बुनना HRIS एक बहुत ही उच्च गुणवत्ता के योग्य निर्णय समर्थन प्रणाली के रूप में कार्य करता है। उच्च गुणवत्ता वाला आउटपुट सटीक, प्रासंगिक, सुसंगत, पठनीय और व्यापक आंशिक नहीं होना चाहिए।

प्रतिक्रिया और नियंत्रण:

प्राप्त आउटपुट प्रासंगिक और उपयोगी है या नहीं पता होना चाहिए। इसे सुनिश्चित करने का तरीका प्रतिक्रिया के रूप में जाना जाता है। फीडबैक सिस्टम पर नियंत्रण स्थापित करता है।

HRIS के लाभ:

1. यह सटीक जानकारी देता है।

2. यह तेजी से प्रसंस्करण करता है।

3. यह रणनीतिक योजना और इसके कार्यान्वयन के लिए एक मूल्यवान उपकरण के रूप में काम करता है।

4. यह मौजूदा मानव संसाधन, कौशल, श्रेणियां, वेतन संरचना, योग्यता, आयु, विशेषज्ञता, प्रशिक्षण और विकास, अनुभव आदि से संबंधित त्वरित जानकारी देता है।

5. यह एक निर्णय समर्थन प्रणाली के रूप में कार्य करता है।

6. यह एक विशेषज्ञ प्रणाली है।

7. यह समय कुशल है और बहुत महंगा नहीं है।

8. यह विश्वसनीय जानकारी की सुविधा देता है।

9. मानव संसाधन से संबंधित जानकारी एचआरआईएस के माध्यम से आसानी से सुलभ हो जाती है।

10. यह मजबूत प्रबंधन नियंत्रण स्थापित करता है।

11. यह विभिन्न डिजाइनों के विन्यास की सुविधा देता है, जैसे कि कई सिस्टम, सिस्टम डिजाइनों का मिश्रण, केंद्रीकृत कंप्यूटर सुविधा। यह अपने मानव संसाधनों के बारे में संगठन के रवैये के बारे में बताता है।

एचआरआईएस द्वारा आवश्यक बुनियादी ढांचा:

कम्प्यूटरीकृत मानव संसाधन सूचना प्रणाली एक बार का निवेश है। प्रारंभिक निवेश बहुत अधिक है। कंप्यूटर, सॉफ्टवेयर के पूरे नेटवर्क की स्थापना, विशेष कर्मचारियों को बहुत भारी निवेश की आवश्यकता होती है। लेकिन लंबे समय में यह बहुत प्रभावी है। यह काफी सस्ता है। इसके उपयोग के लिए केवल कंप्यूटर उपभोग्य सामग्रियों की आवश्यकता होती है।

HRIS वह प्रणाली है जो त्वरित मानव संसाधन निर्णय लेने की सुविधा प्रदान करती है। लेकिन इसमें कुछ कमियां हैं। यह जानकारी किसी के द्वारा आसानी से सुलभ है और इसलिए इसके दुरुपयोग या कम उपयोग की संभावना है। यह आवश्यक है कि HRIS का उपयोग करने वाले संगठन के सदस्यों को कुछ नैतिकता का पालन करना चाहिए और किसी भी अनधिकृत व्यक्ति को महत्वपूर्ण जानकारी का खुलासा करने से बचना चाहिए।

यह भविष्य के लिए प्रभावी योजना के लिए प्रबंधन के हाथों में एक रणनीतिक उपकरण है। इसलिए किसी भी कीमत पर सूचना की गोपनीयता बनाए रखी जानी चाहिए। संगठन के कर्मचारियों को सभी के द्वारा निश्चित नैतिकता पर प्रशिक्षित करने की आवश्यकता है।