मिनट: अर्थ, सुविधाएँ और पहलू

मीटिंग के लिए मिनट के बारे में जानने के लिए यह लेख पढ़ें। इस लेख को पढ़ने के बाद आप इस बारे में जानेंगे: 1. मिनट का अर्थ 2. मिनट का महत्व 3. विशेषताएं 4. पहलू।

मीनिंग ऑफ मिनट्स:

एक बैठक में जो कुछ भी हुआ है, वह मिनटों तक सटीक लेकिन गाढ़ा आधिकारिक रिकॉर्ड है। हर बैठक के लिए मिनटों को तैयार और संरक्षित करना होता है। यह मिनटों को लिखने के लिए सचिव का कर्तव्य है और इस उद्देश्य के लिए एक मिनट की पुस्तक होगी।

एक संगठन में बैठक के अलग वर्ग के लिए एक अलग मिनट बुक आवश्यक है। उदाहरण के लिए, एक कंपनी में सदस्यों की बैठकों, निदेशक मंडल, निदेशकों द्वारा गठित प्रत्येक समिति, आदि के लिए अलग-अलग मिनट की किताबें होंगी।

महत्व का महत्व:

निम्नलिखित वस्तुओं के लिए एक बैठक का कार्यवृत्त तैयार और संरक्षित किया जाना है:

(ए) एक बैठक में लेनदेन के रिकॉर्ड को रखने के लिए।

(b) कुछ मुद्दों पर किए जाने वाले कार्यों के लिए मार्गदर्शन प्रदान करने के लिए।

(घ) लिए गए सभी निर्णयों पर साक्ष्य सुनिश्चित करने के लिए, सदस्यों की उपस्थिति, किसी भी सदस्य द्वारा असहमति का नोट, यदि कोई हो, तो प्रत्येक मुद्दे पर मतदान की प्रवृत्ति, आदि जब भी कोई विवाद हो।

(() बैठकों के संबंध में औपचारिकताओं (अक्सर वैधानिक) का पालन करना।

(च) एक बैठक की वैधता को पूरा करने के लिए।

ये सभी ऑब्जेक्ट मिनटों के लिए बहुत महत्व देते हैं और उन्हें सफलतापूर्वक एक संगठन चलाने के लिए अपरिहार्य बनाते हैं।

मिनट की विशेषताएं:

(1) मिनटों को एक स्पष्ट और स्पष्ट भाषा में लिखा जाना चाहिए ताकि उन्हें आसानी से किसी के भी माध्यम से समझा जा सके।

(2) मिनटों को संक्षेप में लिखा जाना चाहिए। सचिव एक बैठक की कार्यवाही के नोट्स लेता है और नोटों में से वह अनावश्यक विवरणों को समाप्त करने वाले मिनटों को तैयार करता है। पारित किए गए प्रस्तावों को पूर्ण रूप से दर्ज किया जाना चाहिए, लेकिन प्रस्ताव पारित करने से पहले विभिन्न सदस्यों द्वारा की गई चर्चाओं को दर्ज नहीं किया जाना चाहिए।

(३) एक मिनट की पुस्तक होनी चाहिए। एक किताब में लगातार गिने और इंटरस्टिच्ड पेज होते हैं। एक बंद ढीला-पत्ती बांधने की मशीन भी उद्देश्य पूरा कर सकती है।

(4) मिनट अधिमानतः हाथ से लिखा जाएगा।

(५) मिनटों के दो भाग होते हैं- (ए) कथन के मिनट- इस भाग में (i) बैठक और दिनांक, समय और स्थान का संक्षिप्त विवरण होता है, (ii) उपस्थित सदस्यों के नाम। एक बड़ी बैठक या एक सामान्य बैठक के नाम पर नहीं लिखा जा सकता है। (iii) कुछ चुनावों के रिकॉर्ड जैसे अध्यक्ष का चुनाव, अध्यक्ष को धन्यवाद का वोट, अध्यक्ष का हस्ताक्षर, सचिव का हस्ताक्षर (लेखक के रूप में), आदि।

(b) निर्णय के मिनट- इस भाग में संकल्पों के रूप में बैठक में लिए गए सभी निर्णय शामिल होते हैं। यह वांछनीय है कि प्रस्तावकों और दूसरे के नामों के साथ-साथ ऐसे सदस्यों के नाम भी शामिल हैं जो अपना असंतोष दर्ज करना चाहते थे। यदि किसी बैठक को स्थगित कर दिया जाता है, तो बैठक की प्रत्येक तिथि के लिए मिनट अलग-अलग लिखे जाएंगे, क्योंकि अलग-अलग तारीखों पर किए गए लेनदेन।

6 सीरियल नंबर, सब्जेक्ट हेडिंग और किसी ईवेंट के होने या होने पर निर्णय दिखाने वाले कॉलम में विभाजित हैं। जो भी रूप हो सकता है, शीर्ष पर बैठक का एक संक्षिप्त विवरण है और तल पर अध्यक्ष और सचिव के हस्ताक्षर हैं।

(() मिनटों के संबंध में वैधानिक नियम हो सकते हैं, जैसा कि हम किसी कंपनी की बैठकों के मामले में पाते हैं।

(8) मिनटों के कई पहलू हैं, जैसा कि नीचे विस्तृत है।

मिनट के पहलू:

मिनट के चार पहलू हैं:

(1) तैयारी:

मिनट्स तैयार करना होगा। मिनट तैयार करना सचिव का कर्तव्य है। वह बैठक के दौरान उनके द्वारा लिए गए नकली नोटों से उन्हें तैयार करता है। वह मीटिंग खत्म होने के बाद जितनी जल्दी हो सके मिनटों को तैयार कर लेगा जब सब कुछ उसकी यादों में भी रहेगा, नोटों के अलावा।

कंपनी अधिनियम प्रदान करता है कि बैठक की तारीख से तीस दिनों के भीतर मिनट तैयार करना होगा। कभी-कभी एक स्टेनोग्राफर एक बैठक की कार्यवाही का रिकॉर्ड बनाने के लिए थकाऊ और शब्दशः (शब्द के लिए शब्द) बनाने में लगा रहता है जो सचिव को मिनट तैयार करने में मदद करेगा।

सचिव से यह उम्मीद की जाती है कि वह लेखन की शैली को जान सकता है और वह दोनों रूपों में से किसी एक को भी अपना सकता है। किसी संगठन की सभी बैठकों के कार्यवृत्त तैयार करने होते हैं। यहां तक कि एक आकस्मिक बैठक के मिनट भी लिखे गए हैं।

अध्यक्ष के पास सचिव द्वारा लिखित रूप में सुधार करने की शक्ति है और वह यह भी तय कर सकता है कि कुछ मामलों को शामिल किया जाएगा या नहीं। इसलिए, सामान्य अभ्यास, मिनटों का मसौदा तैयार करना है और चेयरमैन द्वारा इसे खत्म करने के बाद अंतिम लेखन मिनट बुक के पन्नों पर किया जाता है।

(२) पुष्टि:

मिनटों की पुष्टि करनी होगी। चेयरमैन मिनटों की पुष्टि करता है।

पुष्टि की दो व्यापक विधियाँ हैं:

(1) किसी बोर्ड, समिति या ऐसे अन्य छोटे निकाय की बैठक के मामले में जो अक्सर मिलती है, यह तरीका अपनाया जाता है कि पिछली बैठक के मिनटों को अगली बैठक में पढ़ा जाता है और उस बैठक के अध्यक्ष द्वारा इसकी पुष्टि की जाती है।

(२) बैठकों के मामले में, जो कि आम तौर पर आयोजित की जाती हैं, एक वार्षिक आम बैठक की तरह, बैठक के बाद निर्धारित समय के भीतर मिनटों की पुष्टि की जाती है और उन्हें संगठन के कार्यालय में सदस्यों द्वारा निरीक्षण के लिए तैयार रखा जाता है ताकि वे प्राप्त करें आपत्ति उठाने का अवसर, यदि कोई हो। चेयरमैन द्वारा पुष्टि की जाती है, जिसने बैठक में अध्यक्षता की या किसी अन्य विधिवत अधिकृत व्यक्ति ने उसकी जगह पर यदि अध्यक्ष उपलब्ध नहीं है।

एक कानूनी बिंदु तब उत्पन्न होता है जब एक बैठक में लिए गए निर्णय प्रभावी हो जाते हैं। एक बैठक में लिए गए निर्णय उसी समय प्रभावी हो जाते हैं जब उन्हें लिया जाता है और न कि जब मिनट लिखे जाते हैं और पुष्टि की जाती है। मिनट केवल सबूत के लिए रिकॉर्ड हैं। हस्ताक्षर किए और पुष्टि किए जाने के समय कानून की अदालत में सबूत के रूप में मान्यता प्राप्त हैं।

(३) संरक्षण:

रिकॉर्ड और सबूत के लिए मिनटों को संरक्षित करना होगा। कानून की अदालत में साक्ष्य के स्रोत के रूप में तैयार और संरक्षित एक मिनट बुक को स्वीकार किया जाता है। कार्यालय (एक कंपनी, एक सहकारी समिति, आदि जैसे पंजीकृत निकाय के मामले में पंजीकृत कार्यालय) में मिनट पुस्तकों को बनाए रखना पड़ता है। मिनटों का संरक्षण करना सचिव की जिम्मेदारी है।

(4) परिसंचरण:

सदस्यों के बीच मिनटों को दोहराया और प्रसारित किया जा सकता है। हालांकि, कोई मजबूरी नहीं है कि मिनटों को प्रसारित किया जाए। आम तौर पर यह एक सामान्य बैठक के मामले में नहीं किया जाता है लेकिन जब कोई सदस्य प्रतिलिपि की मांग करता है तो उसे कुछ शर्तों के अधीन उसे भेजना पड़ता है।

समिति या बोर्ड की बैठकों के मामले में, मिनटों को प्रसारित करने का अभ्यास होता है, या तो मिनटों पर हस्ताक्षर किए जाने के तुरंत बाद और अध्यक्ष द्वारा पुष्टि की जाती है या अगली बैठक की सूचना के साथ।