शीर्ष 6 प्रबंधन के मुख्य कार्य - चर्चा की गई!

उत्पादन, खरीद, बिक्री, विज्ञापन, वित्त, और लेखांकन जैसी गतिविधियों से संबंधित कार्य एक उद्यम से दूसरे उद्यम में भिन्न होते हैं। लेकिन प्रबंधन के कार्य सभी व्यावसायिक इकाइयों और गैर-लाभकारी संगठनों के लिए आम हैं।

हेनरी फेयोल (1949), आधुनिक प्रबंधन सिद्धांत के संस्थापक, संगठनों की सभी गतिविधियों को छह समूहों में विभाजित करते हैं:

1. तकनीकी:

उत्पादन और विनिर्माण गतिविधियाँ।

2. वाणिज्यिक:

खरीदना, बेचना और गतिविधियों का आदान-प्रदान करना।

3. वित्तीय:

पूंजी अनुकूलन गतिविधियों।

4. सुरक्षा:

कर्मचारियों और नियोक्ताओं के आपसी हित की रक्षा करना।

5. लेखांकन:

प्रॉफिट, कॉस्ट, देनदारियों और बैलेंस शीट जैसी रिपोर्ट तैयार करना, बुक करना (रिकॉर्ड करना)।

6. प्रबंधकीय:

नियोजन, आयोजन, निर्देशन, समन्वय और नियंत्रण।

फेयोल प्रबंधन के सिद्धांतों और तत्वों के बीच अंतर करता है। सिद्धांत नियम और दिशानिर्देश हैं, जबकि तत्व प्रबंधन के कार्य हैं। उन्होंने तत्वों को पांच प्रबंधकीय कार्यों में वर्गीकृत किया है - नियोजन, आयोजन, कमांडिंग, समन्वय और नियंत्रण। उनका वर्गीकरण व्यापक रूप से स्वीकार किया जाता है।

लूथर गुलिक ने परिचित POSD CORE का इस्तेमाल किया- परिचितों के पत्र अलग-अलग प्रबंधन कार्यों, अर्थात्, नियोजन (P), आयोजन (O), स्टाफिंग (S), निर्देशन (D), समन्वय (CO), रिपोर्टिंग (R), और इंगित करते हैं बजट (बी)। रिपोर्टिंग नियंत्रण फ़ंक्शन का एक हिस्सा है। बजट योजना और नियंत्रण दोनों का प्रतिनिधित्व करता है। न्यूमैन और समर ने आयोजन, नियोजन, अग्रणी और नियंत्रण के कार्यों में प्रबंधन प्रक्रियाओं को भी वर्गीकृत किया।

प्रबंधकीय कार्यों को वर्गीकृत करने का सबसे उपयोगी तरीका उन्हें नियोजन, आयोजन, स्टाफिंग, निर्देशन और नियंत्रण के घटकों के आसपास समूहित करना है। प्रबंधन के उपरोक्त कार्य सभी व्यावसायिक उद्यमों के साथ-साथ अन्य क्षेत्रों के संगठनों के लिए आम हैं, लेकिन जिस तरह से इनको अंजाम दिया जाता है, वह विभिन्न संगठनों में समान नहीं होगा।

ये सभी कार्य प्रबंधक की नौकरी का गठन करते हैं, और उनमें से प्रत्येक का सापेक्ष महत्व समय-समय पर बदलता रहता है। इस प्रकार, तंग आर्थिक स्थितियाँ एक फर्म को समय के लिए नियंत्रण पर अधिक जोर देने के लिए मजबूर कर सकती हैं, जबकि एक बढ़ती चिंता को संगठनात्मक समस्याओं के लिए अधिक समय देना पड़ सकता है। प्रबंधन के कार्यों का वर्णन करने का एक और तरीका यह है कि इसे एक प्रक्रिया के रूप में माना जाए। एक प्रक्रिया के रूप में, प्रबंधन अंतर-संबंधित कार्यों की एक श्रृंखला को संदर्भित करता है, जो है, नियोजन, आयोजन, स्टाफिंग, अग्रणी या निर्देशन, नियंत्रण और समन्वय।

1. योजना:

नियोजन का अर्थ है क्या, कैसे और कब कुछ किया जाना है, इस पर पहले से निर्णय लेना। इसमें समग्र रूप से व्यवसाय के लिए कार्रवाई के भविष्य के पाठ्यक्रम को शामिल करना और इसके भीतर विभिन्न वर्गों के लिए भी शामिल है। नियोजन इस प्रकार, क्रियाओं के लिए प्रारंभिक कदम है और वर्तमान और भविष्य के बीच की खाई को पाटने में मदद करता है।

चूंकि नियोजन अनिवार्य रूप से चुनना है, यह विकल्पों की उपलब्धता पर निर्भर है। यह निर्णय लेने की इस प्रक्रिया के माध्यम से है कि निर्णय लेने को स्पष्ट रूप से नियोजन के एक महत्वपूर्ण पहलू के रूप में देखा जा सकता है। इस प्रकार, योजना एक बौद्धिक प्रक्रिया है और समस्याओं के समाधान खोजने के लिए एक तर्कसंगत दृष्टिकोण के उपयोग को दर्शाता है।

अधिक ठोस अर्थों में, इस प्रक्रिया में उद्देश्यों, नीतियों, प्रक्रियाओं, नियमों, कार्यक्रमों, बजटों और रणनीतियों का निर्धारण या बिछाने शामिल है। प्रबंधन की योजना कम अवधि और / या लंबे समय के लिए हो सकती है। बेहतर दक्षता और बेहतर परिणाम के लिए, लंबी दूरी की योजनाओं के साथ छोटी दूरी की योजनाओं को ठीक से समन्वित किया जाना चाहिए। नियोजन प्रबंधन का एक मौलिक कार्य है और प्रबंधन के अन्य सभी कार्य योजना प्रक्रिया से बहुत प्रभावित होते हैं। बढ़ती हुई नियोजन में बढ़ती दिलचस्पी व्यवसायों में नियोजन के महत्व को प्रकट करती है।

बहुत बार, नियोजन प्रक्रिया को गलत तरीके से शीर्ष प्रबंधन के प्रमुख के रूप में वर्णित किया जाता है। लेकिन तथ्य यह है कि योजना एक संगठन में सभी स्तरों की अनुमति देती है और सभी प्रबंधक प्रबंधन पदानुक्रम में अपनी स्थिति के बावजूद, अपने अधिकार और अपने वरिष्ठों के निर्णयों की सीमा के भीतर योजना बनाते हैं।

2. आयोजन:

आयोजन प्रबंधन का अगला कार्य है। आयोजन में गतिविधियों में एक योजना को तोड़ना, उन गतिविधियों को समूहीकृत करना और उन्हें संसाधन आवंटित करना शामिल है। यह उद्यम के उद्देश्य को प्राप्त करने के उद्देश्य से लोगों के एक समूह द्वारा किए जाने वाले कार्यों और कर्तव्यों को संरचित करके किया जाता है। उद्यम के कार्य और गतिविधियां, उद्देश्यों को पूरा करने पर निर्भर करती हैं और ऐसे उद्देश्यों की पूर्ति के लिए निर्देशित होती हैं। यह उद्यम में गतिविधि-प्राधिकरण संबंधों की स्थापना की आवश्यकता है।

अधिक विशेष रूप से, प्रबंधन के एक समारोह के रूप में संगठन में निम्नलिखित कदम शामिल हैं:

1. उद्यम की गतिविधियों का निर्धारण, इसके उद्देश्यों को ध्यान में रखते हुए

2. सुविधाजनक समूहों में ऐसी गतिविधियों का वर्गीकरण

3. व्यक्तियों को गतिविधियों के इन समूहों का असाइनमेंट

4. ऐसे सौंपे गए कर्तव्यों को पूरा करने के लिए अधिकार का प्रत्यायोजन और जिम्मेदारी तय करना

5. पूरे संगठन में इन गतिविधि-प्राधिकरण संबंधों का समन्वय

इस प्रकार, लोगों के बीच काम का विभाजन और विशिष्ट उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए उनके प्रयासों का समन्वय संगठन के मूलभूत पहलू हैं। समूह के प्रयासों में शामिल होने पर ही आयोजन से संबंधित समस्याएं उत्पन्न होती हैं। इसी तरह, एक संगठन हमेशा उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए होता है और जैसे, यह एक अंत का साधन है और कभी भी अपने आप में एक अंत नहीं है। इसलिए, बेहतर परिणामों के लिए, संगठनों को व्यावहारिक विवेक और संगठनात्मक सिद्धांतों के ध्वनि अनुप्रयोग पर आधारित होना चाहिए।

3. स्टाफिंग:

संगठन, प्रबंधन के एक कार्य के रूप में, अधिकारियों को पदों को स्थापित करने और एक दूसरे के लिए अपने कार्यात्मक संबंधों को बिछाने में मदद करता है। हालांकि, यह स्टाफिंग फ़ंक्शन के माध्यम से है कि संगठनात्मक संरचना में विभिन्न पदों को संचालित किया जाता है। इसलिए, स्टाफिंग प्रक्रिया संगठन को सभी स्तरों पर पर्याप्त, सक्षम और योग्य कर्मियों के साथ प्रदान करती है।

चूंकि व्यक्तियों द्वारा सफल प्रदर्शन काफी हद तक संरचना की सफलता को निर्धारित करता है, इसलिए यह जरूरी है कि प्रबंधन स्टाफिंग फ़ंक्शन के विभिन्न पहलुओं पर पर्याप्त ध्यान दे। तात्पर्य यह है कि प्रबंधकों को संगठन की जनशक्ति की आवश्यकताओं का उचित रूप से आकलन करना चाहिए, संगठन में मौजूदा और संभव नौकरियों पर कर्तव्यों के उचित और कुशल निर्वहन के लिए आवश्यक योग्यता के अनुरूप, उपयुक्त चयन और प्लेसमेंट प्रक्रियाओं को पूरा करना, प्रशिक्षण के माध्यम से कर्मचारी कौशल विकसित करना। और मूल्यांकन योजनाएं, और मुआवजे की उपयुक्त योजनाओं को तैयार करना।

स्टाफिंग एक सतत कार्य है। एक नया उद्यम लोगों को संगठन में कर्मचारियों के पदों को भरने के लिए नियुक्त करता है। एक स्थापित चिंता में, कर्मचारियों की मृत्यु / सेवानिवृत्ति और उद्देश्यों और संगठन में लगातार परिवर्तन खुद ही प्रबंधन के एक सतत कार्य को कर्मचारी बनाते हैं।

4. निर्देशन:

केवल योजना, आयोजन और स्टाफिंग कार्य गति में निर्धारित करने के लिए पर्याप्त नहीं हैं। प्रबंधन के पास अच्छी तरह से समन्वित योजनाएं हैं, ठीक से स्थापित कर्तव्य-प्राधिकरण संबंध और सक्षम कर्मी, फिर भी यह दिशा के कार्य के माध्यम से है कि प्रबंधक कर्मचारियों को उनके कार्यों को उनके हितों और उद्देश्यों के साथ एकीकृत करके उनके कार्यों को पूरा करने में सक्षम है। उद्यम का।

यह उचित रूप से प्रेरित करने, संचार करने और अधीनस्थों का नेतृत्व करने के लिए कहता है। प्रेरणा प्रेरित करती है और कर्मचारियों को बेहतर प्रदर्शन करने के लिए प्रेरित करती है, जबकि अच्छे नेतृत्व के माध्यम से, एक प्रबंधक अपने अधीनस्थों को जोश और आत्मविश्वास के साथ काम करने में सक्षम बनाता है।

अधीनस्थों को निर्देशित करना तीन आवश्यक गतिविधियों को गले लगाता है:

1. आदेश और निर्देश जारी करना

2. अपने कार्य में अधीनस्थों को मार्गदर्शन और परामर्श देना और उनके प्रदर्शन में सुधार लाना

3. यह सुनिश्चित करने के लिए अधीनस्थों के काम का पर्यवेक्षण करना कि यह जारी किए गए आदेशों और निर्देशों के अनुरूप हो

5. नियंत्रण:

निर्देशन करते समय, प्रबंधक अपने अधीनस्थों को उनमें से प्रत्येक के अपेक्षित कार्य के बारे में समझाता है और उन्हें अपनी क्षमताओं के सर्वश्रेष्ठ के लिए अपने संबंधित कार्य करने में मदद करता है ताकि उद्यम के उद्देश्यों को प्राप्त किया जा सके। लेकिन फिर भी, कोई गारंटी नहीं है कि योजना के अनुसार काम हमेशा आगे बढ़ेगा। यह उन योजनाओं की क्रिया है जो वास्तविक प्रदर्शन की निरंतर निगरानी के लिए कॉल करती है ताकि योजनाओं के अनुरूप बनाने के लिए उचित कदम उठाए जा सकें। इस प्रकार, प्रबंधन के नियंत्रण कार्य में योजनाओं के अनुरूप घटनाओं को मजबूर करना शामिल है।

इस दिशा में शुरू किए जाने वाले महत्वपूर्ण कदम इस प्रकार हैं:

1. पूर्व-निर्धारित मानकों और विचलन की रिकॉर्डिंग के खिलाफ उपलब्धियों का मापन

2. इस तरह के विचलन के कारणों का विश्लेषण और जांच करना

3. नकारात्मक विचलन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के संदर्भ में जिम्मेदारी का निर्धारण

4. कर्मचारी के प्रदर्शन का सुधार ताकि समूह लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए तैयार की गई योजनाओं के प्रभावी कार्यान्वयन के माध्यम से प्राप्त किया जाए।

इस प्रकार नियंत्रण एक प्रबंधक की नौकरी के नियोजन पहलू से निकटता से संबंधित है। लेकिन इसे केवल अतीत की उपलब्धियों और प्रदर्शनों के पोस्टमार्टम के रूप में नहीं देखा जाना चाहिए। वास्तव में, एक अच्छी नियंत्रण प्रणाली को सुधारात्मक उपाय सुझाए जाने चाहिए ताकि भविष्य में नकारात्मक विचलन पुनरावृत्ति न हो। नियंत्रण प्रणाली में शामिल होने पर प्रतिक्रिया का सिद्धांत इस दिशा में बहुत काम का हो सकता है।

6. समन्वय:

समन्वय, प्रबंधन के एक अलग कार्य के रूप में, हेनरी फेयोल सहित कई अधिकारियों द्वारा वकालत की गई है। हालांकि, समन्वय, सभी व्यापक और प्रबंधन के प्रत्येक कार्य को शामिल करते हुए, एक अलग प्रबंधन फ़ंक्शन की तुलना में अधिक महत्वपूर्ण प्रबंधकीय सार माना जाता है। उपरोक्त सभी सूचीबद्ध प्रबंधन कार्यों के प्रदर्शन में विफलता के लिए गरीब समन्वय को जिम्मेदार ठहराया जाता है।

समन्वय कुछ सामान्य उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए सभी स्तरों पर सामंजस्यपूर्ण कार्य संबंधों और प्रयासों से संबंधित है। इसे समूह लक्ष्यों को पूरा करने के उद्देश्य से व्यक्तिगत प्रयासों के बीच एकीकरण और सामंजस्य स्थापित करने के रूप में वर्णित किया जा सकता है। समन्वय का पूरा विचार व्यक्तिगत प्रयासों को समायोजित, सामंजस्य और सिंक्रनाइज़ करना है ताकि समूह प्रयास अधिक प्रभावी हो जाएं और कुछ सामान्य उद्देश्यों को प्राप्त करने में मदद करें।

कभी-कभी समन्वय सहयोग से भ्रमित होता है और यह माना जाता है, हालांकि गलती से, कि यदि सहयोग होता है, तो समन्वय स्वचालित रूप से अनुसरण करेगा। यद्यपि सहयोग समन्वय को प्राप्त करने में मदद करता है, यह किसी भी तरह से एकमात्र कारक नहीं है जो समन्वय की उपलब्धि सुनिश्चित करता है। कोई क्रिकेट मैच का उदाहरण ले सकता है।

खिलाड़ियों की ओर से समन्वित प्रयासों के बिना टीम के लिए मैच जीतना मुश्किल है। समन्वय सहज नहीं है। व्यक्तिगत प्रयासों को सिंक्रनाइज़ करते समय दृष्टिकोण, समझ, समय, रुचि या प्रयासों में अंतर को समेटना पड़ता है। प्रबंध करते समय, एक प्रबंधक अपने या अपने अधीनस्थों के काम का समन्वय करता है।

बेहतर परिणामों के लिए निम्नलिखित दिशानिर्देश सुझाए गए हैं:

1. समन्वय को नीचे से ऊपर तक हर प्रबंधक की जिम्मेदारी के रूप में देखा जाना चाहिए, और उसे यह सुनिश्चित करना चाहिए कि प्रत्येक व्यक्ति को उद्यम के प्रमुख लक्ष्यों को जानना चाहिए और यह भी बताना चाहिए कि उसका काम किस तरह उसके उद्देश्यों को पूरा करने में योगदान देता है विभाग।

यहां तक ​​कि जब एक पर्यवेक्षक विभाग के उद्देश्यों को पूरा करने में सक्षम होता है, तो उसे यह महसूस करना चाहिए कि विभाग की उपलब्धि कुछ भी नहीं है जब तक कि अन्य इकाइयों की उपलब्धियों के साथ संयुक्त न हो और संगठन के प्रमुख उद्देश्यों को प्राप्त करने में योगदान देता है। इस प्रकार, प्रत्येक प्रबंधक को उद्देश्यों की पदानुक्रम को समझना चाहिए और उसकी सराहना करनी चाहिए।

2. यदि योजना और नीति निर्माण के प्रारंभिक चरणों में समन्वय प्राप्त किया जाता है, तो व्यक्तिगत प्रयास अधिक आसानी से सिंक्रनाइज़ किए जाते हैं। इस प्रकार, जहां उत्पादन और विपणन नीतियां क्रॉस-उद्देश्यों पर हैं, गतिविधियों के दो समूहों के बीच समन्वय एक गंभीर समस्या होगी।

3. समन्वय को संगठन में लोगों के ऊर्ध्वाधर संबंधों के बजाय पारस्परिक या क्षैतिज समझ के माध्यम से या समन्वय के आदेश जारी करके बेहतर ढंग से प्राप्त किया जाता है।

4. एक अन्य आवश्यक आवश्यकता अच्छा संचार है। व्यवसाय के माहौल में लगातार बदलाव के परिणामस्वरूप, योजनाओं और नीतियों को अक्सर संशोधित किया जाता है और समझौता और समायोजन किया जाता है। यदि आवश्यक जानकारी को समय पर अच्छी तरह से सूचित नहीं किया जाता है, तो उद्यम के लक्ष्यों को पूरा करने के लिए किए गए व्यक्तिगत प्रयासों को एकीकृत करना मुश्किल हो जाता है।