प्रबंधन में योजना का महत्व क्या है?

प्रबंधन में उत्थान के महत्व हैं:

योजना प्रबंधन का पहला और सबसे महत्वपूर्ण कार्य है। प्रबंधन के हर स्तर पर इसकी जरूरत है। योजना के अभाव में संगठन की सभी व्यावसायिक गतिविधियाँ निरर्थक हो जाएंगी। संगठनों के बढ़ते आकार और उनकी जटिलताओं को देखते हुए नियोजन का महत्व और अधिक बढ़ गया है।

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अनिश्चितता और लगातार बदलते कारोबारी माहौल के कारण नियोजन को फिर से महत्व मिला है। नियोजन के अभाव में, भविष्य की अनिश्चित घटनाओं का अनुमान लगाना असंभव नहीं बल्कि मुश्किल जरूर हो सकता है।

निम्नलिखित तथ्य एक व्यावसायिक संगठन के लिए योजना के लाभ और उसके महत्व को दर्शाते हैं:

(1) नियोजन दिशा प्रदान करता है:

संगठन के उद्देश्यों की योजना बनाने की प्रक्रिया के तहत सरल और स्पष्ट शब्दों में परिभाषित किया गया है। इसका स्पष्ट परिणाम यह है कि सभी कर्मचारियों को एक दिशा मिलती है और उनके सभी प्रयास एक विशेष छोर की ओर केंद्रित होते हैं। इस प्रकार, संगठन के उद्देश्यों की प्राप्ति में नियोजन की महत्वपूर्ण भूमिका होती है।

उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि कोई कंपनी नियोजन की प्रक्रिया के तहत बिक्री लक्ष्य तय करती है। अब सभी विभाग, जैसे, खरीद, कार्मिक, वित्त, आदि, बिक्री लक्ष्य को देखते हुए अपने उद्देश्यों को तय करेंगे।

इस तरह, सभी प्रबंधकों का ध्यान अपने उद्देश्यों की प्राप्ति पर केंद्रित होगा। यह बिक्री लक्ष्य की उपलब्धि को निश्चित करेगा। इस प्रकार, उद्देश्यों की अनुपस्थिति में एक संगठन अक्षम हो जाता है और उद्देश्यों को योजना के तहत निर्धारित किया जाता है।

(2) योजना अनिश्चितता के जोखिम को कम करती है:

नियोजन हमेशा भविष्य के लिए किया जाता है और भविष्य अनिश्चित होता है। भविष्य में संभावित बदलाव की योजना की मदद से प्रत्याशित रूप से विभिन्न गतिविधियों की योजना बनाई जाती है। इस तरह, भविष्य की अनिश्चितताओं के जोखिम को कम किया जा सकता है।

उदाहरण के लिए, बिक्री लक्ष्य तय करने के लिए बाजार में प्रवेश करने की संभावना वाली नई कंपनियों की संख्या का पता लगाने के लिए एक सर्वेक्षण किया जा सकता है। इन तथ्यों को ध्यान में रखकर और भविष्य की गतिविधियों की योजना बनाकर, संभावित कठिनाइयों से बचा जा सकता है।

(3) योजना अतिव्यापी और व्यर्थ गतिविधियों को कम करती है:

नियोजन के तहत, उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए भविष्य की गतिविधियों की योजना बनाई जाती है। नतीजतन, कब, कहां, क्या और क्यों की समस्याएं लगभग तय हो गई हैं। यह विकार और संदेह का अंत करता है। ऐसी स्थिति में विभिन्न गतिविधियों और विभागों के बीच समन्वय स्थापित होता है। यह अतिव्यापी और व्यर्थ गतिविधियों का अंत करता है।

नतीजतन, अपव्यय शून्य की ओर बढ़ता है, दक्षता बढ़ती है और लागत न्यूनतम स्तर तक पहुंच जाती है। उदाहरण के लिए, यदि यह निर्णय लिया जाता है कि किसी विशेष महीने में एक विशेष राशि की आवश्यकता होगी, तो वित्त प्रबंधक समय पर इसके लिए व्यवस्था करेगा।

इस जानकारी के अभाव में, धन की राशि उस विशेष महीने में आवश्यकता से अधिक या कम हो सकती है। ये दोनों ही स्थितियाँ अवांछनीय हैं। मामले में, पैसा आवश्यकता से कम है, काम पूरा नहीं होगा और यदि यह आवश्यकता से अधिक है, तो राशि अप्रयुक्त रहेगी और इस तरह से ब्याज की हानि हो सकती है।

(4) नियोजन नवीन विचारों को बढ़ावा देता है:

यह स्पष्ट है कि नियोजन उपलब्ध कई विकल्पों में से सर्वश्रेष्ठ विकल्प का चयन करता है। ये सभी विकल्प प्रबंधक को स्वयं नहीं आते हैं, लेकिन उन्हें खोजना होगा। खोज का ऐसा प्रयास करते समय, कई नए विचार सामने आते हैं और उनमें से सर्वश्रेष्ठ को निर्धारित करने के लिए गहन अध्ययन किया जाता है।

इस तरह, नियोजन प्रबंधकों में सोचने की एक वास्तविक शक्ति प्रदान करता है। यह नवीन और रचनात्मक विचारों के जन्म की ओर ले जाता है। उदाहरण के लिए, एक कंपनी अपने व्यवसाय का विस्तार करना चाहती है। यह विचार प्रबंधक के दिमाग में नियोजन गतिविधि की शुरुआत की ओर ले जाता है। वह इस तरह से सोचेगा:

क्या मौजूदा उत्पादों की कुछ अन्य किस्मों का निर्माण किया जाना चाहिए?

क्या होलसेल के साथ-साथ खुदरा बिक्री भी होनी चाहिए?

क्या मौजूदा या पुराने उत्पाद के लिए कुछ शाखा कहीं और खोली जानी चाहिए?

क्या कुछ नया उत्पाद लॉन्च किया जाना चाहिए?

इस तरह, एक के बाद एक कई नए विचार सामने आएंगे। ऐसा करने से वह उनकी आदत बन जाएगी। वह हमेशा कुछ नया और रचनात्मक करने के बारे में सोचता रहेगा। इस प्रकार, यह एक कंपनी के लिए एक सुखद स्थिति है जो नियोजन के माध्यम से पैदा होती है।

(५) योजना बनाना निर्णय लेने की सुविधा:

निर्णय लेने का अर्थ है निर्णय लेने की प्रक्रिया। इसके तहत कई तरह के विकल्प खोजे जाते हैं और सबसे अच्छा विकल्प चुना जाता है। नियोजन निर्णय लेने के लिए लक्ष्य निर्धारित करता है। यह कार्रवाई के पाठ्यक्रमों का मूल्यांकन करने के लिए मानदंड नीचे देता है। इस तरह, नियोजन निर्णय लेने की सुविधा प्रदान करता है।

(6) नियोजन नियंत्रण के लिए मानक स्थापित करता है:

संगठन में काम करने वाले सभी लोगों के माध्यम से संगठन के उद्देश्यों का निर्धारण करके और सभी विभागों को 'कब', 'क्या' और 'कैसे' चीजों के बारे में सूचित किया जाता है।

उनके काम, समय और लागत आदि के बारे में मानक निर्धारित किए जाते हैं, काम को पूरा करने के समय, काम पूरा करने के समय, मानक कार्य और विचलन के साथ किए गए वास्तविक कार्यों की तुलना की जाती है और यदि काम वांछित नहीं किया गया है संबंधित व्यक्ति को जिम्मेदार ठहराया जाता है।

उदाहरण के लिए, एक मजदूर को एक दिन में 10 यूनिट काम करना है (यह योजना बनाने की बात है), लेकिन वास्तव में वह 8 इकाइयों को पूरा करता है। इस प्रकार 2 इकाइयों का एक नकारात्मक विचलन है। इसके लिए उसे जिम्मेदार ठहराया जाता है। (वास्तविक काम का मापन, विचलन का ज्ञान और मजदूर को ज़िम्मेदार ठहराना नियंत्रण में आता है।) इस प्रकार, नियोजन की अनुपस्थिति में नियंत्रण संभव नहीं है।