एक अच्छी रिपोर्ट के शीर्ष 11 लक्षण
यह लेख एक अच्छी रिपोर्ट की शीर्ष ग्यारह विशेषताओं पर प्रकाश डालता है। विशेषताएँ हैं: 1. सादगी 2. स्पष्टता 3. संक्षिप्तता 4. सकारात्मकता 5. विवेचना 6. दृष्टिकोण 7. पठनीयता 8. सटीकता 9. तार्किक अनुक्रम 10. उचित रूप 11. प्रस्तुति।
विशेषता # 1. सादगी:
भाषा यथासंभव सरल होगी ताकि एक रिपोर्ट आसानी से समझ में आ सके। जारगों और तकनीकी शब्दों से बचना चाहिए। तकनीकी रिपोर्ट में भी तकनीकी शब्दों का उपयोग प्रतिबंधित होगा यदि उसे आम लोगों के सामने प्रस्तुत किया जाना है।
विशेषता # 2. स्पष्टता:
भाषा स्पष्ट और स्पष्ट होगी, जिसे स्पष्ट रूप से व्यक्त किया जाना चाहिए। उसके लिए रिपोर्ट को सही रूप में और सही चरणों का पालन करना होगा।
विशेषता # 3. ब्रेविटी:
एक रिपोर्ट अनावश्यक रूप से लंबी नहीं होगी ताकि पाठक का धैर्य खो न जाए और विचारों का भ्रम न हो। लेकिन, एक ही समय में, एक रिपोर्ट पूरी होनी चाहिए। एक रिपोर्ट एक निबंध नहीं है।
विशेषता # 4. सकारात्मकता:
जहां तक संभव हो नकारात्मक के बजाय सकारात्मक बयान दिए जाने चाहिए। उदाहरण के लिए, यह कहना बेहतर है कि क्या किया जाना चाहिए और क्या नहीं किया जाना चाहिए।
विशेषता # 5. विराम चिह्न:
अभियोगों को सावधानीपूर्वक और सही ढंग से उपयोग किया जाना चाहिए अन्यथा वाक्यों का अर्थ गलत समझा जा सकता है या गलत रूप से प्रस्तुत किया जा सकता है।
विशेषता # 6. दृष्टिकोण:
दृष्टिकोण दो प्रकार के होते हैं: (ए) व्यक्ति- जब कोई रिपोर्ट व्यक्तिगत जांच या टिप्पणियों के आधार पर लिखी जाती है, तो दृष्टिकोण व्यक्तिगत होगा और वाक्य पहले व्यक्ति और सीधे भाषण में होंगे, (बी) इंपर्सनल- जब रिपोर्ट को सूचना के स्रोत के रूप में तैयार किया जाता है और जब यह केवल तथ्यात्मक होता है (उदाहरण के लिए एक बैठक पर एक रिपोर्ट), तो दृष्टिकोण अवैयक्तिक होगा और वाक्य तीसरे व्यक्ति और अप्रत्यक्ष भाषण में होंगे।
विशेषता # 7. पठनीयता:
एक रिपोर्ट का मुख्य उद्देश्य पठनीयता है। प्रस्तुति की शैली और उच्चारण (शब्दों का उपयोग) ऐसा होगा कि पाठकों को यह आकर्षक लगे और वह रिपोर्ट को शुरू से अंत तक पढ़ने के लिए मजबूर हो। ' तब केवल एक रिपोर्ट अपने उद्देश्य को पूरा करती है। पाठकों के विभिन्न वर्गों के लिए एक ही विषय वस्तु पर एक रिपोर्ट अलग-अलग लिखी जा सकती है।
विशेषता # 8. सटीकता:
जब तथ्य इसमें बताए जाएंगे तो एक रिपोर्ट सटीक होगी। यह लेखक की व्यक्तिगत भावनाओं के साथ पक्षपाती नहीं होगा।
विशेषता # 9. तार्किक अनुक्रम:
एक रिपोर्ट में बिंदुओं को एक तार्किक अनुक्रम के साथ व्यवस्थित किया जाएगा, कदम से कदम और एक अजीब तरीके से नहीं। एक रिपोर्ट तैयार करने से पहले एक योजना बनाना आवश्यक है।
विशेषता # 10. उचित रूप:
एक रिपोर्ट उचित रूप में होनी चाहिए। कभी-कभी पालन करने के लिए वैधानिक रूप होते हैं।
विशेषता # 11. प्रस्तुति:
एक रिपोर्ट में एक आकर्षक प्रस्तुति की आवश्यकता होती है। यह टाइपिंग या प्रिंटिंग की गुणवत्ता के साथ-साथ उपयोग किए गए कागज की गुणवत्ता पर निर्भर करता है। बड़ी कंपनियां बहुत आकर्षक और रंगीन वार्षिक रिपोर्ट बनाती हैं।
