एक अच्छी रिपोर्ट की अनिवार्यता

एक अच्छी रिपोर्ट की अनिवार्यता!

1. रिपोर्ट में इस विषय में वर्णित विषय का वर्णन करने के लिए एक उचित शीर्षक होना चाहिए। रिपोर्ट एक अच्छे रूप में होनी चाहिए और इसमें सबहेडिंग और पैरा डिवीजन होने चाहिए। रिपोर्ट के प्राप्तकर्ता का नाम रिपोर्ट के शीर्ष पर लिखा जाना चाहिए।

2. रिपोर्ट-तथ्यात्मक होनी चाहिए। रिपोर्ट तैयार करने वाले व्यक्ति के सनक और विचारों को रिपोर्ट को प्रभावित करने की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए।

3. रिपोर्ट को एक निश्चित अवधि से संबंधित होना चाहिए और रिपोर्ट के शीर्ष पर समय की अवधि को इंगित किया जाना चाहिए।

4. रिपोर्ट स्पष्ट, संक्षिप्त और संक्षिप्त होनी चाहिए। स्पष्टता की कीमत पर स्पष्टता का बलिदान नहीं किया जाना चाहिए।

5. रिपोर्टिंग शीघ्र होनी चाहिए क्योंकि सूचना में देरी होने से सूचना अस्वीकृत हो जाती है। यदि घटनाओं और रिपोर्टिंग के बीच काफी समय बीत जाता है, तो उचित कार्रवाई करने का अवसर खो सकता है या जानकारी के अभाव में प्रबंधन द्वारा कुछ गलत निर्णय लिए जा सकते हैं।

एक रिपोर्ट की आवधिकता को ध्यान में रखा जाना चाहिए और रिपोर्ट समय पर प्रस्तुत की जानी चाहिए। रिपोर्ट एक अच्छे फॉर्म में होनी चाहिए और इसमें सब-हेडिंग और पैरा डिवीजन होने चाहिए।

6. एक रिपोर्ट को नियंत्रणीय और गैर-नियंत्रणीय कारकों के बीच अंतर करना चाहिए और उन्हें अलग से रिपोर्ट करना चाहिए। ऐसा इसलिए है क्योंकि प्रबंधन नियंत्रणीय कारकों के संबंध में उपयुक्त कार्रवाई कर सकता है।

7. रिपोर्ट में उचित टिप्पणी दी जानी चाहिए। यह प्रबंधन के मूल्यवान समय को बचाता है और त्वरित ध्यान सुनिश्चित करता है। कार्रवाई के संभावित पाठ्यक्रम का सुझाव देने के लिए पर्याप्त डेटा दिया जाना चाहिए।

8. एक रिपोर्ट की समय-समय पर समीक्षा की जानी चाहिए। एक रिपोर्ट का रूप और सामग्री स्थायी प्रकृति की नहीं होनी चाहिए। उन्हें परिस्थितियों में बदलाव के साथ बदलते रहना चाहिए; अन्यथा प्राप्तकर्ता उन्हें बासी बेकार और नियमित प्रकार के रूप में ले जाएगा।

9. अशुद्धि की अनुमेय डिग्री के भीतर रिपोर्ट को सही माना जाना चाहिए। अनुमति दी गई त्रुटि का मार्जिन उस उद्देश्य पर निर्भर करेगा जिसके लिए रिपोर्ट तैयार की गई है।

10. रिपोर्ट को असाधारण मामलों में प्रबंधक का ध्यान तुरंत आकर्षित करना चाहिए ताकि अपवाद द्वारा प्रबंधन को प्रभावी ढंग से पूरा किया जा सके। इस प्रकार, रिपोर्टों को मानकों से महत्वपूर्ण विचलन को उजागर करना चाहिए।

11. ग्राफ, चार्ट और आरेखों के माध्यम से दृश्य रिपोर्टिंग को वर्णनात्मक रिपोर्टों के लिए प्राथमिकता दी जानी चाहिए क्योंकि दृश्य रिपोर्टिंग आंख को अधिक तेजी से आकर्षित करती है और मन पर एक स्थायी प्रभाव छोड़ती है।

12. जहां तुलना एक रिपोर्ट में परिलक्षित होती है, यह सुनिश्चित किया जाना चाहिए कि एक ही तुलनीय (जैसे, जैसे) मामलों के बीच है ताकि सार्थक तुलना की जा सके और दक्षता या अक्षमता के बारे में विचार बन सके।

13. सभी संभावित मामलों में मानकों / बजटों की तुलना में अवधि के लिए सभी परिणामी संस्करणों के बीच एक विस्तृत विश्लेषण दिया जाना चाहिए, चाहे वह बिक्री, खरीद, उत्पादन, लाभ या हानि, पूंजीगत व्यय, कार्यशील पूंजी की स्थिति आदि हो। ताकि कम प्रदर्शन के सटीक कारणों का पता चल सके और समय पर सुधारात्मक कार्रवाई की जा सके।

14. किसी रिपोर्ट के प्रारूप को समय-समय पर नहीं बदला जाना चाहिए, यदि प्रारूप में कोई सुधार करने के लिए बदला जाना है, तो प्रारूप या सामग्री में परिवर्तन का औचित्य दिया जाना चाहिए।