11 सिद्धांत जो प्राधिकरण को नियंत्रित करते हैं

प्राधिकरण को नियंत्रित करने वाले कुछ आवश्यक सिद्धांत इस प्रकार हैं:

1. प्राधिकरण जिम्मेदारी के साथ सह-व्यापक होना चाहिए:

यदि किसी अधीनस्थ को किसी कार्य को करने की जिम्मेदारी दी जाती है, तो उसे करने का अधिकार भी दिया जाना चाहिए। और जब अधिकार सौंप दिया जाता है, तो अधीनस्थ काम करने के लिए जिम्मेदार हो जाता है।

चूंकि प्राधिकरण और जिम्मेदारी दोनों एक ही कार्य से संबंधित हैं, इसलिए यह उचित है कि दोनों सह-व्यापक हों, यानी दोनों समान लंबाई तक विस्तारित हों। 'प्राधिकरण को हमेशा जिम्मेदारी के बराबर सौंप दिया जाना चाहिए।' यह गलत धारणा है।

एक व्यक्ति को कभी भी उतने अधिकार नहीं दिए जा सकते जितने काम उसे सौंपे जाते हैं। कुछ प्राधिकरण को हमेशा रोकना चाहिए और उन्हें प्रत्यायोजित नहीं किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि कर्मियों के निदेशक ने वेतन और वेतन के मामलों के लिए मजदूरी और वेतन के प्रबंधक को जिम्मेदारी सौंपी है, तो उन्हें वेतन और वेतन मामलों के संबंध में समग्र नियोजन, संगठन, समन्वय, प्रेरणा और नियंत्रण के लिए प्राधिकरण को हमेशा रोकना चाहिए। प्राधिकरण को जिम्मेदारी के साथ काम करना चाहिए।

2. अपेक्षित परिणामों के संदर्भ में कर्तव्यों का असाइनमेंट:

यह प्रभावी प्रतिनिधिमंडल के लिए एक महत्वपूर्ण दिशानिर्देश है क्योंकि यह इस धारणा पर टिकी हुई है कि उन्हें पूरा करने के लिए लक्ष्य निर्धारित किए गए हैं। यह सिद्धांत आगे बहुत अधिक या बहुत कम प्राधिकार प्रस्तुत करने के खतरों को कम करने में मदद करता है। एक प्रबंधक को सौंपे गए अधिकार उसके लिए अपेक्षित परिणामों को पूरा करने के लिए पर्याप्त होना चाहिए।

3. जिम्मेदारी नहीं सौंपी जा सकती:

प्राधिकार सौंपने से, एक प्रबंधक स्वयं को अपने दायित्व से मुक्त नहीं कर सकता है, बल्कि इससे उसकी जिम्मेदारी बढ़ जाती है। वह अब अपने अधीनस्थों के कृत्यों के लिए अपने श्रेष्ठ के प्रति जवाबदेह होगा। कार्य की सिद्धि के लिए अंतिम जिम्मेदारी उसकी (प्रबंधक की) है, भले ही उसे अधीनस्थ को सौंपा गया हो।

4. कमांड की एकता:

आदेश की एकता इस अर्थ में होनी चाहिए कि एक कर्मचारी को केवल एक श्रेष्ठ से आदेश और निर्देश प्राप्त करना चाहिए। एकाधिक वरिष्ठ लोग वस्तुतः लोगों से सही काम करवाने के प्रयासों को समाप्त कर देते हैं, फिर भी, इससे कर्तव्यों को निभाने, अधिकार का हनन करने और जिम्मेदारी से बच निकलने की संभावना मिलती है। "एक आदमी के लिए एक मालिक" नियम होना चाहिए।

5. कर्तव्य ओवरलैप नहीं होना चाहिए:

कर्तव्यों का अतिव्यापी होना एक व्यक्ति को एक अस्थिर स्थिति में डाल सकता है और दो व्यक्तियों के बीच टकराव पैदा करने का एक पक्का तरीका है। ओवरलैपिंग कर्तव्यों का शुद्ध परिणाम यह है कि प्रबंधन द्वारा निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए श्रमिकों का सहयोग मुश्किल है।

6. संगठनात्मक अंतराल से बचा जाना चाहिए:

संगठनात्मक अंतराल हैं जब कुछ कर्तव्यों को पूरा करने की आवश्यकता होती है, लेकिन कोई भी उनके लिए जिम्मेदार नहीं है। जैसा कि संगठन के लिए "गैप्ड" करना आवश्यक है, लोग तब निराश हो जाते हैं जब वे पाते हैं कि उनके पास कोई व्यक्ति नहीं है जो इस आवश्यक कार्य को पूरा करने के लिए निर्भर है और इस वजह से उनके अपने काम में देरी या बाधा उत्पन्न हो रही है।

7. अधिकार और जिम्मेदारी की निश्चितता:

किसी भी प्रतिनिधिमंडल को प्रभावी बनाने के लिए, प्राथमिक आवश्यकता को एक निश्चित कार्य के साथ अधीनस्थ को स्पष्ट कटौती प्राधिकरण पर पारित करना है। प्रतिनिधिमंडल की मूल भावना कुंठित हो जाएगी यदि प्रतिनिधि प्रतिनिधि अभ्यास नहीं कर सकता है और प्राधिकरण को जोर दे सकता है और उन्हें अपने संबंधित प्रतिनिधियों को हर बार और फिर सवालों और समस्याओं को संदर्भित करना आवश्यक है। इसलिए इससे बचना चाहिए। यह आवश्यक है कि प्राधिकारी को सौंप दिया जाए और प्रतिनिधि को सौंपे गए कार्यों को उनके सामने निर्धारित उद्देश्यों को पूरा करने के लिए पर्याप्त होना चाहिए।

8. प्रतिनिधि को अधिकार:

सभी परिस्थितियों में प्रतिनिधि को यह जानना चाहिए कि उसके पास प्रतिनिधि के लिए अपेक्षित अधिकार है क्योंकि यह वह है जो अंततः अपने श्रेष्ठ से जिम्मेदार और जवाबदेह होगा न कि अपने अधीनस्थ से जिसे प्रतिनिधि बनाया गया है। प्रभावी होने के लिए प्रतिनिधिमंडल को जिम्मेदारी के क्षेत्र में स्पष्टता के साथ अच्छी तरह से परिभाषित किया जाना चाहिए।

9. बुद्धिमान योजना के साथ उद्देश्य की स्थापना:

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि प्रतिनिधिमंडल का काम तब तक शुरू नहीं होना चाहिए जब तक कि उद्देश्यों या लक्ष्यों को निर्धारित नहीं किया जाता है, इसके बिना, प्रतिनिधिमंडल अस्पष्ट हो जाता है और अराजकता हो सकती है।

10. सूचना का मुक्त प्रवाह:

प्रतिनिधिमंडल को प्रभावी बनाने के लिए सूचना का मुक्त प्रवाह भी बहुत महत्व रखता है। चूँकि श्रेष्ठ अपने सभी प्राधिकार को अपनी ज़िम्मेदारी का निर्वाह करने के लिए नहीं सौंपता है, इसलिए श्रेष्ठ और अधीनस्थों के बीच सूचना और आपसी समझ का निर्बाध प्रवाह होना चाहिए ताकि अधिकार की सही व्याख्या हो सके और बिना देरी के निर्णय लिए जा सकें।

11. अपवाद सिद्धांत:

एक प्रबंधक अधीनस्थ को अधिकार सौंपता है ताकि वह अधिभार से छुटकारा पा जाए (जो वह सोचता है कि अधीनस्थों को पारित किया जाना चाहिए) या सूचना के स्रोत और कार्रवाई के रूप में निर्णय लेने की प्रक्रिया को यथासंभव नीचे धकेल दिया जाए।

इस सिद्धांत का तात्पर्य यह है कि केवल असाधारण मामलों और परिस्थितियों में प्रतिनिधि को अपनी समस्याओं को बेहतर और विचार द्वारा निर्णय लेने के लिए ऊपर की ओर देखना चाहिए। यह उम्मीद की जाती है कि अन्य मामलों में प्रतिनिधि अपने अधिकार का उचित उपयोग करेगा और अपने अधिकार के दायरे में आने वाले सभी निर्णय करेगा।

उपरोक्त चर्चा के प्रकाश में, यह निष्कर्ष निकाला जा सकता है कि उपरोक्त सिद्धांतों, यदि प्राधिकरण का प्रतिनिधित्व करते समय दिशानिर्देशों का पालन किया जाता है, तो निश्चित रूप से प्रतिनिधिमंडल के उद्देश्य को प्राप्त करने में मदद मिलेगी।