एक व्यापार बैठक आयोजित करने में अध्यक्ष और प्रतिभागियों की भूमिका
एक व्यापार बैठक के आयोजन में अध्यक्ष और प्रतिभागियों की भूमिका!
एक बैठक आयोजित करने में, यदि कोई बैठक आवश्यक है, तो उसका उद्देश्य, उसका उद्देश्य स्पष्ट होना चाहिए। क्या यह कानूनी आवश्यकता, दिनचर्या या समय की आवश्यकता है?
केवल आवश्यक पार्टियों को बुलाया जाना चाहिए, और सभी आवश्यक व्यक्तियों को बुलाया जाना चाहिए। कभी-कभी संगठन के लिए बाहरी लोग होते हैं जिन्हें एक बैठक में बुलाया जाता है - लेखा परीक्षक, वकील, आदि। उपस्थित होने का आह्वान स्पष्ट और समय पर और उचित अधिकार के तहत होना चाहिए। अवसर और सदस्यों की सुविधा के अनुसार समय तय करना पड़ता है। इसके अलावा, अवधि पर्याप्त होनी चाहिए लेकिन बहुत लंबी नहीं। इसे धारण करने के लिए उपयुक्त स्थान का चयन करना होगा। मिलने के लिए जगह तैयार करनी पड़ सकती है। बैठक के उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए, संयोजक को उन विशिष्ट बिंदुओं की कल्पना करनी होगी जिन पर चर्चा होनी है। फिर से उसे चर्चा का तरीका तय करना होगा - सूचनात्मक, परामर्शात्मक या प्रेरक।
एक बैठक में अध्यक्ष की भूमिका:
1. कार्यवाही का समग्र प्रभार लें:
एक बार संयोजक के पास (आमतौर पर कुर्सी के परामर्श से) बैठक का एजेंडा निर्धारित कर दिया जाता है, अध्यक्ष को यह देखना होगा कि बैठक में एजेंडा और उद्देश्य पूरा हो गया है।
2. सुनिश्चित करें कि वह सक्षम है:
उसे बैठक की अध्यक्षता करने के लिए तभी स्वीकार करना चाहिए जब वह इसे चलाने के लिए सक्षम महसूस करे। चेयरपर्सन का पद अक्सर घुमाया जाता है।
3. 'मैं इसे स्वयं नहीं करता':
चेयरपर्सन मुख्य रूप से एक चर्चा को प्रोत्साहित करने के लिए है, यह सब आपूर्ति नहीं करता है। उनका कौशल सदस्यों को यह महसूस कराने में निहित है कि उन्होंने सामूहिक रूप से निर्णय लिया है।
4. निर्देश क्रियाओं का उपयोग:
अध्यक्ष सदस्यों को मिलने के लिए आवश्यक जानकारी देने के लिए उत्तेजक क्रियाओं का उपयोग कर सकते हैं: पुष्टिकरण, साक्ष्य, लघु, पुनरावर्ती, वर्गीकृत, परिभाषित, व्याख्या करना, विस्तृत करना, वर्णन करना, समीक्षा करना, वर्णन करना, सारांश, पुनर्वित्त, सरल करना।
5. नाम का उपयोग करें:
वह अंतरंगता (प्रचलित संस्कृति और रिवाज के अनुसार) उत्पन्न करने के लिए उन्हें संबोधित करने के लिए उनके नामों का उपयोग करके सदस्यों से अधिक प्राप्त कर सकता है।
6. "एक ट्रैफिक पुलिस वाला बनें":
चेयरपर्सन को विचारों के आवागमन का निर्देशन करना होता है। वह रक्षात्मक (एक गोलकीपर) या एक उपदेशक (व्याख्याता) नहीं होना चाहिए।
7. राज्य का उद्देश्य:
बैठक की शुरुआत में उसे उद्देश्य और फिर से एजेंडा के हर नए आइटम की शुरूआत पर बताना चाहिए, ताकि सदस्यों को स्पष्ट हो कि वे क्या करने वाले हैं - जांच, सुझाव या स्वीकार।
9. "अपनी पसंद को प्रकट न करें":
अध्यक्ष को अंत के लिए अपनी राय आरक्षित करनी चाहिए।
9. मुद्दे पर बात को सीमित करें:
सदस्य बातूनी हो सकते हैं, वे अटक सकते हैं। अध्यक्ष को एक प्रकार को रोकना है और दूसरे को प्रोत्साहित करना है।
10. प्रक्रिया का पालन करें:
एक संगठन - या कानून - की आवश्यकता हो सकती है कि एक निश्चित प्रक्रिया का पालन किया जाए। अध्यक्ष को इसे जानने और इसे लागू करने की आवश्यकता है।
11. समय बनाए रखें:
बैठक समय पर शुरू होनी चाहिए, सभी मुद्दों के लिए आनुपातिक समय के साथ एजेंडे को कवर करें, और समय पर बंद करें। व्यवहार में, प्रारंभिक वस्तुओं को बहुत अधिक समय मिलता है और अंतिम वस्तुओं को ले जाया जाता है।
12. 20% से अधिक न बोलें:
उसे विभिन्न मदों को जोड़ना और सदस्यों को निर्देशित करना है। इसके लिए वह प्रमुख वक्ता हैं। लेकिन अनुभव बताता है कि निष्पक्षता के नाम पर 20% उसकी बात करने की सीमा है।
13. मूड का जवाब:
यह वास्तव में कार्य का मूल है। अध्यक्ष मूड सेट कर सकता है, और अगर कुछ घटना या कुछ सदस्य की बात ने गलत मूड सेट किया है, तो उसे इसे बदलना होगा। वह हास्य, यहां तक कि एक मोड़ का उपयोग कर सकता है, और मूड को सही रखने के लिए अपने व्यक्तित्व के सभी का विस्तार कर सकता है। सदस्य जब उनके लिए तैयार होते हैं तो निर्णय लिया जाता है।
14. विवादों में हस्तक्षेप:
यदि सदस्य आपस में विवाद करते हैं, तो चेयरपर्सन को उन्हें ट्रैक पर लाना होगा।
15. उचित रिकॉर्डिंग की व्यवस्था करें:
किसी बैठक की कार्यवाही को तथ्यात्मक रूप से दर्ज करना होता है। बैठक के दौरान अध्यक्ष को यह सुनिश्चित करना होता है। नौकरी एक सक्षम व्यक्ति के पास होनी चाहिए और उसकी देखरेख करनी पड़ सकती है। उसे चेयरपर्सन के पास बैठना चाहिए।
16. उपस्थित लोगों के लिए:
उसे उन लोगों पर ध्यान केंद्रित करना है जो मौजूद हैं न कि जो अनुपस्थित हैं। यह विशेष रूप से कम उपस्थिति के साथ एक बैठक शुरू करने के लिए लागू होता है। बेशक, मिलने के लिए कोरम (आवश्यक न्यूनतम उपस्थिति) की आवश्यकता हो सकती है।
17. स्पॉट मुद्दों से निपटें:
मुलाकात के दौरान आने वाले मुद्दों से निपटने के लिए उसके पास विशेषज्ञता और दिमाग की मौजूदगी होनी चाहिए, खासकर जब मीटिंग उसकी अनुमति के साथ नए मुद्दों के लिए खुली हो।
18. चातुर्य के साथ "नहीं" कहें:
उपमाओं, उद्धरणों, उदाहरणों, सामान्य ज्ञान और सद्भावना का उपयोग करते हुए, अध्यक्ष को अवांछित मुद्दों से निपटना पड़ता है। (एक सीनेट सदस्य ने एक बार प्रस्तावित किया, "युद्ध समाप्त हो गया है, हमें सेना को आधा कर देना चाहिए।" कुर्सी ने उत्तर दिया, "और हमें उसी समय यह संकल्प करना चाहिए कि दुश्मन भी अपनी सेना को आधा कर दे।"
19. मुलाकात के बाद:
अध्यक्ष को यह देखना चाहिए कि लिए गए निर्णयों से उत्पन्न दायित्वों को पूरा करने के लिए समय पर अनुवर्ती कार्रवाई की जाती है। उसे लिखित और जाँच के लिए मिनट मिलना चाहिए।
एक बैठक में प्रतिभागियों की भूमिका:
1. होमवर्क करें:
एक बार जब किसी मिलने का उद्देश्य ज्ञात हो जाता है, तो सहभागी को उसकी भूमिका की कल्पना करनी होती है और उसे उत्पादक बनाने के लिए बैठक में उपयोग के लिए जानकारी और इनपुट इकट्ठा करना होता है। वह / वह भूमिकाएं आवंटित करने के लिए अन्य सदस्यों से परामर्श कर सकते हैं।
2. समय के पाबंद रहें:
हमें भारत में विशेष रूप से समय पर होने की आवश्यकता पर बल देना है। हमारी ट्रेनें, बसें और हवाई जहाज समय पर चलेंगे, जब हम नियमित रूप से मिलने के लिए समय के पाबंद रहेंगे।
3. सक्रिय रूप से भाग लें:
एक सदस्य को ध्यान से सुनना चाहिए (ताकि वह जो कहा जा रहा है उसे सारांशित करने में सक्षम हो सके)। उसे योजना बनानी चाहिए कि उसे क्या बोलना है और उसे संक्षिप्त और सटीक तरीके से कहना है।
4. PREP सूत्र:
वह तर्कसंगत और बलशाली होना चाहिए। PREP का अर्थ है:
अपनी स्थिति बताएं
कारण बताइए
उदाहरण दो
अपनी स्थिति को पुनर्स्थापित करें
5. अपनी प्रतिभा दिखाएं:
एक मुलाकात किसी की प्रतिभा दिखाने और उपयोगी विचारों को देने का श्रेय प्राप्त करने का अवसर है।
6. पहल करें:
ऐसे मौके हो सकते हैं जब कोई सदस्य प्रस्ताव का प्रस्ताव दे सकता है या दूसरा सही होने पर गति का प्रस्ताव दे सकता है। इसके लिए शीघ्रता की आवश्यकता है। फ्रांसिस बेकन कहते हैं, "सम्मेलन एक तैयार आदमी बनाता है।"
7. नियमों का पालन करें:
अनुमति मिलने पर उसे बोलना चाहिए। उसे क्रॉस टॉक से बचना चाहिए।
8. जिम्मेदारी लें:
जब कार्यों को सौंपा जा रहा है, तो एक सदस्य को उपयुक्त जिम्मेदारियों को लेने के लिए आगे आना चाहिए। यदि कोई कार्य उसे / उसे सौंपा गया है, तो एक इच्छुक स्वीकृति भी गतिशीलता का संकेत है।
9. पूरी तरह से असहमत:
सभी मतभेदों को शिष्टाचार और एक दोस्ताना भावना के साथ व्यक्त किया जाना चाहिए।
10. बैठक को पूरा करने में मदद करें:
यदि बैठक पटरी से उतर रही है, तो वह अध्यक्ष को इसे जारी रखने के लिए याद दिला सकता है।
11. पिछली चर्चा से संबंधित रहें:
बैठक में कोई भी योगदान पिछली चर्चा के संदर्भ में किया जाना चाहिए। एक विचार जो पहले से प्रस्तावित है उसे दोहराया नहीं जाना चाहिए, लेकिन कोई इसे संशोधित कर सकता है या सुधार कर सकता है।
12. शामिल हों:
सदस्य को अपने उच्च स्वार्थ में सामूहिकता में शामिल होना चाहिए। एक अच्छा प्रतिभागी एक अच्छा लीडर बनता है - जिस तरह एक अच्छा सिपाही एक अच्छा जनरल बनाता है।
