8 अच्छे प्रबंधन सूचना प्रणाली के लक्षण - समझाया गया!

निर्णय निर्माता के लिए उपयोगी होने की जानकारी के लिए, इसकी कुछ विशेषताएं होनी चाहिए और कुछ मानदंडों को पूरा करना चाहिए।

अच्छी जानकारी की कुछ विशेषताओं की चर्चा इस प्रकार है:

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मैं। समझा जा सकता:

चूंकि जानकारी पहले से ही एक संक्षिप्त रूप में है, इसलिए इसे रिसीवर द्वारा समझा जाना चाहिए ताकि वह इसे सही ढंग से व्याख्या करेगा। वह जानकारी में निहित किसी भी संक्षिप्त, शॉर्टहैंड नोटेशन या किसी भी अन्य योग को डिकोड करने में सक्षम होना चाहिए।

ii। प्रासंगिक:

यदि यह प्रासंगिक है तो जानकारी अच्छी है। इसका मतलब यह है कि यह निर्णयकर्ता के लिए उचित और सार्थक होना चाहिए और जिम्मेदारी के क्षेत्र में होना चाहिए।

iii। पूर्ण:

इसमें सभी तथ्यों को शामिल किया जाना चाहिए जो निर्णय निर्माता के लिए इस तरह की जानकारी का उपयोग करके संतोषजनक ढंग से समस्या को हल करने के लिए आवश्यक हैं। कुछ भी महत्वपूर्ण नहीं छोड़ा जाना चाहिए। हालांकि जानकारी हमेशा पूरी नहीं हो सकती है, इसे प्राप्त करने के लिए हर उचित प्रयास किया जाना चाहिए।

iv। उपलब्ध:

यदि यह वांछित है, तो यह आसानी से उपलब्ध नहीं हो सकता है, जब यह आवश्यक हो तो जानकारी बेकार हो सकती है। प्रौद्योगिकी के क्षेत्र में प्रगति ने सूचनाओं को पहले से कहीं अधिक सुलभ बना दिया है।

v। विश्वसनीय:

जानकारी को भरोसेमंद होने के लिए गिना जाना चाहिए। यह सटीक होना चाहिए, तथ्यों और सत्यापन के अनुरूप होना चाहिए। अपर्याप्त या गलत जानकारी आमतौर पर खराब गुणवत्ता के निर्णय की ओर ले जाती है। उदाहरण के लिए, बिक्री के आंकड़े जिन्हें रिटर्न और रिफंड के लिए समायोजित नहीं किया गया है, विश्वसनीय नहीं हैं।

vi। संक्षिप्त:

बहुत अधिक जानकारी प्रबंधन पर एक बड़ा बोझ है और इसे "बंधी हुई तर्कसंगतता" के कारण समय पर और सटीक रूप से संसाधित नहीं किया जा सकता है। बद्ध तर्कसंगतता सोच प्रक्रिया की सीमा निर्धारित करती है जो बड़ी मात्रा में जानकारी को सॉर्ट और प्रोसेस नहीं कर सकती है। तदनुसार, जानकारी बिंदु तक होनी चाहिए और बस पर्याप्त है - अधिक नहीं, कम नहीं।

vii। समय पर:

सूचना सही समय पर और सही व्यक्ति को सही स्थान पर पहुंचाई जानी चाहिए। समय से पहले सूचना अप्रचलित हो सकती है या उस समय तक भूल जा सकती है जब इसकी वास्तव में आवश्यकता होती है।

इसी तरह, कुछ महत्वपूर्ण निर्णयों में देरी हो सकती है क्योंकि उचित और आवश्यक जानकारी समय पर उपलब्ध नहीं होती है, जिसके परिणामस्वरूप गलत अवसर होते हैं। तदनुसार डेटा संग्रह और निर्णय निर्माता को उचित जानकारी की प्रस्तुति के बीच का समय अंतराल जितना संभव हो उतना कम होना चाहिए।

viii। प्रभावी लागत:

यदि समाधान समस्या से अधिक महंगा है, तो जानकारी वांछनीय नहीं है। डेटा को इकट्ठा करने और इसे जानकारी में संसाधित करने की लागत को इस तरह की जानकारी का उपयोग करने से प्राप्त लाभों के खिलाफ तौलना चाहिए।