कार्यालय मशीनीकरण: उद्देश्य और सिद्धांत

आइए, कार्यालय मशीनीकरण के उद्देश्यों और सिद्धांतों का गहन अध्ययन करें।

कार्यालय में मशीनीकरण के उद्देश्य:

कार्यालय में मशीनीकरण के निम्नलिखित उद्देश्य हैं:

1. डेटा की व्याख्या:

कंप्यूटर जैसी मशीनें तथ्यों की व्याख्या करती हैं और निर्णय लेने और नियंत्रण के लिए तथ्यों और आंकड़ों को याद रखती हैं।

2. श्रम की बचत:

मशीनीकरण का उद्देश्य श्रम को दो तरीकों से बचाना है - या तो यह कुल वेतन बिल को कम कर सकता है या कर्मचारियों का एक ही सदस्य काम का एक बड़ा हिस्सा ले सकता है।

3. कम धोखाधड़ी:

मशीनें कार्यालय के काम में धोखाधड़ी को कम करती हैं।

4. समय की बचत:

समय की बचत मशीनीकरण का एक और उद्देश्य है। जिस काम में घंटों लगेंगे वह मशीन से थोड़े समय में किया जा सकता है।

5. सटीकता:

मशीन द्वारा किया गया कार्य कहीं अधिक सटीक है और इसलिए, सटीकता बढ़ाने के लिए एक प्रमुख उद्देश्य हो सकता है।

6. मानकीकरण:

एक मानक काम केवल तभी प्राप्त किया जा सकता है जब मशीनों को सबसे अच्छी दक्षता पर संचालित किया जाता है।

7. बोरियत और एकरसता का उन्मूलन:

दोहरावदार प्रक्रियाएं नीरस हैं और कार्यालय मशीन का उद्देश्य इन दोहराव प्रक्रियाओं की एकरसता को खत्म करना है।

कार्यालय में मशीनीकरण और उपकरण चयन के सिद्धांत:

आइए हम मान लें कि एक कार्यालय, जो पूरी तरह से भाप में चल रहा है, ने गुणवत्ता को ध्यान में रखते हुए न केवल काम के उत्पादन को बढ़ाने के लिए कुछ कार्यालय मशीनों को खरीदने का फैसला किया है, बल्कि यह निश्चित समय पर उत्पादकता अर्थव्यवस्था को बचाने और बनाए रखने की भी इच्छा रखता है। ।

फिर क्या कुछ कारक हो सकते हैं जिन्हें कार्यालय मशीनों को चुनने और खरीदने के लिए ध्यान में रखा जाना चाहिए? कार्यालय मशीन खरीदने के विचार और सिद्धांत संगठन से संगठन तक भिन्न होते हैं, हालांकि, कुछ सामान्य सिद्धांत हैं जो आमतौर पर प्रत्येक संगठन द्वारा अनुसरण किए जाते हैं:

1. अंतरिक्ष का सिद्धांत:

यह आवश्यक और आवश्यक है कि मशीन को कम से कम फर्श, दरवाजे या शेल्फ स्थान पर कब्जा करना चाहिए। बड़ी और भारी मशीन अधिक स्थान घेरती है और यह अंतरिक्ष की लागत को बढ़ा देती है, इस प्रकार यह संगठन की समग्र लागत पर एक अप्रत्यक्ष व्यय बन जाता है।

2. मानकीकरण:

कार्यालय उपकरण और इसकी खरीद के संदर्भ में मानकीकरण से तात्पर्य उन्हीं मशीनों को खरीदने से है, जो उस मशीन के विनिर्देशन को पूरा करती हैं, जो किसी कार्यालय के काम को करने के लिए आवश्यक है। उदाहरण के लिए, यदि कार्यालय की नौकरी में कमी या इज़ाफ़ा आकार में फोटो-कॉपियाँ निकालना है, तो जो कॉपियर खरीदा जाना चाहिए, उसमें ज़ूम लेंस की सुविधा होनी चाहिए क्योंकि इससे प्रतियाँ घटाने और बढ़ाने में मदद मिलती है।

3. पर्याप्त खरीद:

यदि प्रत्येक विभाग द्वारा एक विशेष प्रकार की मशीन की आवश्यकता है, तो उसी संख्या में मशीनों को खरीदा जाना चाहिए।

4. उपयोग:

खरीदी गई मशीन का उपयोग 100% होना चाहिए अर्थात इसका पूर्ण या सबसे बड़ा उपयोग किया जाना चाहिए। वास्तव में, खरीद के समय, लागत के संबंध में उपयोग की मात्रा निर्धारित की जानी चाहिए। एक मशीन जिसका उपयोग शायद ही कभी किया जाता है उसे एक बार बहुत सारा पैसा खर्च करके नहीं खरीदा जाना चाहिए।

5. स्थायित्व:

जो कुछ भी खरीदा जाता है वह टिकाऊ होना चाहिए। इसका न केवल लंबा जीवन हो सकता है बल्कि इसे बार-बार टूटने आदि से मुक्त होना चाहिए।

6. लागत के सिद्धांत:

एक कार्यालय उपकरण और इसे खरीदने के लिए उस पर खर्च किए गए धन को खरीदते समय एक संतुलन बनाए रखा जाना चाहिए। हर मशीन की तीन अलग-अलग लागत होती है। वे खरीद लागत, परिचालन लागत और निष्क्रिय समय लागत हैं।

यदि किसी मशीन की पूंजीगत लागत अधिक है, लेकिन उसकी परिचालन लागत कम है; यह एक ऐसी मशीन को पसंद किया जा सकता है जिसकी खरीद लागत बहुत कम है, या वास्तव में कम है, और परिचालन लागत अधिक है। हालांकि, एक को हमेशा ध्यान रखना चाहिए कि गुणवत्ता की कीमत के लिए बलिदान नहीं किया जाना चाहिए।

7. अनुकूलनशीलता:

खरीदी गई मशीन ऐसी होनी चाहिए जो इसका उपयोग करने वाला हर व्यक्ति न केवल मशीन के लिए खुद को ढाल ले, बल्कि मशीन को दूसरों को अपनी ओर आकर्षित करने के लिए आकर्षित करना चाहिए। दूसरे शब्दों में, मशीन का संचालन सरल और दूसरों के लिए इसे समझने में सरल होना चाहिए, और इसका उपयोग करना चाहिए, बजाय इसके कि इसे स्वयं को अनुकूलित करने के लिए व्यवस्थित और बोझिल किया जाए।

8. गुणवत्ता के सिद्धांत:

खरीदी गई मशीनें अच्छी गुणवत्ता की होनी चाहिए ताकि उनके द्वारा किए जाने वाले कार्य की गुणवत्ता वांछित स्तर की हो।

9. लाभ:

मशीन खरीदने से पहले लाभों की अवधारणा और सिद्धांतों को ध्यान में रखना चाहिए। चूंकि मशीन खरीदने में लागत शामिल होती है, इसलिए लाभ बहुविध होना चाहिए।

10. उपयुक्तता:

कार्यालय मशीन उस प्रक्रिया के लिए उपयुक्त होनी चाहिए जिसके लिए इसे खरीदा जाना है। इसे केवल स्टेटस सिंबल के रूप में नहीं खरीदा जाना चाहिए।