अच्छा कार्यालय प्रबंधन: सिद्धांत और फ़ाइल प्रबंधन युक्तियाँ

अच्छा कार्यालय प्रबंधन उन लोगों पर निर्भर करता है जो यह जानते हैं कि कौन जिम्मेदार है - यह ऐसे लोग हैं जो जवाबदेह हैं जो काम करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपके छोटे व्यवसाय के लिए खरीदारी की जाती है, तो जब भी ऐसा होगा, तब क्या होगा? जब आप एक चाहते थे तो क्या आप एक पेपर क्लिप ढूंढ पाएंगे?

या जरूरत पड़ने पर एक रिपोर्ट प्रिंट करें? सभी उपकरणों और आपूर्ति के आदेश का एक व्यक्ति मीटर चार्ज करने से समस्या हल हो जाती है और चीजें सुचारू रूप से चलती रहती हैं। यह (कंप्यूटर) सिस्टम प्रशासन के साथ भी ऐसा ही है। आपको अपने कंप्यूटर सिस्टम की सुरक्षा और खाते, पासवर्ड और सॉफ़्टवेयर जैसी चीज़ों पर नज़र रखने के लिए एक व्यक्ति को ज़िम्मेदार होना चाहिए। अन्यथा, अराजकता का प्रसार होगा।

रिकॉर्ड रखने में अच्छे कार्यालय प्रबंधन का सबसे आसान हिस्सा लगता है - जब तक आप उन रिकॉर्डों को सुलभ और अद्यतन दोनों रखने की आवश्यकता पर विचार नहीं करते। जब आपको एक नया ग्राहक या ग्राहक मिलता है, उदाहरण के लिए, उसे केवल आपके संपर्क डेटाबेस में प्रवेश करने में कुछ समय लगता है। फिर आपको फोन पर उससे बात करने के बाद रिकॉर्ड को अपडेट करने में केवल एक या दो पल का समय लगेगा।

क्या आपका कार्यालय अंतरिक्ष प्रबंधन या अंतरिक्ष कुप्रबंधन का उदाहरण है? जब आप कार्यालय से गुज़रते हैं, तो क्या आपको बाधाओं के चारों ओर चक्कर लगाना पड़ता है या किसी चीज़ पर ट्रिपिंग का जोखिम होता है? जब आप डेस्क पर बैठते हैं, तो क्या आप वास्तव में वहां आराम से काम कर सकते हैं? क्या चीजों को तार्किक रूप से व्यवस्थित किया जाता है ताकि आप डेस्क पर जिन चीजों का सबसे अधिक उपयोग करेंगे वे हाथ के सबसे करीब हैं? आजकल बहुत सी चीजें कार्यालयों में कैद हैं, प्रिंटर स्टैंड से लेकर फाइलिंग कैबिनेट तक। अच्छे कार्यालय प्रबंधन के लिए, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि कार्यालय की सभी चीजें अधिकतम दक्षता - और अधिकतम सुरक्षा के लिए व्यवस्थित हैं।

अच्छे कार्यालय प्रबंधन के 7 सिद्धांत:

अव्यवस्था और भ्रम परेशान कर रहे हैं, लेकिन वे भी व्यापार के लिए सीधे सादे हैं। इसे एक सूत्र के रूप में सोचें, यदि आपको पसंद है: अराजकता बढ़ने के बराबर मुनाफा घटता है। क्या करें?

इन बुनियादी कार्यालय प्रबंधन सिद्धांतों को लागू करके अराजकता को नियंत्रित करें:

1. कार्यालय प्रबंधन दिनचर्या स्थापित करें और उनसे चिपके रहें:

यदि आप व्यवस्थित रहना चाहते हैं और चीजों को सुचारू रूप से चालू रखना चाहते हैं, तो नियमित कार्यों के लिए नियमित प्रक्रियाओं की आवश्यकता होती है। कागजी कार्रवाई और कार्यालय प्रणालियों को संभालने के लिए दिनचर्या निर्धारित करें। उदाहरण के लिए, आपके कार्यालय में आने वाले कागज के हर टुकड़े को एक बार संभाला जाना चाहिए, उस पर कार्रवाई की जानी चाहिए, और दायर की जानी चाहिए - न कि लापरवाही से एक डेस्क पर ढेर।

कार्यालय प्रणाली, जैसे कि कंप्यूटर, को प्रशासन और मोड दोनों प्रक्रियाओं की आवश्यकता होगी। जब सिस्टम क्रैश हो जाता है या कंप्यूटर से संबंधित उपकरण विफल हो जाता है, तो आपके कार्यालय में सभी को यह जानना होगा कि किसे कॉल करना है और क्या नहीं (जैसे कि समस्या को स्वयं ठीक करने का प्रयास करें)। ये डेटा प्रबंधन लेख कंप्यूटर बैकअप प्रक्रियाओं के माध्यम से कार्यालय फाइलिंग सिस्टम से सब कुछ के लिए उपयोगी सुझाव प्रदान करते हैं।

2. स्पष्ट रूप से विलंबित जिम्मेदारियों को सेट करें:

या जरूरत पड़ने पर एक रिपोर्ट प्रिंट करें? सभी उपकरणों और आपूर्ति के आदेश के लिए एक व्यक्ति को रखना समस्या को हल करता है और चीजों को सुचारू रूप से चलाता है। यह (कंप्यूटर) सिस्टम प्रशासन के साथ भी ऐसा ही है। आपको अपने कंप्यूटर सिस्टम की सुरक्षा और खाते, पासवर्ड और सॉफ़्टवेयर जैसी चीज़ों पर नज़र रखने के लिए एक व्यक्ति को ज़िम्मेदार होना चाहिए। अन्यथा, अराजकता का प्रसार होगा।

3. रिकॉर्ड रखें - और अपने व्यापार रिकॉर्ड अद्यतन रखें:

4. अपने कार्यालय से टहलें और एक बैठें :

5. स्कुट कार्य अनुसूची:

दुर्भाग्य से, एक कार्यालय, एक रसोई घर की तरह, एक निश्चित राशि के बिना अच्छी तरह से काम नहीं करेगा। यदि आप एक छोटे से व्यवसाय के मालिक हैं, जो किसी और के लिए काम के रूप में जो कुछ भी आप देखते हैं उसे असाइन करने में सक्षम नहीं होने की स्थिति में हैं, तो इसके लिए हर सप्ताह समय निर्धारित करके नियमित रूप से इसे प्राप्त करने के लिए खुद को मजबूर करें। उदाहरण के लिए, एक सुबह या दोपहर लें, और इसे ठंडी कॉल करने या अकाउंटिंग पर पकड़ने (या रिकॉर्ड्स को अपडेट करने) में खर्च करें।

6. प्रतिनिधि और आउटसोर्स:

एक आदर्श दुनिया में, हर कोई केवल वही कर रहा होगा जो उसके पास करने के लिए और अच्छा करने के लिए समय था। जैसा कि दुनिया सही नहीं है, इसके बजाय बहुत सारे लोग ऐसे काम कर रहे हैं जो उनके पास अच्छा करने के लिए समय या प्रतिभा नहीं है। प्रतिनिधिमंडल और आउटसोर्सिंग न केवल आपके छोटे व्यवसाय के कार्यालय प्रबंधन में सुधार कर सकते हैं, बल्कि आपको अपनी प्रतिभाओं पर भी ध्यान केंद्रित करने के लिए स्वतंत्र करते हैं, जिससे आपकी निचली रेखा में सुधार होता है। वर्चुअल असिस्टेंट आपके कार्यालय या प्रशासनिक कार्यों में से कई को संभाल सकते हैं।

7. व्यवसाय योजना को प्राथमिकता दें:

कई छोटे व्यवसाय के मालिक अपने दिन अभिनय और प्रतिक्रिया में बिताते हैं - और फिर आश्चर्य करते हैं कि वे अपने पहियों को कताई क्यों करते हैं। व्यवसाय नियोजन अच्छे कार्यालय प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण घटक है और इसे आपके नियमित कार्यालय प्रबंधन दिनचर्या का हिस्सा होना चाहिए। सफल छोटे व्यवसाय के मालिक हर हफ्ते व्यवसाय की योजना पर समय बिताते हैं, और कई लोग लक्ष्य सेटिंग और विकास के लिए एक उपकरण के रूप में दैनिक व्यवसाय नियोजन सत्र का उपयोग करते हैं। यदि आपके पास कर्मचारी हैं, तो उन्हें व्यवसाय नियोजन में शामिल करें, या तो औपचारिक रूप से या अनौपचारिक रूप से।

फास्ट ऑफिस फाइलिंग के लिए टिप्स:

एक छोटे व्यवसाय के स्वामी के रूप में, आपको अपने डेस्क पर तेजी से और आसानी से काम करने में सक्षम होना चाहिए। हालांकि फाइलिंग सिस्टम स्थापित करना कठिन लगता है, यह एक अपेक्षाकृत आसान काम है जिसे कुछ फाइलिंग टिप्स और ट्रिक्स द्वारा आसान बनाया जा सकता है।

(1) अपने प्राथमिक कार्यस्थल पर बैठने और उपकरण, आपूर्ति और फाइलों तक पहुंचने के लिए कुछ मिनट का समय लें। व्यक्तिगत रूप से आपके लिए उन वस्तुओं को दाखिल करने के लिए विचार स्थान स्थापित करने में मदद मिलेगी।

(२) अब जब आप जानते हैं कि आप स्वाभाविक रूप से जानकारी की तलाश करेंगे, तो आपको यह निर्धारित करना होगा कि क्या आपके लिए एक वर्णमाला, संख्यात्मक या विषय फाइलिंग प्रणाली सबसे अच्छा काम करेगी। क्या आप ग्राहक के नाम के अनुसार चीजों की खोज करते हैं? श्रेणी (यानी खर्च, वित्तीय, विपणन)? संदर्भ संख्या द्वारा? यह एक महत्वपूर्ण कदम है, क्योंकि यह निर्धारित करेगा कि आप अपने फाइलिंग सिस्टम को कैसे पूरा करेंगे। अपने फाइलिंग सिस्टम के लिए कुछ भी खरीदने से पहले ऐसा करें।

(३) अगला, मोटे तौर पर आपकी भंडारण आवश्यकताओं को निर्धारित करता है। क्या आपके पास बड़ी संख्या में फाइलें हैं जो आप दैनिक आधार पर एक्सेस करते हैं? क्या आप केवल अपनी फ़ाइलों को साप्ताहिक रूप से एक्सेस करते हैं? यदि आप एक डेस्कटॉप फ़ाइल धारक, अपने डेस्क के करीब दो दराज फाइलिंग कैबिनेट या कमरे में चार दराज पार्श्व फाइलिंग कैबिनेट की जरूरत है, तो जवाब निर्धारित करेंगे। आज बहुत सारे विकल्प मौजूद हैं, जिन्हें आपको सावधानी से चुनना चाहिए। फाइलिंग कैबिनेट्स को देखते हुए वृद्धि की अनुमति दें - आपके द्वारा अब आपके पास मौजूद फ़ाइलों के दोगुने को समायोजित करने के लिए कुछ खरीदें। यह आपके फाइलिंग सिस्टम को सहारा देने और पुनर्गठित करने के लिए कई बार सीमित होगा।

(4) स्पष्टता और आसान पहुँच के लिए एक अच्छे लेबलिंग सिस्टम में निवेश करें। फ़ाइल लेबल पढ़ने में सक्षम होना स्पष्ट लगता है, लेकिन लेबलिंग में स्पष्टता आपको कल्पना करने की तुलना में अधिक फाइलिंग समय बचाएगी। लेबल बनाने वाली अधिकांश कंपनियां टेम्प्लेट प्रदान करती हैं जो सबसे लोकप्रिय वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर के साथ एकीकृत होती हैं। आप उन छोटे लेबल मेकिंग सिस्टमों में से एक पर विचार करना चाह सकते हैं जो अब अलग-अलग मेलिंग लेबलों का प्रिंट आउट ले सकते हैं। डबल ड्यूटी करने वाले आइटम आमतौर पर एक बुद्धिमान निवेश होते हैं।

(५) अब आप फाइल फोल्डर खरीदने के लिए तैयार हैं।

इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल प्रबंधन युक्तियाँ:

सोचा था कि फ़ाइल प्रबंधन सिर्फ कागज की फाइलों के लिए था? फिर से विचार करना। यह आपके कंप्यूटर पर फ़ाइलों को व्यवस्थित और अद्यतित रखने के लिए उतना ही महत्वपूर्ण है। कागज की फाइलों के साथ की तरह, कंप्यूटर फ़ाइल प्रबंधन का लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि आप वह खोज सकते हैं जो आप खोज रहे हैं, भले ही आप इसके निर्माण के वर्षों बाद देख रहे हों।

ये फ़ाइल प्रबंधन युक्तियाँ आपकी फ़ाइलों को सुलभ रखने में आपकी सहायता करेंगी:

1. फ़ाइल प्रकारों द्वारा व्यवस्थित करें:

एप्लिकेशन को अपनी ड्राइव पर प्रोग्राम फाइल्स नामक एक फोल्डर बनाकर और अपने सभी एप्लिकेशनों को वहां रखना आसान बनाएं। उदाहरण के लिए, वर्ड, पावरपॉइंट, बस अकाउंटिंग और विनज़िप के लिए निष्पादन योग्य सभी प्रोग्राम फ़ाइल फ़ोल्डर में रहेंगे।

2. सभी के लिए एक जगह:

सभी दस्तावेज़ मेरे दस्तावेज़ फ़ोल्डर में रखें और कहीं नहीं। तो क्या यह एक स्प्रेडशीट, एक पत्र या एक PowerPoint प्रस्तुति है, यह यहाँ जाता है। इससे चीजों को खोजने और बैकअप चलाने में आसानी होगी।

3. मेरे दस्तावेज़ में फ़ोल्डर बनाएँ:

ये आपके कंप्यूटर के फाइलिंग कैबिनेट के दराज हैं, इसलिए बोलने के लिए। अपने फ़ोल्डरों के नाम के लिए सादी भाषा का प्रयोग करें; आप भविष्य में फ़ोल्डरों की इस सूची को देखना नहीं चाहते हैं और सोच रहे हैं कि "टीएफके" या आपके द्वारा आविष्कार किए गए अन्य दिलचस्प संक्षिप्त नाम क्या हैं।

तह के भीतर नेस्ट तह:

इन मुख्य फ़ोल्डरों के भीतर अन्य फ़ोल्डर्स बनाएं जैसे कि आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, "इनवॉइस" नामक एक फ़ोल्डर में "2004", "2005" और "2006" नामक फ़ोल्डर हो सकते हैं। क्लाइंट के लिए नामित फ़ोल्डर में फ़ोल्डर "ग्राहक डेटा" और "पत्राचार" शामिल हो सकते हैं। लक्ष्य प्रत्येक फ़ाइल को एक फ़ोल्डर में सूचीबद्ध करने के बजाय अनाथ फाइलों का एक गुच्छा रखने के लिए है।

5. फ़ाइल नामकरण परंपराओं का पालन करें :

फ़ाइल नामों में रिक्त स्थान का उपयोग न करें, फ़ाइल नाम 27 वर्णों के अंतर्गत रखें, और सभी निचले मामलों का उपयोग करें। तो एक क्लाइंट के लिए नामित फ़ाइल जैक डॉसन के बजाय जैकडसन होनी चाहिए। यदि आप इनमें से किसी भी नियम को तोड़ते हैं, तो इसके बारे में लगातार रहें।

6. विशिष्ट बनें:

यदि संभव हो तो फ़ाइलों को तार्किक, विशिष्ट नाम दें और तिथियों को फ़ाइल नामों में शामिल करें। फ़ाइलों का नामकरण करते समय लक्ष्य यह बताने में सक्षम होता है कि फ़ाइल को खोलने और देखने के बिना फ़ाइल के बारे में क्या है।

7. आपके जाते ही फाइल:

दस्तावेज़ दर्ज करने का सबसे अच्छा समय वह है जब आप इसे पहली बार बनाते हैं। इसलिए अपने दस्तावेज़ को फाइल करने के लिए "इस रूप में सहेजें" संवाद बॉक्स का उपयोग करने की आदत डालें और इसे पहले स्थान पर सही स्थान पर रखकर नाम दें।

8. अपनी सुविधा के लिए अपनी फाइलें ऑर्डर करें:

यदि ऐसे फ़ोल्डर या फाइलें हैं जिनका आप बहुत अधिक उपयोग करते हैं, तो उन्हें फ़ाइल नाम की शुरुआत में या एए के साथ नाम बदलकर फ़ाइल सूची के शीर्ष पर मजबूर करें।

9. अपनी फ़ाइलों को नियमित रूप से खींचें:

कभी-कभी क्या पुराना है जैसा कि ऊपर "चालान" नाम के फ़ोल्डर के उदाहरण में है। यदि ऐसा नहीं है, तो पुरानी फ़ाइलों को हटाकर अपने फ़ोल्डरों को अप्रयुक्त रखें। व्यवसाय से संबंधित फ़ाइलों को तब तक न हटाएं जब तक कि आप पूरी तरह से निश्चित न हों कि आपको फिर से फ़ाइल की आवश्यकता नहीं होगी। इसके बजाय, मेरे दस्तावेज़ों में आपके मुख्य फ़ोल्डर में, "पुराना" या "निष्क्रिय" नामक एक फ़ोल्डर बनाएं और जब आप उन पर आते हैं तो पुरानी फ़ाइलों को उसमें स्थानांतरित करें।

10. अपनी फ़ाइलें नियमित रूप से बैकअप लें:

आप अपनी फ़ाइलों को किसी अन्य ड्राइव या टेप पर कॉपी कर रहे हैं या नहीं, एक नियमित बैक अप रिमिन को सेट करना और उसका पालन करना महत्वपूर्ण है।