कार्यालय मानकीकरण: वस्तुएँ, क्षेत्र और लाभ

कार्यालय मानकीकरण की वस्तुओं, क्षेत्रों, फायदे, प्रभाव और चरणों के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।

कार्यालय में मानकीकरण की वस्तुएँ:

कार्यालय में मानकीकरण की कई वस्तुएं हो सकती हैं - जिसका अंतिम बिंदु दक्षता और अर्थव्यवस्था हो सकता है।

कार्यालय में मानकीकरण की प्रमुख वस्तुओं को संक्षेप में प्रस्तुत किया जा सकता है:

1. उपकरण और मशीनों का रखरखाव:

मानकीकरण महंगे उपकरण और मशीनों का आर्थिक उपयोग सुनिश्चित करता है। नतीजतन, रखरखाव की लागत कम होगी क्योंकि एक ही तरह की मशीनों, पुर्जों और सेवाओं के अनुबंध को बनाए रखना सस्ता हो सकता है।

2. प्रशिक्षण की कम लागत:

प्रशिक्षण की समग्र लागत सामग्री, उपकरण, आपूर्ति और मशीनों के मानकीकृत होने के बाद से कम होने के लिए बाध्य है। यह पीक लोड आवश्यकता को पूरा करने के लिए कर्मचारियों की विनिमेयता भी सुनिश्चित करता है।

3. खरीद में अर्थव्यवस्था:

मानकीकरण का एक अन्य उद्देश्य आपूर्तिकर्ता, फर्नीचर, उपकरण और मशीनों की खरीद में एक अर्थव्यवस्था होना है। बड़ी मात्रा में खरीदने के परिणामस्वरूप कम खरीद मूल्य हो सकता है।

4. प्रदर्शन मानकों का निर्धारण:

प्रदर्शन मानक को ठीक करने के लिए मानकीकरण आवश्यक है।

कार्यालय में मानकीकरण के क्षेत्र:

निम्नलिखित वे क्षेत्र हैं जिनमें कार्यालय विधियों का मानकीकरण विशेष रूप से उपयोगी हो सकता है:

(ए) मानव गतिविधियों

(b) संचार

(d) उपकरण और मशीनें

()) फर्नीचर

(च) आपूर्ति

(छ) अंतरिक्ष आवंटन

(ज) कार्य पर्यावरण

हम निम्नलिखित के बारे में संक्षेप में चर्चा करेंगे:

(ए) मानव क्रियाएँ:

कार्यालय में मानवीय गतिविधियों को मानकीकृत किया जा सकता है। एक उदाहरण का सबसे अच्छा तरीका निर्धारित किया जा सकता है। इस विधि का पालन अन्य कार्यालय कर्मचारियों के साथ किया जा सकता है, निश्चित रूप से, एक व्यक्तिगत नौकरी या एक व्यक्तिगत कर्मचारी के अनुरूप आवश्यक परिवर्तन।

(बी) संचार :

लागत कम करने के लिए संचार और विधि के मानक को मानकीकृत किया जा सकता है। यह उन संगठनों के मामले में बहुत महत्वपूर्ण है जहां कार्यालय अलग-अलग स्थित हैं।

(ग) प्रपत्र और रिकॉर्ड:

रूपों के मानकीकरण के परिणामस्वरूप कम रूप होंगे और कम लम्बे रूप भी होंगे। फिर समयावधि का मानकीकरण हो सकता है जिसके दौरान रिकॉर्ड रखना चाहिए और फिर नष्ट हो जाना चाहिए।

(डी) उपकरण और मशीनें:

मानकीकरण का अर्थ है समान उपकरणों और मशीनों का उपयोग करना।

(() फर्नीचर:

अर्थव्यवस्था और विनिमेयता सुनिश्चित करने के लिए कार्य तालिका, कुर्सियों आदि का मानकीकरण किया जाता है।

(च) आपूर्ति:

इसका तात्पर्य है कि विभिन्न आपूर्ति जैसे कागज, कार्बन, स्याही, स्टेपल, रबर आदि का मानकीकरण है।

(छ) अंतरिक्ष आवंटन:

अंतरिक्ष आवंटन भी मानकीकृत है। यह नौकरी के प्रकार के साथ-साथ नौकरी के स्तर पर आधारित होना है।

(ज) कार्य पर्यावरण :

काम के माहौल को मानकीकृत किया जाना चाहिए- बेहतर प्रदर्शन के लिए विभिन्न नौकरियों, अनुमत शोर स्तर, आर्द्रता आदि के लिए आवश्यक प्रकाश की मात्रा।

मानकीकरण के लाभ:

1. अर्थव्यवस्था:

मानकीकरण का अर्थ है लगभग सभी गतिविधियों में अधिक अर्थव्यवस्था। मानकीकृत आपूर्ति, उपकरण और मशीनों को बड़ी मात्रा में और कम कीमतों पर लाया जा सकता है। इसके अलावा, उपकरण और मशीनों के विनिमेयता के परिणामस्वरूप अधिक आर्थिक उपयोग और कम पूंजी और मरम्मत लागत होती है।

2. कार्य के लिए अधिक उपयुक्तता:

मानकीकरण का अर्थ किसी दिए गए कार्य के लिए सही प्रकार की आपूर्ति, उपकरण, मशीनों, रूपों, संचार, फर्नीचर और काम के माहौल से है।

3. प्रशासन में आसानी:

मानकीकरण नियमित कार्यों का ध्यान रखता है, जबकि प्रबंधन अधिक महत्वपूर्ण कार्यों से निपटता है।

4. तरीकों की उपयुक्तता:

कंप्यूटर और मिनी-कंप्यूटर का अधिक उपयोग मानकीकरण को अनिवार्य बनाता है। इस प्रकार आधुनिक कार्यालय में मानकीकरण एक आवश्यकता है।

5. बेहतर नियंत्रण:

मानकीकरण के बिना प्रदर्शन मानक तय नहीं किए जा सकते। वे अंतर-संबंधित हैं। कार्यालय गतिविधि को नियंत्रित करने के लिए प्रदर्शन मानकों को तय किया जाना चाहिए।

6. बजट तैयार करने में मदद करना:

जहां कार्य के मानक तरीके विकसित किए गए हैं, कार्यालय लागत को अधिक सटीकता के साथ निर्धारित किया जा सकता है। इस प्रकार विभिन्न गतिविधियों की लागत ज्ञात होने के बाद कार्यालय बजट आसानी और अधिक सटीकता के साथ तैयार किया जा सकता है। इस प्रकार ये लाभ प्रबंधन को मानकीकरण के लिए चुनते हैं।

कर्मचारियों पर मानकीकरण का प्रभाव:

हालांकि मानकीकरण सभी आधुनिक कार्यालय की एक आवश्यक विशेषता बन गया है, फिर भी कर्मचारियों पर इसके प्रभाव को नजरअंदाज नहीं किया जा सकता है। कर्मचारियों को ज्यादातर एक मशीन की तरह माना जाता है, और यह टेलर का वैज्ञानिक प्रबंधन था जिसमें कार्य उपकरण और काम के तरीके मानकीकृत थे।

इसका मतलब है कि उसका काम अधिक सुस्त है और इस तरह यह अधिक थकान और ऊब पैदा करता है। इसलिए प्रबंधन को इस पहलू का ध्यान रखना आवश्यक है जबकि मानकीकरण को व्यवहार में लाया जाता है।

कार्यालय में मानकीकरण के चरण:

प्रत्येक प्रगतिशील संगठन के पास एक प्रणाली विभाग होना चाहिए जो मानकीकरण के लिए जिम्मेदार है। व्यवहार में, हालांकि, कार्यालय संचालन और इसके तरीके इतने विविध हैं कि संगठन में एक मानक समिति होना उपयोगी होगा, जो एक स्थायी समिति है।

जो भी व्यवस्था हो, एक विधि के मानकीकरण के बारे में बताने के लिए निम्नलिखित चरणों का सुझाव दिया गया है:

(a) ऑपरेशन का उद्देश्य निर्धारित करना

(b) मिलने वाली जरूरतों को निर्धारित करना

(d) लागत कारक के समान उद्देश्य से सेवा करने वाले वैकल्पिक तरीकों की तुलना करें

(e) विभिन्न विकल्पों के आधार पर सबसे अच्छी विधि का चयन किया जाना चाहिए

(च) सोच को ठोस रूप देने के लिए, लिखित विनिर्देशों को मानकीकृत और तैयार करना आवश्यक होगा।

सरलीकरण:

सरलीकरण से तात्पर्य किसी वस्तु को सरल या सरल बनाने की प्रक्रिया से है।

उदाहरण के लिए, बस इस अंकगणित को हल करें:

हम उस समाधान पर पहुंचे हैं जो 23/73 है। अब इस समस्या को देखते हुए, जो हम देखते हैं, वहाँ बहुत सारे ब्रैकेट हैं, यानी रुकावट और, हमने समाधान के साथ बाहर आने से पहले एक-एक करके ब्रैकेट्स या रुकावटों को दूर करके एक समाधान खोजा है।

उसी तरह, एक संगठन में, कई ब्रैकेट या समस्याएं शामिल हो सकती हैं और किसी को इसके लिए एक समाधान खोजना होगा। एक समाधान में आने से पहले प्रत्येक अंतर-मध्यस्थ कदम में समस्याओं को हल करना होगा।

एक कार्यालय या एक संगठन में, मुख्य प्रबंधक, या कार्यालय प्रबंधक के लिए सब कुछ संभालना संभव नहीं है।

वह सिर्फ एकल-हाथ से सब कुछ प्रबंधित नहीं कर सकता। उसे अपने बोझ और अपने काम को कम करने के लिए हर कदम पर एक समाधान खोजना होगा, ताकि वह हर कदम पर एक अनुकूल कार्रवाई करने के लिए महत्वपूर्ण, महत्वपूर्ण और प्रमुख मुद्दों पर ध्यान केंद्रित करे और लोगों के लिए मध्यस्थ समस्याओं को छोड़ दे। हर स्तर पर, समस्याओं को हल करने के लिए उसके तहत।

बेशक, रिपोर्टिंग को हमेशा उच्च अधिकारियों को प्रस्तुत किया जाना चाहिए। यह एक उदाहरण और सरलीकरण की प्रक्रिया है। सरलीकरण सक्षम अधिकारी के बोझ को कम करता है और उसे प्रदान किए गए समाधानों के आधार पर एक अच्छा निर्णय लेने के लिए अपने काम को तेज करने के लिए अपने काम को आसान बनाता है।

यह एक स्थिति से निपटने और वरिष्ठों के लिए सबसे अच्छा समाधान प्रदान करने के लिए प्रत्येक स्तर पर मध्यस्थ अधिकारियों द्वारा ली जाने वाली जिम्मेदारियों को भी प्रदान करता है।