कार्यालय के कार्य: कार्यालय के कार्य के 4 मुख्य प्रकार

यह लेख एक कार्यालय के चार मुख्य प्रकारों पर प्रकाश डालता है। कार्य हैं: 1. संचार करना 2. कम्प्यूटिंग 3. रिकॉर्डिंग 4. अंतरिक्ष प्रबंधन।

कार्यालय समारोह # 1. संवाद:

हर संगठन को एक कार्यालय की आवश्यकता होती है। काम के आयोजन का मतलब है लोगों के संपर्क में आना। एक संगठन संरचना लोगों द्वारा बनाई गई है। संचार वह प्रक्रिया है जिसके द्वारा संपर्क स्थापित किए जा सकते हैं। संचार का अर्थ है विचारों का आदान-प्रदान और यह दोतरफा यातायात है। जानकारी प्राप्त करनी होती है और जानकारी भी बाहर भेजनी होती है। इसे सामूहिक रूप से संचार के रूप में जाना जाता है।

(1) संचार दो प्रकार के होते हैं:

बाहरी और आंतरिक,

(क) बाह्य:

एक संगठन को बाहरी लोगों- ग्राहकों, देनदारों, लेनदारों, आपूर्तिकर्ताओं, अन्य संगठनों, सरकार और अंत में जनता के साथ संपर्क और संबंध स्थापित करने होते हैं। यहां तक ​​कि किसी संगठन के सदस्यों के साथ संचार को बाहरी संचार कहा जा सकता है क्योंकि सदस्य विभिन्न स्थानों पर रहते हैं।

बाह्य संचार एक विस्तृत और विस्तारित प्रक्रिया है। व्यापक और त्वरित संपर्क स्थापित करने के लिए कई प्रकार के यांत्रिक उपकरण हैं। उदाहरण के लिए, एक टेलीफोन, टेलीग्राफ तंत्र, टेलीक्स उपकरण, आदि।

बैठकें, सम्मेलन आदि आयोजित करके बाहरी संचार प्राप्त किया जा सकता है, जहाँ दूर-दूर के लोग भाग ले सकते हैं। पत्राचार बाहरी संचार की सबसे आम और सुविधाजनक प्रक्रिया है इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि दूरी क्या है।

(ख) आंतरिक:

विभिन्न विभागों में कार्यालय के अंदर काम करने वाले व्यक्तियों के बीच संचार आवश्यक है। इस तरह का संचार एक निरंतर मामला है। हर गतिविधि के हर चरण पर यह आवश्यक है। यह श्रेष्ठ और अधीनस्थों के बीच होता है जिसे ऊर्ध्वाधर संचार कहा जा सकता है। समान स्तर या रैंक के लोगों के बीच क्षैतिज संचार होता है जिसे सहकर्मी कहा जाता है।

बड़े कार्यालयों में यांत्रिक उपकरणों की सहायता से अंतर-संचार (लोकप्रिय रूप से अंतर-कॉम प्रणाली।) के लिए विस्तृत व्यवस्था है। कर्मचारियों के सदस्यों के बीच बैठकें, सम्मेलन आदि भी आयोजित किए जाते हैं। समितियों के गठन, समूह चर्चा, आदि भी आजकल बहुत लोकप्रिय हैं।

(2) संचार को अन्य कोणों से तीन प्रकारों में वर्गीकृत किया जा सकता है:

(ए) मौखिक:

यह दो या दो से अधिक व्यक्तियों के बीच आमने-सामने का संचार है। एक व्यक्ति एक या व्यक्तियों के समूह से बात कर सकता है। यह ज्यादातर इंटर-कॉम, डिवाइस, डिक्टाफोन आदि की मदद से आंतरिक संचार के लिए होता है। टेलीफोन पर लंबी दूरी का मौखिक संचार संभव है। एक साक्षात्कार का आयोजन मौखिक संचार का एक विशिष्ट रूप है,

(बी) लिखित:

यह पत्र, रिपोर्ट, नोटिस, परिपत्र, मेमो, आदि के रूप में है। इसे अन्यथा पत्राचार के रूप में जाना जाता है। यह दूर संचार के लिए अधिक सामान्य है। पाठ तैयार करने के लिए टाइपराइटर, डुप्लिकेटिंग मशीन आदि का उपयोग किया जाता है। लिखित संचार का सबसे बड़ा लाभ यह है कि एक साथ रिकॉर्ड बनाए रखा जा सकता है। बेशक, मौखिक संचार को टेप-रिकॉर्डर के माध्यम से भी रिकॉर्ड किया जा सकता है।

डुप्लिकेट मशीनों या प्रिंटिंग प्रेस का उपयोग करके एक ही समय में लिखित संचार को बड़ी संख्या में व्यक्तियों को भेजा जा सकता है। पत्राचार शायद किसी कार्यालय का सबसे महत्वपूर्ण कार्य है। सचिव को इस कार्य का विशेषज्ञ माना जाता है।

(ग) गर्भधारण:

यह संकेतों और संकेतों के माध्यम से संचार की एक विधि है, हाथों को लहराते हुए, पीठ पर थपथपाना आदि। यह एक बहुत ही करीबी क्षेत्र के भीतर किया जाता है और अधिकांश मामलों में यह अनौपचारिक प्रकृति का होता है। यह ठीक ही कहा गया है कि आंखें और अधिक कह सकती हैं कि शब्द क्या कर सकते हैं। Ural शरीर की भाषा ’का तंत्रिका संबंधी संचार या उपयोग अंतरराष्ट्रीय है क्योंकि कोई भाषा बाधा नहीं है।

संचार तस्वीरों, चित्रों आदि की सहायता से भी दृश्यमान हो सकता है और सिग्नलिंग जैसे कि बजर, एक लाल बत्ती आदि।

बाहरी संचार ज्यादातर लिखित और आंशिक रूप से मौखिक होता है, जबकि आंतरिक संचार मुख्यतः मौखिक, आंशिक रूप से लिखित और अक्सर गर्भकालीन होता है।

कार्यालय समारोह # 2. कम्प्यूटिंग :

संचार के माध्यम से और रिकॉर्ड से एकत्र की गई जानकारी का विश्लेषण, तुलना और चर्चा की जाती है और उसी समय निर्णय लेने के लिए उपलब्ध आंकड़ों और आंकड़ों की मदद से गणना की जाती है। क्रियाओं के बाद निर्णय लिए जाते हैं।

कंप्यूटिंग शब्द का अर्थ है गणना करना। वास्तव में, यह मात्र गणना से कुछ अधिक है। आधुनिक बड़े कार्यालयों में कंप्यूटर मशीनों का उपयोग किया जाता है। ऐसी मशीन डेटा प्रोसेसिंग के लिए एक इलेक्ट्रॉनिक डिवाइस है जो निर्णय लेने की प्रक्रिया में मदद करती है।

छोटी चिंताओं में कंप्यूटिंग का काम मानसिक श्रम द्वारा किया जाता है। इस तरह के निर्णय लेने वाले काम करने के लिए उच्च-रैंक और उच्च-वेतन वाले कार्यकारी अधिकारी कार्यालय में बैठते हैं। प्रमुख निर्णय कंपनी के निदेशकों की तरह शीर्ष स्तर पर लोगों द्वारा लिए जाते हैं। सचिव अक्सर निर्णय लेने की प्रक्रिया में शीर्ष स्तर के लोगों की सहायता करता है।

सांख्यिकीय चार्ट और आरेख उद्देश्य के लिए तैयार किए जाते हैं। आगे की जानकारी के लिए जांच की जाती है और उसके बाद तैयार किया जाता है। एक ही पंक्ति में दूसरों के अनुभव के बारे में जानकारी बहुत मददगार हो सकती है।

कार्यालय समारोह # 3. रिकॉर्डिंग :

जाहिरा तौर पर यह एक कार्यालय का मुख्य कार्य है। रिकॉर्डिंग का अर्थ है सभी प्रकार की सूचनाओं और घटनाओं का संरक्षण। रिकॉर्डिंग एक सतत प्रक्रिया है और स्वचालित भी है। रिकॉर्डिंग संचार के साथ शुरू होती है, खासकर जब संचार लिखा जाता है। जो भी जानकारी मिलती है और जो भी भेजी जाती है, दर्ज की जाती है।

निर्णय लेने की प्रक्रिया में रिकॉर्ड को अलग-अलग गणना और विश्लेषण से रखा जाता है। निर्णय भी दर्ज किए जाते हैं। प्रमुख निर्णय बहुत बार बैठकों में हल के रूप में लिए जाते हैं जो मिनट की पुस्तकों में दर्ज किए जाते हैं। कार्यालय के कर्मचारियों का एक बड़ा हिस्सा रिकॉर्डिंग कार्य के लिए लगा हुआ है।

(1) रिकॉर्डिंग के दो पहलू हैं:

(ए) रिकॉर्ड की तैयारी:

रिकॉर्ड पहले तैयार करना पड़ता है। रिकॉर्ड तैयार करने के लिए कई नियम हैं। उदाहरण के लिए डबल-एंट्री बुक-कीपिंग सिस्टम के अनुसार लेखांकन रिकॉर्ड तैयार करना होगा। उपयोग किए जाने वाले विभिन्न रूप हैं। उदाहरण के लिए, किसी कंपनी की बैलेंस शीट का विशिष्ट रूप है, जैसा कि कंपनी अधिनियम की अनुसूची VI में दिया गया है।

(ख) अभिलेखों का संरक्षण:

अभिलेखों को संरक्षित किया जाना है। अभिलेखों में कई उपयोगिताओं हैं। वे साक्ष्य ^ संदर्भ और भविष्य के मार्गदर्शन के लिए तैयार हैं और इसलिए उन्हें संरक्षित किया जाना है। फाइलिंग अभिलेखों को संरक्षित करने की एक कला है। उद्देश्य के लिए फाइलिंग कैबिनेट की तरह विभिन्न प्रकार के उपकरण हैं।

(२) अभिलेख दो प्रकार के होते हैं:

(ए) वित्तीय:

खाते की विभिन्न प्रकार की पुस्तकें वित्तीय रिकॉर्ड बनाती हैं। उद्देश्य के लिए विभिन्न सांख्यिकीय चार्ट भी आवश्यक हैं।

(बी) गैर-वित्तीय:

पत्र, रिपोर्ट, बैठकों के मिनट आदि, गैर-वित्तीय रिकॉर्ड बनाते हैं। दोनों प्रकार के रिकॉर्ड एक संगठन के लिए समान रूप से महत्वपूर्ण हैं। कुछ अभिलेख परिचालित किए जाने हैं। उदाहरण के लिए, निदेशकों की रिपोर्ट (गैर-वित्तीय रिकॉर्ड) और लाभ और हानि खाते और बैलेंस शीट (वित्तीय रिकॉर्ड) को एक कंपनी के सदस्यों के बीच परिचालित किया जाना है। अभिलेखों की तैयारी और संरक्षण का पर्यवेक्षण और नियंत्रण करना सचिव की महत्वपूर्ण जिम्मेदारी है।

कार्यालय समारोह # 4. अंतरिक्ष प्रबंधन:

कुछ लोगों की राय है कि कार्यालय के स्थान या आवास का उचित उपयोग कार्यालय का एक अन्य कार्य है। अंतरिक्ष दुर्लभ और महंगा है और इसलिए भीड़ के बिना इसका अधिकतम उपयोग करने की आवश्यकता है। सभी वैज्ञानिक लेआउट पर निर्भर करता है ताकि काम का अधिकतम प्रवाह सुनिश्चित हो।

प्रत्येक प्रकार के कार्यालय समारोह के लिए विशिष्ट लोग आवश्यक होते हैं और इसलिए कर्मियों की भर्ती को बहुत सावधानी से करना पड़ता है। उद्देश्य के लिए उन्हें अलग प्रशिक्षण दिया जा सकता है। सचिव को प्रत्येक प्रकार के कार्य का ज्ञान होना चाहिए अन्यथा वह कर्मचारियों को नियंत्रित नहीं कर सकता है।