कार्यालय में डाटा प्रोसेसिंग मशीनें: अर्थ और प्रकार
आधुनिक कार्यालय मशीनों का उपयोग-डाटा-प्रोसेसिंग और रिकॉर्डिंग मशीनें:
डाटा प्रासेसिंग:
अर्थ:
कार्यालय में बाहरी और आंतरिक स्रोतों से विभिन्न डेटा एकत्र किए जाते हैं जिन्हें विश्लेषण और निर्णय लेने के लिए संसाधित किया जाना है। मानव मस्तिष्क की मेमोरी सेल के लिए उन्हें स्टोर करना संभव नहीं है। डेटा की व्याख्या करने और डेटा के बीच सहसंबंधों का पता लगाने के लिए मानसिक गणना असामान्य रूप से भारी और ज़ोरदार है।
गणितीय सूत्र मानसिक अनुप्रयोग और शारीरिक कामकाज के लिए अधिक समय लेते हैं। त्रुटियों की संभावना है। इन कठिनाइयों और सीमाओं को दूर करने के लिए यांत्रिक डेटा-प्रोसेसिंग को तैयार किया गया है।
डेटा-प्रोसेसिंग की उत्पत्ति निम्नलिखित खोजों पर वापस लौटती है: पास्कल के कैलकुलेटर (1642), बैबेज के डिफरेंशियल एनालाइज़र (1820) और होलेरिथ के छिद्रित कार्ड उपकरण (1889)। पूरी प्रक्रिया को EDP या इलेक्ट्रॉनिक डाटा प्रोसेसिंग के रूप में जाना जाता है। पूरी योजना ट्रांजिस्टर या इलेक्ट्रॉनिक्स की शुरुआत के साथ क्रांतिकारी बदलाव के साथ हुई है। डेटा-प्रोसेसिंग के दो अलग-अलग पहलू हैं - बिना कंप्यूटर का उपयोग किए बिना।
प्रकार:
(ए) छिद्रित-कार्ड डाटा-प्रोसेसिंग मशीन:
इस तरह की मशीन द्वारा विभिन्न प्रकार के लिपिक और लेखा कार्य किए जा सकते हैं। उदाहरण के लिए, चालान, खरीद और बिक्री लेखांकन, लागत लेखांकन, भुगतान रोल बनाना, भंडार और सूची लेखांकन, सांख्यिकीय सारणीकरण और विश्लेषण, बजटीय नियंत्रण आदि।
प्रणाली:
इस मशीन के संचालन के चार पहलू हैं और पूरे उपकरण में सहायक फिटिंग के साथ आवश्यक तंत्र शामिल हैं।
पहलू हैं:
(ए) पंचिंग:
पहला कदम हाथ के संचालन या स्वचालित कुंजी पंच द्वारा कार्ड के छिद्रण है। छिद्रण का महत्व कुछ निश्चित पदों के अनुसार कार्ड पर कुछ छेद कर रहा है। इन छिद्रों का विशेष महत्व है और इनकी व्याख्या सार्थक रूप से की जा सकती है। ये जानकारी के प्रतीकात्मक रिकॉर्ड के अलावा और कुछ नहीं हैं।
(बी) सत्यापन:
दूसरा चरण पुन: छिद्रण है, अधिमानतः किसी अन्य ऑपरेटर द्वारा, यह सत्यापित करने के लिए कि मूल छिद्रण सही ढंग से किया गया था या नहीं। यदि पहले गलत छिद्रण हुआ था, तो दूसरी छिद्रण जगह नहीं लेगा क्योंकि मशीन स्वतः बंद हो जाएगी। फिर यह देखा जाएगा कि पहला या दूसरा छिद्रण गलत है या नहीं। सत्यापन के लिए पुन: छिद्रण के विभिन्न तरीके हैं।
(ग) छँटाई:
विभिन्न प्रकार की सूचनाओं को छिद्रित करके प्रतीकात्मक रूप से दर्ज किया जाता है। अब कार्ड को सूचना के विभिन्न 'क्षेत्रों' में वर्गीकृत किया जाना चाहिए और तदनुसार अलग किया जाना चाहिए। छिद्रित कार्ड को एक सॉर्टर में रखकर यह अलग किया जाता है। उदाहरण के लिए, विभिन्न ग्राहकों के लिए कार्ड को क्षेत्र-वार वर्गीकृत किया जा सकता है।
(d) सारणीकरण:
अंतिम चरण कार्ड के साथ सारणी को खिला रहा है। मशीन कार्ड पर अलग-अलग छिद्रों या छिद्रों को कृत्रिम रूप से महसूस करती है और तदनुसार मशीन के जोड़ने और छपाई वाले हिस्से की जानकारी देती है।
मशीन में गणना के लिए कुछ सहायक तंत्र होते हैं, गैंग पंचिंग (यानी कार्ड के एक बैच को पहचान और एक साथ छिद्रित करना), व्याख्या करना और इंटर-पेलेटिंग या टकराव (यानी कोड को समझने योग्य बनाना और उनके बीच अंतर-संबंधों का पता लगाना, आदि)।
लाभ:
(1) छिद्रण, सत्यापन, छँटाई, सारणीबद्ध करना, व्याख्या करना और टकराने की पूरी प्रक्रिया जबरदस्त गति से की जाती है और इसलिए डेटा-प्रोसेसिंग में समय की बहुत बचत होती है।
(2) पूरी प्रक्रिया सरल है और संचालन के लिए प्रशिक्षण थोड़े समय में कर्मचारियों को दिया जा सकता है।
(३) जैसा कि सत्यापन चरण है सूचना प्रणाली में कोई अशुद्धि मौजूद नहीं है।
(४) यह विभिन्न प्रकार के कार्यालय नौकरियों के लिए अनुकूल है।
(५) यह प्रशासन को ऐसी जानकारी प्रदान करता है जो अद्यतित होती हैं और इसे नियंत्रण के उपकरण के रूप में उपयोग किया जा सकता है।
(6) अर्थव्यवस्थाओं को मैनुअल श्रम में कमी, समय की बचत, त्रुटियों के माध्यम से अपव्यय से बचना आदि द्वारा प्राप्त किया जाता है।
(7) छिद्रित कार्ड का उपयोग कंप्यूटर द्वारा आगे की प्रक्रिया के लिए किया जा सकता है।
नुकसान:
(1) मशीन को स्थापित करने की प्रारंभिक लागत अधिक है। परिचालन लागत और रखरखाव की लागत भी अधिक है। अधिक महंगी स्टेशनरी का उपयोग करना पड़ता है।
(2) मुख्य और सहायक मशीनें शोर का कारण बनती हैं।
(३) टूटने, भागों के प्रतिस्थापन आदि से उत्पन्न होने वाली परेशानियाँ हैं।
(४) ऑपरेटरों के प्रशिक्षण की लागत है और ऐसे कुशल लोगों के वेतनमान अधिक हैं।
(5) लेखा परीक्षकों को सभी विस्तृत जानकारी के रूप में कठिनाइयाँ हो सकती हैं, उनके द्वारा वांछित कोडित और प्रतीक कार्ड से उपलब्ध नहीं हो सकते हैं।
(बी) इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर :
कार्यालय मशीनों की सूची में नवीनतम इसके अलावा एक इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर है। यह एक ऐसी मशीन है जो स्वचालित या बहुत तेज़ डेटा-प्रोसेसिंग के लिए कई तंत्रों से युक्त एक प्रणाली या इकाई है। यह अधिक सटीक, तर्कसंगत और शीघ्र निर्णय लेने के लिए प्रशासन के हाथों में एक उपकरण है।
एक इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर को अक्सर कृत्रिम मस्तिष्क के रूप में वर्णित किया जाता है, हालांकि मस्तिष्क की तरह यह वास्तव में 'विचार' नहीं करता है। यह मनुष्य को तर्कसंगत और तेजी से सोचने में मदद करता है। आधुनिक युग को इलेक्ट्रॉनिक युग के रूप में वर्णित किया गया है और इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों में अपार क्षमता है।
कंप्यूटर वास्तव में द्वितीय विश्व युद्ध के उत्पाद हैं जब कम्प्यूटरीकरण की उपयोगिताओं को दूसरे युद्ध-क्षेत्र के निर्णयों के लिए महसूस किया गया था, विशेष रूप से वायु सेना के लिए। पहली कंप्यूटिंग मशीन की खोज 1944 में आईबीएम (इंटरनेशनल बिजनेस मशीन) द्वारा वित्तीय सहायता के साथ हार्वर्ड यूनिवर्सिटी (यूएसए) के प्रो। एकेन द्वारा की गई थी। पहला इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर पेंसिल्वेनिया विश्वविद्यालय (यूएसए) में तैयार किया गया था।
कंप्यूटर पहले ही विकास के चार चरणों या 'चार पीढ़ियों' से गुजर चुके हैं। पहली पीढ़ी के कंप्यूटर रेडियो वाल्व द्वारा संचालित होते थे। दूसरी पीढ़ी में रेडियो वाल्वों को ट्रांजिस्टर द्वारा प्रतिस्थापित किया गया था। तीसरी पीढ़ी के कंप्यूटर माइक्रो-सर्किट सिस्टम का उपयोग करते हैं। चौथी पीढ़ी में 'बड़े पैमाने पर एकीकरण' (एलएसआई) प्रौद्योगिकी का उपयोग किया जाता है, जिसके द्वारा बड़ी मात्रा में इलेक्ट्रॉनिक्स को छोटे 'चिप्स' पर रखा जा सकता है।
कंप्यूटर का उपयोग सभी उद्देश्यों के लिए किया जाता है जैसा कि डेटा-प्रोसेसिंग मशीन में पाया जाता है, लेकिन कंप्यूटर अपनी अधिक क्षमता के कारण सूचनाओं की बड़ी किस्मों से निपट सकते हैं। एक कंप्यूटर, कई हज़ार एप्लिकेशन चुन सकता है, जो कि उपयुक्त उम्मीदवारों में से हैं।
कंप्यूटर दो प्रकार के होते हैं:
(1) एनालॉग प्रकार:
ऐसा कंप्यूटर समीकरण करता है, कई प्रकार के चर के अंतर-संबंध समस्याओं को हल करता है, रिकॉर्ड तैयार करता है, और उन्हें प्रिंट करता है।
(2) डिजिटल प्रकार:
ऐसा कंप्यूटर और कुछ नहीं बल्कि एक विशाल गणना मशीन है जो एक शानदार गति से डेटा-प्रोसेसिंग करता है। यह अंकगणितीय गणना करता है लेकिन यह अंकगणित बाइनरी अंकगणितीय है और साधारण अंकगणित नहीं है। (बाइनरी सिस्टम के तहत 1 1 है, 2 का 10 है, 3 का 11 है, 4 का 100 है, 5 का 101 है, 6 का 110 है, 7 का 111 है, 8 का 1000 है, 9 का 1001 है और 10 का 1010 है)। कंप्यूटर का डिजिटल प्रकार ज्यादातर उपयोग किया जाता है।
प्रणाली:
कंप्यूटर में संचालन की एक श्रृंखला को 'एक कार्यक्रम' के रूप में वर्णित किया जाता है। इसमें इनपुट और आउटपुट शामिल हैं। 'मशीन में कुछ प्रकार की सूचनाएँ डाली जाती हैं या खिलाई जाती हैं और जबर्दस्त गति में स्वचालित प्रसंस्करण के बाद मशीन कुछ नतीजे देती है। यह भी GIGO विधि या कचरा में और कचरा बाहर के रूप में वर्णित है। सूचना और परिणाम कोड भाषाओं में हैं। उदाहरण के लिए, COBOL (कॉमन बिजनेस ओरिएंटेड लैंग्वेज) या FORTRAN (वैज्ञानिक संगणना के लिए फॉर्मूला ट्रांसलेटिंग लैंग्वेज)।
कंप्यूटर के घटक हैं:
(1) इनपुट यूनिट:
इस भाग के माध्यम से छिद्रित कार्ड, छिद्रित पेपर टेप और चुंबकीय टेप के रूप में विभिन्न प्रकार की जानकारी दी जाती है। डेटा को कंप्यूटर की भाषा में बदल दिया जाता है - इलेक्ट्रॉनिक आवेग।
(2) भंडारण इकाई:
यह कंप्यूटर या पारा स्तंभ की मेमोरी यूनिट है जहां प्राप्त की गई सभी जानकारी आगे उपयोग के लिए संग्रहीत की जाती है।
(3) नियंत्रण या समन्वय इकाई:
इसमें वाल्व-संचालित गेटों की एक विशाल श्रृंखला होती है, जिन्हें प्रोग्रामिंग निर्देशों को पूरा करने के लिए गणना अनुभाग में जाने की जानकारी देने के लिए खोला जाता है।
(4) अंकगणित या कार्य इकाई:
यह इकाई द्विआधारी प्रणाली के तहत अंकगणितीय गणना एक शानदार गति से करती है और यहां तक कि एक सेकंड के मिलियन तक भी करती है।
(5) आउटपुट यूनिट:
यह इकाई परिणाम देती है, पहले कंप्यूटर की भाषा में और फिर मुद्रित रूप में औपचारिक भाषा में। कंप्यूटर का उपयोग करने का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा 'प्रोग्रामिंग' है। इसका मतलब है कि पूरे इनपुट को एक निश्चित उद्देश्य और संचालन के मोड के साथ बनाया जाना चाहिए जिसे प्रोग्राम कहा जाता है।
प्रोग्रामिंग महंगा है और अतीत में कंप्यूटर का मॉडल ऐसा था कि उपभोक्ताओं को यह करना पड़ता है। ऐसे कंप्यूटरों को 'हार्डवेयर' कंप्यूटर कहा जाता है। आधुनिक समय में निर्माता कार्यक्रमों की आपूर्ति के लिए जिम्मेदारी स्वीकार करते हैं। ऐसे आधुनिक कंप्यूटरों को 'सॉफ्टवेयर' कंप्यूटर कहा जाता है।
कंप्यूटर का संचालन आईडीपी या इंटीग्रेटेड डाटा प्रोसेसिंग आधार पर हो सकता है। इसका मतलब है कि एक मामले पर कई विश्लेषणात्मक कार्य एक साथ किए जा सकते हैं। उदाहरण के लिए, बिक्री के आंकड़ों को संसाधित करते समय, लागत का प्रक्षेप एक साथ किया जा सकता है।
आमतौर पर एक कंप्यूटर का उपयोग व्यावसायिक गतिविधियों को नियंत्रित करने के लिए किया जाता है, अर्थात निर्णय लेने और डिजाइन करने की प्रक्रिया में विकल्पों का पता लगाना (जैसे वस्त्रों पर)। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कंप्यूटर की उम्र विकास की प्रक्रिया में है। नए और अधिक सेवा योग्य कंप्यूटरों की खोज की जा रही है और इसलिए उपरोक्त चर्चा संपूर्ण नहीं है।
लाभ:
(1) जटिल गणना एक असामान्य गति से सटीक रूप से की जा सकती है।
(२) बहुत से थकाऊ कामों को संतोषजनक तरीके से किया जा सकता है।
(३) विभिन्न प्रकार के विश्लेषण उसी मशीन द्वारा किए जा सकते हैं।
(4) एक सामान्य डेटा-प्रोसेसिंग मशीन क्या कर सकती है, इसकी तुलना में एक समय में अधिक किस्मों की जानकारी को संभाला जा सकता है।
(5) केंद्रीकृत नियंत्रण को प्राप्त किया जा सकता है क्योंकि एक चिंता की सभी गतिविधियों से संबंधित सभी डेटा को एक साथ संसाधित किया जा सकता है।
(६) कार्यालय के काम में अर्थव्यवस्था है बशर्ते कि कार्यालय कंप्यूटर खरीदने या किराये के आधार पर कंप्यूटर की सेवाएं प्राप्त करने में सक्षम हो।
(7) परिणाम रिकॉर्ड के रूप में संग्रहीत किए जा सकते हैं।
नुकसान:
(1) यह एक बहुत महंगा मामला है और केवल कुछ विशाल संगठन ही ऐसी मशीन को स्थापित और उपयोग कर सकते हैं। यहां तक कि बड़े संगठन किराये के आधार पर कंप्यूटर की सेवाएं लेना पसंद करते हैं। किराए भी बहुत अधिक हैं।
(२) इसके लिए विशेष रूप से प्रशिक्षित परिचालकों की आवश्यकता होती है जिन्हें उच्च दरों पर पारिश्रमिक का भुगतान करना पड़ता है।
(३) अन्य मशीनों के विपरीत एक कंप्यूटर मशीन आसानी से उपलब्ध नहीं है।
(४) इसमें ब्रेकडाउन, रखरखाव लागत, आदि के साथ-साथ स्पेयर पार्ट्स और विशेषज्ञों की सेवा प्राप्त करने की कठिनाइयों से उत्पन्न मशीन के सभी नुकसान हैं।
समय बीतने के साथ बहुत सुविधाजनक आकार के कंप्यूटर और कम लागत पर उत्पादन किया जा रहा है।
(सी) टाइम-रिकॉर्डिंग मशीन :
समय-रिकॉर्डिंग मशीनों को कार्यालयों (और कारखानों) के द्वार पर रखा जाता है ताकि कर्मचारियों के आगमन और प्रस्थान का सही समय रिकॉर्ड किया जा सके। ये रिकॉर्ड-पारिश्रमिक बिल तैयार करने में बहुत मददगार हैं। ऐसी मशीनों को यंत्रवत् या विद्युत रूप से संचालित किया जा सकता है।
प्रणाली:
मशीन में एक घड़ी और एक छिद्रण तंत्र होता है जो सिंक्रनाइज़ किया जाता है। जगह में प्रवेश करने या छोड़ने के दौरान एक कर्मचारी मशीन के अंदर अपने उपस्थिति कार्ड को सम्मिलित करता है और उस पर समय मुद्रित होता है।
(डी) माइक्रो-फिल्मिंग:
रिकॉर्ड, फाइलों में कागजात के रूप में संरक्षित करने के बजाय, फिल्म रोल के रूप में संरक्षित हैं। फोटोग्राफ एक फिल्म रोल में दस्तावेजों की एक श्रृंखला के लिए लिया जाता है। कभी भी फिल्म को जानकारी और उपयोग के लिए प्रोजेक्ट किया जा सकता है और प्रिंट किया जा सकता है। कभी-कभी तस्वीरों को उनके शुद्ध होने या नष्ट होने से पहले दस्तावेजों में लिया जाता है।
फिर से, फिल्म-रोल को रिकॉर्ड के द्वितीयक स्रोत के रूप में संरक्षित किया जा सकता है। गोपनीय रूप से गोपनीय दस्तावेजों को संरक्षित करने के लिए माइक्रोफिल्मिंग भी आवश्यक है। निरीक्षण के बाद जिन दस्तावेजों को वापस करना है, उन्हें आसानी से माइक्रोफिल्म किया जा सकता है। बड़ी पुस्तकालयों में दुर्लभ पुस्तकों की माइक्रोफिल्मिंग अक्सर की जाती है।
प्रणाली:
एक पूर्ण Microfilming उपकरण में निम्नलिखित भाग होते हैं:
(1) फिल्मांकन इकाई:
इसमें एक कैमरा और फिल्में शामिल हैं। आम तौर पर 16 मिमी फिल्मों का उपयोग 50, 100 या 200 फीट (15, 30 या 60 मीटर) लंबाई के उद्देश्य से किया जाता है। मानक आकार के कुछ हजारों दस्तावेजों को 100 फीट रील पर फिल्माया जा सकता है।
(२) पाठक:
इसमें एक दर्शक और एक स्क्रीन होती है। आम तौर पर, आवश्यकतानुसार और जब भी, दस्तावेज़ को स्क्रीन पर फिल्म को देखने वाले दर्शक के माध्यम से देखा जाता है।
(3) प्रोसेसर:
यह फिल्म डेवलपिंग यूनिट का एक सेट है। यह दिन की रोशनी में इस्तेमाल किया जा सकता है। प्रसंस्करण बाहरी फोटोग्राफरों द्वारा भी किया जा सकता है। एक कार्यालय के पास प्रोसेसिंग व्यवस्था के साथ-साथ फिल्मों के पुनरुत्पादन या मुद्रण की अपनी व्यवस्था हो सकती है या यह बाहरी फोटोग्राफरों पर निर्भर हो सकता है।
लाभ:
(1) पुराने रिकॉर्ड को संरक्षित करने के लिए बहुत कम जगह आवश्यक है क्योंकि एक 100 फीट की फिल्म में हजारों दस्तावेजों के नकारात्मक हो सकते हैं।
(2) रिकॉर्ड्स को टोटो में बनाए रखा जाता है और सटीकता के साथ प्रतिकृतियां किसी भी समय बनाई जा सकती हैं।
(3) इस तरह के रिकॉर्ड आसानी से पोर्टेबल होते हैं और इन्हें जल्दी हटाया जा सकता है।
(4) प्रणाली को भारी वजन और भारी सामान के साथ भारी फाइलिंग उपकरण की आवश्यकता नहीं होती है।
(5) रिकॉर्ड गलतियों से मुक्त होते हैं लेकिन रिकॉर्ड्स की नकल करते समय गलतियां आम हैं।
(६) सूक्ष्म फिल्में टिकाऊ होती हैं और फाइलों के मामले में कीटों द्वारा खराब या फीकी या नष्ट नहीं होती हैं।
(() यह जोखिम से मुक्त है क्योंकि सूक्ष्म फिल्में गैर-ज्वलनशील होती हैं।
(() एक बार फिल्मों को तैयार करने के बाद रिकॉर्ड में कोई बदलाव या छेड़छाड़ नहीं की जा सकती है जो कागज पर रिकॉर्ड के लिए संभव है।
(9) माइक्रोफिल्म को रिकॉर्ड के अतिरिक्त स्रोत के रूप में अलग से संरक्षित किया जा सकता है और इसलिए वे रिकॉर्ड को संरक्षण देते हैं।
नुकसान:
(1) यह उपकरण खरीदने के लिए भारी प्रारंभिक खर्च है। लेकिन, वास्तव में, अंततः लागत उपकरण दाखिल करने की तुलना में कम है।
(२) अभिलेखों का उचित वर्गीकरण करना कठिन है और इसलिए कई फिल्म रोल में से किसी विशेष दस्तावेज के स्थान का पता लगाना खतरनाक है।
(3) फ़िल्में दर्शकों के माध्यम से सुपाठ्य और स्पष्ट छवियों का निर्माण नहीं कर सकती हैं क्योंकि विशेष रूप से फिल्म पर एक दस्तावेज़ के आकार में बहुत कमी है। यह सलाह दी जाती है कि महत्वपूर्ण दस्तावेजों के मूल को भी बनाए रखा जाना चाहिए।
प्रबंधन, प्रशासन और कार्यालय:
एक कुल प्रणाली- प्रबंधन, को "अन्य लोगों के प्रयासों के माध्यम से और चीजों को प्राप्त करना" के रूप में परिभाषित किया जा सकता है। आयोजन समारोह में स्टाफिंग और समन्वय भी शामिल है। प्रशासन शब्द के संबंध में अलग-अलग विचार हैं। प्रबंधन में आधुनिक लेखकों के स्वीकृत विचारों में से एक शीर्ष स्तर के प्रबंधकीय लोगों द्वारा लिए गए अत्यधिक क्रमादेशित निर्णय हैं।
प्रबंधन के प्रशासनिक भाग को कार्यालय से बाहर किया जाता है जिसे मोटे तौर पर दो भागों में विभाजित किया जा सकता है:
(ए) उच्च-संचालित प्रबंधकीय लोगों द्वारा निर्णय लेना जो कार्यालय में उनके संबंधित कक्षों में समायोजित किए जाते हैं।
(b) विभिन्न विभागों की सहायता से नियमित कार्य के रूपों में निर्णयों को निष्पादित करना।
