एक आदर्श प्रबंधन नियंत्रण प्रणाली (12 सिद्धांत)

नियंत्रण की एक आदर्श प्रणाली वह है जो नियंत्रण कार्य को आसान, प्रभावी और सुचारू बनाती है।

1. उपयुक्तता:

नियंत्रण प्रणाली एक उद्यम की जरूरतों, तरह की गतिविधि और परिस्थितियों के लिए उपयुक्त होनी चाहिए। नियंत्रण प्रबंधकीय स्थिति के माध्यम से निष्पादित किया जाता है।

वर्तमान प्रदर्शन से संबंधित जानकारी का प्रवाह नियोजित संगठनात्मक संरचना के अनुरूप होना चाहिए। ताकि संगठन के विभिन्न स्तरों पर नौकरी के पदों के अनुसार विचलन की सूचना दी जा सके।

2. सादगी:

प्रभावी होने के लिए, नियंत्रण प्रणाली स्पष्ट, समझने और संचालित करने में आसान होनी चाहिए। जब तक इसके कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार नियंत्रण प्रणाली को ठीक से नहीं समझा जाता है, तब तक यह सफल नहीं हो सकता है। एक जटिल प्रणाली न केवल गतिविधियों के प्रदर्शन में बाधा पैदा करेगी, बल्कि यह इसके अपेक्षित परिणाम भी नहीं लाएगी।

3. निष्पक्षता:

मानकों का निर्धारण, प्रदर्शन का मापन और सुधारात्मक कार्रवाई उद्देश्यपूर्ण और अवैयक्तिक होनी चाहिए। विषय और मनमाना नियंत्रण प्रभावी नहीं हो सकता है। यह आवश्यक है कि वास्तविक प्रदर्शन को आंकने के मानक स्पष्ट, निश्चित और संख्यात्मक शब्दों में बताए गए हों।

4. किफायती:

नियंत्रण की व्यवस्था उनकी लागत के लायक होनी चाहिए। उन्हें शामिल खर्चों को सही ठहराना होगा। नियंत्रण प्रणाली की लागत इसके उपयोग से संभावित बचत से अधिक नहीं होनी चाहिए। नियंत्रण की लागत पर जांच रखने के लिए जटिल नियंत्रण प्रणाली से बचा जाना चाहिए।

इसलिए, यह उन कारकों पर नियंत्रण प्रणाली को केंद्रित करने के लिए आवश्यक हो जाता है जो लागत को कम रखने और सिस्टम को किफायती बनाने के लिए महत्वपूर्ण हैं।

5. लचीलापन:

योजनाओं को बदलना होगा, भले ही नियंत्रण की व्यवस्था लचीली होनी चाहिए। एक अच्छी नियंत्रण प्रणाली को गतिशील व्यावसायिक दुनिया के निरंतर बदलते पैटर्न के साथ तालमेल रखना चाहिए। यह बदलती परिस्थितियों के लिए उत्तरदायी होना चाहिए। नियंत्रण प्रणाली लचीली होनी चाहिए ताकि किसी योजना में किसी भी संशोधन या परिवर्तन के लिए इसे समायोजित किया जा सके।

6. त्वरित रिपोर्टिंग:

नियंत्रण प्रणाली को लागू करने में समय एक महत्वपूर्ण तत्व है। अधीनस्थों को अपने वरिष्ठ अधिकारियों को वास्तविक परिणामों और मानकों से सभी विचलन के साथ जल्दी से सूचित करना चाहिए। सूचना की रिपोर्टिंग में देरी नियंत्रण को अप्रभावी बना देगी। सुधारात्मक कार्रवाई शुरू करने में भी शीघ्रता की आवश्यकता है। त्वरित रिपोर्टिंग से विचलन के समय पर निपटान में मदद मिलती है।

7. सुझाव:

एक नियंत्रण प्रणाली को न केवल प्रदर्शन को मापना चाहिए और विचलन का पता लगाना चाहिए; यह उपचारात्मक उपायों का भी सुझाव देना चाहिए। दूसरे शब्दों में, अच्छी नियंत्रण प्रणाली को स्व-सही होना चाहिए। वास्तव में, एक नियंत्रण प्रणाली केवल तभी प्रभावी हो सकती है जब उसे आंतरिक कामकाज के हिस्से के रूप में माना जाता है न कि एक तंत्र के रूप में, बाहर से संचालित किया जाता है।

8. फॉरवर्ड-लुकिंग:

नियंत्रण प्रणाली को भविष्य की ओर निर्देशित किया जाना चाहिए। वास्तव में, नियंत्रण प्रणाली कई बार संभव विचलन या समस्याओं का अनुमान लगाने के लिए तैयार की जा सकती है।

यह निवारक होना चाहिए और केवल सुधारात्मक नहीं है आदर्श नियंत्रण सहज है। नकद पूर्वानुमान और नकद नियंत्रण एक उदाहरण है जहां एक वित्तीय प्रबंधक भविष्य की नकदी जरूरतों का पूर्वानुमान लगा सकता है और अग्रिम में प्रदान कर सकता है।

9. व्यक्तिगत जिम्मेदारी:

नियंत्रण तब प्रभावी हो सकता है जब यह नौकरियों या कामों के बजाय व्यक्तियों पर केंद्रित हो।

10. सामरिक बिंदु नियंत्रण:

मानकों से सभी विचलन समान महत्व के नहीं हैं। इसलिए, सभी विचलन को नियंत्रित करने के लिए वांछनीय नहीं है। इसलिए, नियंत्रण प्रणाली को महत्वपूर्ण, महत्वपूर्ण या रणनीतिक बिंदुओं पर ध्यान देना चाहिए, जिन्हें प्रबंधन ध्यान देने की आवश्यकता है। प्रभावी और कुशल नियंत्रण अपवाद द्वारा नियंत्रण है। बेकाबू विचलन को बहुत देखभाल और विचार की आवश्यकता नहीं है।

11. आत्म नियंत्रण:

विभिन्न विभागों को स्वयं को नियंत्रित करने के लिए कहा जा सकता है। यदि किसी विभाग की अपनी नियंत्रण प्रणाली हो सकती है, तो विभाग के भीतर विस्तृत नियंत्रणों में से बहुत कुछ नियंत्रित किया जा सकता है। आत्म नियंत्रण के इन उप-प्रणालियों को फिर एक समग्र नियंत्रण प्रणाली के लिए एक साथ बांधा जा सकता है।

12. प्रतिक्रिया:

इसका मतलब पिछले प्रदर्शन की जानकारी है। प्रभावी नियंत्रण के लिए, वास्तविक प्रदर्शन के बारे में जानकारी का नियमित प्रवाह आवश्यक है। प्रतिक्रिया व्यक्तिगत संपर्क, अवलोकन या रिपोर्ट के माध्यम से आपूर्ति की जा सकती है। स्वचालित प्रतिक्रिया सही समय पर सुधारात्मक कार्रवाई करने या भविष्य के संचालन को समायोजित करने में सहायता करती है।