एक संगठन में नियंत्रण प्रणाली के संचालन के लिए आवश्यक तत्व

नियंत्रण प्रणाली के संचालन के लिए निम्नलिखित तत्व आवश्यक हैं:

1. योजना:

योजना और नियंत्रण एक दूसरे के साथ निकटता से जुड़े हुए हैं। नियंत्रण के बिना योजना निरर्थक है और नियोजन के बिना नियंत्रण अंधा है। नियोजन नियंत्रण के लिए आधार प्रदान करता है। कार्य निष्पादन के लिए नियंत्रण सभी बाधाओं को प्रकाश में लाता है और स्थिति की जरूरतों के लिए एक सीधा सूचक के रूप में कार्य करता है।

यह प्रबंधक के नियोजन कार्य से संबंधित है। नियंत्रण विशेष योजनाओं, लक्ष्यों या नीतियों का परिणाम है। इस प्रकार, योजना की पेशकश और नियंत्रण को प्रभावित करता है। प्रभावी नियंत्रण लाने के लिए उचित रूप से कल्पना की गई योजनाएं महत्वपूर्ण तत्व बन जाती हैं।

2. कार्रवाई:

नियंत्रण का अर्थ है कि मानकों और वास्तविक परिणामों के बीच भिन्नता को ठीक करने के लिए क्या कार्रवाई की जा सकती है। निश्चित रूप से, इसे एक फायर ब्रिगेड की भूमिका माननी चाहिए जो वास्तव में तभी चलती है जब आग वास्तव में बाहर निकलती है।

लेकिन विचलन प्रबंधक के सर्वोत्तम मार्गदर्शन के बावजूद हो सकता है। ऐसी स्थिति में, प्रबंधक को कार्य करने के लिए त्वरित होना चाहिए। उसे न केवल विचलन की पहचान करने में, बल्कि उन्हें सुधारने में भी तत्पर रहना चाहिए। इस प्रकार, नियंत्रण का अर्थ है भविष्य में ऐसे विचलन को रोकने के लिए विविधताओं या क्रियाओं को सही करना।

3. प्राधिकार का प्रत्यायोजन:

प्राधिकार का प्रत्यायोजन का अर्थ है कि निर्धारित सीमा के भीतर काम करने के लिए अधीनस्थों को अधिकार / शक्ति प्रदान करना। नियंत्रण से तात्पर्य है कि प्रदर्शन पाने और विचलन का पता लगाने और आवश्यक सुधारात्मक कार्रवाई करने के लिए प्राधिकरण।

एक प्रबंधक पर्याप्त अधिकार के बिना नियंत्रण का प्रयोग नहीं कर सकता। उसे उन कार्यों को नियंत्रित करना होगा जो कार्रवाई करके किए जाते हैं और प्राधिकरण की सीमा के भीतर कार्रवाई की जा सकती है। प्रतिनिधिमंडल की सबसे अच्छी नीति जिम्मेदारी और अधिकार का मेल है। यह बताता है कि एक प्रबंधक को अपनी जिम्मेदारी की तुलना में एक ही अधिकार होना चाहिए।

4. सूचना:

प्रभावी नियंत्रण के लिए, प्रबंधक को सूचना का एक त्वरित प्रवाह होना चाहिए। संगठन के प्रत्येक प्रबंधक को अपने प्रदर्शन, मानकों और संगठनात्मक उद्देश्यों की प्राप्ति में योगदान देने के बारे में पर्याप्त जानकारी होनी चाहिए। प्रबंधक को संचार की प्रणाली को "प्रतिक्रिया" कहा जाता है।

एक प्रभावी प्रतिक्रिया प्रबंधक को यह जानने में मदद करती है कि किसी योजना से विचलन कहां और कब हुआ है। वह फिर त्वरित सुधारात्मक कार्रवाई शुरू कर सकता है। त्वरित उपचारात्मक कार्रवाई के लिए रिपोर्टिंग में तेज़ी महत्वपूर्ण है।