एक प्रभावी प्रबंधन सूचना प्रणाली (9 लक्षण)

एक प्रभावी प्रबंधन सूचना प्रणाली की आवश्यक विशेषताएं हैं। 1. एमआईएस प्रबंधन उन्मुख है। एमआईएस को प्रबंधन की दिशा में विकसित किया जाता है। 3. एमआईएस एक एकीकृत प्रणाली है। सामान्य डेटा प्रवाह 5. एमआईएस व्यवसाय 6 की भविष्य की जरूरतों पर आधारित है। MIS उप-प्रणालियों से बना है। 7. MIS को लचीलेपन की आवश्यकता होती है। वितरित डाटा प्रोसेसिंग और 9. MIS को अधिकतर कम्प्यूटरीकृत किया जाता है।

प्रबंधन सूचना प्रणाली एक संगठन में स्थापित की जाती है जो प्रबंधकों को प्रभावी और कुशलतापूर्वक संचालन करने के लिए प्रासंगिक जानकारी प्रदान करती है।

1. एमआईएस प्रबंधन उन्मुख है:

एमआईएस का डिजाइन प्रबंधन की सूचना की जरूरतों के मूल्यांकन के साथ शुरू होता है। सिस्टम आमतौर पर ऊपर से नीचे तक डिज़ाइन किया गया है। हालांकि, इसका मतलब यह नहीं है कि एमआईएस केवल शीर्ष प्रबंधन की जानकारी की जरूरतों को पूरा करता है।

इसका तात्पर्य केवल यह है कि निचले स्तर के प्रबंधकों की सूचना आवश्यकताओं के मूल्यांकन के लिए शीर्ष प्रबंधन की जानकारी की जरूरत एक आधार के रूप में काम करेगी। हर मामले में प्रबंधन के सभी स्तरों की जानकारी की जरूरतों को पूरा करने के लिए सिस्टम को डिज़ाइन किया जाना चाहिए।

2. MIS प्रबंधन की दिशा के तहत विकसित किया गया है:

एमआईएस के प्रबंधन अभिविन्यास के कारण, यह जरूरी है कि, एक संगठन का प्रबंधन एक संगठन में एमआईएस के विकास और स्थापना को सक्रिय रूप से निर्देशित करता है। ऐसा एमआईएस मिलना दुर्लभ है जहां प्रबंधक स्वयं, या अपने विभाग के उच्च स्तरीय प्रतिनिधि, सिस्टम डिजाइन में अच्छा समय नहीं बिता रहा हो।

यह ऑनटाइम भागीदारी नहीं है, क्योंकि निरंतर समीक्षा और भागीदारी यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक है कि कार्यान्वित प्रणाली उस प्रणाली के विनिर्देशों को पूरा करती है जिसे डिजाइन किया गया था। इसलिए, संगठन के प्रबंधन को न केवल एमआईएस के विकास में सक्रिय भाग लेना चाहिए, बल्कि सिस्टम में बाद के परिवर्तनों को प्रभावित करने में भी एक प्रमुख भूमिका निभानी चाहिए ताकि यह प्रबंधन की जानकारी की जरूरतों को पूरा करे।

3. एमआईएस एक एकीकृत प्रणाली है:

एमआईएस एक एकीकृत प्रणाली है जो प्रबंधन की सूचना की जरूरतों को अधिक प्रभावी ढंग से पूरा करने के लिए कई परिचालन क्षेत्रों से जानकारी का मिश्रण करती है। यह इंटरलॉकिंग उप-प्रणालियों का एक व्यापक दृष्टिकोण लेता है जो एक संगठन के भीतर काम करते हैं।

उदाहरण के लिए, एक प्रभावी उत्पादन समय-निर्धारण प्रणाली विकसित करने के लिए, प्रबंधन को ऐसे कारकों को (a) उत्पादन क्षमता, (b) कार्य बल (c) सूची स्तर (d) उत्पाद की प्रकृति (e) मांग पैटर्न के रूप में संतुलित करना चाहिए। उत्पाद (एफ) पूंजी की आवश्यकताओं और (जी) विपणन नेटवर्क। ऐसी प्रणाली जो इन तत्वों में से किसी एक को अनदेखा करती है, एक कुशल उत्पादन अनुसूची प्रदान नहीं करेगी।

4. आम डेटा प्रवाह:

एमआईएस डेटा संग्रह, भंडारण और सूचना के प्रसार में दोहराव और अतिरेक से बचने का प्रयास करता है। एमआईएस के डिजाइनर इस बात से अवगत हैं कि कुछ प्रमुख स्रोत दस्तावेजों में बहुत अधिक जानकारी प्रवाह होती है और कई कार्यात्मक क्षेत्रों को प्रभावित करती है।

रिकॉर्डिंग और रिपोर्टिंग जानकारी के लिए सामान्य डेटा प्रवाह की अवधारणा को मास्टर फ़ाइलों के निर्माण और उपयोग की आवश्यकता होती है। यह अवधारणा दोहराव से बचने, समान कार्यों के संयोजन और जहां भी संभव हो संचालन को सरल बनाने के लिए सिस्टम विश्लेषण के कई मूल सिद्धांतों का समर्थन करती है।

5. MIS व्यवसाय की भविष्य की जरूरतों पर आधारित है:

एमआईएस को व्यवसाय के उद्देश्यों और जरूरतों को प्रभावी तरीके से पूरा करने के लिए बनाया गया है। MIS डिजाइनर को सिस्टम के संचालन से पहले सिस्टम अप्रचलन की संभावना से बचना चाहिए। यदि एमआईएस को व्यवसाय की भविष्य की जानकारी की जरूरतों का ख्याल रखने के बाद बनाया गया है, तो इसके अप्रचलित होने की बहुत कम संभावना है।

6. एमआईएस उप-प्रणालियों से बना है:

MIS को एकल इकाई के रूप में देखा जाता है, लेकिन इसे उप-सिस्टम में तोड़ दिया जाना चाहिए। सार्थक सबसिस्टम में एमआईएस का टूटना एक प्राथमिकता के कार्यान्वयन के लिए मंच निर्धारित करता है। यह एमआईएस डिजाइनर को प्रबंधनीय संस्थाओं पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम बनाता है जिन्हें चयनित सिस्टम और प्रोग्रामिंग टीमों द्वारा सौंपा और कम्प्यूटरीकृत किया जा सकता है।

7. MIS को लचीलापन चाहिए:

एमआईएस को भविष्य के निर्णय लेने के लिए प्रबंधन की सूचना की जरूरतों को पूरा करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। प्रबंधन की भविष्य की जानकारी की जरूरतों के सावधानीपूर्वक विश्लेषण के बावजूद, तीन से पांच साल आगे की सभी घटनाओं की सटीक भविष्यवाणी करना असंभव है।

यह ज्यादातर उद्योगों और विशेष रूप से उन उद्योगों में तेजी से बदलते पैटर्न के साथ सच है। इसलिए, एमआईएस को इस तरह से डिज़ाइन किया जाना चाहिए ताकि भविष्य में उचित बदलावों की अनुमति मिल सके, अगर एमआईएस किसी भी संशोधन की अनुमति नहीं देता है, तो यह बहुत जल्द अप्रचलित हो जाता है।

8. वितरित डाटा प्रोसेसिंग:

बिक्री कार्यालयों, वितरण बिंदुओं, विनिर्माण संयंत्रों, डिवीजनों और उपखंडों के भौगोलिक नेटवर्क वाली कंपनियों के मामले में, वितरित डेटा प्रसंस्करण का कुछ रूप आवश्यक है, क्योंकि इनमें से कुछ इकाइयां पूरी तरह से स्वतंत्र फैशन में संचालित हो सकती हैं।

वितरित डेटा प्रोसेसिंग का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि जानकारी उन लोगों के हाथों में रखी जाए, जिन्हें उस समय इसकी आवश्यकता होती है जब उन्हें इसकी आवश्यकता होती है। हालांकि, वितरित डेटा प्रोसेसिंग के लिए डिज़ाइन किए गए उप-सिस्टम को कंपनी के एमआईएस के अभिन्न अंग के रूप में माना जाना चाहिए।

9. एमआईएस ज्यादातर कम्प्यूटरीकृत है:

अब-एक दिन, एमआईएस अर्थात डेटा संग्रह, डेटा प्रोसेसिंग और डेटा पुनर्प्राप्ति की सभी गतिविधियाँ इलेक्ट्रॉनिक मीडिया के माध्यम से पूरी की जाती हैं। कंप्यूटर का उपयोग डेटा को संसाधित करने में सटीकता और स्थिरता का आश्वासन देता है और सूचना के प्रसार को गति देता है।