निजी बैठक कैसे आयोजित करें?

यह लेख एक निजी बैठक को आयोजित करने के लिए दस मुख्य चरणों पर प्रकाश डालता है।

1. बैठक की तिथि, समय और स्थान संगठन के अध्यक्ष और अन्य वरिष्ठ सदस्यों के परामर्श से उसके द्वारा तय किया जाना चाहिए। आम तौर पर कार्यालय में बैठक की व्यवस्था की जाती है यदि अपेक्षित प्रतिभागियों की संख्या कम है या एक सार्वजनिक हॉल को काम पर रखा जा सकता है। जब तक आवास को अंतिम रूप नहीं दिया जाता है, तब तक कोई नोटिस जारी नहीं किया जा सकता है।

2. सचिव समय की अवधि को ध्यान में रखते हुए नोटिस जारी करेगा, जिसके पहले नोटिस जारी किया जाना चाहिए। सभी आइटमों को शामिल करने के लिए नोटिस होना चाहिए। सभी सदस्यों को व्यक्तिगत रूप से, यदि कोई हो, तो बाड़ों के साथ नोटिस भेजे जाने चाहिए।

समाचार पत्रों में नोटिस भी प्रकाशित किए जा सकते हैं। नोटिस जारी करने के संबंध में सभी नियमों, या तो संगठन या वैधानिक, के साथ अनुपालन किया जाना है। बैठक आयोजित करने की तैयारियों में यह एक महत्वपूर्ण कदम है।

3. सचिव को सदस्यों के बीच वितरित किए जाने वाले सभी दस्तावेजों को तैयार करना होगा। उदाहरण के लिए, वह निदेशक मंडल या कार्यकारी समिति द्वारा प्रस्तुत की जाने वाली रिपोर्टों का प्रारूप तैयार करता है जैसा कि मामला हो सकता है। वह देखेगा कि अंतिम खाते पहले ही तैयार किए जा चुके हैं और ऑडिट किए गए हैं।

वितरण के लिए रिपोर्ट और खातों को मुद्रित या डुप्लिकेट करना होगा। यह देखना सचिव का कर्तव्य है कि दस्तावेजों की छपाई या डुप्लिकेटिंग समय से की जाए ताकि वे नोटिस के साथ वितरण के लिए तैयार हों।

4. कभी-कभी, एक नोटिस जारी करने से पहले, सचिव को सदस्यों की सूची की जांच करनी होती है। डिफॉल्टर सदस्य वार्षिक आम बैठक में हिस्सा लेने और वोट देने का हकदार नहीं हो सकता है। किसी कंपनी के मामले में, सदस्यों के रजिस्टर को कुछ अवधि के लिए निलंबित रखा जाता है, जिसके दौरान शेयरों के हस्तांतरण को मान्यता नहीं दी जाएगी, ताकि लाभांश के भुगतान के लिए सदस्यों की एक अंतिम सूची तैयार हो।

5. इसके अलावा, मतदान के दौरान सचिव को मतदान सूची तैयार रखनी होगी।

6. समिति की बैठक (एक बोर्ड बैठक की तरह) के मामले में सचिव को उन सभी फाइलों और कागजों को तैयार रखना होगा जो बैठक में संदर्भ के लिए आएंगे। झंडे या अन्य संकेतक अपने तैयार स्थान के लिए फाइलों के अंदर संबंधित कागजात के साथ संलग्न होते हैं।

7. सचिव प्रतिभागियों के बैठने की व्यवस्था करेगा। समिति या बोर्ड की बैठक के दौरान, जब सदस्य एक मेज के चारों ओर बैठते हैं, टेबल पर स्क्रैबलिंग पैड, विस्तृत एजेंडा नोट, पेंसिल, आदि रखे जाते हैं।

8. सचिव को यह देखना होगा कि अटेंडेंस बुक या रजिस्टर तैयार है जिसे बैठक स्थल में प्रवेश करने से पहले सदस्यों द्वारा हस्ताक्षरित किया जाएगा। बोर्ड की बैठकों के लिए उपस्थिति बहुत महत्वपूर्ण है क्योंकि निदेशकों को देय शुल्क की गणना उस पर की जानी चाहिए।

9. समाचार पत्रों में वार्षिक आम बैठक में अध्यक्ष के भाषण को प्रकाशित करना बड़ी कंपनियों का अभ्यास है। सचिव समाचार पत्रों में अध्यक्ष के भाषण के प्रकाशन की व्यवस्था करता है (हालांकि लागत कंपनी के खाते में डेबिट नहीं की जा सकती है)।

10. इस बीच सचिव ने पिछली बैठक के कार्यवृत्त तैयार कर लिए होंगे जो वर्तमान बैठक में पुष्टि के लिए आएगा।