व्यवसाय संचार के चैनल: औपचारिक और अनौपचारिक चैनल

संचार के विभिन्न चैनल हैं: 1. संचार का औपचारिक चैनल 2. संचार / अनौपचारिक चैनल!

संचार को समारोह की डिग्री या औपचारिकता के अनुसार भी वर्गीकृत किया जा सकता है।

इस प्रकार हम संचार को दो व्यापक श्रेणियों में विभाजित कर सकते हैं:

1. संचार का औपचारिक चैनल:

संचार का एक औपचारिक चैनल एक संगठन में प्राधिकरण के पदों पर लोगों द्वारा सामान्य रूप से नियंत्रित संचार का साधन है। इसलिए, इसे एक संगठन के 'ऑपरेशनल कम्युनिकेशन की मुख्य लाइन' के रूप में भी जाना जाता है।

सभी रिपोर्ट, रिकॉर्ड और अन्य रूप जो किसी संगठन के विभिन्न हिस्सों में काम करने की जानकारी की आपूर्ति करते हैं, संचार के औपचारिक चैनल में शामिल हैं। संचार के ये चैनल स्वचालित रूप से कार्य नहीं करते हैं। एक अच्छा व्यवसाय संगठन यह सुनिश्चित करेगा कि ये सावधानीपूर्वक योजनाबद्ध हैं और इसकी आवश्यकताओं के लिए डिज़ाइन किए गए हैं।

लाभ:

(i) प्रभावी:

औपचारिक चैनलों को संचार के चैनलों का अधिक प्रभावी माना जाता है। लगातार आकार में बढ़ने वाले संगठनों के साथ, औपचारिक चैनल संचार प्रक्रिया में अंतर को पाटने में मदद करते हैं। यह एक संगठन के हर कोने तक पहुंचने के लिए आसानी से उपलब्ध साधन है, जो अन्यथा मुश्किल होगा।

(ii) बोगिंग रोकें:

औपचारिक चैनलों में, नियम अच्छी तरह से निर्धारित हैं। उदाहरण के लिए, एक कार्यकर्ता पर्यवेक्षक, प्रबंधक के साथ पर्यवेक्षक, और इसी तरह से संवाद करता है। इस प्रकार, केवल आवश्यक जानकारी को फ़िल्टर्ड किया जाता है और शीर्ष पर भेजा जाता है। यह शीर्ष स्तर के प्रबंधन को सूचना के अप्रासंगिक नॉटी-ग्रिट्टी (व्यावहारिक विवरण) से ग्रस्त होने से रोकता है और बड़े निर्णयों और समग्र प्रबंधन के लिए इसे मुफ्त छोड़ देता है।

(iii) बेहतर निगरानी:

एक संगठन अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुरूप औपचारिक चैनल डिजाइन कर सकता है। यह संगठनात्मक गतिविधियों की निगरानी में मदद कर सकता है। यह सुनिश्चित कर सकता है कि समस्याओं को बहुत अधिक देरी के बिना हल किया जाए।

(iv) अच्छा वातावरण:

संचार के अच्छे औपचारिक चैनल व्यावसायिकता को दर्शाते हैं। वे संगठन को मजबूत करने में मदद करते हैं। वे प्रबंधकीय कर्मियों को भी नियंत्रण में रखते हैं।

नुकसान:

(i) जानकारी का मुक्त प्रवाह खोजक:

औपचारिक चैनल सूचना के मुक्त प्रवाह को रोकते हैं। औपचारिकता मांग करती है कि सूचना प्रवाह केवल एक विशिष्ट मार्ग लेता है। यह जानकारी के प्राकृतिक प्रवाह को रोकता है।

(ii) समय लेने वाली:

संचार के औपचारिक चैनल अक्सर देरी का कारण बनते हैं। जानकारी सीधे उस व्यक्ति तक नहीं पहुंच सकती है जिसके लिए वह है। यह अक्सर एक सर्किट औपचारिक मार्ग लेना होगा जहां हस्तक्षेप लिंक अर्थहीन हो सकता है। नतीजतन, संचार के औपचारिक चैनल समय लेने वाले बन सकते हैं।

(iii) निर्णय लेने को प्रभावित करता है:

निचले स्तर पर सूचना को फ़िल्टर करना और निगरानी करना दोधारी तलवार है। हालांकि इसके फायदे हैं, लेकिन यह महत्वपूर्ण सूचनाओं को शीर्ष प्रबंधन तक पहुंचने से भी रोक सकता है। इससे निर्णय लेते समय परिप्रेक्ष्य बदल सकता है।

2. अनौपचारिक चैनल संचार / अंगूर:

संचार के अनौपचारिक चैनल को अक्सर "संगठन" में हतोत्साहित या देखा जाता है, और आधिकारिक रूप से अनुमोदित नहीं किया जाता है। यह लोकप्रिय रूप से अंगूर के रूप में जाना जाता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि यह औपचारिक संरचना के बावजूद सभी दिशाओं में चलता है।

शब्द अंगूर की उत्पत्ति का पता उस तरह से लगाया जा सकता है, जिस तरह से टेलीग्राफ के तारों पर वनस्पति बेल उगने के कारण टेलीग्राफिक मैसेज अनजाने दिशाओं में चलते हैं। व्यावसायिक जीवन में, अंगूर मनुष्य के गपशप प्रकृति के लिए अपने अस्तित्व का श्रेय देता है।

मनुष्य अपने सहयोगियों के साथ जहां कहीं भी हो, शिथिल या हल्के ढंग से बात करते हैं। समय-समय पर वे तर्क या सच्चाई से चिपके रहने की आवश्यकता से मुक्त होने की आवश्यकता महसूस करते हैं।

जैसा कि लोग अपने काम के बारे में जाते हैं, वे कार्यालय में अपने दोस्तों के साथ आकस्मिक बातचीत करते हैं। ये वार्तालाप व्यक्तिगत और व्यावसायिक दोनों मामलों से संबंधित हैं। यह एक अफवाह मिल की पीढ़ी में परिणत होता है, जो एक अंगूर है।

ग्रेपवाइन को चार श्रेणियों में वर्गीकृत किया गया है:

सिंगल स्ट्रैंड : हर एक दूसरे को बताता है।

समूह या गपशप श्रृंखला: व्यक्ति अपने समूह के सभी व्यक्तियों को बताता है।

प्रायिकता श्रृंखला: प्रत्येक बेतरतीब ढंग से कई लोगों को बताता है।

क्लस्टर श्रृंखला: कुछ लोग चयनित दूसरों को बताते हैं।

ग्रेपवाइन सदस्यों की सामाजिक आवश्यकताओं को संतुष्ट करता है, अधिक आराम से मानवीय संबंधों की ओर जाता है (आंशिक रूप से फंतासी की रिहाई के माध्यम से), औपचारिक संचार में संभावित अंतराल को भरने का कार्य करता है और यहां तक कि उन लोगों को भी जोड़ता है जो कमांड की आधिकारिक श्रृंखला में नहीं आते हैं।

अंगूर की अन्य विशेषताएं हैं:

(i) यह अधिक जनोन्मुखी है तो अंक-उन्मुख है।

(ii) पूरी तरह से प्रामाणिक और भरोसेमंद नहीं हो सकता।

(iii) किसी संगठन में सभी दिशाओं में अंगूर का संचरण होता है।

(iv) ग्रेपवाइन सूचना बहुत तेजी से यात्रा करती है।

(v) इसकी जिम्मेदारी तय नहीं की जा सकती।

अंगूर के लिए अग्रणी कारक:

एक अफवाह मिल सक्रिय हो जाती है जब एक संगठन में निम्नलिखित कारक मौजूद होते हैं:

(i) दिशा की कमी, विशेष रूप से संकट के समय में। जितनी अधिक अनिश्चितता, उतनी ही बड़ी अफवाह।

(ii) प्रबंधन द्वारा कर्मचारियों के इष्ट समूहों का गठन। यह अफवाह फैलाने वाले अन्य कर्मचारियों के बीच असुरक्षा की भावना पैदा करता है।

(iii) कर्मचारियों में आत्मविश्वास की कमी से समूहों का निर्माण होता है। ये समूह अक्सर अफवाह फैलाने वाले मिल चलाते हैं।

लाभ:

(i) गति:

संचार के इस चैनल की गति सबसे उल्लेखनीय विशेषता है। औपचारिक रूप से तेजी से सूचना प्रसारित करना संभव है क्योंकि कोई औपचारिक बाधाएं नहीं हैं और कोई रोक नहीं है। इस प्रकार एक अफवाह जंगल की आग की तरह फैल सकती है।

(ii) प्रतिक्रिया:

इस चैनल के माध्यम से प्रतिक्रिया संचार के एक औपचारिक चैनल की तुलना में बहुत तेज है। चैनल एक संगठन की नब्ज की तरह है। फैसलों, नीतियों, निर्देशों और निर्देशों की प्रतिक्रिया अक्सर औपचारिक रूप से इस चैनल के माध्यम से प्रबंधकों तक तेजी से पहुंचती है।

(iii) समानांतर कार्य:

अनौपचारिक चैनल की आधिकारिक मंजूरी नहीं है, लेकिन यह औपचारिक चैनल के समानांतर एक अपरिहार्य है। यह एक संगठन में संचार के पूरक चैनल के रूप में काम करता है। अच्छे प्रबंधकों को सूचना प्रसारित करने के लिए अनौपचारिक चैनल का उपयोग करने के लिए जाना जाता है अन्यथा औपचारिक चैनलों के लिए अयोग्य।

(iv) समर्थन प्रणाली:

एक अंगूर एक संगठन के भीतर कर्मचारियों द्वारा विकसित एक अनौपचारिक समर्थन प्रणाली है। यह उन्हें करीब लाता है और उन्हें असीम संतुष्टि देता है।

नुकसान:

(i) कम विश्वसनीय:

एक अंगूर संचार के एक औपचारिक चैनल की तुलना में कम विश्वसनीय है। इसे गंभीरता से नहीं लिया जा सकता क्योंकि इसमें केवल मुंह का शब्द शामिल है। इसलिए, इसका खंडन किए जाने की संभावना है।

(ii) चयनात्मक जानकारी:

अनौपचारिक चैनल आमतौर पर पूरी जानकारी ले जाने में विफल रहते हैं। नतीजतन, रिसीवर को पूरे संदेश का सार नहीं मिलता है। शरारत करने वाले या निहित स्वार्थी लोग चयनात्मक जानकारी प्रसारित करने के लिए चैनल का उपयोग कर सकते हैं।

(iii) परेशानी पैदा करता है:

एक अंगूर एक संगठन के भीतर मुसीबत को बढ़ावा दे सकता है क्योंकि भेजी गई सूचनाओं, उसके चित्रण और धारणाओं पर कोई नियंत्रण नहीं है। सूचना विकृत हो जाती है। एक अंगूर झूठी या जंगली कहानियों के प्रसार का पर्याय बन सकता है।

(iv) रिसाव:

गलत समय पर सूचना लीक हो सकती है। एक संगठन में 'ओपन सीक्रेट' शब्द को अक्सर इस तरह के लीक के लिए जिम्मेदार ठहराया जाता है।