एक पत्र का मसौदा तैयार करना: 3 मुख्य प्रक्रियाएं

यह आलेख एक पत्र को प्रारूपित करते समय तीन मुख्य प्रक्रियाओं पर प्रकाश डालता है। ये प्रक्रियाएँ हैं: 1. योजना 2. प्रारूपण और सुधार 3. अवलोकन किए जाने वाले सिद्धांत।

पत्र का मसौदा तैयार करना: प्रक्रिया # 1 योजना:

एक पत्र को सुनियोजित होना चाहिए। योजना का अर्थ है पूर्व-विचार। सभी बिंदुओं पर पहले विचार करना होगा। एक पत्र का जवाब देने के मामले में, मूल पत्र को सावधानीपूर्वक पढ़ना होगा और मुख्य बिंदुओं को अधिमानतः रेखांकित किया जा सकता है। एक पत्र का एक उद्देश्य होता है, यह एक अर्थ का वहन करता है और इसमें एक स्वर होता है। एक पत्र की इन तीन विशेषताओं को ध्यान में रखना होगा।

पत्र का मसौदा तैयार करना: प्रक्रिया # 2. प्रारूपण और सुधार:

एक पत्र पहले तैयार किया जाता है, सुधार और सुधार के लिए एक रीडिंग दी जाती है और फिर अंत में इसे टाइप किया जाता है।

एक पत्र का मसौदा तैयार करना: प्रक्रिया # 3. अवलोकन किए जाने वाले सिद्धांत:

पत्र के विभिन्न भागों को तैयार करते समय निम्नलिखित सिद्धांतों को देखा जाना चाहिए:

(ए) पुन: शीर्षक:

एक पत्र का शीर्षक भाग आम तौर पर एक लेटरहेड पेपर पर मुद्रित होता है, जिसमें तारीख और संदर्भ संख्या को छोड़कर। ('मेसर्स' शब्द किसी परीक्षा हॉल में पत्र लिखते समय, प्रेषक के नाम से पहले नहीं लिखा जाएगा क्योंकि मुद्रित लेटरहेड में यह नहीं है।) तारीख लिखने के अलग-अलग तरीके हैं।

सबसे अच्छी विधि है - पहले महीने का उल्लेख करें, फिर तारीख (अल्पविराम के साथ) और अंत में वर्ष। उदाहरण के लिए 13 अप्रैल, 1988। यह 13 अप्रैल, 1988 के रूप में लिखा जा सकता है। लेकिन इसे 13/4/88 के रूप में नहीं लिखा जाना चाहिए और अधिमानतः 13.4.88 के रूप में नहीं लिखा जाना चाहिए। संदर्भ संख्या फ़ाइल संख्या से बाहर आती है।

(बी) पुन: अंदर का पता:

किसी व्यक्ति को अपने आधिकारिक पदनाम से संबोधित करना हमेशा अच्छा होता है, जैसे कि निदेशक, प्रबंध निदेशक, सचिव, विपणन प्रबंधक, आदि।

व्यक्ति के नाम को रखते समय निम्नलिखित बातों का ध्यान रखना होगा:

(i) 'मेसर्स' शब्द किसी कंपनी के नाम से पहले इस्तेमाल नहीं किया जाएगा क्योंकि एक कंपनी कानून की नजर में एक व्यक्ति है, लेकिन मेसर्स मिस्टर का बहुवचन है। 'मेसर्स' का इस्तेमाल केवल एक साझेदारी फर्म के नाम से पहले किया जा सकता है।

(ii) श्री या श्रीमती को लिखते समय श्री या श्रीमती की तरह इसके बाद 'पूर्ण विराम' लगाने का कोई औचित्य नहीं है, क्योंकि पहला अक्षर 'एम' और अंतिम अक्षर 'आर' या 'एस' हैं। डॉ (डॉक्टर) के लिए भी यही सच है। लेकिन प्रो लिखते समय एक 'फुल-स्टॉप' होगा, क्योंकि 'एस्सार' शब्द का बाद वाला हिस्सा हटा दिया गया है। 'कं' के बाद पूर्ण विराम आवश्यक है लेकिन 'लिमिटेड' के बाद नहीं। आजकल मिस के स्थान पर सुश्री लिखा जाता है। परिपत्र पत्र लिखते समय अंदर का पता आवश्यक नहीं है।

(c) पुन: सलामीकरण या अभिवादन:

जब किसी एकल व्यक्ति (पुरुष) को संबोधित किया जाता है, तो 'प्रिय महोदय' का उपयोग किया जाएगा। जब एक साझेदारी फर्म को संबोधित किया जाता है (मेसर्स के साथ उसके नाम से पहले), 'डियर सिरस', सही रूप होगा। जब किसी एकल व्यक्ति (महिला) को संबोधित किया जाता है, तो वह 'मैडम' होगी, और 'डियर मैडम' नहीं। एक कंपनी 'डियर सिरस' को संबोधित करते समय, इसका उपयोग नहीं किया जा सकता है क्योंकि एक कंपनी एक व्यक्ति है। और जैसा कि यह एक कृत्रिम व्यक्ति है, इसे सीधे संबोधित नहीं किया जा सकता है।

सही कदम कंपनी के एक अधिकारी को संबोधित करना होगा। एक परिपत्र पत्र के मामले में, अभिवादन 'प्रिय सिरस', या 'जेंटलमैन' होगा। 'सर' शब्द का उपयोग करना वांछनीय नहीं है, जब तक कि पत्र एक उच्च सम्मानित व्यक्ति को संबोधित नहीं किया जाता है, जैसे भारत के राष्ट्रपति, एक न्यायाधीश, एक संपादक, आदि। एक अधीनस्थ अपने बॉस के लिए सुरक्षित रूप से 'प्रिय महोदय' का उपयोग कर सकता है।

(डी) पुन: पत्र का शरीर:

सबसे मुश्किल काम पहला वाक्य लिखना है, खासकर जब पत्र एक प्रारंभिक पत्र है और उत्तर नहीं है। आम तौर पर एक संक्षिप्त परिचय आवश्यक है। उदाहरण के लिए — हम आपको …………… के संबंध में लिख रहे हैं, हम इसमें काम कर रहे हैं ……। (कमोडिटी का नाम) कुछ समय के लिए और चाहेंगे ………………… .. चलिए हम खुद को डीलरों के… / ……… के निर्माताओं के रूप में पेश करते हैं। कृपया (कृपया) हमारे परिपत्र पत्र संख्या ……………… देखें। ……… .. (तिथि डालिए) ……।, कृपया (कृपया) उस चर्चा का संदर्भ लें जो आपने हमारे प्रतिनिधि के साथ की थी, जिसने आप पर कॉल किया आदि। जब एक उत्तर पत्र लिखा जाता है तो प्रारंभिक पत्र पर एक संदर्भ देना पड़ता है। संदर्भ बनाने की सर्वोत्तम शैली है ……… .. कृपया (कृपया) अपने पत्र का उल्लेख करें (तारीख डाल दी)। या, आपका पत्र संख्या …………… .. का ………। (तारीख डाल दी)। … दिनांकित ……… .. ’के बजाय… ……… ..’ लिखना बेहतर है।

'थैंक्यू यू', या 'थैंक्यू यू थिंकिंग इन', या 'हमारी सेवाओं का आपको सर्वश्रेष्ठ आश्वासन' आदि के साथ एक पत्र को समाप्त करने की आम आदत है। ये सभी बुरे भाव हैं और गलत हैं। ये नहीं लिखे जाने चाहिए। सही भाव हैं: 'धन्यवाद'। धन्यवाद के साथ'। 'सस्नेह'। 'शुभकामनाएं'। 'सम्मान सहित'। यदि If आपको धन्यवाद ’, या ation आपको प्रत्याशा में धन्यवाद’, या you हमारी सेवाओं के लिए आपको सर्वश्रेष्ठ देना ’लिखा है, तो is मैं हूं’, या remain मैं रहूंगा ’, या are हम’ हैं, या remain हम रहते हैं ’, s भवदीय ’, या, तुम्हारा सच’, या very तुम्हारा बहुत सही ’के पहले लिखा जाना चाहिए।

(ई) पुन: मानार्थ बंद:

'भवदीय' या 'वास्तव में आपका', सर्वश्रेष्ठ रूप होगा। आपका ईमानदारी से ’, तब अच्छा होगा जब एक अधीनस्थ अपने श्रेष्ठ को लिख रहा हो। लेखन-'अन्य आज्ञाकारी ', एक बुरा रूप है।

(च) पुन: विराम चिह्न:

नाम या पता लिखते समय सभी अनावश्यक विराम चिह्नों से बचा जाएगा। उदाहरण के लिए, १ Chow, चौरंगी रोड, कलकत्ता-0०० ०१३ लिखने के बजाय १ write चौरंगी रोड, कलकत्ता writing०० ०१३ लिखना बेहतर है। १a के बाद का अल्पविराम अतिश्योक्तिपूर्ण है लेकिन सड़क के बाद अल्पविराम आवश्यक है। हाइफ़न बेकार है।

(छ)

दिनांक और हस्ताक्षर - बिना तिथि के या बिना उचित हस्ताक्षर (पदनाम के साथ हस्ताक्षर) के बिना एक व्यावसायिक पत्र व्यर्थ है।