प्रबंधन के लिए शीर्ष 10 सिद्धांत

एक सिद्धांत एक सामान्य नियम या सच्चाई है जिसकी अपेक्षा कहीं भी समान शर्तों के तहत लागू होने की उम्मीद की जा सकती है। चूंकि संगठित करना सभी प्रकार के उद्यमों में एक सार्वभौमिक समस्या है, इसलिए कई सिद्धांतों को सफल संगठनात्मक संबंधों के तहत टॉर पाया गया है। साथ में, वे संगठन के विज्ञान के ढांचे का निर्माण करते हैं - वास्तव में एक युवा विज्ञान, और एक सटीक एक से दूर।

संगठन के सिद्धांतों का एक विस्तृत अध्ययन न तो यहां संभव है और न ही वांछनीय है, लेकिन उन सिद्धांतों का एक संक्षिप्त उपचार जो आयोजन में विशेष महत्व रखते हैं, कार्यालय की गतिविधियों के लिए विशिष्ट उद्यमों में ऐसी समस्याओं का विश्लेषण करने के लिए मूल्यवान पृष्ठभूमि प्रस्तुत करनी चाहिए।

तदनुसार, नीचे दी गई सूची के बाद अब संगठनात्मक सिद्धांतों के एक चयनित समूह पर विचार किया जाएगा:

(i) उद्देश्यों की प्राथमिक भूमिका

(ii) कार्यों, कर्मियों और भौतिक सुविधाओं का संबंध

(iii) जिम्मेदारी और अधिकार

(iv) विभाजन और कार्य करना

(v) प्रभावी प्रतिनिधिमंडल

(vi) लाइन और स्टाफ संबंध

(vii) सिस्टम संबंध और मैट्रिक्स प्रबंधन

(viii) संतुलन, स्थिरता और लचीलापन

(ix) विशिष्ट कार्यों का स्थान

(x) अनौपचारिक संगठन

(i) उद्देश्यों की प्राथमिक भूमिका:

प्रबंधन को उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए वास्तव में आवश्यक सभी प्रकार के कार्यों के लिए जिम्मेदारी निर्धारित करने और असाइन करने का प्रयास करना चाहिए। "अगर किसी संगठन में किसी चीज़ की वास्तविक ज़रूरत है, तो आप इसके लिए भुगतान करेंगे कि आप इसे खरीदते हैं या नहीं।" वेतन कम उत्पादकता, ग्राहक असंतोष, या कर्मचारी के लिए प्रत्यक्ष नकद व्यय के बजाय टर्नओवर के रूप में हो सकता है, यह फिर भी उद्यम के लिए एक वास्तविक लागत है। केवल उन प्रकार की गतिविधियों की वास्तव में आवश्यकता है, जो प्रदान की जानी चाहिए। किसी भी विशिष्ट प्रकार के कार्य को केवल तभी किया जाना चाहिए जब वह ग्राहक संतुष्टि, कर्मचारी कल्याण या उद्यम के किसी अन्य उद्देश्य के लिए एक निश्चित और न्यायसंगत योगदान देता है।

प्रश्न का उत्तर देने में "क्या यह गतिविधि आवश्यक है?" अक्सर गतिविधि के तत्काल उत्पाद से परे देखना चाहिए। यह कार्यालय की गतिविधियों के प्रबंधन में विशेष महत्व का विचार है, जहां समग्र उद्देश्यों में योगदान प्रत्यक्ष से अधिक अप्रत्यक्ष है।

एक दी गई नौकरी, उदाहरण के लिए, जानकारी को इकट्ठा करने और उच्च प्रबंधन के लिए एक निश्चित प्रकार की रिपोर्ट पर काम करने से संबंधित हो सकती है। यदि कार्यकुशल तरीकों से जानकारी संकलित की जाती है और यदि रिपोर्ट संक्षिप्त, समझ में आता है, तो नौकरी का तत्काल उद्देश्य संतुष्ट हो सकता है। लेकिन क्या होगा अगर कोई इसे पूरा होने के बाद रिपोर्ट में जानकारी पढ़ता या उपयोग नहीं करता है? यदि यह सच है, तो कोई उचित उद्देश्य नहीं दिया जा रहा है, और रिपोर्ट को स्पष्ट रूप से समाप्त किया जाना चाहिए। यदि, चित्रण को चारों ओर मोड़ने के लिए, इस जानकारी की वास्तविक आवश्यकता मौजूद है और यदि यह पूरा नहीं हो रहा है, तो कमजोरी फिर से उद्देश्यों को स्पष्ट रूप से समझने और उन्हें प्राप्त करने के लिए आवश्यक कदम उठाने में विफलता है।

दोनों उद्देश्यों के लगातार पुन: मूल्यांकन और संगठनात्मक व्यवस्था का उपयोग करने के लिए प्रबंधन की एक विशेष आवश्यकता है, दोनों के लिए संभवतः समय-समय पर परिवर्तन की आवश्यकता होगी, और उन्हें एक दूसरे के साथ घनिष्ठ संबंध में रखा जाना चाहिए। इसके लिए उच्च स्तर में दृष्टि, सतर्कता और अनुकूलनशीलता की आवश्यकता होती है। न केवल प्रबंधन को यथासंभव उद्देश्यों की एक तस्वीर को स्पष्ट रूप से देखने की कोशिश करनी चाहिए, बल्कि श्रमिकों के दिमाग में इन उद्देश्यों की स्पष्ट तस्वीर तैयार करने में भी मदद करनी चाहिए।

एक विश्लेषक के एक सवाल के जवाब में, एक निश्चित बीमा कंपनी में एक सांख्यिकीय क्लर्क ने यह स्पष्ट किया कि वह अपने प्रमुख उद्देश्य को एक के बाद एक नीतिगत अनुप्रयोगों के अपने स्टैक के डेस्क को साफ़ करने के रूप में मानता है, वास्तव में, वह जो सारणियां बना रहा था। प्रीमियम दरों के आधार के रूप में सेवा जब क्लर्क को यह समझाने के लिए थोड़ा समय लिया गया था, जो एक नीरस लग रहा था, तो ब्याज लेने के लिए कुछ हद तक निरर्थक उपक्रम किया गया था; काम की गुणवत्ता और शीघ्रता पर लाभकारी प्रभाव तुरंत ध्यान देने योग्य थे।

(ii) कार्मिक और भौतिक सुविधाएं:

उद्देश्यों को केवल इंगित किए गए कार्यों या कार्यों के प्रकार को निर्धारित करना चाहिए। काम के प्रकार आवश्यक हैं, बदले में, आमतौर पर कर्मियों के प्रकार और आवश्यक भौतिक सुविधाओं का निर्धारण करना चाहिए। सभी संगठनात्मक नियोजन में इसका पालन करने का प्रयास किया जाना चाहिए, भले ही अपवाद कभी-कभी आवश्यक हो सकते हैं।

जिस तरह एक एथलेटिक टीम को कुछ पदों या बुनियादी असाइनमेंट के आसपास बनाया जाना चाहिए, एक संगठन को काम करने के प्रकारों के आसपास बनाया जाना चाहिए। कोच के लिए यह तय करना काफी हास्यास्पद माना जाएगा कि उपलब्ध सामग्री इस साल क्या है; वह एक केंद्र और दस क्वार्टरबैक खेलेंगे। यह एक उद्यम के प्रबंधन के लिए समान रूप से अदूरदर्शी होगा, जो व्यक्तियों की एक गति वर्गीकरण को किराए पर ले सकता है और फिर उनके लिए नौकरियों को विकसित करने का प्रयास करेगा।

यह किसी भी तरह से व्यक्ति के महत्व और अधिकारों से इनकार नहीं करता है। यह केवल यह मानता है कि व्यक्तिगत भलाई संगठनात्मक भलाई पर निर्भर करती है और यह संबंध एक सामान्य उद्देश्य की ओर इंगित टीम प्ले पर निर्भर है। कभी-कभी यह स्पष्ट है कि एक विशिष्ट कार्यक्रम या गतिविधि फायदेमंद होगी, लेकिन यह इस सवाल से बाहर हो सकता है क्योंकि कर्मियों या सुविधाओं की कमी है।

अन्य मामलों में मौजूदा कर्मियों और सुविधाओं का पूर्ण उपयोग करने, कर्मियों की विशेष क्षमताओं का लाभ उठाने के लिए या किसी अन्य कारण से एक विभाग या एक नौकरी में गतिविधियों के विपरीत संयोजन करना आवश्यक हो सकता है। हालांकि इस तरह के एक्सपेडिएंट्स समय-समय पर आवश्यक हो सकते हैं, लेकिन फिटिंग कर्मियों और बुनियादी सुविधाओं के मूल लक्ष्य को ध्यान में रखना अच्छी तरह से काम करने की जरूरत है।

(iii) जिम्मेदारी और प्राधिकरण:

व्यक्तिगत कर्मचारियों को सौंपे जाने पर कार्य जिम्मेदारियां बन जाती हैं। दूसरे शब्दों में, प्रत्येक कर्मचारी कुछ कर्तव्यों का पालन करने के लिए एक दायित्व मानता है। आदेश में कि सभी आवश्यक कार्य निष्पादित किए जाएंगे, यह अत्यधिक 'वांछनीय है कि कार्य असाइनमेंट स्पष्ट-कट और अचूक हो, विभिन्न प्रकार के कार्यों के लिए जिम्मेदारी निर्धारित करने में विशेष उपकरण संगठन चार्ट और मैनुअल पहले से ही उल्लेख किए गए हैं, कार्य के चार्ट विभाग और नौकरी विवरण। प्रकृति के प्रत्येक कर्मचारी द्वारा और उसकी जिम्मेदारियों के दायरे को समझने के लिए पर्याप्त प्रशिक्षण और व्यक्तिगत परामर्श द्वारा इनका पूरक होना आवश्यक है।

यदि किसी व्यक्ति को जिम्मेदारी निभानी है, तो आवश्यक कार्रवाई करने में सक्षम होना चाहिए और उसे अपनी जिम्मेदारी के अनुपात में अन्य की कार्रवाई की आवश्यकता हो सकती है। जिम्मेदारी और अधिकार देने की प्रक्रिया संगठन के शीर्ष पर शुरू होती है, जहां फर्म के प्रमुख को सभी आवश्यक कार्यों के प्रदर्शन के लिए मालिकों द्वारा अंततः जिम्मेदार ठहराया जाता है और सभी अलग-अलग डिवीजनों पर अधिकार दिया जाता है। प्रत्येक विभाग और विभाग के लिए, जिम्मेदारी और अधिकार का एक ही पैटर्न लागू होता है।

आदर्श व्यवस्था, तब, प्रत्येक कर्मचारी को शीर्ष कार्यकारी में जिम्मेदारी और अधिकार की एक निश्चित श्रृंखला प्रदान करता है, भले ही बीच में कई स्तर या परतें हो सकती हैं। प्रत्येक कर्मचारी को केवल एक श्रेष्ठ से सीधे आदेश लेने के लिए यह वांछनीय है, हालांकि, जैसा कि लाइन और स्टाफ संबंधों के संबंध में माना जाएगा, उसके कई कार्यों को कर्मचारी विशेषज्ञों द्वारा दृढ़ता से प्रभावित किया जा सकता है। दो योग्य बयानों या कोरोलरीज को, केवल प्रस्तुत किए गए जिम्मेदारी और अधिकार को नियंत्रित करने वाले सामान्य सिद्धांतों के साथ विचार की आवश्यकता होती है।

किसी के अधीनस्थों को सौंपी गई जिम्मेदारी अंतिम जिम्मेदारी और दायित्व से बेहतर नहीं है। एक अच्छा सादृश्य ठेकेदारी और उपमहाद्वीप की परिचित अवधारणाओं के साथ है। बेहतर काम करने के लिए और एक निश्चित जिम्मेदारी को पूरा करने के लिए बेहतर है प्रमुख ठेकेदार।

जब वह सहायकों के लिए काम करता है, जैसा कि वह आमतौर पर करता है, कर्तव्यों को पूरा करने और अपने वरिष्ठों द्वारा उसे सौंपे गए मिशन को पूरा करने के लिए अंतिम जिम्मेदारी बरकरार रखता है। एक औपचारिक प्रकृति का प्राधिकरण, जबकि समन्वय का बीमा करने के लिए आवश्यक है, किसी भी तरह से काम करने के लिए केवल प्रबंधन उपकरण नहीं है। सर्वोत्तम परिणाम प्राधिकरण को पृष्ठभूमि में रखने और निर्भर करने के बजाय अनुसरण करते हैं, इसके बजाय, दिलचस्प कार्य असाइनमेंट, दो-तरफ़ा संचार, निर्णय लेने में कर्मचारी की भागीदारी का प्रभावी उपयोग, और प्रेरणा के अन्य साधन जिसके परिणामस्वरूप स्वैच्छिक सहयोग और व्यक्तिगत जिम्मेदारी की भावना पैदा होती है।

(iv) डिवाइडिंग और ग्रुपिंग कार्य:

निश्चित रूप से प्रदान की जाने वाली विशिष्ट गतिविधियां संगठन की प्रकृति और उद्देश्यों के साथ भिन्न होती हैं। एक बीमा कंपनी, उदाहरण के लिए, सुरक्षा और बचत योजनाओं का निर्धारण करेगी, जो इसे पेश करेगी, कुछ एजेंसी व्यवस्था के माध्यम से बिक्री, बल में सेवा नीतियों को अंडरराइट करें, दावों को संभालें, आय-उत्पादक संपत्तियों या ऋणों में अधिशेष धन का निवेश करें, और सहायक गतिविधियों के लिए प्रदान करें । अन्य उद्यमों को गतिविधियों के एक अलग वर्गीकरण की आवश्यकता होगी। हम यह कहकर सामान्य कर सकते हैं कि किसी भी संगठन को उपयोगकर्ताओं को वितरित मूल्य का कुछ बनाना होगा, और इसके संचालन को वित्त करना होगा।

समूहन, कार्य की प्रक्रिया को आमतौर पर विभाग के रूप में जाना जाता है। विशेषज्ञता और समन्वय के लिए विभाग आवश्यक है। समारोह, उत्पाद, प्रक्रिया, या कुछ अन्य आधार के संदर्भ में विशेषज्ञता हो सकती है; यह गतिविधियों के कुछ क्षेत्रों के भीतर परिचित और प्रवीणता प्राप्त करने के लिए आवश्यक है। तब विशेष भागों को एक साथ रखने के लिए समन्वय की आवश्यकता होती है, और "बहुत छोटी टीमों के बजाय एक बड़ी टीम"। प्रारंभिक विभाग आमतौर पर कार्यात्मक विशेषता द्वारा होता है। यह, बिक्री, उत्पादन, लेखांकन, या विशेषज्ञता के अन्य आवश्यक क्षेत्रों में दक्षता की एकाग्रता और विकास के लिए व्यवस्था की अनुमति देता है। यह एकल-उत्पाद, एकल-क्षेत्र संचालन के लिए सबसे सफल है।

यदि उद्यम बढ़ता है और, विशेष रूप से, अगर यह उत्पाद या सेवा लाइनों, या क्षेत्र, या दोनों में फैलता है, तो यह संभव है कि यह उत्पाद विभाजन या क्षेत्रीय विभाजन के साथ एक मंडल संरचना में स्थानांतरित होने की जल्दी या बाद में हो, प्रत्येक एक स्वतंत्र उद्यम के रूप में बहुत अधिक काम कर रहा हो।, सामान्य उद्देश्यों के अधीन, और शीर्ष प्रबंधन द्वारा निर्धारित नीतियां। डिवीजनों को दी जाने वाली स्वतंत्रता की डिग्री फर्म से फर्म तक, बिल्कुल भिन्न हो सकती है।

आम तौर पर, हालांकि, विभाजन एक ही मंडल के भीतर कार्यात्मक समूहों के बीच घनिष्ठ कार्य संबंध प्रदान करते हैं। बीमा उदाहरण में, एजेंसी, हामीदारी, दावे और सेवा कर्मी समान पॉलिसीधारकों की सेवा में निकटता से काम करेंगे। प्रभागीयकरण आम तौर पर इसके साथ प्राधिकरण के विकेंद्रीकरण का एक उच्च स्तर होता है; प्रत्येक प्रभाग प्रमुख और उसके समूह को कार्य करने और स्थानीय आवश्यकताओं के अनुकूल होने के लिए काफी स्वतंत्रता है।

(v) प्रभावी प्रतिनिधिमंडल:

किसी भी कार्यकारी-अध्यक्ष, प्रथम-पंक्ति पर्यवेक्षक, या किसी के बीच विशेष महत्व की समस्या यह है कि अपने सहायकों को काम के लिए जिम्मेदारी और अधिकार सौंपना कितना अच्छा है। प्रबंधन अधिकारी आमतौर पर इसे कार्यकारी सफलता के लिए सबसे महत्वपूर्ण आवश्यकताओं में से एक मानते हैं।

जब अच्छा प्रतिनिधिमंडल मौजूद हो; निर्णय उन्हें बनाने में सक्षम निम्नतम स्तर पर किए जाते हैं। किसी भी संगठनात्मक इकाई के प्रमुख इकाई के लिए सभी सोच को करने की कोशिश नहीं करते हैं। इसके बजाय, वह ऐसे किसी भी कार्य से गुजरता है जिसे सीखा जा सकता है और अपने कुछ सहायकों द्वारा प्रभावी ढंग से किया जा सकता है। उसी समय जब वह शामिल कर्तव्यों के लिए जिम्मेदारी सौंपता है, वह उनके बारे में सभी सामान्य निर्णय लेने के लिए प्राधिकरण को भी सौंपता है।

अच्छे प्रतिनिधिमंडल से दो फायदे मिलते हैं:

(ए) कार्यकारी को विस्तार से राहत दी जाती है और उसे अपनी स्थिति की प्रबंधकीय जिम्मेदारियों के लिए अधिक समय दिया जाता है।

(b) यूनिट के कर्मचारियों को सोचने और विकास करने का अवसर दिया जाता है। यह उनकी अपनी संतुष्टि और संगठन की भावी सफलता दोनों के लिए महत्वपूर्ण है।

एक संगठन में अधिकारी अपना समय कैसे बिताते हैं, इसका विश्लेषण आमतौर पर यह बताता है कि कुछ प्रतिनिधिमंडल में कुशल हैं, लेकिन दूसरों को नियमित कर्तव्यों के लिए भी जिम्मेदारी और अधिकार जारी करने में सक्षम या इच्छुक नहीं लगता है। अच्छे अधिकारी अधिकांश प्रकार के नियमित कार्यों को पारित करने का प्रबंधन करते हैं, और इस प्रकार अपना अधिकतर समय काम और समन्वय कार्य के लिए खाली रखते हैं, विशेष समस्याओं को संभालना, सुधार की योजना बनाना, कर्मचारियों में व्यक्तिगत रुचि लेना, काम करना, साथी अधिकारियों और वरिष्ठों के साथ मिलकर काम करना, और असाधारण या गैर-नियमित मामलों से निपटना।

जिन लोगों ने प्रतिनिधिमंडल की कला नहीं सीखी है, वे अपना अधिकांश समय ऐसे कार्यों पर लगाते हैं जैसे कि नियमित रिपोर्ट और फॉर्म भरना, ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं के साथ नियमित अनुबंधों को संभालना, यूनिट में कर्मचारियों द्वारा किए गए कार्य पर विस्तृत जाँच, और इसी तरह के कार्य। ऐसा व्यक्ति 'अनिश्चितता की वजह से कैसे टूट सकता है और कैसे काम सौंपना है, उसकी इकाई, सहायकों में आत्मविश्वास की कमी, व्यक्तिगत ऋण की इच्छा, सुरक्षा की भावना "विस्तार का मास्टर" होने के माध्यम से प्रतिनिधि के लिए अनिच्छुक हो सकता है, विश्वास है कि यह आसान है, कुछ करने के लिए खुद को प्रशिक्षित करने की तुलना में, ऊर्जा के अतिरेक, या अन्य कारणों से।

जो भी कारण हो, ऐसी कार्यपालिका स्वयं को, अपने कर्मचारियों को और संगठन को दंडित करती है। जिस सुपरमैन पर सभी को निर्भर होना चाहिए, वह संबंधित सभी के लिए एक खराब सुरक्षा जोखिम है। हालांकि, यह महसूस करना बेहद महत्वपूर्ण है कि अच्छे प्रतिनिधि का मतलब केवल काम को विभाजित करने और उसे निगरानी रखने वाले कर्मचारियों की गोद में रखने से अधिक है।

प्रतिनिधिमंडल के लिए एक प्रभावी दृष्टिकोण आमतौर पर इन विचारों को प्रतिबिंबित करेगा:

(i) यूनिट में किए गए सभी कर्तव्यों का व्यवस्थित मूल्यांकन उन्हें प्रभावी ढंग से संभालने में सक्षम सबसे कम काम के स्तर पर असाइन करने के लिए। अपवाद या अनुकूलन आवश्यक हो सकते हैं जहां क्रॉस प्रशिक्षण, कार्य प्रवाह अनुक्रम और अन्य विशेष कारकों को समूह कर्तव्यों में माना जाना चाहिए।

(ii) प्रत्येक विशिष्ट कर्तव्य को सौंपने वाले व्यक्ति की सावधानीपूर्वक पसंद। इसके लिए यूनिट में प्रत्येक व्यक्ति की ताकत, सीमाएं और पृष्ठभूमि जानना आवश्यक है।

(iii) जिम्मेदारी और अधिकार की स्पष्ट परिभाषा, जो अपेक्षित होगा, उससे संबंधित व्यक्ति को स्पष्ट स्पष्टीकरण। इसमें शामिल कर्मचारी को यह समझना चाहिए कि व्यक्तिगत रूप से किस प्रकार के निर्णय लेने चाहिए, और उन्हें अपने श्रेष्ठ को किस प्रकार का उल्लेख करना चाहिए। यूनिट के अन्य लोगों को भी कर्मचारी के लिए नई जिम्मेदारी के बारे में पता होना चाहिए।

(iv) नए कार्यों में पर्याप्त प्रशिक्षण, जिसमें नीतियों और प्रक्रियाओं का पूरी तरह से पालन करना और विशिष्ट कौशल के विकास की आवश्यकता शामिल है।

(v) वर्तमान कार्य को इस तरीके से प्रत्यायित करना जो अपेक्षित परिणाम या लक्ष्य या लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए निर्दिष्ट करता है, जो संभव हो सके। अधिक विवेक के रूप में बस कैसे कुछ किया जाएगा व्यक्ति को छोड़ दिया जा रहा है स्थितियों को छोड़कर, जिसमें सिस्टम सीमाएं लागू कर सकते हैं और नीतियों, प्रक्रियाओं और अन्य निर्णय नियमों के करीबी पालन की आवश्यकता हो सकती है।

(vi) यूनिट के मनके द्वारा पर्याप्त अनुवर्ती कार्रवाई और नियंत्रण, इसमें वास्तव में बीमा कार्य करने के लिए आवश्यक चेक-अप शामिल होना चाहिए, लेकिन एक अच्छा सामान्य नियम यह है कि कर्मचारी पर उतना ही भरोसा रखें जितना झूठ को ले जा सकता है। । यह शायद कुछ स्वतंत्रता को विफल करने या गलतियां करने की अनुमति देनी चाहिए, क्योंकि केवल इस तरह से वह बढ़ेगा और अपनी पहल पर चीजें करना सीखेगा।

(vii) जैसे ही सहायक तैयार होता है, कार्यकारी उसके लिए गतिविधि को चालू कर देगा, क्योंकि किसी भी प्रकार की या प्रशिक्षण की राशि वास्तव में जिम्मेदारी वहन करने और इसे बाहर ले जाने में शामिल निर्णयों की जगह नहीं ले सकती है।

(viii) प्रभावी ढंग से जिम्मेदारी सौंपने की क्षमता विकसित की जा सकती है, और इसका महत्व ऐसा है कि यह किसी भी कार्यकारी या संभावित कार्यकारी के लिए सबसे बड़ी चुनौतियों में से एक का प्रतिनिधित्व करता है।

(vi) लाइन और स्टाफ संबंध:

एक संगठन के बढ़ने पर प्रबंधन और सहायकों को जिम्मेदारी और अधिकार सौंपने की आवश्यकता है। किसी भी प्रबंधन द्वारा प्रतिनिधिमंडल के लिए संभावनाओं के अध्ययन से पता चलता है कि प्रदर्शन की जाने वाली गतिविधियां 'दो व्यापक समूहों में गिर सकती हैं:

(1) प्राथमिक गतिविधियाँ जो विशेष उद्यम के उद्देश्यों के लिए प्रत्यक्ष और vitally योगदान देती हैं, और

(2) सहायक गतिविधियाँ जिन्हें संचालन में प्राथमिक कार्यों को रखने की आवश्यकता होती है।

प्राथमिक कार्यों, जिन्हें आमतौर पर लाइन फ़ंक्शन कहा जाता है, आम तौर पर एक निर्माण फर्म में उत्पादन और बिक्री को शामिल करते हैं, अनुसंधान के साथ यदि सफलता का एक महत्वपूर्ण निर्धारक जोड़ा जाए। उनके समकक्ष सेवा-प्रकार फर्मों और अन्य संगठनों में पाए जा सकते हैं। सहायक या स्टैग, फ़ंक्शंस में कई प्रकार की गतिविधियाँ शामिल हैं, जो या तो अपने तकनीकी स्वभाव के कारण अलग हो जाती हैं या लाइन अधिकारियों और कर्मियों को राहत देने के लिए। स्टाफ के कार्यों के उदाहरण अक्सर मौजूद हैं कार्मिक प्रबंधन, इंजीनियरिंग, लेखा, उत्पादन नियंत्रण और प्रशासनिक सेवाएं।

संगठनात्मक योजना में लाइन और स्टाफ अवधारणा एक मूल्यवान है। यह प्रत्येक मंडल में संचालन के लिए केवल एक सिर और प्राधिकरण की एक पंक्ति प्रदान करता है, और यह प्रदान करता है कि कोई भी कर्मचारी विशेषज्ञ लाइन दिए गए प्राधिकरण के लिए और उसके माध्यम से काम करेगा। इसका प्रभाव सामान्य उद्देश्यों पर जोर देना है, कुछ प्राथमिक चैनलों में प्रयासों को केंद्रित करना, टीम वर्क के लिए एक आधार रखना और कई महान विशेषज्ञ होने से बचना है जो क्रॉस-उद्देश्यों पर काम कर रहे हैं और "सभी दिशाओं में जा रहे हैं।"

कर्मचारियों की अवधारणा अब पर्याप्त परिवर्तन से गुजर रही है ', कम से कम कई अकादमिक विद्वानों और कुछ प्रबंधकों के दिमाग में। कर्मचारी व्यक्ति, विशेष रूप से तकनीकी क्षेत्रों में, व्यायाम करते हैं जिसे अक्सर विचारों का अधिकार कहा जाता है। भले ही, वे कमांड की श्रृंखला में नहीं हैं, लेकिन उनकी सिफारिशें हम इतना जला सकते हैं कि प्रभाव वास्तव में एक ही है। योजना में सहायता के लिए शीर्ष प्रबंधन द्वारा कर्मचारियों के विशेषज्ञों पर निर्भर किया जा रहा है। वे अक्सर समितियों में प्रभावशाली भूमिका निभाते हैं।

(vii) सिस्टम संबंध और मैट्रिक्स व्यवस्था:

प्रशासनिक प्रबंधन में विशेष रुचि सूचना प्रवाह के तर्क के अनुसार नौकरी समूहों के लिए अग्रणी प्रणालियों का प्रभाव है। सिस्टम पारंपरिक संगठन सिद्धांत में दिए गए ऊर्ध्वाधर रिश्तों में क्षैतिज संबंध जोड़ते हैं। परिणाम कुछ प्रकार की मैट्रिक्स व्यवस्था हो सकती है जिसमें विभिन्न गतिविधियों, जटिल समस्याओं का विश्लेषण करने के लिए, निर्माण, साझा करने, निर्माण करने के लिए, 'वर्तमान कार्य संबंधों के संबंध में संवाद करने के लिए, या अन्य उद्देश्यों के लिए अपनी गतिविधियों का समन्वय करने के लिए संयुक्त किया जाता है। विभिन्न विभागों, विभागों और पृष्ठभूमि के कार्मिकों को आवश्यकतानुसार संयुक्त प्रयास में लाया जा सकता है।

यदि कोई विशेष परियोजना 'ए' मार्केटिंग विश्लेषक, एक इंजीनियर, एक कंप्यूटर प्रोग्रामर, और एक ऑपरेटिंग विभाग के प्रमुख द्वारा संचालन के निकट समन्वय के लिए बुलाती है, तो एक परियोजना टीम का गठन किया जा सकता है जिसमें लाइन और स्टाफ अंतर वस्तुतः व्यर्थ हैं। बारीकी से संबंधित, हालांकि अक्सर छोटे पैमाने के उपक्रमों से संबंधित होता है, एक कार्य दल हो सकता है। ऐसी कई व्यवस्थाएं अस्थायी हैं, जो एक विशेष असाइनमेंट से निपटने के लिए बनाई जा रही हैं जैसे कि एक नए उत्पाद की शुरुआत की योजना बनाना या एक नए डेटा-प्रोसेसिंग इंस्टॉलेशन के लिए।

जैसा कि उपभोक्ता की मांग, प्रौद्योगिकी और पर्यावरण के अन्य तत्वों में परिवर्तन अधिक से अधिक स्पष्ट हो जाते हैं, संगठनात्मक व्यवस्थाएं उन जरूरतों से निपटने के लिए होती हैं जो अस्थायी हैं या सीमित अवधि के लिए तेजी से उपयोग की जा रही हैं। एक अस्थायी समूह के साथ एक अनुभव कभी-कभी एक स्थायी या अधिक लंबे समय तक चलने वाली व्यवस्था की शुरुआत के रूप में कार्य करता है।

(viii) स्थिरता और लचीलापन:

संगठनात्मक संतुलन की अवधारणा बताती है कि उद्यम की समग्र सफलता के लिए प्रत्येक संगठनात्मक इकाई को उसके योगदान के अनुपात में विकसित किया जाना चाहिए, यह पर्याप्त रूप से अपने कार्यों को करने के लिए पर्याप्त और मजबूत होना चाहिए, लेकिन कोई बड़ा नहीं। यदि एक इकाई या तो गंभीरता से अविकसित है या दूसरों के संदर्भ में अविकसित है, तो सभी विकलांग होंगे।

कमजोर लागत लेखांकन, खरीद, या विज्ञापन गंभीरता से एक फर्म को रोक सकता है जो अन्य मामलों में मजबूत है। एक इंजीनियरिंग, बिक्री, या नियंत्रक विभाग जो अन्य महत्वपूर्ण कार्यों पर हावी है, बस उतना ही नुकसान पहुंचा सकता है। संभवतः कर्मियों की सटीक संख्या और उपकरणों की मात्रा का निर्धारण करने का कोई तरीका नहीं है जो किसी दी गई इकाई को सही ठहराते हैं। बहुत कुछ इस तरह के चर पर निर्भर हो सकता है जैसे कि प्रतिस्पर्धी स्थिति, विकास का चरण, और भविष्य की योजना।

और एक विभाग के प्रमुख दूसरों की तुलना में अधिक आक्रामक हो सकते हैं या एक शीर्ष कार्यकारी के अधीन हो सकते हैं जिनकी अपने क्षेत्र में विशेष रुचि है; वह एक साम्राज्य का निर्माण कर सकता है, जबकि अन्य भीख मांगते हैं। सबसे अच्छा सामान्य दृष्टिकोण या तो शीर्ष-कार्यकारी समूह को लगता है कि विभिन्न विशेष क्षेत्रों के साथ पर्याप्त रूप से प्रतिनिधित्व किया गया है और उपलब्ध महत्वपूर्ण कारकों पर उद्देश्य डेटा के साथ; या अच्छी तरह से योग्य स्वतंत्र सलाहकारों द्वारा निष्पक्ष अध्ययन, विशेष रूप से जहां एक गंभीर समस्या मौजूद है पर विश्वास करने के लिए अच्छा कारण है।

संगठनात्मक स्थिरता प्रभावशीलता को गंभीर नुकसान के बिना विशिष्ट कर्मियों के नुकसान का सामना करने की क्षमता को संदर्भित करता है। यहां एक प्रमुख आवश्यकता, जनशक्ति की जरूरतों के संबंध में लंबी दूरी की योजना के लिए है, साथ ही विकासशील अधिकारियों और अन्य प्रमुख कर्मियों के लिए एक सकारात्मक कार्यक्रम है। जनशक्ति आविष्कारों और कार्यकारी विकास कार्यक्रमों में वर्तमान रुचि समस्या के लिए प्रबंधन की चिंता को इंगित करती है। इससे भी अधिक प्रभावशाली होने की संभावना एक सामान्य जलवायु है जो बड़ी संख्या में व्यक्तियों की सोचने-समझने की क्षमता, चुनौती और प्रोत्साहन प्रदान करती है और विभिन्न तरीकों से व्यक्तिगत विकास को एक सतत प्रक्रिया बनाती है।

संगठनात्मक लचीलापन कार्य असाइनमेंट, कर्मियों और सुविधाओं को काम की मात्रा में अस्थायी परिवर्तन को समायोजित करने की क्षमता को मापता है। लगभग सभी फर्मों को अधिक या कम डिग्री में इस समस्या का सामना करना पड़ता है। कार्यालय की गतिविधियाँ विशेष रूप से चोटियों और घाटियों में काम की मात्रा के लिए अतिसंवेदनशील हैं।

(ix) विशिष्ट कार्य का स्थान:

यहां तक ​​कि जहां एक प्रकार के कार्य की आवश्यकता अचूक है, वहां यह निर्णय लेने की समस्या बनी हुई है कि इसे संगठनात्मक ढांचे में कहां रखा जाए। यह समस्या कार्यालय की गतिविधियों के प्रबंधन के लिए महत्वपूर्ण है क्योंकि ऐसी गतिविधियाँ अन्य सभी को सुविधा प्रदान करती हैं। नीचे कुछ कारक दिए गए हैं जो अक्सर इस तरह के निर्णय पर आते हैं।

1. उद्देश्यों को पूरा करने में सापेक्ष महत्व:

किसी भी गतिविधि के स्तर और दायरे दोनों को इंगित किया जाता है। सबसे महत्वपूर्ण कार्य प्रबंधन के शीर्ष सोपान में प्रतिनिधित्व को सही ठहरा सकते हैं। परिचालन प्रभागों को किसी भी कार्यात्मक प्रमुख के बजाय संचालन के कार्यकारी उपाध्यक्ष को रिपोर्ट करना चाहिए, एक विशिष्ट फ़ंक्शन, जैसे इन्वेंट्री नियंत्रण, को क्रय, उत्पादन नियंत्रण, या लेखांकन में रखा जा सकता है - आवश्यकता और जोर के आधार पर वांछित।

2. विशेषज्ञता:

गतिविधियों की विविधता और दायरे को रोककर जिसके लिए किसी भी इकाई को जिम्मेदार होना है, अधिक परिचालन प्रवीणता, प्रशिक्षण में अधिक आसानी, 'विशेष उपकरणों का औचित्य और अन्य लाभों का एहसास हो सकता है। विशेषज्ञता, एक मिश्रित आशीर्वाद हो सकता है, हालांकि, "इसके लिए सीमित परिप्रेक्ष्य, एकरसता, कई विशेषज्ञों के समन्वय में कठिनाई और प्रबंधन की अन्य समस्याएं भी हो सकती हैं।

3. काम के प्रवाह में जगह:

सिस्टम कॉन्सेप्ट का विस्तार, एडेड, जैसा कि हम देखेंगे, डेटा प्रोसेसिंग में काफी सुधार होने के साथ-साथ ऑपरेशन के क्षैतिज रिश्तों पर अधिक ध्यान आकर्षित कर रहा है क्योंकि वे सामान्य कार्य प्रवाह में एक साथ फिट होते हैं। प्रोजेक्ट और टास्क टीमों को एक पैटर्न के शुरुआती सबूत के रूप में सुझाया गया है जो भविष्य में बहुत व्यापक उपयोग प्राप्त करने की संभावना है।

4. हरिण विशेषज्ञों द्वारा दिए गए संगठन का भाग:

पहले कर्मचारियों की भूमिका की बदलती अवधारणाओं की चर्चा आगे और शायद और भी महत्वपूर्ण विकास की ओर इशारा करती है। यह निर्धारित करने के लिए अत्यधिक वांछनीय है कि किसी भी कर्मचारी इकाई के लिए सेवा का क्षेत्र क्या होना चाहिए, फिर इकाई को ऐसी स्थिति में रखना जिसमें वह सर्वोत्तम संभव सेवा प्रदान कर सके।

यदि कोई विशेष कार्य संगठन के सभी भागों की सेवा करना है, तो इसे रखने के लिए अच्छा कारण होगा, या तो शीर्ष पर या शीर्ष कार्यकारी के तहत, जहां यह अन्य सभी इकाइयों की सेवा के लिए अधिकतम प्रोत्साहन को आधा कर देगा। एक कार्यात्मक विभाग के तहत रखा गया, इसकी गतिविधियों का दायरा शायद सीमित होगा। हमें विशेष रूप से प्रशासनिक प्रबंधन के प्रावधानों की जांच करते समय इस सिद्धांत का उल्लेख करना होगा।

5. नियंत्रण की अवधि:

एक व्यावहारिक विचार किसी एकल श्रेष्ठ के प्रत्यक्ष पर्यवेक्षण के तहत कर्मचारियों की संख्या है। अब विचार के दो अलग-अलग स्कूल हैं- प्रत्येक में योग्यता, धनुष की व्याख्या पर निर्भर और लागू। पारंपरिक दृष्टिकोण, और जो अभी भी सबसे व्यापक रूप से आयोजित है, वह एक ऐसी सीमा पर सीमा तय करेगा जो वास्तव में देखरेख की जा सकती है, जिसमें स्तर, कार्य की जटिलता, भौगोलिक फैलाव, और अधीनस्थों और बेहतर के कैलिबर के साथ कुछ लचीलापन है।

सोचा था कि नए स्कूल की संख्या की सीमा है कि बेहतर अपनी गतिविधियों को निर्देशित करने में मार्गदर्शन कर सकते हैं जगह होगी। इसका मतलब है कि उच्च स्तर का प्रतिनिधिमंडल और जिम्मेदारी का एक बड़ा भाव। इस प्रकार, पूर्व की धारणाओं की तुलना में यह अवधि अधिक व्यापक हो सकती है।

उपरोक्त के रूप में इस तरह के विचार लचीलेपन के बजाय उच्च स्तर को प्रदर्शित कर सकते हैं जो किसी दिए गए फ़ंक्शन के विशिष्ट स्थान में मौजूद हैं। सक्षम हाथों में, और जहां एक सहकारी भावना प्रबल होती है, यह सच है 'कि कुछ कार्यों को एक संगठन में अलग-अलग स्थानों में प्रभावी ढंग से किया जा सकता है।

फ़ंक्शन में रुचि और इसके साथ कुछ करने की इच्छा किसी दिए गए स्थान के लिए मामूली सैद्धांतिक या तार्किक लाभ से अधिक महत्वपूर्ण हो सकती है। लेकिन कहा गया सिद्धांत मूल मार्गदर्शक के रूप में काम कर सकता है 'और विचलन को सचेत रूप से और बाद में एक अधिक संतोषजनक व्यवस्था की दिशा में काम करने के इरादे से किया जाना चाहिए, खासकर अगर वर्तमान व्यवस्था किसी एकल व्यक्ति की विशेष क्षमताओं पर निर्भर है।

(x) अनौपचारिक संगठन:

संगठनात्मक सिद्धांतों ने मुख्य रूप से प्राधिकृत और जिम्मेदारी की आधिकारिक रूप से निर्दिष्ट लाइनों के साथ निपटाया है जो एक उद्यम के औपचारिक संगठन को बनाते हैं। आवश्यक कार्य को पूरा करने में विशेषज्ञों के प्रयासों को समन्वित करने के लिए प्रत्येक उद्यम को ऐसी संरचना या रूपरेखा की आवश्यकता होती है।

प्रत्येक में, उद्यम भी अनौपचारिक रिश्तों का एक समूह होता है, जिसके माध्यम से कर्मचारी जरूरतों को भरने का प्रयास करते हैं जो कि बड़े पैमाने पर प्रकृति में व्यक्तिगत होते हैं। इन संबंधों की मान्यता प्रबंधन के लिए महत्वपूर्ण है क्योंकि वे व्यक्तियों की प्रेरणा और औपचारिक संगठन की प्रभावशीलता दोनों को प्रभावित करते हैं। अब कुछ अधिक महत्वपूर्ण अनौपचारिक रिश्तों पर विचार किया जाएगा।

कर्मचारी सामान्य हितों और सामंजस्यपूर्ण व्यक्तित्व लक्षणों द्वारा तैयार किए गए छोटे अनौपचारिक समूहों में एक साथ बैंड करते हैं। ऐसे समूह आमतौर पर, कॉफी ब्रेक लेते हैं और दोपहर के भोजन को एक साथ व्यक्तिगत संपर्कों में शामिल करते हैं क्योंकि दिन के दौरान काम की अनुमति होती है, और 'कई मामलों में, सामाजिक संपर्क काम से दूर होते हैं। अलर्ट प्रबंधक ऐसे रिश्तों को स्वीकार करने और यहां तक ​​कि प्रोत्साहित करने के लिए आए हैं, यह पहचानते हुए कि वे सामाजिक स्वीकृति के लिए कर्मचारी की जरूरतों को भरते हैं, सामान्य काम के माहौल के साथ संतुष्टि बढ़ाते हैं और उद्यम के लिए वफादारी प्रदान करते हैं, और काम के दबाव से आवश्यक मोड़ प्रदान करते हैं।

विशेष महत्व के, भी, कर्मचारियों के बीच अनौपचारिक नेता हैं, जिनमें दूसरों में आत्मविश्वास है और वे किसके लिए सलाह और उदाहरण के लिए मुड़ते हैं। प्रबंधन इन प्रमुख लोगों को हाजिर करने और अन्य कर्मचारियों पर उनके प्रभाव को पहचानने के लिए अच्छी तरह से काम करेगा - उन्हें अच्छी तरह से सूचित रखना, उन्हें निर्णय लेने में अक्सर सलाह देना जो कर्मचारी हितों को प्रभावित करते हैं, और उन्हें औपचारिक नेतृत्व के पदों पर पदोन्नति के लिए संभावनाओं के रूप में देखते हैं।

कई अन्य अनौपचारिक रिश्ते और व्यवहार के मानक हैं जो व्यक्तिगत आवश्यकताओं को भरने के लिए उत्पन्न होते हैं। शामिल स्टेटस सिंबल जैसे कि एक डेस्क जो आकार में बड़ा है या एक अलग रंग, एक निजी सचिव, एक निजी कार्यालय, और व्यक्तिगत उपलब्धि और मान्यता के कई अन्य सबूत हैं।

समूह के अधिकांश अन्य सदस्यों द्वारा हासिल किए गए आउटपुट पर या उसके पास उत्पादन करने की बार-बार की प्रवृत्ति के सचित्र व्यवहार के समूह मानक हैं, किसी भी सदस्य का महत्वपूर्ण दृष्टिकोण जो अन्य द्वारा अनुमोदित उपकरणों के माध्यम से प्रबंधन द्वारा विशेष विचार के लिए प्रयास करता प्रतीत होता है।, और कुछ अन्य इकाइयों और विभागों के साथ सहयोग की ओर रुख।

निश्चित रूप से हमेशा ग्रेपवाइन, या अनौपचारिक संचार चैनल होता है, जिसके माध्यम से व्यक्ति उन सभी के बारे में जानकारी प्राप्त करने की कोशिश करते हैं, जो उन मामलों से संबंधित होते हैं, जो उनकी रुचि या जिज्ञासा को जगाते हैं। अनौपचारिक संबंध जैसे कि पहले बताए गए लोग अत्यधिक प्रभावशाली हो सकते हैं। प्रबंधन को चुनौती के रूप में अभिव्यक्त किया जा सकता है, औपचारिक और अनौपचारिक रिश्तों के मिश्रण की तलाश में जो फर्म के उद्देश्यों को पूरा करता है और कर्मचारियों की व्यक्तिगत आवश्यकताओं को पूरा करता है।

कुछ उदाहरणों में औपचारिक संगठन को व्यक्तियों और समूहों के बीच बेहतर समझ और सहयोग को बढ़ावा देने के लिए संशोधित किया जा सकता है; दूसरों में, बेहतर औपचारिक संचार कर्मचारियों द्वारा वास्तविक जानकारी के लिए ग्रेपइन पर निर्भरता को कम कर सकते हैं जो वे चाहते हैं और उनकी आवश्यकता है; और व्यवहार के समूह मानकों को अनौपचारिक नेताओं द्वारा नए कार्यक्रमों की स्वीकृति जीतने के प्रयासों से प्रभावित किया जा सकता है, नेतृत्व की अधिक लोकतांत्रिक तकनीकों और अन्य तरीकों से।