संचार की बाधाओं को दूर करने के लिए 9 महत्वपूर्ण उपाय
संचार के रास्ते में आने वाली अड़चनों को दूर करने के लिए निम्नलिखित कदम विचार करने योग्य हैं:
(1) संचार से पहले विचारों को स्पष्ट करें:
संचार भेजने वाले व्यक्ति के मन में बहुत स्पष्ट होना चाहिए कि वह क्या कहना चाहता है। उसे अपने संदेश के उद्देश्य को जानना चाहिए और इसलिए, उसे अपने विचारों को उचित क्रम में व्यवस्थित करना चाहिए।
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(2) प्राप्तकर्ता की आवश्यकता के अनुसार संवाद करें:
संचार के प्रेषक को अपने स्तर या क्षमता के अनुसार संदेश की संरचना तैयार करनी चाहिए लेकिन उसे रिसीवर के स्तर, समझ या पर्यावरण को ध्यान में रखना चाहिए।
(3) संचार से पहले दूसरों से परामर्श करें:
संचार की योजना बनाते समय, संबंधित सभी व्यक्तियों से सुझाव आमंत्रित किए जाने चाहिए। इसका मुख्य लाभ यह होगा कि संचार योजना तैयार करने के समय उन सभी लोगों से बात की जाती है जो संचार प्रणाली की सफलता में योगदान देंगे।
(4) भाषा, टोन और संदेश की सामग्री से सावधान रहें:
प्रेषक को इस तथ्य का ध्यान रखना चाहिए कि संदेश स्पष्ट और सुंदर भाषा में तैयार किया जाना चाहिए। संदेश के स्वर को रिसीवर की भावनाओं को घायल नहीं करना चाहिए। जहां तक संभव हो संदेश की सामग्री संक्षिप्त होनी चाहिए और तकनीकी शब्दों के अत्यधिक उपयोग से बचना चाहिए।
(५) श्रोता की मदद और मूल्य की बातें
संदेश का विषय रिसीवर को मददगार होना चाहिए। रिसीवर की आवश्यकता और रुचि को विशेष रूप से ध्यान में रखा जाना चाहिए। ऐसी स्थिति में संचार अधिक प्रभावी होता है।
(6) उचित प्रतिक्रिया सुनिश्चित करें:
प्रतिक्रिया का उद्देश्य यह पता लगाना है कि क्या रिसीवर ने प्राप्त जानकारी के अर्थ को ठीक से समझा है। आमने-सामने के संचार में, रिसीवर के चेहरे पर प्रतिक्रिया को समझा जा सकता है।
लेकिन लिखित संचार या कुछ अन्य प्रकार के संचार के मामले में कुछ उचित तरीके से प्रतिक्रिया प्रेषक द्वारा अपनाई जानी चाहिए।
(7) संदेश की संगति:
रिसीवर को भेजी गई जानकारी स्व-विरोधाभासी नहीं होनी चाहिए। यह संगठन के उद्देश्यों, नीतियों, कार्यक्रमों और तकनीकों के अनुसार होना चाहिए। जब पुराने के स्थान पर एक नया संदेश भेजा जाना है, तो इसे हमेशा परिवर्तन का उल्लेख करना चाहिए अन्यथा यह कुछ संदेह पैदा कर सकता है।
(8) संचार का पालन करें:
संचार को प्रभावी बनाने के लिए प्रबंधन को नियमित रूप से संचार प्रणाली की कमजोरियों को जानने का प्रयास करना चाहिए। इस संदर्भ में यह जानने का प्रयास किया जा सकता है कि औपचारिक या अनौपचारिक संचार पर अधिक तनाव रखना उचित होगा या नहीं।
इसी तरह, संचार माध्यम (मौखिक, लिखित और गर्भकालीन) के संबंध में सुझाव आमंत्रित किए जा सकते हैं ताकि पता चल सके कि कौन सा माध्यम अधिक प्रभावी और उपयुक्त होगा।
(९) एक अच्छे श्रोता बनें:
यह संचार का सार है कि प्रेषक और रिसीवर दोनों अच्छे श्रोता होने चाहिए। दोनों को ध्यान, धैर्य और सकारात्मक दृष्टिकोण के साथ एक दूसरे के दृष्टिकोण को सुनना चाहिए। एक अच्छा श्रोता होने के द्वारा एक प्रेषक को अधिक प्रासंगिक जानकारी प्राप्त हो सकती है।
