अपने एंटरप्राइज़ के लिए एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर का चयन कैसे करें? - जवाब दिया!

एक व्यवसाय उद्यम के लिए एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर का चयन करने से पहले कुछ महत्वपूर्ण विशेषताओं का पालन किया जाना चाहिए:

बाजार में कई तरह के एप्लिकेशन सॉफ्टवेयर पैकेज उपलब्ध हैं। विक्रेताओं के बीच भयंकर प्रतिस्पर्धा के मद्देनजर (अतिरिक्त प्रतिलिपि की नगण्य सीमांत लागत के कारण), विक्रेताओं की बिक्री अधिकारियों द्वारा चयन प्रक्रिया के संचालित होने की पूरी संभावना है।

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आदर्श रूप से, एप्लिकेशन सॉफ्टवेयर को विचार के तहत प्रत्येक पैकेज की विशेषताओं के व्यवस्थित विश्लेषण के बाद चुना जाना चाहिए।

यह उल्लेख करने की आवश्यकता नहीं है कि विचाराधीन पैकेज को आवेदन की कार्यात्मक आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए।

इस मूल विशेषता के अलावा, पैकेज्ड सॉफ़्टवेयर के एक खरीदार को निम्नलिखित विशेषताओं को देखते हुए, और प्रत्येक पैकेज का मूल्यांकन करना चाहिए:

(ए) ऑपरेटिंग सिस्टम की आवश्यकता:

पैकेज का उपयोग ऑपरेटिंग सिस्टम के अनुकूल होना चाहिए या पहले से ही उद्यम में उपयोग किए जाने की योजना है। कभी-कभी, विक्रेता भिन्न ऑपरेटिंग सिस्टम पर काम करने के लिए एक उपयोगिता के साथ पैकेज प्रदान करता है या विभिन्न ऑपरेटिंग सिस्टम के लिए अलग-अलग संस्करण पेश किए जाते हैं।

ऐसा रूपांतरण सॉफ्टवेयर की दक्षता को प्रभावित कर सकता है। इसलिए, इस तरह के रूपांतरणों के संभावित प्रभाव के बारे में पता होना उचित है। वांछित ऑपरेटिंग सिस्टम पर चलने वाले संस्करण का चयन करने से पहले देखभाल के साथ मूल्यांकन किया जाना चाहिए।

(बी) उपकरण आवश्यकताएँ:

एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर, आम तौर पर, उपकरण के लिए एक न्यूनतम कॉन्फ़िगरेशन होता है, जिस पर यह ठीक से काम करेगा। कभी-कभी, मूल रूप से अत्यधिक कॉन्फ़िगर किए गए कंप्यूटर हार्डवेयर के लिए डिज़ाइन किए गए सॉफ़्टवेयर पैकेज छोटे कंप्यूटरों के उपयोगकर्ताओं को दिए जाते हैं।

ऐसे मामले में यह सुनिश्चित करने के लिए परीक्षण डेटा समायोजित किया जाता है कि यह छोटे कंप्यूटरों पर भी काफी कुशल प्रतीत होता है। इस प्रकार, पर्याप्त मात्रा में परीक्षण डेटा का एक सेट सॉफ्टवेयर पैकेज का मूल्यांकन करते समय क्रेता द्वारा विकसित और उपयोग किया जाना चाहिए।

(c) डेटा के इनपुट / आउटपुट के लिए एक्सेस विधि:

सॉफ्टवेयर द्वारा डेटा के इनपुट और आउटपुट के लिए दक्षता का आकलन करना महत्वपूर्ण है। यह बेहतर है अगर दिए गए सॉफ़्टवेयर पैकेज में दर्ज डेटा को अन्य सॉफ़्टवेयर पैकेजों द्वारा एक्सेस / साझा किया जा सकता है। डेटा सत्यापन ऑडिट ट्रेल्स और नियंत्रण के लिए सुविधाएं यह सुनिश्चित करने के लिए कि केवल सही डेटा सिस्टम में प्रवेश करती है, विशेष रूप से उन अनुप्रयोगों में बेहद महत्वपूर्ण हैं, जिनमें बड़ी मात्रा में डेटा प्रविष्टि शामिल है।

कई एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर पैकेज हार्डवेयर खराबी द्वारा नष्ट की गई डेटा फ़ाइलों के पुनर्निर्माण के लिए सुविधाएं प्रदान करते हैं। हार्डवेयर विफलताओं के कारण डेटा हानि को कम करने में ऐसी सुविधाएं बहुत उपयोगी हैं।

(d) उपयोगकर्ता मित्रता:

सॉफ्टवेयर संकुल को उपयोगकर्ता के अनुकूल होना चाहिए, जिसमें उपयोगकर्ता के लिए न्यूनतम प्रशिक्षण आवश्यक हो। उपयोगकर्ता के अंत पर रिपोर्ट प्रारूप या सुरक्षा प्रणाली को बदलने की सुविधा उपयोगकर्ता मित्रता की एक और विशेषता है। सुव्यवस्थित मेनू, उपयोगकर्ताओं की गलतियों को संभालने की क्षमता और उपयोगकर्ताओं के लिए ऑन-लाइन संदर्भ संवेदनशील मदद कुछ महत्वपूर्ण विशेषताएं हैं जो एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर की उपयोगकर्ता-मित्रता में सुधार करती हैं।

(() लचीलापन:

एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर पैकेज के चयन के लिए एक और महत्वपूर्ण विचार आवेदन के लिए इसकी उपयुक्तता है। अधिकांश पैक किए गए सॉफ़्टवेयर को संभावित ग्राहक आधार को बढ़ाने के लिए सामान्य किया जाता है। इस तरह के पैकेज में कई सुविधाएं होने की संभावना है जो किसी दिए गए उपयोगकर्ता द्वारा आवश्यक नहीं हो सकते हैं।

ये सुविधाएं प्रसंस्करण की गति को प्रभावित करती हैं और बड़े पैमाने पर भंडारण मीडिया पर डेटा और कार्यक्रमों के लिए भंडारण स्थान का उपभोग करती हैं। इसलिए, यह आकलन करना महत्वपूर्ण है कि इस तरह की विशेषताओं को कितनी कुशलता से सॉफ्टवेयर में शामिल किया गया है।

(च) परिवर्तनशीलता:

यहां तक ​​कि सबसे सामान्य एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर पैकेज में उपयोगकर्ता द्वारा वांछित एक या दूसरी सुविधा का अभाव होगा। इसलिए, खरीदार के लिए सॉफ्टवेयर की परिवर्तनशीलता को समझना आवश्यक है। अधिकांश मॉडिफ़िबिलिटी जो उपलब्ध कराई गई है, रिपोर्ट डिज़ाइन के विकल्पों से संबंधित है।

कुछ सॉफ्टवेयर डिजाइनरों ने इनपुट स्क्रीन प्रारूप में अंतर्निहित लचीलापन भी पेश किया है।

उनके सॉफ़्टवेयर पैकेज उपयोगकर्ता को एंटरप्राइज़ में उपयोग किए गए इनपुट दस्तावेज़ स्वरूपों के साथ मेल खाने के लिए इनपुट स्वरूपों को बदलने की भी अनुमति देते हैं। इस तरह की सुविधा डेटा प्रविष्टि में त्रुटियों को कम करने में मदद करती है और पैकेज के लिए आवश्यक प्रशिक्षण समय को कम करने में भी मदद करती है।

(छ) डाटा संगठन:

अनुप्रयोग सॉफ़्टवेयर पैकेज के चयन का एक और मानदंड है, जिस तरह से डेटा सॉफ़्टवेयर पैकेज में व्यवस्थित होते हैं। डेटा संगठन सूचना की गुणवत्ता का एक महत्वपूर्ण निर्धारक है जो एक सिस्टम उत्पन्न कर सकता है।

कई सॉफ्टवेयर पैकेज कस्टमाइज्ड डेटा फील्ड्स को जोड़ने के लिए सुविधाएं देते हैं जो सॉफ्टवेयर पैकेज में शामिल नहीं हैं और अनावश्यक रूप से डेटा फील्ड को डिलीट करते हैं।

डेटा सुरक्षा प्रणाली की डिज़ाइन और प्रभावकारिता में डेटा संगठन भी एक प्रासंगिक कारक है। उदाहरण के लिए, यदि फॉक्सप्रो या एक्सेल जैसे कुछ अन्य मानक एप्लिकेशन पैकेजों का उपयोग करके डेटा फ़ाइलों तक पहुँचा जा सकता है या उनमें बदलाव किया जा सकता है, तो समीक्षा के तहत पैकेज की डेटा सुरक्षा प्रणाली पर प्रतिकूल प्रभाव पड़ेगा।

(ज) वाणिज्यिक अनुभव:

यह समझना महत्वपूर्ण है कि तैयार सॉफ्टवेयर पैकेजों के मूल लाभों में से एक यह है कि यह अच्छी तरह से परीक्षण किया गया है। जैसा कि सॉफ़्टवेयर में बग को उपयोगकर्ता द्वारा हटाया नहीं जा सकता है, क्रेता को यह सुनिश्चित करना होगा कि पैकेज में पर्याप्त व्यावसायिक अनुभव हो।

कमर्शियल अनुभव को इंस्टॉलेशन की संख्या और इन लेटेस्ट वर्जन के बाद से इन इंस्टॉलेशन में इस्तेमाल होने के समय से मापा जाना चाहिए। आमतौर पर, छह महीने की अवधि को उचित रूप से अच्छे आकार के उद्यम में एक नए विकसित / संशोधित सॉफ्टवेयर पैकेज के उचित परीक्षण के लिए पर्याप्त माना जाता है।

(i) पैकेज की लागत:

एप्लिकेशन सॉफ्टवेयर पैकेज की कीमत अलग-अलग तरीकों से व्यक्त की जाती है। इसलिए, मूल्य संरचना के लागत निहितार्थ का सावधानीपूर्वक अध्ययन और समझना चाहिए। अनुप्रयोग सॉफ्टवेयर पैकेज, अक्सर, कई मॉड्यूल से मिलकर बनता है और प्रत्येक की अलग-अलग कीमत होती है। कभी-कभी, विक्रेता अतिरिक्त लागत पर स्थापना, कार्यान्वयन और प्रशिक्षण और रखरखाव सेवाएं प्रदान करता है।

मूल्य निर्धारण रणनीति का एक अन्य महत्वपूर्ण तत्व एक ही उद्यम में प्रत्येक स्थापना साइट के लिए अतिरिक्त शुल्क है। इस तरह के मूल्य निर्धारण संरचना को एक ही छत के नीचे, विभिन्न कंप्यूटरों पर उपयोग करने के लिए क्रेता को सॉफ्टवेयर की कई प्रतियाँ खरीदने की आवश्यकता हो सकती है। कभी-कभी, सॉफ़्टवेयर पैकेज को पट्टे के आधार पर पेश किया जाता है और पट्टे की अवधि समाप्त होने के बाद, विक्रेता द्वारा सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने का अधिकार छीन लिया जाता है। एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर पैकेज का मूल्यांकन करते समय मूल्य निर्धारण के इन पहलुओं को ध्यान में रखा जाना चाहिए।

(जे) ग्राहक सहायता:

हालाँकि, अधिकांश तैयार सॉफ्टवेयर पैकेज 'प्लग-एन-प्ले' प्रकार के डिज़ाइन किए गए हैं, फिर भी उपयोगकर्ता को विक्रेता के समर्थन के बिना पैकेज का सही उपयोग करना मुश्किल लगता है। न केवल सॉफ्टवेयर मैनुअल की गुणवत्ता की जांच करना महत्वपूर्ण है, बल्कि सॉफ्टवेयर निर्माता द्वारा अपने उपयोगकर्ताओं को दी जाने वाली परेशानी की शूटिंग सुविधाएं भी हैं।

सॉफ्टवेयर मैनुअल और सॉफ्टवेयर सपोर्ट सुविधा की गुणवत्ता एक दूसरे के पूरक हैं। यदि दस्तावेज़ स्पष्ट नहीं है, या यह अस्पष्ट और अस्पष्ट है, तो ग्राहक को निर्माता से अधिक सॉफ़्टवेयर समर्थन की आवश्यकता होगी।

(k) रखरखाव:

अक्सर, सॉफ़्टवेयर की रखरखाव लागत अपने जीवन चक्र पर मूल लागत से अधिक होती है। इन लागतों में सॉफ्टवेयर के लिए मामूली एक्सटेंशन की लागत और कंप्यूटर हार्डवेयर के अपग्रेडेशन और नए उपकरणों पर सॉफ़्टवेयर के बढ़ते होने के कारण भी शामिल हैं।

यदि आपूर्तिकर्ता इन सेवाओं को प्रदान करने के लिए सहमत है, तो यह काफी उपयोगी है और भुगतान के लायक है। इसके अलावा, कभी-कभी आपूर्तिकर्ता सॉफ़्टवेयर के नए संस्करणों को मुफ्त या मामूली मूल्य प्रदान करने के लिए सहमत होते हैं। इस तरह के प्रस्ताव अधिग्रहण के समय गंभीर विचार के लायक हैं। ये ऑफ़र सॉफ़्टवेयर के जीवन चक्र के विस्तार में भी मदद करते हैं।

आम तौर पर, एक चेकलिस्ट ऊपर उल्लिखित विचार के आधार पर प्रत्येक पैकेज के संबंध में एकत्र तथ्यों को देते हुए तैयार की जाती है। इस तरह के चेकलिस्ट का उपयोग एप्लिकेशन पैकेजों को रैंक करने के लिए किया जाता है। दी गई स्थिति में इन आवश्यकताओं के विशिष्ट आवश्यकताओं और महत्व के प्रकाश में इन रैंकिंग के आधार पर अंतिम निर्णय लिया जा सकता है।

इस तथ्य के बावजूद कि तैयार किए गए एप्लिकेशन पैकेज कस्टम मेड सॉफ़्टवेयर पर स्कोर करते हैं, कई संगठन विभिन्न विचारों के लिए कस्टम मेड सॉफ़्टवेयर पसंद करते हैं।

'मेक' विकल्प के पक्ष में महत्वपूर्ण कारक हैं:

(ए) सॉफ्टवेयर पैकेज की अनुपलब्धता जो व्यवसाय प्रक्रिया की विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करती है,

(ख) प्रक्रिया में प्रक्रियाओं की गोपनीयता रखने की आवश्यकता है,

(c) व्यावसायिक प्रक्रिया की गतिशीलता की डिग्री: यदि प्रक्रियाओं, प्रणालियों और आवश्यकताओं में बहुत बार बदलाव होने की संभावना है, तो कस्टम मेड सॉफ्टवेयर एक अधिक किफायती और व्यवहार्य विकल्प होगा।

कस्टम मेड सॉफ्टवेयर एक महंगा प्रस्ताव है। इसलिए, कई छोटी फर्में तैयार सॉफ्टवेयर पैकेज का उपयोग करती रहती हैं, भले ही वे आईटी नीति के सभी उद्देश्यों की पूर्ति न करें या व्यावसायिक प्रक्रियाओं में समझौता करने की आवश्यकता न हो। हालांकि, मध्यम से बड़ी आकार की कंपनियों को कई एप्लिकेशन मिलते हैं, जिसमें अनुकूलित सॉफ्टवेयर की लागत को आसानी से उचित ठहराया जा सकता है। व्यय गतिविधि के उच्च स्तर के कारण उचित है जो कि आवेदन से प्रभावित होता है।