अपने कार्यालय को कैसे व्यवस्थित करें: शीर्ष 12 चरण

यह लेख एक कार्यालय को व्यवस्थित करने के लिए आवश्यक शीर्ष बारह चरणों पर प्रकाश डालता है। कदम इस प्रकार हैं: 1. योजना 2. साइट का चयन 3. स्थान या आवास 4. ले-आउट 5. कार्य की शर्तें 6. उपकरण 7. कर्मचारियों की भर्ती 8. विभाग 9. नौकरियों का असाइनमेंट 10. प्राधिकरण का प्रतिनिधि 11. निर्माण संबंधों की 12. एक कार्यालय मैनुअल की तैयारी।

एक कार्यालय चरण # 1. योजना का आयोजन:

हर तरह के काम के लिए प्लानिंग की जरूरत होती है। हापज़ार्ड कार्य से समय, धन और ऊर्जा का अपव्यय होता है। एक कार्यालय की योजना काफी हद तक इसकी विविधता और गतिविधियों की मात्रा पर निर्भर करती है। वह फिर से प्रकृति और उस संगठन द्वारा निर्धारित किया जाता है जिसके लिए कार्यालय स्थापित किया जा रहा है। भौतिक योजना के अलावा एक बजट भी तैयार करना है, जो उपलब्ध धन को ध्यान में रखते हुए पूंजी और राजस्व व्यय दोनों के लिए है।

एक कार्यालय चरण # 2 का आयोजन। साइट का चयन:

यह एक समस्यात्मक कार्य है। विभिन्न कारकों-वाणिज्यिक, आर्थिक और परिस्थितिजन्य, को ध्यान में रखना होगा।

एक कार्यालय चरण # 3 का आयोजन। स्थान या आवास:

विभागीय गतिविधियों के लिए आवास पर्याप्त होना चाहिए। भविष्य के विस्तार के लिए स्कोप होगा लेकिन किराया कारक को नजरअंदाज नहीं किया जा सकता है।

एक ऑफिस स्टेप # 4. ले-आउट का आयोजन:

आवास और ले-आउट बारीकी से संबंधित हैं। विभिन्न प्रकार के ले-आउट हैं जो कार्यालय प्रणाली और विभागों की संख्या पर निर्भर करते हैं। अंतरिक्ष के इष्टतम उपयोग के सिद्धांत को ध्यान में रखना होगा।

एक कार्यालय चरण # 5 का आयोजन

कार्यालय को उचित प्रकाश व्यवस्था, वेंटिलेशन, स्वच्छता, आदि प्रदान किया जाना चाहिए, जिस पर कार्य की दक्षता काफी हद तक निर्भर करती है।

एक कार्यालय चरण # 6. उपकरण का आयोजन:

कार्यालय के कामकाज के लिए विभिन्न प्रकार के उपकरण फर्नीचर, मशीन, उपकरण, स्टेशनरी आदि से संबंधित हैं। बड़ी सावधानी से खरीदारी करनी पड़ती है। आपूर्ति की निरंतरता, उचित रखरखाव और समय-समय पर मरम्मत और नवीनीकरण उनके लिए आवश्यक हैं।

एक अलग खरीद विभाग इस उद्देश्य के लिए स्थापित किया जा सकता है। सचिव को कार्य सौंपा जा सकता है। दूसरे शब्दों में, सभी भौतिक तत्वों की खरीद की जानी है और उनकी नियमित आपूर्ति सुनिश्चित है।

कार्यालय चरण # 7. कर्मचारियों की भर्ती का आयोजन:

यह एक कार्यालय संगठन में मानव तत्वों के साथ काम कर रहा है और सबसे कठिन काम है।

स्टाफ की भर्ती एक प्रक्रिया है जिसमें निम्नलिखित कदम और पहलू शामिल हैं:

(ए) विशिष्टता और ग्रेडिंग:

पहले नौकरी के लिए स्पेसिफिकेशन करना पड़ता है। इसका मतलब है कि एक सूची तैयार की जानी चाहिए कि चिंता के लिए किस प्रकार की विशिष्ट नौकरियों की आवश्यकता है। इसके विपरीत, नौकरी करने के लिए आवश्यक विशिष्ट प्रकार के पुरुषों की एक सूची भी तैयार करनी होगी।

नौकरी विनिर्देश और आदमी विनिर्देश एक साथ कार्य कर रहे हैं। नौकरियों को भी वर्गीकृत किया जाना है। अमेरिकन मैनेजमेंट एसोसिएशन के अनुसार ए से एफ तक छह प्रकार के ग्रेड हैं - उच्चतर ग्रेड, अधिक कार्य करने की तुलना में विचारशील कार्य है। ग्रेड कम, सोच समारोह की तुलना में अधिक कार्य कर रहा है।

निम्नलिखित कारकों को ग्रेड का निर्धारण करने में ध्यान में रखा जाना चाहिए:

(i) शिक्षा, दोनों सामान्य और तकनीकी,

(ii) नौकरी करने के लिए आवश्यक कौशल।

(iii) अनुभव, यदि कोई हो।

(iv) पर्यवेक्षण और दिशा की मात्रा की आवश्यकता। पारिश्रमिक की दरें नौकरी की ग्रेड पर निर्भर करेंगी।

(बी) भर्ती नीति:

एक निश्चित भर्ती नीति होनी चाहिए। भर्ती समाचार पत्रों में विज्ञापन के माध्यम से या रोजगार एक्सचेंजों को अधिसूचना के माध्यम से की जा सकती है। भर्ती के अन्य स्रोत हैं: मौजूदा कर्मचारियों के परिवार के सदस्यों से, ट्रेड यूनियन, पूर्व-सेवा पुरुषों (विशेष रूप से सुरक्षा कर्मचारियों के लिए), पेशेवर संस्थानों, कार्यालय उपकरण आपूर्ति की चिंताओं, नौकरी चाहने वालों आदि।

(ग) भर्ती प्रक्रिया:

इस प्रक्रिया में विभिन्न परीक्षण, लिखित और मौखिक, साक्षात्कार लेना, चिकित्सीय परीक्षण से गुजरना आदि शामिल हैं। यह उन्मूलन की प्रक्रिया है और अंत में कुछ लोगों का चयन किया जाता है।

(घ) प्रशिक्षण:

कई चिंताओं में चयनित पुरुषों को प्रेरण प्रशिक्षण से गुजरना पड़ता है। कभी-कभी, रोजगार प्राप्त करने से पहले किसी को शिक्षुता की अवधि की सेवा करनी होती है। या, रोजगार मिलने के बाद, सेवा को स्थायी करने से पहले कर्मचारी को एक परिवीक्षाधीन अवधि कवर करनी होगी। पदोन्नति या अंतर-विभागीय स्थानांतरण के लिए प्रशिक्षण भी प्रदान किया जाता है।

एक कार्यालय चरण # 8 का आयोजन। विभाग:

विभाग एक विशेष कार्य है। इसका अर्थ है नौकरियों का समूहन। संबद्ध नौकरियों के एक समूह को कार्यात्मक रूप से एक विभाग कहा जाता है।

उदाहरण के लिए, लेखा विभाग में पुस्तकों को रखने, वित्तीय विवरणों और खातों को तैयार करने, उत्पादन की लागत की गणना करने और कीमत बेचने, भुगतान आदेश पारित करने, बैंकों, लेनदारों, देनदारों, आदि के साथ संबंध बनाए रखने, और संबंधित सभी नौकरियों के होते हैं। ऐसे अन्य संबद्ध कार्य करना।

किसी संगठन के कुल कार्यों को विभागों में विभाजित करने से पहले विभिन्न कारकों पर विचार किया जाना चाहिए। विभाग से पहले, विभाजन करना आवश्यक हो सकता है। कार्यालय कार्यों के केंद्रीकरण और विकेंद्रीकरण का सवाल भी उठता है। कार्यालय प्रणाली को निर्धारित किया जाना है।

कार्यालय चरण # 9 का आयोजन करना

स्टाफ के प्रत्येक सदस्य को विशिष्ट कर्तव्यों का आवंटन किया जाएगा। उन्हें सौंपे जाने वाले कार्य। हर एक को पता होगा कि उसका श्रेष्ठ कौन है, जिससे उसे आदेश प्राप्त करने हैं और वह किसके प्रति जवाबदेह होगा। अच्छी तरह से निर्धारित प्रक्रिया या अपनाई गई विधि के अनुसार नौकरी करने के लिए नियमित रूप से तैयारी करने के बाद नौकरी की असाइनमेंट का पालन किया जाता है।

एक कार्यालय चरण # 10 का आयोजन करना। प्राधिकरण का प्रतिनिधि:

प्राधिकार का प्रत्यायोजन किसी संगठन की प्राण शक्ति है। प्रत्येक श्रेष्ठ अपने अधीनस्थ को अपने अधिकार का एक भाग सौंपता या प्रदान करेगा। उस अधिकार के आधार पर अधीनस्थ को अपनी नौकरी करने का अधिकार होगा और वह अपने अधीनस्थ को आदेश दे सकता है। प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल के साथ जिम्मेदारी की समान राशि बनाई जाती है। अधिक से अधिक प्राधिकरण जिम्मेदारी है।

प्राधिकारी श्रेष्ठ से नीचे की ओर बढ़ता है, उत्तरदायित्व बनता है और उत्तरदायित्व अधीनस्थ से श्रेष्ठ की ओर बढ़ता है। जवाबदेही का अर्थ है अपने अधीनस्थों से यह रिपोर्ट लेना कि वे अपने कर्तव्यों से कितने दूर हैं। जवाबदेही के माध्यम से अपने अधीनस्थों पर बेहतर व्यायाम नियंत्रण।

कार्यालय चरण # 11 का आयोजन रिश्तों का निर्माण:

आयोजन में यह महत्वपूर्ण कार्य है। संगठन के अंदर बड़ी संख्या में व्यक्तियों को एक साथ लाया जाता है। उन्हें अपने संबंधित कार्य करने होंगे लेकिन संगठन के सामान्य लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए उनके कामकाज में सही समन्वय होना चाहिए।

एक संगठन में कर्मचारियों के सदस्यों के बीच संबंध प्राधिकरण पर आधारित है। शब्द प्राधिकरण का अर्थ है उन निर्णयों को निष्पादित करने के लिए निर्णय लेने और दूसरों को आदेश देने की शक्ति। एक संगठन के अंदर कर्मचारियों के सदस्यों के बीच बेहतर अधीनस्थ संबंध की एक श्रृंखला है।

प्रत्येक व्यक्ति अपने अगले व्यक्ति से बेहतर है लेकिन अपने पिछले व्यक्ति के अधीनस्थ है। और, अधिकार नीचे की ओर बढ़ता है और जवाबदेही एक श्रेष्ठ और उसके अधीनस्थ के बीच ऊपर की ओर बढ़ती है। एक श्रेष्ठ व्यक्ति के अधीन कई अधीनस्थ हो सकते हैं। यह 'स्पैन ऑफ कंट्रोल ’है। लेकिन, प्रत्येक अधीनस्थ के पास उसके ऊपर केवल एक श्रेष्ठ होना चाहिए। इसे 'कमांड की एकता' का सिद्धांत कहा जाता है।

एक कार्यालय के अंदर अगर हम लेखा विभाग को देखें तो गर्भाधान स्पष्ट होगा। खातों से कार्य करने का अधिकार सचिव, जो कि मुख्य लेखाकार या वित्त प्रबंधक (जो भी पद का नाम हो सकता है) से होता है। मुख्य लेखाकार स्वयं सभी लेखांकन कार्य स्वयं नहीं करता है।

वह अपने अधिकार का एक हिस्सा अपने सहायकों और सहायक प्राधिकारी के सहायक प्रतिनिधियों को काम करने वाले क्लर्कों को सौंपता है। जवाबदेही सहायक क्लर्कों से सहायक, मुख्य लेखाकार और मुख्य लेखाकार से सचिव तक की है। सचिव, जिन्हें शीर्ष प्रबंधन के लोगों से अधिकार प्राप्त था, उनके प्रति जवाबदेह है।

एक संगठन के विभिन्न पहलू:

एक संगठन में प्राधिकरण संबंध दो भागों में विभाजित है:

(ए) लाइन:

जो लोग संगठन के मूल या मुख्य कार्यों को करने में लगे हुए हैं, जैसे उत्पादन, विपणन, खरीद इत्यादि, उन्हें 'लाइन' लोग कहते हैं। उनके अधिकार को लाइन प्राधिकरण कहा जाता है। प्राधिकरण का प्रतिनिधि मुख्य रूप से लाइन के लोगों के माध्यम से होता है,

(बी) स्टाफ:

जो लोग सेवा या सलाहकार कार्यों को करने में लगे हुए हैं, जैसे वित्त, कार्मिक प्रबंधन, आदि को 'स्टाफ' लोग कहते हैं। ये लोग विशेषज्ञ होते हैं और अपने विशिष्ट सेवाओं द्वारा लाइन के लोगों को सलाह देते हैं ताकि प्रमुख या बुनियादी कार्यों को कुशलता से किया जा सके।

एक कार्यालय, दोनों प्रकार के लोगों के लिए एक सीट है- लाइन और कर्मचारी। जब विभाग बनाया जाता है तो कार्यों के समूह को ध्यान में रखना होता है। यह बहुत महत्वपूर्ण है क्योंकि अक्सर लाइन और स्टाफ के लोगों के बीच एक संघर्ष पाया जाता है।

यह सब एक कार्यालय के औपचारिक संगठन के बारे में है जो प्राधिकरण संबंधों के आधार पर शीर्ष प्रबंधन के लोगों द्वारा स्थापित किया गया है। इस औपचारिक संगठन के अलावा, एक कार्यालय के अंदर अनौपचारिक संगठन का विकास होता है।

विभिन्न विभागों और प्राधिकरण के विभिन्न स्तरों से संबंधित कार्यालय में काम करने वाले लोग निम्नलिखित कारकों के कारण अनौपचारिक समूहों में शामिल हो सकते हैं:

(ए) एक ही भाषा बोलना;

(बी) एक ही राज्य या जिले में घर होने;

(c) समान राजनीतिक विचारधारा में विश्वास रखना;

(घ) समान धार्मिक समुदाय से संबंधित; आदि।

अनौपचारिक संगठन को अक्सर औपचारिक संगठन से अधिक मजबूत पाया जाता है। आधिकारिक या औपचारिक आदेशों के माध्यम से क्या हासिल नहीं किया जा सकता है, अनौपचारिक अनुरोधों के माध्यम से प्राप्त किया जा सकता है।

संगठन चार्ट और मैनुअल:

यह वांछनीय है कि एक चार्ट औपचारिक पदों और औपचारिक संबंधों को दिखाते हुए तैयार किया गया है। चार्ट को देखकर कोई भी अपने वरिष्ठों और अधीनस्थों के संबंध में अपनी स्थिति को समझ सकता है। एक संगठन चार्ट ऊर्ध्वाधर या क्षैतिज या परिपत्र हो सकता है। लेकिन संगठन चार्ट पर्याप्त नहीं है। इसमें विभिन्न पदों को धारण करने वाले व्यक्तियों के कार्यों का वर्णन नहीं किया गया है।

एक संगठन मैनुअल तैयार किया जाता है जो विभिन्न पदों के लिए विशिष्ट कार्यों का वर्णन करने वाली डायरी की तरह है। संगठन और इसके लोगों की बेहतर समझ के लिए स्टाफ के प्रत्येक सदस्य को ऐसे मैनुअल की एक प्रति दी जाती है। कोई अपने कर्तव्यों और अपने अधिकार की सीमाओं को जान सकता है। संगठन चार्ट और संगठन नियमावली तैयार करने के लिए सचिव का एक प्रमुख कर्तव्य है।

एक कार्यालय चरण # 12 का आयोजन। एक कार्यालय मैनुअल की तैयारी:

एक अच्छे कार्यालय में मैनुअल ऑफ़िस प्रक्रिया तैयार की जाती है और मार्गदर्शन के लिए कर्मचारियों के प्रत्येक सदस्य को एक प्रति वितरित की जाती है। सरकार विभागीय प्रक्रिया और औपचारिकताओं के लिए कार्यालय मैनुअल प्रकाशित करती है और इसे जनता को मामूली कीमत पर बिक्री के लिए पेश किया जाता है।

कार्यालय प्रक्रिया के लिए एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया मैनुअल निम्नलिखित उद्देश्यों को पूरा करता है:

(ए) यह काम के लिए एक स्थायी योजना है,

(b) इसे आंतरिक, संचार का साधन माना जाता है,

(c) यह प्रदर्शन के नियंत्रण के लिए एक उपकरण भी है

एक कार्यालय मैनुअल में फ्लो चार्ट होते हैं।

कार्यालय मैनुअल के लाभ हैं:

(ए) यह विभिन्न गतिविधियों के समन्वय में मदद करता है,

(बी) यह निर्णय लेने में तेज और उद्देश्य की एकरूपता पर आधारित है,

(c) यह कार्य करने के लिए समय बचाता है,

(d) यह संगठन के पिछले अनुभव के पाठ को रिकॉर्ड करता है और सबसे सुविधाजनक प्रक्रिया से बाहर काम किया जाता है।

(e) यह नियंत्रण और कार्य मापन का एक बहुत ही प्रभावी उपकरण है,

(च) यह ओ एंड एम अध्ययन के लिए आधार प्रदान करता है।