सूचना: डेटा अधिग्रहण, डेटा परिवर्तन और सूचना का प्रबंधन
सूचना के निर्माण की प्रक्रिया में गतिविधियों की एक श्रृंखला शामिल है। मोटे तौर पर, तीन बुनियादी गतिविधियाँ हैं:
1. डाटा अधिग्रहण,
2. डेटा परिवर्तन,
3. सूचना का प्रबंधन।
1. डाटा अधिग्रहण:
डेटा (डटलम का बहुवचन) प्रतीकों की मदद से व्यक्त किए गए तथ्य हैं जैसे कि अक्षर, अंक, ग्राफ़, आरेख, चित्र, या किसी अन्य रूप में। डेटा किसी घटना का वर्णन कर सकता है या यह पर्यावरण के एक तत्व की स्थिति का प्रतिनिधित्व कर सकता है।
जो भी डेटा का स्रोत हो सकता है; इसे शुरुआत में दर्ज किया जा सकता है और बाद में सटीकता और प्रामाणिकता के लिए सत्यापित किया जाता है। इस गतिविधि को डेटा कैप्चर कहा जाता है।
कीबोर्ड के साथ छिद्रण या स्कैनिंग उपकरणों के साथ स्कैन करके डेटा को कैप्चर किया जा सकता है, दस्तावेजों से तथ्य जिन पर वे दर्ज किए गए थे। यदि कंप्यूटर मीडिया पर डिस्क और टेप जैसे डेटा पहले से ही दर्ज किए गए हैं, तो डेटा रिकॉर्डिंग को उस प्रयोजन के लिए प्रासंगिक डेटा का चयन करके हाथ से प्रयोजन के लिए पूरा किया जा सकता है। विभिन्न संवेदी उपकरणों की सहायता से औद्योगिक प्रक्रिया के मामलों के बारे में आंकड़ों को भी पकड़ा जा सकता है।
उदाहरण के लिए, तेल पाइपलाइन में दबाव, या भट्ठी में तापमान उद्देश्य के लिए उपयुक्त संवेदी उपकरणों का उपयोग करके कब्जा किया जा सकता है। चूंकि डेटा कैप्चर और स्टोरेज की लागत होती है, इसलिए डेटा कैप्चर करने में चयनात्मक होना आवश्यक है। यह सुझाव दिया गया है कि सभी उपयोगकर्ताओं की जानकारी की जरूरतों के मद्देनजर डेटा की आवश्यकताओं को ध्यान से परिभाषित किया जाना चाहिए।
व्यावसायिक सूचना प्रणाली के लिए कैप्चर किए गए अधिकांश डेटा डेटा फ़ाइलों में व्यवस्थित होते हैं। प्रत्येक फ़ाइल में विभिन्न प्रतीकों (वर्णों) की सहायता से व्यक्त किए गए विभिन्न डेटा तत्वों (फ़ील्ड्स) से संबंधित रिकॉर्ड होते हैं। ये फाइलें डेटाबेस से जुड़ी हुई हैं; व्यावसायिक सूचना प्रणाली में डेटा के पदानुक्रम को चित्र 1.4 की सहायता से वर्णित किया जा सकता है
2. डेटा परिवर्तन :
डेटा परिवर्तन डेटा पर निम्न में से कोई भी संचालन करके किया जा सकता है:
(i) पुनर्व्यवस्थापन:
कुछ निर्दिष्ट क्रम में डेटा को पुन: व्यवस्थित करना एक बहुत ही सामान्य डेटा प्रोसेसिंग गतिविधि है उदाहरण के लिए; दुकानों के डेटा को खरीद की तारीख के क्रम में या प्रत्येक इकाई के मूल्य के क्रम में या इन वस्तुओं के नामों के वर्णानुक्रम में पुन: व्यवस्थित किया जा सकता है। इस तरह की पुनर्व्यवस्था को डेटा की छंटाई के रूप में भी जाना जाता है। डेटा की उपयोगिता में छंटनी हो सकती है।
(ii) वर्गीकरण:
डेटा को चयनित चर / कारकों के आधार पर वर्गीकृत किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, बिक्री डेटा को ग्राहक के कोड, शहर और उत्पाद या बिक्री व्यक्ति जैसे चर पर वर्गीकृत किया जा सकता है जो ऑर्डर प्राप्त करने में शामिल हैं।
वर्गीकरण भी आमतौर पर इस्तेमाल किया जाने वाला डेटा प्रोसेसिंग ऑपरेशन है, विशेषकर लेखा सूचना प्रणालियों में। वास्तव में, खाता बही की पूरी अवधारणा सूचना के निर्माण की प्रक्रिया में मूल्य जोड़ने की गतिविधि के रूप में वर्गीकरण पर आधारित है। वर्गीकरण डेटा में मूल्य जोड़ता है और यह अधिकांश निर्णय स्थितियों में उपयोगकर्ता के लिए अधिक मूल्यवान बनाता है।
(iii) गणना:
एक आम आदमी के लिए, डेटा की गणना करके ही कार्रवाई की जाती है। संख्यात्मक मानों पर की गई गणनाओं की एक श्रृंखला को संगणना कहा जाता है। यही है, शायद, कंप्यूटर ने अपना नाम कैसे प्राप्त किया, जैसा कि कंप्यूटर की पिछली पीढ़ियों ने कंप्यूटिंग सुविधाएं प्रदान करने के उद्देश्य से किया था।
यहां तक कि, चूंकि डेटा के विविध रूपों को अब कंप्यूटर की मदद से संसाधित किया जा सकता है, पीढ़ी की प्रक्रिया मुख्य रूप से कंप्यूटिंग है। गणना में अंकगणितीय संचालन (जैसे जोड़, घटाव, गुणा, भाग और तर्क संचालन) शामिल हैं।
उदाहरण के लिए, वित्तीय विवरणों में विभिन्न मूल्यों पर अंकगणितीय संचालन करके वित्तीय अनुपात की गणना की जा सकती है। यहां तक कि डेटा विश्लेषण के लिए विभिन्न मात्रात्मक तकनीकों का उपयोग करते हुए कम्प्यूटेशन का जटिल सेट हो सकता है। ये मात्रात्मक मॉडल बड़ी मात्रा में डेटा से जानकारी को स्थानांतरित करने में मदद करते हैं। इस तरह के डेटा प्रोसेसिंग ऑपरेशन का उपयोग बड़े पैमाने पर व्यावसायिक वातावरण के विभिन्न तत्वों के व्यवहार की भविष्यवाणी के लिए किया जाता है।
(iv) संक्षेप:
सारांशित करना विभिन्न डेटा तत्वों को एकत्र करने की एक प्रक्रिया है, जो डेटा के थोक को अधिक सार्थक रूप में कम करता है। उदाहरण के लिए, किसी वित्त प्रबंधक को किसी सार्वजनिक मुद्दे के लिए लगाए गए शेयरों की कुल संख्या जानने में रुचि हो सकती है। इस संबंध में डेटा को संक्षेप में प्रस्तुत किया जा सकता है और इस तरह की सारांश रिपोर्ट पूरे विवरण की तुलना में उनके लिए अधिक उपयोगी हो सकती है जो प्राप्त प्रत्येक शेयर आवेदन का विवरण दे रही है।
सारांश में प्रत्येक श्रेणी या मूल्य वर्ग में एकत्रीकरण शामिल हो सकता है। उपरोक्त उदाहरण का विस्तार करते हुए, एक सारांश रिपोर्ट में प्रत्येक एप्लिकेशन के प्रत्येक वर्ग के लिए उप-योग हो सकते हैं, अर्थात प्रत्येक शहर में व्यक्तिगत, कॉर्पोरेट निकाय, ट्रस्ट, या शेयरों की संख्या।
3. सूचना का प्रबंधन:
अधिग्रहण और / या परिवर्तन के बाद, संसाधित डेटा या तो उपयोगकर्ता को समाप्त करने के लिए संप्रेषित किया जा सकता है या भविष्य में संदर्भ के लिए संग्रहीत किया जा सकता है। यदि जानकारी को उपयोगकर्ता को सूचित किया जाना है, तो रिपोर्टिंग के लिए प्रारूप का चयन किया जाना चाहिए। रिपोर्टिंग के प्रारूप में सरल स्तंभ / सारणीबद्ध प्रारूप या दृश्य प्रारूप शामिल हो सकते हैं, जैसे चार्ट, आरेख, रेखांकन आदि।
तेजी से कंप्यूटर और बेहतर प्रदर्शन उपकरणों की उपलब्धता के साथ, सूचना मानचित्रण और विज़ुअलाइज़ेशन तकनीक लोकप्रिय हो रही हैं। एक बार रिपोर्ट प्रारूप तय हो जाने के बाद, संचार के उपयुक्त चैनल का चयन और उपयोग किया जाना चाहिए।
यदि उत्पन्न सूचना का उपयोग भविष्य में किया जाना है, तो इसे कुछ बड़े संग्रहण माध्यमों पर संग्रहीत किया जा सकता है। सूचना को संप्रेषित करने और / या भंडारण की ऐसी गतिविधियों को सूचना प्रबंधन कहा जा सकता है।
सूचना का सृजन का एक उदाहरण
सूचना निर्माण की प्रक्रिया को समझने के लिए, हमें एक काल्पनिक जानकारी की आवश्यकता है। एक बड़े आकार की बिज़नेस फर्म अपने उत्पादों के प्रति उत्साहजनक उत्पादों के लिए एक प्रोत्साहन योजना शुरू करने पर विचार कर रही है। इस योजना को शुरू में केवल उन ग्राहकों के लिए लागू करने का प्रस्ताव है, जिन्होंने बिक्री के आदेश रु। एक महीने में मूल्य में 15 लाख।
यह अनुमान लगाया जाता है कि जिन ग्राहकों ने 12 से 15 लाख रुपये के बीच के मूल्यों के लिए ऑर्डर दिए थे, उन्हें प्रोत्साहन काफी आकर्षक मिलेगा और इस तरह, इन ग्राहकों को 'लक्ष्य ग्राहक' कहा जाता था। प्रोत्साहन से चालू माह में इन लक्षित ग्राहकों से बिक्री के आदेशों के मूल्य में वृद्धि होने की संभावना है।
जैसा कि उत्पाद खराब हो रहा है, चालू महीने में बढ़ी हुई बिक्री अगले महीने में ग्राहकों की खरीद आवश्यकताओं को कम नहीं करेगी। प्रोत्साहन योजना के परिणामस्वरूप चालू माह के लिए बिक्री में संभावित वृद्धि का आकलन करने में सक्षम होने के लिए, विपणन प्रबंधक को उस मूल्य के बारे में जानकारी की आवश्यकता होती है जिसके द्वारा प्रत्येक लक्षित ग्राहक से कुल बिक्री आदेश 15 लाख रुपये से कम हो गया और कुल इन कमियों से चालू माह में बिक्री राजस्व बढ़ने की उम्मीद है।
पिछले महीने के बिक्री आदेश विवरण पहले से ही एक चुंबकीय टेप पर चिह्नित हैं। प्रत्येक ग्राहक से कुल बिक्री के संबंध में जानकारी प्राप्त करने के लिए, सभी बिक्री लेनदेन को ग्राहक के नाम के आधार पर वर्गीकृत किया जाना चाहिए। फिर उन ग्राहकों की एक सूची, जहां कुल बिक्री ऑर्डर मूल्य 12 से 15 लाख रुपये के बीच है, की कमी की गणना की जा सकती है और सारांशित किया जा सकता है। प्रबंधक को सूचना को ठंडे मूल्यों के रूप में सूचित किया जा सकता है।
एक वैकल्पिक तरीका आवृत्ति वितरण के रूप में जानकारी का प्रतिनिधित्व करना हो सकता है ताकि प्रबंधक ग्राहकों के प्रत्येक वर्ग के संभावित वृद्धि के संभावित योगदान का आकलन करने में सक्षम हो सके और तदनुसार प्रोत्साहन योजना के लिए ग्राहकों की पात्रता के लिए सीमा की समीक्षा करें। । प्रत्येक श्रेणी के इस योगदान को दर्शाने वाला पाई चार्ट प्रबंधक को जानकारी को शीघ्रता से समझने में मदद कर सकता है।
उपरोक्त मामला केवल सूचना के उत्पादन में शामिल गतिविधियों की प्रकृति को दिखाता है और इस प्रक्रिया में प्रत्येक ऐसी गतिविधि की भूमिका का एक सरल काल्पनिक उदाहरण है। सूचना की पीढ़ी काफी जटिल प्रक्रिया हो सकती है और इसमें कई गतिविधियाँ शामिल हो सकती हैं।
सूचना के उत्पादन की प्रक्रिया जारी है क्योंकि ऐसे उद्देश्यों की बहुलता है जिनके लिए एक व्यावसायिक उद्यम में जानकारी की आवश्यकता होती है। नतीजतन, उद्यम आम तौर पर सूचना के उत्पादन के एक एकीकृत चक्र में शामिल होता है।
