कार्यालय प्रबंधक के रूप में सचिव: भूमिका और कर्तव्य

इस लेख को पढ़ने के बाद आप इस बारे में जानेंगे: 1. कार्यालय प्रबंधक के रूप में सचिव की भूमिका 2. कार्यालय प्रबंधक के रूप में कार्यालय के सचिव के कर्तव्य।

कार्यालय प्रबंधक के रूप में सचिव की भूमिका:

किसी संगठन का सचिव मुख्य रूप से मुख्य कार्यकारी होता है और कार्यालय का प्रभारी होता है।

उन्हें कार्यालय प्रबंधक कहा जा सकता है, लेकिन वास्तव में वह निम्न कारणों से अधिक है:

(ए) सचिव को एक साधारण कार्यालय प्रबंधक से अधिक दर्जा प्राप्त है। एक कार्यालय प्रबंधक शीर्ष प्रबंधन समूह से संबंधित नहीं होता है लेकिन सचिव आम तौर पर होता है। कम से कम वह कंपनी के मामले में शीर्ष प्रबंधन समूह, यानी निदेशक मंडल के बगल में है। बहुत बार उन्हें निदेशक मंडल में या सचिव के रूप में एक निदेशक समारोह में लिया जाता है।

सहकारी समिति के मामले में, सचिव प्रबंध समिति का होता है। किसी भी अन्य संघ में, जैसा कि सदस्यों में से निर्वाचित होता है, सर्वोच्च प्रशासनिक पद धारण करता है। एक कार्यालय प्रबंधक ज्यादातर नियमित कार्य का पर्यवेक्षण करता है जबकि एक सचिव पूरे प्रशासन को नियंत्रित करता है। इस अर्थ में एक कार्यालय प्रबंधक सचिव के अधीनस्थ होता है।

(b) एक कार्यालय प्रबंधक के पास उसकी नियुक्ति की शर्तों द्वारा निर्धारित अधिकार होता है। वह वही करता है जो उसे करने के लिए कहा जाता है। लेकिन एक सचिव, विशेष रूप से एक कंपनी सचिव के पास इसके अधिकार भी क़ानून से होते हैं।

(c) एक सचिव उस प्रबंधन का सलाहकार होता है जो कार्यालय प्रबंधक नहीं होता है।

(d) कुछ संगठनों में, एक कार्यालय सचिव नियुक्त किया जाता है जिसके कार्य कार्यालय प्रबंधक के होते हैं और वह सचिव के अधीक्षण और नियंत्रण में कार्य करता है, जो मुख्य कार्यकारी होता है।

(() स्वभाव से सचिव मुख्य कार्यकारी होता है लेकिन एक कार्यालय प्रबंधक मुख्य कार्यकारी नहीं होता है।

(च) कभी-कभी एक सचिव को कानून द्वारा कुछ विशेष योग्यता की आवश्यकता होती है जैसा कि हम एक कंपनी सचिव के मामले में पाते हैं। कार्यालय प्रबंधक के लिए ऐसी कोई विशेष योग्यता आवश्यक नहीं है।

(छ) एक सचिव एक कार्यालय प्रबंधक के रूप में कार्य करता है जब कोई अलग कार्यालय प्रबंधक नहीं होता है लेकिन एक कार्यालय प्रबंधक एक सचिव के कार्यों को विशेष रूप से वैधानिक कार्यों को नहीं कर सकता है।

कार्यालय प्रबंधक के रूप में कार्यालय के सचिव के कर्तव्य:

जल्द आरंभ:

कार्यालय के लिए एक सचिव के कर्तव्यों की शुरुआत होती है। जैसा कि सचिव शीर्ष प्रबंधन समूह का है, वह कार्यालय प्रशासन के संबंध में नीति सहित समग्र नीति-निर्माण की प्रक्रिया में है। एक कार्यालय की संरचना और कार्य काफी हद तक संगठन के कार्यों की प्रकृति और सीमा पर निर्भर करते हैं।

सचिव प्रबंधन का एक सलाहकार होता है और आम तौर पर उसे प्रबंधन के समग्र भाग के रूप में सौंपा जाता है।

अगले चरण में कर्तव्य निम्नानुसार होंगे:

(ए) योजना और आयोजन:

कार्यालय के आयोजन और आयोजन के लिए, जो कि शीर्ष प्रबंधन समूह के कार्य हैं, सचिव को सौंपे जा सकते हैं।

ऐसे कार्य हैं:

(1) सचिव का प्राथमिक कर्तव्य कार्यालय के लिए संगठन चार्ट तैयार करना है, जो निर्धारित किए जाने वाले विभिन्न पदों और उनके स्तरों को निर्धारित करता है। वहीं जॉब ग्रेडिंग को अंतिम रूप दिया जाना है। उसके द्वारा कर्मचारियों की संख्या का अनुमान लगाया जाना है और एक भर्ती नीति भी तय की जानी है। संगठन चार्ट के साथ-साथ एक कार्यालय नियमावली को भी स्पष्ट रूप से तैयार करना होगा ताकि प्रत्येक स्थिति और उसके कार्यों के अधिकार को परिभाषित किया जा सके।

इससे बचने में बहुत मददगार है:

(ए) अनिश्चितता और भ्रम,

(b) प्राधिकरण का अतिव्यापीकरण और

(c) कर्मचारियों के सदस्यों के बीच संघर्ष।

नियोजन के साथ, कार्यालय की स्थापना लागत, वर्तमान और भविष्य दोनों के लिए बजट तैयार करना भी आता है।

(२) सचिव अब यह तय करेंगे कि कार्यालय संगठन में किस प्रणाली का पालन किया जाना चाहिए- केंद्रीकरण की प्रणाली या विकेंद्रीकरण की प्रणाली। दो प्रणालियों का एक सम्मिश्रण आदर्श होगा।

(३) इसके बाद कार्यालय का ले-आउट आता है। निश्चित रूप से आधुनिक खुले प्रकार के ले-आउट को सचिव द्वारा प्राथमिकता दी जाएगी। बहुत कुछ सिस्टम के अनुसरण और उपलब्ध आवास के आकार और आकार पर निर्भर करता है।

(४) अब कार्यालय को स्थापित करने और चलाने के लिए सचिव के लिए चरण निर्धारित किया जाता है। भर्तियां की जानी हैं और उनकी निगरानी और मार्गदर्शन में सभी प्रकार के उपकरण खरीदे जाने हैं।

(५) सचिव कार्यालय को कार्यात्मक विभागों में विभाजित करेगा, विभागों को कर्मचारियों के सदस्यों को नियुक्त करेगा। संबंधित जिम्मेदारी के साथ उचित अधिकार कर्मचारियों के प्रत्येक सदस्य को सौंपा जाएगा। यदि आवश्यक हो, तो उनके लिए प्रशिक्षण की व्यवस्था की जाएगी।

(बी) पर्यवेक्षण और नियंत्रण:

पर्यवेक्षण और नियंत्रण समान शब्द नहीं हैं। पर्यवेक्षण का अर्थ है कि अधीनस्थ अपने कर्तव्यों का पालन कर रहे हैं या नहीं। आम तौर पर यह कार्यालय प्रबंधक द्वारा किया जाता है। नियंत्रण एक बड़ा कार्य है।

यह वर्जित है:

(ए) प्रदर्शन के मानक का निर्धारण;

(बी) वास्तविक प्रदर्शन का मूल्यांकन;

(c) मानक के साथ वास्तविक प्रदर्शन का सत्यापन;

(डी) त्रुटियों का सुधार, यदि कोई हो, ताकि उन्हें दोहराया न जाए।

(1) सचिव एक मात्र कार्यालय प्रबंधक से अधिक होता है और इसलिए उसके पास प्रदर्शन-पर्यवेक्षण और नियंत्रण दोनों कर्तव्य होते हैं। जब कोई कार्यालय प्रबंधक नहीं होता है, तो उसे पर्यवेक्षकों द्वारा सहायता प्रदान की जा सकती है। विभागीय प्रबंधकों जैसे उत्पादन प्रबंधक, विपणन प्रबंधक आदि पर उनका नियंत्रण नहीं हो सकता है, जो मुख्य कार्य कर रहे हैं और जिन्हें 'लाइन' लोग कहते हैं। वे महाप्रबंधक के अधीन हो सकते हैं।

लेकिन 'स्टाफ़' के लोग जो कार्मिक प्रबंधक, वित्त प्रबंधक आदि जैसे सेवा कार्यों के प्रमुख होते हैं, वे आमतौर पर सचिव के सीधे नियंत्रण में होते हैं। जो कुछ भी हो सकता है, सचिव को सामान्य या केंद्रीकृत कार्यालय से जुड़े विभिन्न लिपिक कार्यों को नियंत्रित और समन्वय करना पड़ता है।

(२) उसे शीर्ष प्रबंधन और संगठन के अन्य कर्मचारियों के साथ-साथ सरकार और बाहरी लोगों के बीच निरंतर संपर्क बनाए रखना होगा, जो चिंता का विषय हो। उसे बड़े पैमाने पर संगठन और जनता के बीच संपर्क बनाए रखना है। यह वह कार्यालय से ले जाता है।

(३) उसे प्रधान या मुख्य कार्यालय और शाखा या मंडल कार्यालयों, यदि कोई हो, के बीच एक समन्वय बनाए रखना होगा।

(४) उसे कार्यालय उपकरण की निरंतर आपूर्ति बनाए रखनी होगी।

(५) उसे अपने वैधानिक कर्तव्यों के तहत सभी बयानों और दस्तावेजों को दाखिल करना होगा।

(६) उसे विधियों के अंतर्गत आवश्यक सभी बैठकों की व्यवस्था करनी होगी या अन्यथा बैठकों के लिए सभी आवश्यक कार्य करने होंगे। बैठक कार्यालय या अन्य जगहों पर आयोजित की जा सकती है।

(() उसे ओ एंड एम अध्ययन के माध्यम से और अपने स्वयं के कार्यालय के कार्यों में सुधार के लिए अपना दिमाग लगाना होगा।

(() उसे कार्यालय के कामकाज के बारे में शीर्ष प्रबंधन से अवगत कराना होगा और उसी पर सिफारिशों के साथ या बिना मौखिक या लिखित रिपोर्ट प्रस्तुत करना होगा।

(ग) सामान्य:

कभी-कभी, विशेष रूप से एक समाज या संघ या छोटे आकार की चिंता के मामले में, अधिकांश लिपिक कार्य सीधे सचिव द्वारा स्वयं संभाले जाते हैं। आम तौर पर, अधिकांश निवर्तमान पत्रों पर उसके द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। कुछ कार्यालयों में, अभ्यास यह है कि आने वाले मेल पहले सचिव के पास जाएंगे जो संबंधित विभागों के बीच वितरित किए जाने से पहले कागजात देखेंगे।