Precis: अर्थ और तैयारी

Precis के बारे में जानने के लिए यह लेख पढ़ें। इस लेख को पढ़ने के बाद आप इस बारे में जानेंगे: 1. अर्थ का ढोंग 2. प्रेसी की तैयारी।

मीनिंग ऑफ Precis:

प्रशासन के उद्देश्य के लिए, विभिन्न प्रकार की जानकारी और बड़ी संख्या में रिकॉर्ड एक समय में संभाला जाना चाहिए। यदि उन सभी को विस्तार से जाना हो तो बहुत समय बर्बाद हो सकता है। रिकॉर्ड के प्रत्येक आइटम के मुख्य बिंदु किसी मामले से निपटने के लिए पर्याप्त हैं। यह शीर्ष प्रबंधन के लोगों के लिए सही है, जिन्हें कम से कम समय में बड़ी समस्याओं का सामना करना पड़ता है।

निर्णय के लिए संबंधित विभागीय प्रमुखों के नोट्स के साथ विभिन्न विभागों के माध्यम से संसाधित किए जा रहे कागजात उनके पास आते हैं। शीर्ष प्रबंधन के लोगों को कार्यकारी अधिकारियों पर ज्यादा भरोसा करना पड़ता है क्योंकि निर्णय मुख्य रूप से उस तरीके पर निर्भर करते हैं जिस तरह से कार्यकारी अधिकारी प्रत्येक मामले को प्रस्तुत करते हैं।

लेकिन, एक ही समय में यदि शीर्ष प्रबंधन के लोगों ने उनके सामने एक संक्षिप्त सारांश या किसी विशेष समस्या से संबंधित सभी तथ्यों का सार प्रस्तुत किया है, तो निर्णय लेना अधिक तर्कसंगत और तथ्यों पर आधारित हो जाता है।

अधीनस्थ कर्मचारियों द्वारा तैयार किए गए नोटों के द्वारा उनके पक्षपाती होने की बहुत कम संभावना है। इसलिए यह वांछनीय है कि इस तरह के उत्साह उन्हें उपलब्ध हैं। शीर्ष प्रबंधन के लोगों को एक ऐसे मामले पर निर्णय लेना पड़ सकता है जिसे एक वरिष्ठ कार्यकारी ने उन्हें संदर्भित किया है लेकिन इस बीच पत्रों की एक श्रृंखला का आदान-प्रदान हो सकता है।

निर्णय लेने वालों के पास उन पत्रों का संक्षिप्त सारांश होना चाहिए। एक प्रिसिस को "आवश्यक बिंदुओं, कथनों या तथ्यों का संक्षिप्त सारांश" के रूप में परिभाषित किया गया है । परिभाषा से यह स्पष्ट है कि एक précis न केवल एक सारांश है, बल्कि एक संक्षिप्त सारांश है और इसमें केवल आवश्यक बिंदु शामिल हैं।

प्रशासन के लिए, विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों या कथनों की प्राथमिकताओं को तैयार करना होगा - व्यवसाय पत्राचार, रिपोर्ट, ज्ञापन, आदि। व्यापार पत्राचार का अर्थ है संबंधित उत्तरों के साथ वाणिज्यिक पत्र।

प्रत्येक पत्र, या तो एक मूल एक या उत्तर के साथ, औपचारिकताओं सहित विभिन्न मामलों के होते हैं लेकिन उनमें से केवल आवश्यक बिंदु उपयोगी उद्देश्य की पूर्ति करते हैं। बहुत बार जब भी कोई पत्र लिखा जाता है तो आवश्यक बिंदुओं को प्रमुख बनाया जाता है या जब एक पत्र पढ़ा जाता है तो आवश्यक बिंदुओं को ध्यान आकर्षित करने के लिए रेखांकित किया जाता है।

आवश्यक बिंदुओं को प्रमुख बनाते हुए रिपोर्ट भी तैयार की जाती हैं। जब एक रिपोर्ट लिखने की उचित शैली का पालन किया जाता है, तो आवश्यक बिंदु स्वचालित रूप से फोकस्ड हो जाते हैं। रिपोर्टें बड़ी और स्वैच्छिक हो सकती हैं और इसलिए इसका एक सारांश त्वरित संदर्भ के लिए आवश्यक हो सकता है।

ज्ञापन बहुवचन संख्या बहुवचन हैं। ज्ञापन शब्द का अर्थ है "लेन-देन में एक अनौपचारिक रिकॉर्ड या लिखित नोट"। आधिकारिक या औपचारिक आदेशों का उपयोग किसी कार्यालय के विभिन्न विभागों द्वारा कार्रवाई के निर्देशों के रूप में किया जाता है। ये बाहरी लोगों को पत्र के रूप में जारी किए जाते हैं। इन्हें डीओ अक्षर के रूप में जाना जाता है, लेकिन कार्रवाई या सुझावों या सूचनाओं के लिए कार्यालय दिशानिर्देशों के अंदर जिन्हें ज्ञापन या कार्यालय ज्ञापन कहा जाता है, भेजा जाता है।

एक कैश मेमो एक ज्ञापन है जो एक साथ बेचे गए लेख, उसके मूल्य और भुगतान प्राप्त होने वाले तथ्य का वर्णन करता है। यह वास्तव में एक रसीद नहीं है जो एक औपचारिक दस्तावेज है, और उस व्यक्ति या पार्टी के नाम या विवरणों को सेम करता है जिनसे भुगतान प्राप्त हुआ है।

एक कैश मेमो एक अनौपचारिक दस्तावेज है और माल के खरीदार के नाम का खुलासा नहीं करता है। एक कैश मेमो बिके हुए लेखों का एक संक्षिप्त विवरण देता है, लेकिन यदि बिल तैयार किया जाता है, तो लेखों के बारे में कई विवरण शामिल होते हैं।

Precis की तैयारी:

उपर्युक्त चर्चा कार्यालय के काम में प्रीसिस लेखन के महत्व को सही ठहराने के लिए पर्याप्त है। व्यावसायिक पत्राचार या रिपोर्टों की तैयारी या ज्ञापन की तैयारी एक सचिवीय कार्य है। शीर्ष प्रबंधन के विचार के लिए सचिव को पहले से तैयारी करनी होती है। नोट लिखने के लिए बायीं ओर एक बड़ा मार्जिन रखने वाले या आवश्यक बिंदुओं के लिए कागज की एक विशेष प्रकार की स्टेशनरी-शीट का उपयोग कार्यालयों में किया जाता है।

प्रिसिस की तैयारी के लिए विशिष्ट नियम हैं:

(१) यह किसी विषय वस्तु या पाठ का संक्षिप्त सारांश है। आम तौर पर विषय वस्तु को संघनित करके इसे एक तिहाई तक घटा दिया जाता है।

(२) एक हेडिंग होनी चाहिए, जो विषय के दायरे को दर्शाती है।

(३) यह भूतकाल और अप्रत्यक्ष भाषण में लिखा गया है।

(4) कोटेशन, यदि कोई हो, विषय वस्तु में कभी भी एक प्रस्ताव में नहीं दिखाई देगा।

(५) लेखक अपनी भाषा का प्रयोग करेगा।

(६) अंकों के क्रम या विषय वस्तु में तथ्यों के क्रम को बनाए रखना होगा।

(() यह संक्षिप्त लेकिन सटीक होगा।