संचार के आधुनिक रूप - फैक्स, ईमेल और वीडियोकांफ्रेंसिंग
संचार के आधुनिक रूप - फैक्स, ईमेल और वीडियोकांफ्रेंसिंग!
पिछले कुछ दशकों के तकनीकी विकास ने मुद्रित संदेश, चित्र और यहां तक कि लाइव प्रदर्शन को दुनिया के सभी कामगारों तक तेजी से पहुंचाना संभव बना दिया है।
एक स्पर्श के साथ, आप कई गंतव्यों तक संचार भेज सकते हैं। केवल बड़े व्यावसायिक घराने ही नहीं बल्कि मध्यम और छोटे लोग भी अपने दिन-प्रतिदिन के काम में इनका उपयोग करते हैं। ऐसे साधनों में फैक्स, इंटरनेट / ईमेल और वीडियोकांफ्रेंसिंग शामिल हैं।
फैक्स:
जिस तरह पारंपरिक टेलीफोन आवाज उठाता है, एक फैक्स या फेशिमाइल मशीन, रिसीवर इंस्ट्रूमेंट से रिसीवर इंस्ट्रूमेंट तक प्रिंटेड मैसेज (फोटोकॉपी फॉर्म में शब्द और चित्र) पहुंचाता है।
एक फैक्स संदेश का प्रेषक एक शीट पर प्रतिलिपि तैयार करता है (आमतौर पर ए 4 आकार से बड़ा नहीं) जिसे फैक्स मशीन में फीड किया जा सकता है। वह गंतव्य नंबर डायल करता है, फैक्स टोन प्राप्त करता है और मशीन में संदेश भेजता है।
मुद्रित संदेश फैक्स मशीन के माध्यम से पेपर रोल के रूप में इलेक्ट्रॉनिक संकेतों में परिवर्तित हो जाता है। यह संदेश मशीन के साथ लगे पेपर रोल पर दूसरे छोर पर उसी रूप में प्राप्त होता है।
फैक्स मशीनों में ये अतिरिक्त विशेषताएं हो सकती हैं:
(ए) रिमोट सक्रियण:
मशीन को संचालित करने के लिए मालिक रिमोट कंट्रोल डिवाइस का उपयोग कर सकता है।
बिजली की विफलता के बावजूद:
(बी) फैक्स मशीन एक बिजली की विफलता के दौरान भी कार्य करने के लिए बनाई जा सकती है।
(ग) स्मृति:
भेजे गए संदेश को मशीन की मेमोरी में बनाए रखा जा सकता है। प्राप्त होने के अंत में, कागज की अनुपस्थिति में, बाद में प्रिंटआउट विकसित करने के लिए मशीन में संदेश रिकॉर्ड किया जा सकता है।
(घ) उत्तर देने वाली मशीन:
प्राप्त होने वाले अंत में, आने वाले संदेशों को प्राप्त करने के लिए ऑपरेटर की आवश्यकता नहीं होती है। वे स्वचालित रूप से प्राप्त होते हैं।
लाभ:
(ए) फैक्स चित्र और लिखावट सहित एक दस्तावेज़ के सटीक संचरण को सक्षम करता है। कलर फैक्स भी एक संभावना है।
(बी) फैक्स को कंप्यूटर के माध्यम से भेजा जा सकता है, इस स्थिति में यह कंप्यूटर पर बनाए गए संदेशों तक ही सीमित है।
(सी) इसकी प्रामाणिकता सुनिश्चित करने के लिए टेलीफोन पर एक फैक्स संदेश की पुष्टि की जा सकती है।
(डी) फ़ैक्स अदालत में सबूत के रूप में स्वीकार्य हैं। इस संबंध में वे ईमेल से बेहतर हैं।
(() पुन: डायल करने की सुविधा के साथ, एक व्यस्त संख्या मुक्त होते ही पहुँच सकती है।
नुकसान:
(a) ईमेल और पोस्ट की तुलना में यह महंगा है।
(b) कभी-कभी चैनल दोष या यांत्रिक विफलता के कारण रिसेप्शन धुंधला हो जाता है।
(c) प्रेषक या रिसीवर के अंत में, गलत लोगों को दस्तावेज़ को उजागर किया जा सकता है। इसलिए फैक्स संदेश भेजने और प्राप्त करने में गोपनीयता बनाए रखना अक्सर मुश्किल होता है।
(d) प्राप्ति के अंत में, संदेश रिसीवर की लागत पर मुद्रित किया जाता है। यदि अवांछित संदेश आते हैं, तो रिसीवर को लागत वहन करना पड़ता है।
फैक्स संदेश निर्दिष्ट करें:
फैक्स संदेश को प्रारूपित करने और बिछाने के बारे में नई परंपराएं हैं। पत्र के ऊर्ध्वाधर स्थान को कम करने की प्रवृत्ति है।
यदि कोई व्यावसायिक पत्र फैक्स द्वारा भेजा जाना है, तो उसे निम्न में से एक में स्वरूपित किया जाता है:
नमूना फैक्स नं। 1:
एबीसी निगम:
1, एमजी रोड, नागपुर
फैक्स संदेश:
एलएमएन इंक, मुंबई को
जोसेफ डी कुन्हा से
अपनी खेप में विषय की कमी
दिनांक 4 जुलाई 2011
पृष्ठ / s १
हम चाहेंगे कि आप अपनी खेप में कमी की तत्काल सूचना 1 जुलाई 2011 को हमें दें, जिसमें 40 स्टेनलेस स्टील बेसिन शामिल थे, लेकिन इसमें केवल 30 शामिल थे। हमें विश्वास है कि आप अपने निराश्रित अनुभाग के साथ जांच करेंगे और कमी को पूरा करेंगे। जल्द से जल्द। कृपया फ़ैक्स द्वारा पुष्टि करें।
जोसेफ डी कुन्हा
खरीद प्रबंधक
नमूना फैक्स नं। 2
शीर्ष आयातक-निर्यातक:
1244 डॉक यार्ड स्ट्रीट, मुंबई।
फैक्स संदेश:
राज देसाई से किरण झावर इंक
फैक्स नंबर एआईई / 233 एल / सी का विषय विस्तार
दिनांक 30 जून 2011 पृष्ठ 2, इस एक सहित
जैसा कि आपके द्वारा अनुरोध किया गया है, हमने एल / सी दिनांक 1 जनवरी 2011 को विस्तारित करने की व्यवस्था की है, जो 30 जून को समाप्त होने के कारण 31 जुलाई 2011 तक थी। इसकी एक प्रति साथ भेजी जा रही है। हमें उम्मीद है कि आप इसका लाभ उठाएंगे और इस तिथि के भीतर कपड़ों को शिप करेंगे। यदि आप ऐसा करने में असमर्थ हैं, तो हम आदेश को रद्द करने के लिए विवश होंगे। कृपया संपर्क में रहें और ऑर्डर को शिपिंग करने में प्रगति की सलाह दें।
राज देसाई
उप। प्रबंध संचालक
इंटरनेट और ई-मेल:
इंटरनेट एक अंतर्राष्ट्रीय कंप्यूटर नेटवर्क है जो सरकारी एजेंसियों, व्यावसायिक घरानों, शैक्षिक संस्थानों और व्यक्तियों जैसे क्षेत्रों से कंप्यूटर को जोड़ता है। यह जानकारी प्राप्त करता है, इसे संग्रहीत करता है और कुछ शर्तों को पूरा करने पर इसे पढ़ने की अनुमति देता है।
इंटरनेट सेवा प्रदाता (आईएसपी) एक को ई-मेल आईडी निशुल्क बनाने की अनुमति देते हैं, जिससे विज्ञापनों के माध्यम से लागत को पुनर्प्राप्त करने की उम्मीद होती है, जो उपयोगकर्ता ईमेल के उपयोग के दौरान उजागर होता है। एक सामान्य ईमेल पता [ईमेल संरक्षित] पढ़ता है। कुछ अन्य ISP bsnl, yahoo, hotmail और Gmail हैं।
आईडी में केवल निचले मामले (छोटे) अक्षर ईमेल के उपयोग पर ध्यान दें।
हर बार जब उपयोगकर्ता संदेश भेजना या आने वाले मेल की जांच करना चाहता है, तो वह एक पासवर्ड टाइप करके अपनी आईडी तक पहुंच सकता है जो मेल खाते को निजी बनाता है। हालाँकि, एक बार जब आप ईमेल के तंत्र को जमा कर लेते हैं, तो आप यह नहीं जानते कि कौन इस "निजी" जानकारी को दूर से पढ़ सकता है। जैसे कि ईमेल 100% गोपनीयता की गारंटी नहीं देता है।
लाभ:
(ए) मुद्रित सूचना (मौखिक और साथ ही गैर-मौखिक) भेजने का सबसे सस्ता और सबसे तेज़ माध्यम है। बटन के एक क्लिक पर, दुनिया भर में सैकड़ों ईमेल पते पर सैकड़ों पेज की जानकारी भेजी जा सकती है (आने वाले मेल या इनबॉक्स की जांच करने पर रिसीवर द्वारा नोट किया जा सकता है)।
(b) किसी कागज की आवश्यकता नहीं है। संदेश सीधे कंप्यूटर पर बनाए जा सकते हैं, और विभिन्न कंप्यूटर फ़ाइलों, सीडी, फ्लॉपी, आदि से जोड़े जा सकते हैं।
(c) यह सुविधा अब भारत की कई क्षेत्रीय भाषाओं में उपलब्ध है।
(d) यह अनौपचारिक है और प्रेषक को गुमनाम रहने की अनुमति देता है (क्योंकि वह किसी भी नाम को अपनी ईमेल आईडी के रूप में उपयोग कर सकता है। उदाहरण के लिए जेके सिंह, उडनखटोला को अपने ईमेल नाम के रूप में उपयोग कर सकते हैं)।
(() संगठन और प्रकाशन घर ईमेल के माध्यम से आने वाले संदेशों का संज्ञान लेते हैं। समाचार पत्र और पत्रिकाएं ईमेल के माध्यम से आने वाले पत्रों को प्रिंट करते हैं।
(f) जब तक आप अपना पासवर्ड अपने साथ ले जाते हैं, तब तक आप दुनिया के किसी भी कंप्यूटर पर अपना ईमेल खाता खोल सकते हैं, जिसमें यह सुविधा है। मोबाइल हैंडसेट से भी आप बेपरवाह बने रहते हैं। आप बस एक इंटरनेट कैफे में प्रवेश कर सकते हैं, किराए का भुगतान कर सकते हैं और ईमेल का उपयोग कर सकते हैं। ईमेल असाधारण रूप से पोर्टेबल है।
(छ) आपके ईमेल खाते में एक पता पुस्तिका हो सकती है, आने वाले मेल रिकॉर्ड कर सकते हैं, और उन्हें संपादित कर सकते हैं इत्यादि।
(h) जब आप किसी ईमेल संदेश का उत्तर देते हैं, तो प्रेषक का संदेश स्वचालित रूप से तैयार संदर्भ के लिए उसे वापस भेज दिया जाता है।
(i) मानव की आवश्यकता और कल्पना गाइड के रूप में, अधिक नवाचार संभव हैं।
(j) ईमेल एक चालू इलेक्ट्रॉनिक सम्मेलन को सक्षम कर सकता है। दुनिया भर में लोग इंटरनेट पर "मिल सकते हैं" और सामान्य रुचि के विषय पर सम्मानित कर सकते हैं।
(k) रिसीवर को टेलीफोन पर एक बार में जवाब देने की आवश्यकता नहीं है लेकिन वह अपना समय ले सकता है। ईमेल एक सीधे इंटरफ़ेस से बचने में मदद करता है।
(एल) एक संगठन में, एक अधीनस्थ जल्दी से और सीधे ईमेल पर एक बेहतर तक पहुंच सकता है। ईमेल एक संगठन को अधिक लोकतांत्रिक बनाता है (जैसा कि व्यक्तियों के पास उचित व्यक्ति द्वारा सुना जाने की अधिक संभावना है, भले ही वह कई स्तरों से अधिक हो)।
हानि:
(i) संभावित गुमनामी के कारण ईमेल, संचार का एक अनौपचारिक चैनल बना हुआ है।
(ii) अवांछित संदेशों का अत्यधिक उपयोग और बाढ़ (विशेषकर विज्ञापनदाताओं से) इस प्रणाली की एक बड़ी खामी है। जब तक कोई अवांछित विज्ञापनों को ब्लॉक करने के लिए ध्यान नहीं देता है, तब तक किसी व्यक्ति को ऐसे प्रस्तावों से भरा इनबॉक्स मिल जाता है जो शायद संदिग्ध और निष्ठाहीन हैं। ईमेल का हिस्सा बनना उन लोगों के लिए सबसे बड़ी समस्या है जो अपनी संचार जरूरतों के लिए ईमेल पर निर्भर रहते हैं।
(iii) ईमेल के लिए कंप्यूटर का उपयोग करते समय कोई निजी नहीं हो सकता है। उस हद तक गोपनीयता खो जाती है।
(iv) यदि संदेश प्राप्त होते ही रिसीवर अपना ईमेल खाता खोलने में असमर्थ होता है, तो संदेश उसके लिए काम नहीं कर सकता है।
ईमेल के उपयोग के लिए दिशानिर्देश:
ईमेल संचार का एक नया और अजीब साधन है, अपने स्वयं के सम्मेलनों में ला रहा है:
(1) आपका ईमेल संदेश, उद्देश्य से अधिक व्यक्तियों द्वारा पढ़ा जा सकता है। इसलिए आपको ध्यान रखना होगा।
(2) ईमेल संदेश में संक्षिप्तता, स्पष्टता, शिष्टाचार जैसी अच्छी रचना के सभी तत्व होने चाहिए।
(3) सही वर्तनी सुनिश्चित करने के लिए आप कंप्यूटर के वर्तनी-जांच तंत्र का उपयोग कर सकते हैं।
(४) कंप्यूटर पर ईमेल प्रारूप सीसी (कार्बन कॉपी) और विषय पंक्ति भेजने और उल्लेख करने के लिए प्रदान करता है। ये रिसीवर की सुविधा के लिए लिखे जा सकते हैं।
(५) यदि किसी एकल ईमेल में किसी संगठन के विभिन्न वर्गों के लिए संदेश हैं, तो उन्हें कंपोजिंग स्टेज पर अलग किया जा सकता है।
(६) आपको संदेश लिखने में सभी राजधानियों का उपयोग नहीं करना चाहिए क्योंकि यह अजीब और असभ्य लगता है।
(To) संदेश का जवाब देते समय, इसका केवल आवश्यक भाग उद्धृत किया जा सकता है और शेष हटा दिया जाता है।
(8) आप एक अलग प्रोग्राम (जैसे वर्डपैड या नोटपैड) में संदेश बना सकते हैं और इसे अपने ईमेल पर स्थानांतरित कर सकते हैं।
(9) यदि आप कंप्यूटर स्क्रीन पर प्रूफरीड करते हैं, तो अतिरिक्त सावधानी बरतें।
यह ध्यान दिया जा सकता है कि संदेश भेजने और प्रेषक की ईमेल आईडी की तिथि और समय स्वचालित रूप से ईमेल पर बताए जाते हैं। फिर भी यह ईमेल संदेश के मुख्य भाग में अपना ईमेल पता लिखने के लिए प्रथागत है।
ईमेल आईडी संदेश के शरीर में दी गई है, खासकर जब आप किसी अलग आईडी पर प्रतिक्रिया आमंत्रित करते हैं। यदि किसी कारण से संदेश भेजने और भेजने के बीच समय अंतराल है, तो रचना की तारीख लिखी जा सकती है।
वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग और टेलीकांफ्रेंसिंग:
दूरसंचार में संचार का यह तरीका शुरू होता है। कई टेलीफोन एक साथ एक दूसरे से जुड़े होते हैं। टेलीकांफ्रेंसिंग दुनिया के विभिन्न हिस्सों में लोगों को सक्षम करने के लिए एक ऑडियो बैठक (संवाद के विपरीत), पारगमन समय और होटल में रहने पर बचत करने की सुविधा है। यह किसी विषय पर तेजी से निष्कर्ष पर पहुंचने के लिए कई तरह की राय को सामने लाने में मदद करता है।
इस तकनीक में एक और अग्रिम कंप्यूटर टेलीकांफ्रेंसिंग है। प्रतिभागी दूसरों के ज्ञान के लिए संदेशों और सूचनाओं पर प्रतिक्रिया कर सकते हैं। वे कंप्यूटर टेलीकांफ्रेंस के लिए एक साथ उपस्थित नहीं हो सकते हैं, लेकिन उनकी सुविधा में अपना योगदान जोड़ सकते हैं।
हालांकि, वीडियोकांफ्रेंसिंग, निकटतम है जो एक दूसरे को एक साथ उपस्थित हुए बिना एक दूसरे को देखने और सुनने के लिए मिलता है। एक वीडियोकांफ्रेंसिंग में उपयोग की जाने वाली तकनीकें हैं: मॉनिटर स्क्रीन, कैमरा, माइक्रोफोन, कोडेक (कंप्रेसर-डिकम्प्रेस या), प्रत्येक स्थान पर उपकरण नियंत्रण पैड, और इंटरनेट कनेक्टिविटी। समय बीतने के साथ, यह अधिक लोकप्रिय और उपयोग में आसान होता जा रहा है। आप अक्सर इसे टीवी साक्षात्कार में देखते हैं।
आप अक्सर इसे टीवी साक्षात्कार में देखते हैं। एक वीडियोकांफ्रेंसिंग के लिए, प्रतिभागियों को अपने संबंधित स्थानों पर एक विशेष कमरे में, गैजेटरी से सुसज्जित किया जाता है। वे शारीरिक उपस्थिति के बिना दूसरों को देख, सुन, बोल सकते हैं और दिखा सकते हैं।
पूरी कार्यवाही वीडियो टेप पर दर्ज की जा सकती है। जैसा कि किसी ने नमकीन और कॉफी को छोड़कर इसे मज़बूती से रखा है, बाकी सब कुछ एक वीडियोकांफ्रेंस में प्रसारित होता है। वर्तमान में, अमीर कारोबारी घरानों के विशेषाधिकार, व्यापक लोकप्रियता हासिल करने के लिए वीडियोकांफ्रेंसिंग निर्धारित हैं।
इस क्षेत्र में वीडियो क्लासरूम एक और संभावना है, जहां एक विशेषज्ञ संकाय सदस्य कई शहरों में एक साथ कई कक्षाओं को पढ़ा सकता है और प्रतिभागियों के प्रश्नों का उत्तर दे सकता है।
