प्रतिनिधिमंडल और प्राधिकरण का विकेंद्रीकरण

प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें, इसकी अवधारणा, विशेषताओं, टी याप्स, बाधाओं / बाधाओं / बाधाओं को प्राधिकरण के प्रभावी प्रतिनिधिमंडल और केंद्रीकरण और प्राधिकरण के विकेंद्रीकरण में!

गतिविधियों को समूहीकृत करने के बाद, आयोजन की प्रक्रिया में अगली बात प्राधिकरण को वितरित करना है। प्राधिकार का प्रत्यायोजन और अधिकार का ह्रास ही उस दिशा में कार्य हैं।

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अधिकार कुछ करने का अधिकार है; जिम्मेदारी कुछ करने के लिए एक दायित्व है; जवाबदेही बेहतर करने के लिए अविभाज्य है; शक्ति कुछ करने की क्षमता है; और स्वायत्तता स्वतंत्रता, स्वतंत्रता और विवेक है जो कोई भी करता है।

प्राधिकरण का प्रतिनिधिमंडल:

प्राधिकरण की अवधारणा:

चूंकि अधिकार वितरण में प्राधिकार ही क्रूर है। यह समझना आवश्यक होगा कि प्राधिकरण क्या है। प्राधिकरण को कुछ करने का अधिकार है। प्राधिकरण संगठन द्वारा वैध शक्ति है जो एक प्रबंधक को निर्णय लेने, संगठनात्मक संसाधनों का उपयोग करने, और असाइन किए गए कार्य जिम्मेदारियों के कुशल प्रदर्शन के लिए अधीनस्थों के व्यवहार की निगरानी और विनियमन करने का अधिकार देता है। प्राधिकरण (कुछ करना सही है) शक्ति से अलग है (कुछ करने की क्षमता)।

प्राधिकरण स्थितिगत है, लेकिन सत्ता स्थितिगत नहीं हो सकती है। प्राधिकरण के पास कानूनी शक्ति है, लेकिन शक्ति व्यक्तिगत प्रभाव और संसाधन परिपूर्णता के कारण है। प्राधिकरण हमेशा नीचे की ओर बढ़ता है, लेकिन शक्ति किसी भी दिशा में आगे बढ़ सकती है। प्राधिकरण को प्रत्यायोजित किया जा सकता है, लेकिन शक्ति को नहीं। प्राधिकरण भय का आदेश देता है लेकिन शक्ति सम्मान का आदेश देती है।

प्राधिकरण के लक्षण :

(i) यह प्रबंधकों को दिया गया अधिकार है।

(ii) स्थिति में अधिकार निहित होता है और जब वह पद पर आसीन होता है, तो उसे प्राप्त होता है।

(iii) प्राधिकरण शीर्ष पर उत्पन्न होता है और नीचे की ओर बढ़ता है।

(iv) प्राधिकरण को अपने अधीनस्थ को एक श्रेष्ठ द्वारा सौंपा जा सकता है।

(v) प्राधिकरण श्रेष्ठ - अधीनस्थ संबंध बनाता है।

(vi) प्रबंधक अधीनस्थों के व्यवहार को प्रभावित करने के लिए प्राधिकार का प्रयोग करता है ताकि काम पूरा हो सके।

प्राधिकरण के प्रकार:

1. लाइन, कर्मचारियों और कार्यात्मक अधिकारियों:

संगठन के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए लाइन प्राधिकरण सीधे योगदान देता है। कर्मचारी प्राधिकरण आदेश की श्रृंखला का हिस्सा नहीं बनता है और प्रकृति में सलाहकार है। कार्यात्मक प्राधिकरण विशिष्ट कार्य क्षेत्रों के भीतर आदेश देने का अधिकार है और केवल निर्दिष्ट समय के लिए चालू है।

2. साझा प्राधिकरण और पूर्ण प्राधिकरण:

जब किसी सामान्य समस्या को हल करने के लिए दो या दो से अधिक व्यक्तियों को अधिकार सौंपे जाते हैं, तो इसे साझा प्राधिकरण कहा जाता है। संपूर्ण अधिकार का अर्थ है समस्या को हल करने के लिए केवल एक व्यक्ति को अधिकार देना।

3. सामान्य और विशिष्ट प्राधिकरण:

जब इस विभाग या डिवीजन में सभी कार्यों को पूरा करने का अधिकार बेहतर (विपणन विभाग में मुख्य विपणन अधिकारी जैसे) के समग्र मार्गदर्शन और नियंत्रण के अधीन होता है, तो इसे सामान्य प्राधिकरण के रूप में जाना जाता है।

एक विशिष्ट प्राधिकरण के तहत, किसी व्यक्ति को विशिष्ट कार्य या कार्यों के बारे में अधिकार दिया जाता है। विशिष्ट प्रतिनिधि प्रकृति में कार्यात्मक है और सटीक है।

4. औपचारिक और अनौपचारिक:

जब संगठन संरचना के अनुसार प्राधिकरण को सौंप दिया जाता है, तो इसे औपचारिक प्रतिनिधिमंडल के रूप में जाना जाता है। एक सेल्समैन को बिक्री प्रबंधक द्वारा बिक्री पर 5% की नकद छूट देने का अधिकार दिया जा रहा है। अनौपचारिक प्राधिकरण को शॉर्ट सर्किट करने के लिए कार्य करने के लिए औपचारिक प्रक्रिया दी जाती है।

5. करिश्माई प्राधिकरण और स्थिति प्राधिकरण:

जब अधिकार और शक्ति किसी के व्यक्तित्व (जैसे महात्मा गांधी, नेपोलियन बोनापार्ट, एट अल) के आकर्षण और प्रभाव के माध्यम से आते हैं, तो इसे करिश्माई प्राधिकरण के रूप में जाना जाता है। जब प्राधिकरण का अधिग्रहण किया जाता है क्योंकि किसी को प्रबंधक के रूप में नियुक्त किया जाता है, तो यह स्थितिगत प्राधिकरण है।

6. लिखित और मौखिक प्राधिकरण:

जब अधिकार लिखित में दिया जाता है तो इसे कानूनी या लिखित अधिकार कहा जा सकता है। मौखिक प्राधिकरण को पारंपरिक परंपराओं और रीति-रिवाजों द्वारा निर्देशित पारंपरिक प्राधिकरण के रूप में जाना जाता है।

7. अधोमुखी और फुटपाथ प्राधिकरण:

जब अधिकार को तत्काल अधीनस्थ को दे दिया जाता है तो उसे नीचे के प्रतिनिधिमंडल के रूप में संदर्भित किया जाता है। यदि प्राधिकरण को उसी रैंक के किसी अन्य अधिकारी को दिया जाता है, तो इसे फुटपाथ प्राधिकरण या प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल के रूप में जाना जाता है।

प्राधिकरण के प्रत्यायोजन की अवधारणा:

प्रत्यायोजन वह प्रक्रिया है जिसके द्वारा एक मन्गर अपने कार्यभार के एक हिस्से को अपने अधीनस्थ को सौंपता है या सौंपता है।

व्यवहार में प्रतिनिधिमंडल शब्द विभिन्न गतिविधियों के लिए उपयोग में है। यह एक प्रोग्रामिंग तकनीक, एक टीवी क्विज़ शो (आयरलैंड में), एक अनुबंध अनुबंध में एक शब्द है (एक अनुबंध में सहमत प्रदर्शन को पूरा करने के लिए किसी अन्य व्यक्ति को जिम्मेदारी देते हुए), एक ब्रिटिश दुर्गंध संगीत बैंड का नाम, और एक दूसरे स्तर किसी देश का प्रशासनिक उपखंड (ट्यूनीशिया का प्रतिनिधिमंडल)।

प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया / तत्व / कदम :

अधीनस्थों को सौंपा जाना है यह तय करने के लिए प्रबंधक द्वारा कार्यभार के आकार-अप के अलावा तीन चरण शामिल हैं। सबसे पहले, प्रबंधक जिम्मेदारी देता है या करने के लिए अधीनस्थ को काम करता है।

दूसरा, इस असाइनमेंट को पूरा करने के लिए वह आवश्यक अधिकार देता है (जैसे गोपनीय फाइलों से जानकारी प्राप्त करने के लिए पैसा खर्च करना, कंपनी के संसाधनों का उपयोग करना, बाहरी लोगों के साथ संपर्क करना, दूसरों को निर्देशित करना आदि)।

अंत में, अधीनस्थ की जवाबदेही प्रबंधक की ओर बनाई जाती है। उत्तरदायित्व सौंपे गए कार्यों के अधिकार और प्रदर्शन के उपयोग के लिए एक प्रबंधक के अधीनस्थ का दायित्व है।

प्राधिकरण के प्रत्यायोजन के लक्षण :

1. इसमें प्राधिकरण का आत्मसमर्पण नहीं करना शामिल है।

2. यह काम बांटने, अधिकार देने और जवाबदेही बनाने की एक प्रक्रिया है।

3. प्रतिनिधिमंडल सभी स्तरों पर होता है, जहां बेहतर - अधीनस्थ संबंध मौजूद होता है।

4. प्रतिनिधि प्रतिनिधि का अधिकार होने पर ही प्रतिनिधिमंडल संभव है।

5. किसी भी प्रतिनिधि को दिए गए अधिकार को आगे बढ़ाने की अनुमति नहीं है।

6. एक चरनी को कभी भी पूरा अधिकार नहीं दिया जाता है; अन्यथा वह किसी भी अधिक नहीं होगा।

7.. प्रतिनिधि पद निरसन नहीं है, अंतत: अधिकार के निर्वहन और कार्य को पूरा करने की जिम्मेदारी प्रबंधक या प्रतिनिधि की रहती है।

8. एक बार प्रत्यायोजित प्रतिनिधि को वापस या वापस लिया जा सकता है।

प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल की आवश्यकता / महत्व / कारण :

1. उच्च दक्षता (एक गैर-नियमित नौकरियों पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होने के लिए (अधीनस्थों के लिए प्रत्यायोजित) उसकी दक्षता को गुणा करती है)

2. प्रेरणा (चूंकि प्रतिनिधिमंडल प्रबंधक के विश्वास को इंगित करता है, अधीनस्थ स्वयं को महत्व, मान्यता, आदि से प्रेरित महसूस करता है)

3. अधीनस्थों को विकसित करता है (निर्णय लेना और समस्याओं को हल करना उनके प्रबंधकीय कौशल को विकसित करने में सक्षम बनाता है)

4. समूह में काम का बेहतर वितरण (चूंकि प्रत्येक कर्मचारी को कार्य करने के लिए पर्याप्त अधिकार प्राप्त है, यह तुरंत निर्णय लेने की ओर जाता है)

5. विकेंद्रीकरण के फाउंडेशन (प्रतिनिधिमंडल को स्थायी बनाया जा सकता है, केवल अगर यह अस्थायी रूप से अच्छी तरह से काम करता है, संगठन चार्ट में)।

प्राधिकरण के प्रभावी प्रत्यायोजन में बाधाएँ / बाधाएँ / समस्याएँ :

बाधाएं आ सकती हैं

1. वरिष्ठ

2. अधीनस्थ

3. संगठन

वरिष्ठों के साथ समस्याएं:

वरिष्ठ अधिकारी इस वजह से प्रतिनिधि के प्रति अनिच्छुक हो सकते हैं:

(i) अव्यवस्थित होने से योजना नहीं बन सकती है कि प्रतिनिधि को क्या करना है;

(ii) मैं इसे स्वयं बेहतर कर सकता हूं;

(iii) अधीनस्थ की क्षमता में कोई विश्वास और विश्वास नहीं;

(iv) उसकी स्थिति के लिए खतरा, अगर अधीनस्थ उससे बेहतर करता है; तथा

(v) अधीनस्थों को निर्देशित करने की क्षमता का अभाव।

अधीनस्थों के साथ समस्या :

अधीनस्थ जिम्मेदारी के कारण स्वीकार नहीं करते हैं:

मैं। चम्मच से खिलाने का प्यार

ii। श्रेष्ठता पर अधिक निर्भरता (हर समय बॉस से पूछना) की आदत;

iii। विफलता और परिणामी फटकार या आलोचना का डर;

iv। अतिरिक्त जिम्मेदारी स्वीकार करने के लिए इनाम की अनुपस्थिति;

v। पहले से ही अपने काम के साथ overburdened होने के नाते; तथा

vi। आवश्यक अधिकार की कमी।

संगठन के साथ समस्याएं:

संगठन प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल को भी रोकते हैं क्योंकि

(i) अभी तक प्रतिनिधिमंडल की कोई मिसाल नहीं है;

(ii) प्रबंधन एक केंद्रीकृत संगठन दर्शन में विश्वास करता है; तथा

(iii) व्यवसाय का आकार बहुत छोटा है

प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल को प्रभावी बनाने के लिए दिशानिर्देश (कैसे) :

(i) नौकरी के लिए उपयुक्त व्यक्ति की पहचान करना (आपसी विश्वास और विश्वास पैदा करने में सक्षम होना)

(ii) स्पष्ट रूप से कार्य और उद्देश्यों को स्पष्ट करें (प्राधिकार की सीमाओं के लिए कार्यात्मक परिभाषा और सिद्धांत का सिद्धांत)

(iii) प्रयोग और रचनात्मकता के लिए जगह छोड़ें (व्यक्तिगत पहल का सिद्धांत)

(iv) आवश्यक अधिकार प्रदान करना (प्रतिनिधि का सिद्धांत अपेक्षित परिणाम और अधिकार और जिम्मेदारी की समानता के सिद्धांत के अनुरूप होना)

(v) समर्थन और निगरानी प्रगति (संचार, प्रशिक्षण और नियंत्रण) के लिए प्रतिनिधि के संपर्क में रहें

(vi) अच्छी तरह से किया गया काम स्वीकार करें (इनाम का सिद्धांत - नौकरी करने वाले व्यक्ति को आपसे बेहतर साबित करें)

(vii) अधीनस्थों के बीच विश्वास जगाना (जो लोग करते हैं, केवल गलतियाँ करते हैं)।

प्राधिकरण का केन्द्रीयकरण और विकेंद्रीकरण:

जबकि प्रतिनिधिमंडल का संबंध एक से एक संबंध से है, विभिन्न पदों और विभागों में प्राधिकरण का पैटर्न केंद्रीयकरण से संबंधित है - विकेंद्रीकरण खरीद। बहुत स्पष्ट होना चाहिए कि गतिविधियों का केंद्रीकरण और प्राधिकरण का केंद्रीकरण दो अलग-अलग अवधारणाएं हैं। यह भी ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि प्रतिनिधिमंडल में निरंतरता केंद्रीकरण और विकेंद्रीकरण दो छोर हैं।

दोनों में से किसी की निरपेक्षता का सवाल ही नहीं है। यदि 100% केंद्रीकरण है, तो यह केवल एक-व्यक्ति संगठन होना चाहिए और यह हमारे अध्ययन से परे है; और अगर कुल विकेंद्रीकरण होता है, तो यह अराजकता होगी और फिर से हमारे अध्ययन के दायरे से परे होगी। निष्कर्ष यह है कि दोनों एक साथ चलते हैं और सापेक्ष होते हैं।

विकेंद्रीकरण की अवधारणा :

विकेंद्रीकरण परिचालन स्तर बनाने और उन्हें वहाँ के कामकाज में स्वायत्त बनाने के लिए शीर्ष प्रबंधन द्वारा प्राधिकरण के व्यवस्थित वितरण की एक जागरूक प्रक्रिया है।

एक उच्च विकेंद्रीकृत संगठन में, शीर्ष प्रबंधन खुद को नीति निर्माण, समन्वय और नियंत्रण जैसे क्षेत्रों में प्रमुख निर्णयों के लिए प्रतिबंधित करता है। निचले स्तर के प्रबंधकों के पास अपने काम में नवीनता लाने के लिए पर्याप्त निर्णय लेने का अधिकार और समर्थन है।

प्राधिकरण के विकेंद्रीकरण के लक्षण :

1. विकेंद्रीकरण दोनों प्रबंधन का दर्शन है (भविष्य के पदों के लिए लोगों को तैयार करने के लिए) और आयोजन की एक तकनीक (पहल के केंद्रों की संख्या बनाना)।

2. प्राधिकरण का विकेंद्रीकरण गतिविधियों के फैलाव से अलग है (विभिन्न भौगोलिक क्षेत्रों में गतिविधियों का फैलाव एक रणनीतिक निर्णय है; विकेंद्रीकरण का संबंध प्राधिकरण के वितरण से है, गतिविधियों से नहीं)।

3. विकेंद्रीकरण प्रतिनिधिमंडल का विस्तार है: विकेंद्रीकरण के बिना प्रतिनिधिमंडल हो सकता है, लेकिन प्रतिनिधिमंडल के बिना कोई विकेंद्रीकरण संभव नहीं है।

4. विकेंद्रीकरण की डिग्री को निर्णयों की संख्या, अधिक महत्वपूर्ण निर्णयों, निर्णयों के दायरे और निम्न-स्तरीय शिष्टाचार पर नियंत्रण कम करके मापा जा सकता है। निर्णय लेने से निष्पादन के बिंदु के करीब स्थित होगा।

5. विकेंद्रीकरण केंद्रीकरण के ठीक विपरीत है, लेकिन केंद्रीयकरण और विकेंद्रीकरण एक बड़े संगठन में परस्पर निर्भर हैं।

विकेंद्रीकरण की आवश्यकता / लाभ / महत्व / :

1. शीर्ष स्तर पर निर्णय लेने में सुधार करता है

2. जोखिम के माध्यम से प्रबंधकीय कर्मियों का विकास जो विकसित होने का अवसर प्रदान करता है।

3. प्रेरणा और मनोबल बढ़ाता है जो प्रदर्शन में परिलक्षित होता है।

4. जल्दी और बेहतर फैसले, क्योंकि फैसलों को ताज़ा नहीं करना है।

5. विभिन्न स्वायत्त ऑपरेटिव स्तरों के बीच स्वस्थ प्रतिस्पर्धा बनाता है।

6. विकेंद्रीकृत संरचना में गतिशील परिवर्तन के अनुकूलन तेज है।

विकेंद्रीकरण की समस्याएँ / कमियाँ / सीमाएँ :

1. स्वतंत्र कार्य इकाइयों के कारण समन्वय की समस्या।

2. प्रत्येक इकाई में प्रबंधन कार्यों के दोहराव के कारण परिचालन लागत में वृद्धि।

3. इससे विसंगतियां हो सकती हैं क्योंकि विभिन्न डिवीजनों में एक ही प्रकार के काम के लिए समान नीतियों का पालन नहीं किया जा सकता है।

4. छोटी चिंताओं में परिचय व्यावहारिक नहीं हो सकता है।

5. एक संकट के दौरान विकेंद्रीकरण अपनी समस्याएं खुद बनाता है।

6. प्रबंधक, केंद्रीकृत प्रणालियों में काम करने वाले, अधिक विकेन्द्रीकृत रूप में काम करने के लिए असुविधाजनक पाते हैं।

केंद्रीकरण की अवधारणा :

केंद्रीकरण का मतलब शीर्ष स्तर के प्रबंधकों के हाथों में प्राधिकरण के प्रतिधारण की एक सचेत और व्यवस्थित प्रक्रिया है।

केंद्रीकरण के लाभ / लाभ :

1. सभी निर्णय एक केंद्रीय बिंदु पर किए जाने के रूप में समन्वय की सुविधा देता है।

2. प्रयासों और संसाधनों का कोई दोहराव नहीं है।

3. निर्णय संगत हैं, क्योंकि वे प्रत्येक पंक्ति के लोगों के एक ही सेट द्वारा किए गए हैं।

4. निर्णय लेते समय शीर्ष प्रबंधन, कार्यों और विभागों के बीच संतुलन बनाए रखता है।

5. केंद्रीकरण गोपनीयता बनाए रखने में मदद करता है।

नुकसान / समस्याओं / ड्रा बैक / केंद्रीकरण की सीमाएं :

1. दक्षता कम हो जाती है क्योंकि शीर्ष प्रबंधन आम तौर पर वास्तविक स्थितियों के तथ्यों और वास्तविकताओं से हटा दिया जाता है।

2. मध्य और निचले स्तर के प्रबंधक किसी भी पहल को करने में निराश और हिचकिचाहट महसूस करते हैं।

3. व्यक्तिगत लाभ के लिए प्राधिकरण का दुरुपयोग हमेशा अधिकार के दुरुपयोग से भरा होता है।

4. मृत्यु के मामले में, संगठन को छोड़कर, संगठनात्मक विकास में बाधा है क्योंकि तत्काल प्रतिस्थापन नहीं है।

केंद्रीयकरण और विकेंद्रीकरण को प्रभावित करने वाले कारक :

तालिका 11 में दिए गए अनुसार विभिन्न कारक / स्थितियाँ दो में से अधिक की ओर ले जाती हैं।

तालिका 11.1: केन्द्रीयकरण और विकेंद्रीकरण को प्रभावित करने वाले कारक :

प्रतिनिधिमंडल और विकेंद्रीकरण के बीच अंतर :

अब तक छात्र यह समझ चुके होंगे कि प्रतिनिधिमंडल शुरुआत है और विकेंद्रीकरण आयोजन में अगला कदम है। लेकिन दोनों में बहुत अधिक असमानता है, जिसे तालिका 11.2 में दिखाया गया है।

तालिका 11.2: प्रतिनिधिमंडल और विकेंद्रीकरण के बीच अंतर: