सिस्टम प्रलेखन: सुविधाएँ, उद्देश्य और सामग्री

सिस्टम डॉक्यूमेंटेशन के बारे में जानने के लिए यह लेख पढ़ें। इस लेख को पढ़ने के बाद आप इसके बारे में जानेंगे: 1. प्रभावी प्रणाली दस्तावेज़ीकरण की विशेषताएं 2. सिस्टम प्रलेखन का उद्देश्य 3. सिस्टम प्रलेखन के घटक 4. सिस्टम प्रलेखन के स्तर।

प्रभावी प्रणाली प्रलेखन की विशेषताएं:

प्रभावी प्रणाली प्रलेखन में निम्नलिखित विशेषताएं होनी चाहिए:

1. यह आसानी से समझ में आने वाली भाषा में स्पष्ट रूप से कहा जाना चाहिए।

2. अन्य दस्तावेजों को संदर्भित करना संभव होना चाहिए।

3. इसमें आवश्यक सभी चीजें होनी चाहिए, ताकि जो लोग इसे पढ़ रहे हैं, वे सिस्टम को ध्यान से समझ सकें।

4. यह उन लोगों के लिए सुलभ होना चाहिए जिनके लिए यह इरादा है।

5. जब सिस्टम संशोधित हो जाता है तो प्रलेखन को अद्यतन करना आसान होना चाहिए।

सिस्टम प्रलेखन का उद्देश्य:

औपचारिक प्रणाली प्रलेखन निम्नलिखित उद्देश्यों को पूरा करता है:

1. ऑपरेटरों और उपयोगकर्ताओं के लिए प्रशिक्षण कार्यक्रम विकसित करने के लिए आवश्यक जानकारी प्रदान करना।

2. विकास प्रक्रिया में प्रगति के प्रमाण प्रदान करने और प्रक्रिया की निगरानी के लिए सूचना का एक वाहन बनाना।

3. एक मशीन से दूसरी मशीन तक एक सिस्टम के रूपांतरण को आसान बनाने के लिए।

4. सिस्टम संशोधन और कार्यान्वयन को आसान बनाने के लिए।

5. उपयोगकर्ताओं, डिजाइनरों और प्रबंधन के बीच संचार अंतराल को कम करने के लिए।

6. अग्रिम में यह निर्धारित करने के लिए कि क्या होगा और कब होगा।

सिस्टम प्रलेखन की सामग्री:

सिस्टम डिज़ाइन की रिपोर्ट में निम्नलिखित तत्व होने चाहिए:

1. प्रासंगिक जानकारी के साथ सिस्टम के सामान्य उद्देश्य का वर्णन करने वाली पूरी परियोजना का अवलोकन।

2. सिस्टम में उपयोग किए जाने वाले हर इनपुट और आउटपुट के लिए प्रलेखन। प्रत्येक दस्तावेज़ को प्रत्येक डिज़ाइन के साथ होना चाहिए और प्रत्येक फॉर्म के उद्देश्य और उपयोग की व्याख्या करनी चाहिए।

3. सिस्टम की हर फाइल का डॉक्यूमेंटेशन, फाइल का सीक्वेंस बनाना और अपडेट होना चाहिए।

4. डेटा के प्रसंस्करण में उपयोग किए जाने वाले चरणों की श्रृंखला का वर्णन करने वाला सिस्टम फ़्लोचार्ट।

5. प्रस्तावित और मौजूदा प्रणालियों का एक वित्तीय विश्लेषण, संभावित लागत बचत के साथ वर्तमान और भविष्य की लागत प्रदान करता है।

6. कंप्यूटर प्रणाली और इसके परिधीय उपकरणों का विवरण।

सिस्टम प्रलेखन के स्तर:

दस्तावेज़ीकरण के स्तर का मतलब उन व्यक्तियों या पदों से है, जिनके लिए प्रबंधकीय पदानुक्रम में या जिनके लिए दस्तावेज़ संचालन के लिए उपयोगी है।

ये स्तर हैं:

1. उपयोगकर्ताओं के लिए प्रलेखन

2. प्रबंधन के लिए प्रलेखन

3. डाटा प्रोसेसिंग विभाग के लिए प्रलेखन।

1. उपयोगकर्ता के लिए प्रलेखन:

सिस्टम के सुचारू संचालन के लिए, यह आवश्यक है कि उपयोगकर्ता सिस्टम को पूरी तरह से समझें, और इस बात से अवगत हों कि उनसे इस कार्य को सफलतापूर्वक करने की उम्मीद है।

1. प्रलेखन में प्रत्येक इनपुट दस्तावेज़ का एक नमूना शामिल होना चाहिए और इसका उपयोग करने के लिए निर्देश भी होना चाहिए।

2. यह ऑपरेटिंग शेड्यूल भी इंगित करना चाहिए।

3. उपयोगकर्ता के प्रलेखन में फाइल लेआउट और फाइल संबंध विवरण शामिल होने चाहिए।

4. उपयोगकर्ता के लिए प्रलेखन को गैर-तकनीकी शब्दों में उपयोगकर्ताओं के दृष्टिकोण से सिस्टम के सभी पहलुओं की व्याख्या करनी चाहिए।

5. यह भी बताया जाना चाहिए कि सिस्टम पूरी तरह से स्थापित होने के बाद कैसे काम करेगा।

6. इसमें आवश्यक विवरण के साथ प्रत्येक आउटपुट रिपोर्ट का एक नमूना शामिल होना चाहिए।

7. इसमें इनपुट दस्तावेज़ कोडिंग प्रक्रिया, और विभिन्न क्षेत्रों और संबंधित तालिकाओं के लिए कोडिंग संरचना भी होनी चाहिए।

8. प्रणाली की सीमाओं को भी उजागर किया जाना चाहिए।

2. प्रबंधन के लिए प्रलेखन:

इसमें सिस्टम के प्रस्तावों को शामिल किया गया है:

मैं। कार्यात्मक डिजाइन-कार्यात्मक आवश्यकताओं।

ii। संसाधन आवश्यक।

iii। लागत लाभ विश्लेषण।

iv। विकास अनुसूची।

v। अवधारणाओं, वास्तुशिल्प डिजाइन।

3. डाटा प्रोसेसिंग विभाग के लिए दस्तावेज:

इसे निम्नलिखित तीन श्रेणियों में विभाजित किया गया है:

(ए) सिस्टम के डिजाइनरों के लिए प्रलेखन।

(बी) संचालन कर्मियों के लिए प्रलेखन।

(ए) सिस्टम के डिजाइनरों के लिए प्रलेखन:

उसमे समाविष्ट हैं:

(i) मास्टर फ़ाइलों के लेआउट

(ii) मध्यवर्ती फाइलों के लेआउट

(iii) नियंत्रण

(iv) I / O शेड्यूल

(v) आउटपुट रिपोर्ट लेआउट

(vi) सिस्टम फ्लो चार्ट

(vii) कार्यान्वयन योजना

(viii) कार्यक्रम विनिर्देश की प्रति

(ix) लेआउट से इनपुट।

(बी) संचालन कर्मियों के लिए प्रलेखन:

इसके तीन उप-समूह हैं:

1. मशीन संचालन- इसमें शामिल होना चाहिए:

(i) प्रत्येक चरण के लिए विस्तृत निर्देश।

(ii) फाइल रिटेंशन शेड्यूल।

(iii) व्यवधान / बहाली प्रक्रिया।

(iv) प्रत्येक चरण के लिए जेसीएल लिस्टिंग।

(v) सिस्टम का प्रवाह।

2. डेटा की तैयारी:

दस्तावेज़ों को सभी इनपुट दस्तावेज़ों, कार्ड लेआउट, रिकॉर्ड लेआउट, डेटा तैयार करने के लिए विशेष उपकरण, डेटा के लिए अवधारण शेड्यूल के नमूने प्रदान करने चाहिए।

3. मैं / ओ नियंत्रण:

(i) प्रत्येक चरण के लिए गुणवत्ता नियंत्रण जाँच प्रक्रिया।

(ii) विवरण (रिपोर्ट) विवरण

(iii) प्रोसेसिंग शेड्यूल

(iv) दस्तावेज़ रसीद विवरण।

(ग) प्रोग्रामर के लिए प्रलेखन:

प्रत्येक प्रोग्राम के लिए फॉलोवर्स को कवर करने वाला प्रोग्राम फोल्डर होना चाहिए:

(i) स्रोत कार्यक्रम लिस्टिंग

(ii) सिस्टम टेस्ट रन का विकास।

(iii) कार्यक्रम विनिर्देश I / O लेआउट।

(iv) जेसीएल लिस्टिंग।

(v) किसी विशेष तकनीक का उपयोग

(vi) परीक्षा परिणाम

(vii) टेस्ट डेटा लिस्टिंग

(viii) प्रोग्राम लॉजिक फ्लोचार्ट।

(ix) कार्यक्रम के दौरान विशिष्टताओं में परिवर्तन।

अंतिम दस्तावेज या अंतिम रिपोर्ट को पेशेवर रूप से टाइप किया जाना चाहिए और सीमित तकनीकी शब्दों के साथ स्पष्ट चित्र के साथ बाध्य होना चाहिए। यदि संगठन के शीर्ष अधिकारी नई प्रणाली की अवधारणाओं को समझ सकते हैं, तो वे प्रशंसा दिखाने और भविष्य की परियोजनाओं का समर्थन करने की संभावना रखते हैं।