नियंत्रण प्रणाली के शीर्ष 9 सुविधाएँ
प्रत्येक नियंत्रण प्रणाली में कुछ आवश्यक विशेषताएं हैं:
उनमें से कुछ इस प्रकार हैं:
1. आसानी से समझ में आना चाहिए:
नियंत्रण ऐसा होना चाहिए कि उन्हें प्रबंधकों द्वारा और साथ ही अधीनस्थों द्वारा आसानी से समझा जा सके। यदि प्रबंधक नियंत्रण के बारे में स्पष्ट नहीं हैं, तो उन्हें प्रभावी ढंग से अभ्यास नहीं किया जाएगा। दूसरी ओर, अधीनस्थों को पता होना चाहिए कि उनके नियंत्रण के प्रकार किसके अधीन होंगे। यह न केवल शीर्ष प्रबंधकों को नियंत्रणों को समझना चाहिए, बल्कि कनिष्ठ प्रबंधकों से नियंत्रणों का अभ्यास करने की अपेक्षा की जाती है क्योंकि वे सीधे श्रमिकों के संपर्क में आते हैं।
प्रबंधक प्रदर्शन में विचलन का पता लगाने के लिए सांख्यिकीय चार्ट के कुछ गणितीय सूत्रों को तैयार कर सकता है। ये जटिल उपकरण कनिष्ठ प्रबंधकों द्वारा ठीक से पालन नहीं किए जा सकते हैं। यदि नियंत्रण कठिन है, तो कनिष्ठ प्रबंधक अपने स्वयं के नियंत्रण विकसित करेंगे और ये शीर्ष प्रबंधन द्वारा वांछित नहीं हो सकते हैं। इसलिए एक अच्छी नियंत्रण प्रणाली की पहली आवश्यकता इसकी आसान समझ है।
2. संगठनात्मक आवश्यकताओं को प्रतिबिंबित:
नियंत्रण उपकरण ऐसे होने चाहिए जो संगठनात्मक आवश्यकताओं के लिए उपयुक्त हों। बजट की तरह कई नियंत्रण तकनीकें हैं। सांख्यिकीय चार्ट। PERT, CPM इत्यादि, लेकिन इनका उपयोग हर प्रकार के उद्यम में नहीं किया जा सकता है। सबसे अच्छा नियंत्रण वह है जो किसी संगठन में ठीक से उपयोग किया जाता है और परिणाम देने में सक्षम है। इसलिए नियंत्रण को संगठनात्मक जरूरतों को प्रतिबिंबित करना चाहिए।
3. रिपोर्ट विचलन जल्दी से:
नियंत्रण ऐसा होना चाहिए कि प्रदर्शन में विचलन जल्दी से रिपोर्ट किया जाए। एक प्रबंधक अतीत को नियंत्रित नहीं कर सकता है, लेकिन विचलन केवल तभी निर्धारित किए जाते हैं जब वास्तविक आंकड़े उसे रिपोर्ट किए जाते हैं। प्रयास यह होना चाहिए कि विचलन को जल्द से जल्द निर्धारित किया जाए अन्यथा सुधारात्मक उपायों में देरी होगी।
यह केवल तभी संभव हो सकता है जब प्रबंधक प्रदर्शन के स्तर का पता लगाने के लिए वास्तविक परिणामों की रिपोर्टिंग का इंतजार नहीं करता है। जरूरत जल्द से जल्द यह जानने की है कि प्रदर्शन संतोषजनक है या नहीं। यदि यह निशान तक नहीं है, तो आगे के नुकसान से बचने के लिए तत्काल कदमों की आवश्यकता है। इलेक्ट्रॉनिक डेटा प्रोसेसिंग उपकरणों का उपयोग करने वाली इकाइयाँ तुलनात्मक रूप से व्यायाम प्रणालियों में बेहतर रूप से रखी जाती हैं क्योंकि डेटा जल्दी या लगभग तुरंत रिपोर्ट किया जाता है। एक अच्छी नियंत्रण प्रणाली के लिए त्वरित रिपोर्टिंग आवश्यक है।
4. उचित और पर्याप्त होना चाहिए:
नियंत्रण ऐसा होना चाहिए जो उद्यम को उसके उद्देश्यों को प्राप्त करने में मदद करे। विभिन्न विभागों और वर्गों के लिए नियंत्रण अलग-अलग होंगे। विपणन विभाग के लिए नियंत्रण विनिर्माण विभाग द्वारा उपयोग किए जाने वाले लोगों से अलग होगा। यहां तक कि प्रबंधन के विभिन्न स्तरों पर नियंत्रण अलग-अलग होंगे। मुख्य कार्यकारी के पास अपने अधीनस्थों के काम का आकलन करने के लिए अलग-अलग नियंत्रण होंगे। बड़े उद्यमों द्वारा उपयोग किए जाने वाले नियंत्रण छोटी चिंताओं की तुलना में अधिक विस्तृत होंगे।
नियंत्रण ऐसा होना चाहिए जो उद्यम की गतिविधियों को पर्याप्त रूप से प्रतिबिंबित करे। मानक घंटे, मानक लागत, बजट, वित्तीय अनुपात जैसी कई नियंत्रण तकनीकें हैं। यह प्रबंधक का कर्तव्य है कि वे उन तकनीकों का चयन करें जो उनके व्यवसाय के लिए पर्याप्त हैं। केवल उन तकनीकों का उपयोग किया जाना चाहिए जो उद्यम में उपयुक्त रूप से उपयोग की जा सकती हैं।
5. फॉरवर्ड लुकिंग:
नियंत्रण को आगे देखते हुए होना चाहिए। यह अवधारणा ऐसी है जिसके परिणाम नियंत्रण से पहले हैं। पहले से जो कुछ भी हुआ है उसके बारे में कुछ नहीं किया जा सकता है। प्रबंधक को जल्द से जल्द सुधारात्मक कार्रवाई करने का प्रयास करना चाहिए। नियंत्रण प्रणाली को नियोजन प्रक्रिया में मदद करनी चाहिए। योजनाओं के लिए आवश्यक डेटा नियंत्रण प्रणाली द्वारा प्रदान किया जाना चाहिए।
6. लचीला होना चाहिए:
एक अच्छी नियंत्रण प्रणाली को भविष्य की जरूरतों के साथ बदलने में सक्षम होना चाहिए। भविष्य हमेशा अनिश्चित होता है और निश्चितता के साथ कुछ भी नहीं कहा जा सकता है। जो नियंत्रण वर्तमान के लिए तैयार किए जाते हैं वे भविष्य में पर्याप्त नहीं हो सकते हैं। नियंत्रण में कठोरता प्रणाली के साथ कहर करेगी। यदि बिक्री विभाग के लिए व्यय एक विशिष्ट बिक्री के आंकड़े को ध्यान में रखते हुए तय किया गया है और समय के साथ बिक्री दोगुनी हो गई है, तो बजटीय व्यय को बढ़ाना होगा।
इसी तरह अगर बिक्री विभाग का खर्च कठोरता की आड़ में नहीं बढ़ाया जाता है तो यह काम कर रहा है और इसका प्रतिकूल असर पड़ेगा। नियंत्रण में लचीलापन जब भी कोई स्थिति मांग करता है, संशोधन करने में मदद करेगा। नियंत्रण प्रणाली में एक इनबिल्ट लचीलापन होना चाहिए।
7. किफायती:
इसके आकार के बावजूद हर प्रकार के उद्यम के लिए नियंत्रण आवश्यक है। नियंत्रण की आवश्यकता के बावजूद, लागत कारक को नजरअंदाज नहीं किया जा सकता है। नियंत्रणों पर व्यय उनसे प्राप्त उपयोगिता के अनुरूप होना चाहिए। एक छोटी सी चिंता महंगी तकनीक पर खर्च नहीं कर सकती है जबकि एक बड़ा उद्यम उन पर अधिक खर्च करने में सक्षम हो सकता है।
नियंत्रण किफायती होना चाहिए अन्यथा उनका उपयोग नहीं किया जा सकता है। एक नियंत्रण प्रणाली की किफायती प्रकृति उद्यम के लिए उसके सापेक्ष योगदान से आंकी जाएगी। यदि नियन्त्रण के अभाव में प्राप्त लाभ या उससे होने वाले दुष्परिणामों से होने वाले खर्चों से अधिक है तो वे किफायती होंगे।
8. जल्दी से विचलन रिपोर्ट करना चाहिए:
एक नियंत्रण प्रणाली ऐसी होनी चाहिए कि विचलन को जल्द से जल्द सूचित किया जाना चाहिए। विचलन को तभी जाना जा सकता है जब वास्तविक प्रदर्शन की सूचना दी जाए। प्रबंधक अतीत को नियंत्रित नहीं कर सकता है लेकिन उसे भविष्य में काम को बेहतर बनाने का प्रयास करना चाहिए। यह तभी संभव हो सकता है जब विचलन की सूचना जल्द से जल्द दी जाए।
लेखा विभाग वास्तविक रिकॉर्ड रखता है और विचलन की रिपोर्ट करने में समय लग सकता है। प्रबंधक को सटीक डेटा की प्रतीक्षा नहीं करनी चाहिए, वह अनुमानित आंकड़ों के आधार पर कार्य कर सकता है, अगर विचलन की संभावना है। विचलन की देर से रिपोर्टिंग का कोई उपयोग नहीं होगा। नियंत्रण प्रणाली इतनी तैयार की जानी चाहिए कि प्रदर्शन में विसंगतियां जल्दी से रिपोर्ट की जा सकें।
9. प्रेरक:
नियंत्रणों को नियंत्रक और नियंत्रित दोनों को प्रेरित करना चाहिए। नियंत्रण का उपयोग सकारात्मक अर्थ में किया जाना चाहिए। कर्मचारियों को सजा देने के लिए उन्हें एक उपकरण के रूप में नहीं लिया जाना चाहिए। बल्कि उन्हें अपने प्रदर्शन को बेहतर बनाने में मदद करनी चाहिए। चूंकि प्रदर्शन की नियमित रूप से निगरानी की जाती है, कर्मचारी अपने प्रदर्शन को बढ़ाने के लिए प्रेरित महसूस करेंगे।
