सूचना: अर्थ, सूचना और प्रारूपण (उदाहरण के साथ)
नोटिस के बारे में जानने के लिए यह लेख पढ़ें। इस लेख को पढ़ने के बाद आप इस बारे में जानेंगे: 1. सूचना का अर्थ 2. सूचना की सूचना 3. प्रारूपण।
सूचना का अर्थ:
शब्द नोटिस लैटिन शब्द नोटिटिया से आया है जिसका अर्थ है ज्ञान। इसलिए, नोटिस का अर्थ है 'किसी चीज की चेतावनी या सूचना'। इसे 'एक लिखित या मुद्रित घोषणा' के रूप में भी परिभाषित किया गया है। इसलिए, नोटिस शब्द के दो पहलू हैं- यह एक सूचना या सूचना हो सकती है और यह एक प्रकार की चेतावनी हो सकती है। एक नोटिस सामान्य या गोपनीय हो सकता है।
सूचना की सूचना:
संगठन के सदस्यों के लिए कार्यालय के कैदियों को कार्यालय से संबंधित या बाहरी लोगों के लिए विभिन्न प्रकार की सूचना या जानकारी भेजी जानी चाहिए। पहली श्रेणी में छुट्टी की घोषणा या कुछ नए या संशोधित कार्यालय नियम, जैसे कार्यालय के समय का परिवर्तन, आदि की घोषणा करते हुए नोटिस जारी किए जाते हैं।
कभी-कभी कुछ क़ानून के तहत विशिष्ट स्थानों पर नोटिस प्रदर्शित करने होते हैं, उदाहरण के लिए, फ़ैक्टरी प्रबंधक को फ़ैक्टरी के नियमों के अधीन सुरक्षा उपायों के लिए नोटिस को नियमों के अधीन प्रदर्शित करना होता है। फैक्ट्रीज़ एक्ट, 1948 का 108. एक नोटिस सामान्य कर्मचारियों के लिए हो सकता है या किसी व्यक्ति पर पेश किया जा सकता है, जैसे 'डिस्चार्ज नोटिस'।
दूसरी श्रेणी के तहत नोटिस का मतलब एक कंपनी के सदस्यों को जारी की गई सामान्य बैठक के लिए नोटिस है। इस प्रकार के नोटिस को डाक से या अखबारों में प्रकाशित करके भी भेजना पड़ता है। तीसरी श्रेणी के तहत हमें विभिन्न प्रकार के नोटिस मिलते हैं जिनमें घोषणाएँ शामिल हैं।
उदाहरण के लिए, आपूर्तिकर्ताओं से उद्धरण आमंत्रित करने के लिए एक निविदा सूचना, या तो समाचार पत्रों में प्रकाशित की जाती है या कार्यालय में नोटिस बोर्ड पर लटका दी जाती है। कार्यालय का पता बदलने या शाखा खोलने पर समाचार पत्रों में एक घोषणा इस श्रेणी की सूचना है।
सूचना का प्रारूपण:
जो कुछ भी नोटिस की श्रेणी हो सकती है, प्रत्येक में लिखने का एक रूप और शैली है।
सूचना:
(1) उन लोगों के लिए समझने योग्य भाषा में लिखा जाना चाहिए जिनके लिए यह अभिप्रेत है। कभी-कभी वैधानिक दिशा भी होती है। उदाहरण के लिए, फैक्ट्रीज एक्ट के तहत एक नोटिस अंग्रेजी में (अदालत की भाषा के रूप में) लिखा जाएगा और कारखाने के अधिकांश श्रमिकों द्वारा समझी जाने वाली भाषा में।
(२) यह स्पष्ट रूप से संदेश दिया जाना चाहिए कि क्या संदेश दिया जाना था।
(३) एक नोटिस संक्षिप्त होना चाहिए और अनावश्यक शब्दों से बचना चाहिए।
(4) एक फॉर्म के अनुसार एक नोटिस का मसौदा तैयार किया जाना चाहिए वह रूप वैधानिक रूप हो सकता है।
(५) यह किसी आधिकारिक व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित किया जाएगा।
(६) यह आम तौर पर एक तारीख होगी।
(7) एक गोपनीय या व्यक्तिगत नोटिस या कानूनी निहितार्थ वाले किसी भी सार्वजनिक नोटिस का वकील द्वारा मसौदा तैयार किया जाना चाहिए। एक योग्य सचिव से उम्मीद की जाती है कि वह इसके लिए सक्षम होगा।
बैठक के लिए अधिसूचना और प्रारूप जारी करना:
नोटिस को हर तरह की निजी बैठक के लिए तैयार और जारी किया जाना है।
उद्देश्य के लिए दो अलग-अलग प्रकार के रूप हैं:
(१) फॉर्म नंबर १:
एक कार्यकारी समिति या प्रबंध समिति या निदेशक मंडल की समिति की बैठक के लिए नोटिस के मामले में, नोटिस एक पत्र के रूप में है।
(२) फॉर्म नंबर २:
एक संगठन के सदस्यों की एक सामान्य निकाय की बैठक के लिए नोटिस के मामले में, नोटिस कुछ विशेष सुविधाओं के साथ एक परिपत्र के रूप में है।
विभिन्न रूपों के नमूने नीचे दिए गए हैं:
नमूना 1 - किसी कंपनी की पहली बोर्ड मीटिंग के लिए नोटिस।
XYZ कंपनी लिमिटेड
रेग। Off_______________
17 नवंबर, 1988
________________
(निदेशक)
श्रीमान,
कंपनी के निदेशक मंडल की पहली बैठक शनिवार 25.11.88 को दोपहर 12 बजे कंपनी के पंजीकृत कार्यालय में निम्नलिखित व्यवसाय को लेन-देन करने के लिए आयोजित की जाएगी।
आपसे अनुरोध है कि बैठक में भाग लें।
आपका आभारी,
________________
सचिव
एजेंडा:
(1) बैठक के अध्यक्ष का चुनाव।
(2) सचिव द्वारा प्रस्तुत किए जाने वाले मेमोरेंडम ऑफ एसोसिएशन, लेख के लेख और एसोसिएशन के निगमन का प्रमाण पत्र।
(3) कंपनी की सामान्य सील को अपनाना।
(4) कंपनी के पहले निदेशकों की नियुक्ति।
(5) कंपनी के निदेशक मंडल के अध्यक्ष का चुनाव।
(6) पूर्वव्यापी प्रभाव के साथ कंपनी के सचिव की नियुक्ति।
(7) कंपनी के बैंकरों की नियुक्ति।
(8) कंपनी के पहले लेखा परीक्षकों की नियुक्ति।
(9) कंपनी के कानूनी सलाहकार की नियुक्ति।
(10) कंपनी के प्रवर्तकों द्वारा किए गए सभी प्रारंभिक अनुबंधों और प्रारंभिक खर्चों को अपनाना।
(११) सचिव द्वारा प्रस्तुत किए जाने वाले ड्राफ्ट प्रॉस्पेक्टस की स्वीकृति।
(१२) आवेदन को पूंजी मुद्दे के नियंत्रक के लिए किया जाना।
(13) कंपनी में शेयरों की सूची के लिए कलकत्ता स्टॉक एक्सचेंज में किए जाने वाले आवेदन पर विचार।
(१४) सचिव द्वारा प्रस्तुत किए जाने वाले नमूना शेयर प्रमाणपत्र को स्वीकृति।
(15) कंपनी की बोर्ड बैठकों के लिए कोरम का निर्धारण।
(१६) बोर्ड की अगली बैठक की तारीख तय करना।
(१ () अध्यक्ष की अनुमति से कोई अन्य व्यवसाय।
स्पष्टीकरण (छात्रों के लिए)
उपरोक्त नमूने से, निम्नलिखित बातों पर ध्यान देना होगा:
(ए) बैठक के पहले अध्यक्ष का चुनाव किया जाता है और फिर निदेशक मंडल का अध्यक्ष होता है। बोर्ड का अध्यक्ष चुने जाने के बाद, वह कंपनी की सभी बैठकों का अध्यक्ष होगा, जब तक वह अध्यक्ष बना रहे।
(बी) सचिव को पूर्वव्यापी प्रभाव से नियुक्त किया जाता है क्योंकि वह पहले से ही प्रमोटरों द्वारा प्रचार गतिविधियों में उनकी मदद करने के लिए नियुक्त किया गया है।
(c) प्रॉस्पेक्टस का आइटम किसी निजी कंपनी की पहली बोर्ड मीटिंग में कभी नहीं आएगा।
(d) जब कोई सार्वजनिक कंपनी रु। से अधिक के शेयर या डिबेंचर जारी करना चाहती है। 50 लाख, 12 महीने के भीतर, केंद्र सरकार द्वारा नियुक्त, कैपिटल इश्यू के नियंत्रक से अनुमति आवश्यक है। हर कंपनी के शेयरों का स्टॉक एक्सचेंज में लेन-देन नहीं किया जाता है। प्रतिभूति संविदा विनियमन अधिनियम, 1956 के तहत उसी के लिए एक आवेदन किया जाना है। सभी कंपनियों के लिए ये दोनों आइटम एजेंडे में नहीं आएंगे।
(() यदि लेखों में उल्लेख नहीं है तो बोर्ड स्वयं अपना कोरम ठीक कर सकता है। बोर्ड की बैठक में अगली बैठक की तारीख तय की जा सकती है, इसके लिए कोई नोटिस आवश्यक नहीं है।
बैठक में निदेशकों को एजेंडा नोट्स के लिए कागज की चादरें प्रदान की जा सकती हैं।
यह आगे ध्यान दिया जाना है कि:
(ए) एजेंडा लिखने की शैली इस प्रकार हो सकती है:
(१) बैठक के अध्यक्ष का चुनाव करना।
(२) एसोसिएशन के ज्ञापन को अपनाना आदि।
(३) कंपनी की कॉमन सील को अपनाना।
और इसी तरह।
(बी) यदि कंपनी का कोई सचिव नहीं है, तो किसी भी निदेशक द्वारा नोटिस पर हस्ताक्षर किए जा सकते हैं। कई कंपनियों में एक निदेशक सचिव के रूप में कार्य करता है।
(ग) यह अनिवार्य है कि पंजीकृत कार्यालय का पता दिया गया है। यह कंपनी की सभी प्रकार की बैठकों की सूचनाओं पर लागू होता है।
नमूना 2 - किसी कंपनी की बोर्ड बैठक के लिए नोटिस।
XYZ कंपनी लिमिटेड
रेग। Off___________
3 अप्रैल, 1988
_______________
(निदेशक)
श्रीमान,
कंपनी के निदेशक मंडल की एक बैठक शनिवार, 10.4.88 को दोपहर 2 बजे कंपनी के पंजीकृत कार्यालय में निम्नलिखित व्यवसाय को लेन-देन करने के लिए आयोजित की जाएगी।
आपसे उपस्थित होने का अनुरोध किया जाता है।
आपका आभारी,
________________
सचिव
एजेंडा:
(१) आखिरी मुलाकात के मिनट्स की पुष्टि।
(2) एक कार्मिक प्रबंधक की नियुक्ति।
(3) नए उत्पाद के लिए विपणन रणनीति का निर्धारण।
(4) प्राप्त आवेदनों के अनुसार शेयरों का हस्तांतरण और सचिव द्वारा प्रस्तुत किया जाना।
(५) कंपनी के लेखों के क्लाज ३१ में परिवर्तन के लिए एक असाधारण आम बैठक की तारीख तय करना।
(6) फैक्ट्री परिसर पर एक शेड के निर्माण के लिए कोटेशन के संयोजन को मेसर्स एबीसी कं। श्री ए, कंपनी के निदेशक, मेसर्स एबीसी के एक भागीदार हैं।
(Business) अध्यक्ष की अनुमति से कोई अन्य व्यवसाय।
स्पष्टीकरण:
उपरोक्त नमूने से यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि बोर्ड बैठक में आम तौर पर चर्चा की जाने वाली विभिन्न किस्मों को एजेंडे द्वारा कवर किया गया है। आइटम सामान्य व्यावसायिक मामले के साथ-साथ कानूनी औपचारिकताओं से संबंधित हैं। ए, जो कंपनी के निदेशक हैं, मेसर्स एबीसी के एक भागीदार हैं।
वह भाग नहीं लेगा जब आइटम नंबर 6 चर्चा के लिए आएगा क्योंकि वह अनुबंध में रुचि रखता है। शेष निदेशक, जो भी उनकी संख्या हो सकती है, कोरम बनाएंगे।
सेकेंड। कंपनी अधिनियम के 299, 300 में प्रावधान है कि कोई भी निदेशक जो किसी अनुबंध में रुचि रखता है, वह समय पर इसका खुलासा करेगा और इस तथ्य का उल्लेख एजेंडा में किया जाएगा।
