रिपोर्ट: परिभाषा, सुविधाएँ और प्रकार
रिपोर्ट्स के बारे में जानने के लिए यह लेख पढ़ें। इस लेख को पढ़ने के बाद आप इसके बारे में जानेंगे: 1. रिपोर्ट की परिभाषा 2. रिपोर्ट का महत्व 3. विशेषताएं 4. प्रकार।
रिपोर्ट की परिभाषा:
एक रिपोर्ट को एक बयान या एक खाते के रूप में परिभाषित किया जा सकता है, या तो बड़े या छोटे, कुछ घटनाओं, निष्कर्षों, टिप्पणियों या सिफारिशों पर एक व्यक्ति या एक समूह द्वारा तैयार किया जाता है। एक रिपोर्ट मौखिक या लिखित हो सकती है।
यह किसी एकल व्यक्ति (जैसे सचिव या विभागीय प्रमुख या अन्वेषक) या व्यक्तियों के समूह या समिति या उप-समिति द्वारा तैयार किया जा सकता है। समय के नियमित अंतराल पर एक रिपोर्ट तैयार की जा सकती है (जैसे किसी संगठन की वार्षिक रिपोर्ट या एक शाखा द्वारा प्रधान कार्यालय को मासिक रिपोर्ट) या केवल एक बार (एक जांच समिति द्वारा रिपोर्ट की तरह)।
रिपोर्ट का महत्व:
संगठनात्मक जीवन में और सामान्य प्रशासन के लिए रिपोर्टों का महत्व बहुत अच्छा है। कुछ रिपोर्टों के आधार पर निर्णय अक्सर कई विवादास्पद और समस्याग्रस्त मुद्दों पर लिया जाता है। एक संगठन या एक समिति या एक विभाग, आदि के सदस्य, संगठन या समिति या समूह या अन्य संगठनों, समितियों या समूहों के बारे में कई प्रासंगिक और भौतिक तथ्यों को रिपोर्ट के माध्यम से जान सकते हैं। सामान्य प्रशासन को विभिन्न प्रकार की आंतरिक और बाहरी रिपोर्टों द्वारा बहुत निर्देशित किया जाता है।
कभी-कभी रिपोर्टों को तैयार करना, प्रस्तुत करना और वैधानिक रूप से परिचालित करना होता है। उदाहरण के लिए, किसी कंपनी की वार्षिक रिपोर्ट। एक रिपोर्ट में प्रलेखन मूल्य होता है। यह संदर्भ, साक्ष्य और इतिहास का एक स्रोत है। किसी संगठन या समिति या उप-समिति आदि के सचिव के पास रिपोर्ट के संबंध में बड़ी जिम्मेदारी होती है क्योंकि उसे उन्हें तैयार करना होता है।
रिपोर्ट की विशेषताएं:
(१) एक रिपोर्ट तथ्यों पर आधारित होती है और कुछ आँकड़ों के आंकड़ों, संदर्भों आदि के साथ बहुत बार समर्थित होती है।
(२) एक रिपोर्ट को उचित रूप और शैली में तैयार किया जाना है। प्रपत्र और शैली रिपोर्ट के उद्देश्य पर निर्भर करते हैं।
(३) एक रिपोर्ट निश्चित रूप से एक उद्देश्य है। एक सामान्य उद्देश्य सूचना का प्रसार है। अन्य उद्देश्य हैं- रिकॉर्ड संकलित करना, कार्रवाई या निर्णय को मार्गदर्शन प्रदान करना, साक्ष्य बनाना आदि।
(४) एक रिपोर्ट का तात्पर्य किसी व्यक्ति विशेष या व्यक्तियों के समूह या विशेष रूप से किसी संगठन या जनता के सदस्यों के लिए प्रचलन के लिए है।
(५) एक रिपोर्ट इसकी प्रभावशीलता के लिए सभी विशेषताओं को संतुष्ट करेगी।
(६) रिपोर्ट विभिन्न प्रकार की होती हैं।
(() रिपोर्ट्स का बैठकों से गहरा संबंध है।
(8) एक रिपोर्ट का मूल कार्य यह है कि यह कुछ तथ्यों के संचार का एक साधन है।
(९) एक रिपोर्ट कुछ निश्चित पाठक या पाठकों को संबोधित की जाती है।
(१०) एक रिपोर्ट में निश्चित रूप से समय पर असर होता है।
(११) एक रिपोर्ट को केवल प्राप्त किया जा सकता है या अपनाया जा सकता है, या निष्क्रिय कर दिया जा सकता है (यानी, कोई कार्रवाई करने के लिए आस्थगित), या पुनर्विचार के लिए समिति को वापस भेजा जा सकता है। तो, एक रिपोर्ट को अलग तरह से माना जा सकता है।
रिपोर्ट के प्रकार:
रिपोर्ट कई तरह की होती हैं। उन्हें विभिन्न सिद्धांतों के आधार पर वर्गीकृत किया जाता है। ऐसा वर्गीकरण समूहों पर भी आधारित है।
वे नीचे विस्तृत हैं:
(1) नियमित या विशेष:
एक रूटीन रिपोर्ट तैयार की जाती है और एक नियमित कार्य के रूप में और नियमित समय पर प्रस्तुत की जाती है। उदाहरण के लिए, एक एसोसिएशन या एक कंपनी की वार्षिक रिपोर्ट जिसे सचिव या निदेशक मंडल द्वारा प्रत्येक वित्तीय वर्ष के अंत में तैयार किया जाना है और सदस्यों के बीच प्रतियां वितरित की जानी हैं।
एक रूटीन रिपोर्ट में कुछ तथ्य या जानकारी होती है या तो विस्तार से या संक्षेप में। यह कुछ टिप्पणी या राय वाले महत्वपूर्ण प्रकार का भी हो सकता है। उदाहरण के लिए, किसी कंपनी के अंतिम खातों पर ऑडिटर की रिपोर्ट। विभागीय प्रबंधकों या शाखा प्रबंधकों को नियमित रूप से नियमित रिपोर्ट उच्च अधिकारियों को सौंपनी होती है।
एक विशेष रिपोर्ट तैयार की जाती है और इसे नियमित दिनचर्या के रूप में प्रस्तुत नहीं किया जाता है। यह किसी एक व्यक्ति या एक निकाय या एक समिति या एक उपसमिति या एक आयोग द्वारा विशेष रूप से गठित और सौंपे गए कुछ पूछताछ या जांच के आधार पर तैयार किया जाता है।
किसी संगठन के सचिव को उसकी स्थिति के आधार पर, अक्सर कुछ विभागों या व्यक्तियों या घटनाओं पर रिपोर्ट तैयार करने का कर्तव्य सौंपा जाता है ताकि निर्णय लेने के लिए शीर्ष प्रबंधन के लोगों को प्रस्तुत किया जा सके। सरकार अक्सर किसी मामले या व्यक्ति पर जांच करने और रिपोर्ट प्रस्तुत करने के लिए समितियों या आयोगों का गठन करती है। एक विशेष रिपोर्ट गोपनीय प्रकार के कई मामलों में है और इसमें तथ्यों और सूचनाओं के अलावा कुछ सिफारिशें भी शामिल हैं। कुछ विशिष्ट मुद्दे पर प्रौद्योगिकीविदों द्वारा तैयार एक तकनीकी रिपोर्ट एक विशेष रिपोर्ट है।
रिपोर्ट सामान्य या विशेष है, यह किसी भी सामान्य या समिति या बोर्ड की बैठक में चर्चा का विषय हो सकता है और बैठक के एजेंडे में इस तथ्य का उल्लेख किया जाना चाहिए।
(2) सामान्य या गोपनीय:
एक सामान्य रिपोर्ट वह है जो कई लोगों के बीच वितरण के लिए होती है, जैसे कि एक संगठन के सदस्य- इस तरह की रिपोर्ट को बड़ी संख्या में मुद्रित किया जा सकता है या यहां तक कि सार्वजनिक सूचना के लिए समाचार पत्रों में प्रकाशित किया जा सकता है। सरकार विभिन्न समितियों या आयोगों की रिपोर्ट प्रकाशित करती है और उन्हें बिक्री के लिए जनता के सामने रखती है।
एक गोपनीय रिपोर्ट कुछ श्रेष्ठ व्यक्ति या व्यक्तियों के लिए है और सामान्य जानकारी के लिए नहीं है। कभी-कभी रिपोर्ट इतनी गोपनीय हो सकती है कि सचिव या कोई अन्य व्यक्ति इसे तैयार करता है। इसे हाथ से लिखते हैं या उसे आत्म-लिखते हैं।
(३) औपचारिक या अनौपचारिक:
एक औपचारिक रिपोर्ट वह है जो कुछ निर्धारित प्रपत्र और निर्धारित समय के अनुसार तैयार की जाती है और एक पारंपरिक प्रक्रिया के अनुसार प्रस्तुत की जाती है। उदाहरण के लिए, किसी कंपनी या किसी एसोसिएशन की वार्षिक रिपोर्ट, उसके हेड ऑफिस की शाखा की रिपोर्ट आदि।
कभी-कभी औपचारिक रिपोर्ट को दो भागों में वर्गीकृत किया जाता है:
वैधानिक और गैर-वैधानिक।
(ए) वैधानिक रिपोर्ट वे हैं जिन्हें किसी कंपनी द्वारा कंपनी अधिनियम के प्रावधानों के तहत या सोसायटी पंजीकरण अधिनियम के तहत पंजीकृत एक पंजीकृत सोसायटी द्वारा या सहकारी समितियों अधिनियम के तहत पंजीकृत सहकारी समिति द्वारा पंजीकृत किया जाना है और इसकी एक प्रति है। ऐसी रिपोर्ट संबंधित रजिस्ट्रार को प्रस्तुत की जानी चाहिए। उदाहरण के लिए, किसी कंपनी या समाज की वार्षिक रिपोर्ट। प्रत्येक सार्वजनिक लिमिटेड कंपनी द्वारा तैयार और प्रस्तुत की जाने वाली सांविधिक रिपोर्ट भी इस श्रेणी में आती है।
(बी) गैर-सांविधिक रिपोर्ट वे हैं जिन्हें औपचारिक रूप से तैयार किया जाना है लेकिन किसी भी अधिकृत व्यक्ति को प्रस्तुत किए जाने के लिए कानून के तहत कोई बाध्यता नहीं है। उदाहरण के लिए, किसी विशेष उद्देश्य के लिए कंपनी के निदेशक मंडल द्वारा गठित एक समिति द्वारा तैयार की गई एक रिपोर्ट, ई जी। बाजार के विकास पर। रिपोर्ट प्रस्तुत करना निदेशक मंडल को होगा। विभिन्न मुद्दों पर सचिव द्वारा निदेशक मंडल को औपचारिक लेकिन गैर-सांविधिक रिपोर्ट भी तैयार और प्रस्तुत की जाती हैं।
अनौपचारिक रिपोर्ट वे हैं जिन्हें किसी निर्धारित प्रपत्र या प्रक्रिया के अनुसार तैयार या प्रस्तुत करने की आवश्यकता नहीं है। एक अनौपचारिक रिपोर्ट आम तौर पर एक तरह का व्यक्तिगत संचार होता है और एक पत्र के रूप में भी हो सकता है। उदाहरण के लिए, एक नव नियुक्त कर्मचारी को अपने बॉस को एक ज्वाइनिंग रिपोर्ट देनी होगी।
(4) शब्दशः या संक्षेप:
इस तरह के वर्गीकरण आम तौर पर बैठकों पर रिपोर्ट से संबंधित होते हैं। किसी भी बैठक के समाप्त होने के बाद, उसी पर एक रिपोर्ट तैयार की जाती है और सचिव द्वारा प्रस्तुत की जाती है। एक बैठक की एक शब्दशः रिपोर्ट का अर्थ है एक रिपोर्ट जिसमें सभी विवरण, शब्द के लिए शब्द, बैठक में क्या घटनाएं हुई हैं, विभिन्न प्रतिभागियों द्वारा क्या शब्द बोले गए हैं और क्या निर्णय लिए गए हैं।
दूसरे शब्दों में, एक बैठक की पूर्ण कार्यवाही के रिकॉर्ड को शब्दशः रिपोर्ट कहा जा सकता है। इस तरह की रिपोर्ट हर विधानसभा या संसद सत्र के लिए या कोर्ट ऑफ लॉ में जरूरी होती है।
सारांशित रिपोर्ट का अर्थ है एक बैठक में चर्चा के मुख्य बिंदुओं और एक बैठक में होने वाली घटनाओं के संक्षिप्त विवरण पर विचार करने वाली रिपोर्ट। उदाहरण के लिए, एक बैठक के बाद तैयार की गई प्रेस रिपोर्ट, चाहे वह सार्वजनिक हो या निजी, प्रकाशन के पक्ष के लिए अलग-अलग अखबारों को भेजी जानी चाहिए।
एक रिपोर्ट, चाहे वह शब्दशः या संक्षिप्त हो, हालांकि, तथ्यों पर आधारित होनी चाहिए क्योंकि ऐसी रिपोर्टों के पाठक आपूर्ति की गई जानकारी पर निर्भर होंगे। एक सारांशित रिपोर्ट को बैठक के मिनटों के साथ भ्रमित नहीं होना चाहिए।
(5) विशेषाधिकार प्राप्त या गैर-अधिकृत:
रिपोर्ट को आगे विशेषाधिकार प्राप्त या गैर-विशेषाधिकार प्राप्त में वर्गीकृत किया जा सकता है। एक विशेषाधिकार प्राप्त रिपोर्ट वह है जिसमें कुछ लोगों द्वारा दिए गए बयान या टिप्पणियां शामिल हैं जो कुछ अन्य लोगों के लिए मानहानि हो सकती हैं लेकिन भाषण में विशेषाधिकार के तहत बोलने की अनुमति है।
कानून की अदालत या विधानसभा या संसद सत्र आदि में किसी मामले की कार्यवाही पर एक रिपोर्ट को समाचार पत्रों में या अन्यथा प्रकाशित करने की अनुमति है। लेकिन इस तरह का विशेषाधिकार एक 'योग्य' विशेषाधिकार है और अनुमति दी जाएगी बशर्ते कि रिपोर्ट सार्वजनिक हित के लिए सही और सटीक हो।
लेकिन किसी कंपनी की वार्षिक आम बैठक जैसी निजी बैठकों में विशेषाधिकार प्राप्त भाषण वाली रिपोर्ट को विशेषाधिकार प्राप्त रिपोर्ट के रूप में प्रकाशित नहीं किया जा सकता है।
हर दूसरी तरह की रिपोर्ट एक गैर-विशेषाधिकार प्राप्त रिपोर्ट है। सामान्य रूप से रिपोर्ट गैर-विशेषाधिकार प्राप्त हैं।
(6) अन्य प्रकार:
रिपोर्टों को सिफारिशों के साथ या बिना वर्गीकृत किया जा सकता है। आम तौर पर सूचना के लिए तैयार रिपोर्ट में केवल सिफारिश नहीं होती है, लेकिन कुछ जांच समिति द्वारा तैयार की गई रिपोर्ट में सिफारिशें होती हैं।
अन्त में, रिपोर्टों को एक-आदमी रिपोर्ट या समूह रिपोर्ट में वर्गीकृत किया जा सकता है। एक व्यक्ति द्वारा एक रिपोर्ट केवल एक सचिव द्वारा किसी भी रिपोर्ट की तरह तैयार की जा सकती है या इसे एक समूह या समिति द्वारा तैयार किया जा सकता है।
यहां तक कि एक समिति के मामले में, प्रत्येक समिति के लिए एक सचिव या संयोजक होता है, जो समिति की ओर से रिपोर्ट तैयार करता है और इसे अन्य लोगों द्वारा पुष्टि करता है, संशोधनों के साथ या बिना। एक समिति को विभाजित किया जा सकता है और दो रिपोर्टें, एक बहुमत द्वारा और दूसरी अल्पसंख्यक द्वारा, अलग से प्रस्तुत की जा सकती हैं। इसलिए, रिपोर्ट बहुसंख्यक और अल्पसंख्यक प्रकार की हो सकती है।
