शाखा लेखा तैयार करना (8 पहलू)

शाखा लेखा तैयार करते समय, निम्नलिखित मदों के संबंध में विशेष ध्यान रखा जाना चाहिए (ध्यान देने योग्य बातें):

(1) क्रेडिट बिक्री, बुरा ऋण, छूट की अनुमति, बिक्री रिटर्न:

ऋण की बिक्री, खराब ऋण, छूट की अनुमति, देनदारों से शाखा में रिटर्न हेड ऑफिस से सीधे लेनदेन नहीं हैं और जैसे कि वे शाखा खाते में दर्ज नहीं हैं। हालाँकि, मेमोरेंडम ब्रांच डेब्टर्स अकाउंट में डेब्टर्स से मिलने वाले डेब्टर्स या कैश रिसीव्ड ऑफ क्लोजिंग या ओपनिंग बैलेंस की राशि का पता लगाते समय इन बातों पर ध्यान दिया जाएगा।

संक्षेप में, उपरोक्त आइटम शाखा खाते में नहीं दिखाए गए हैं; ओपनिंग डेब्यूटर्स को दिखाते हुए, इन मदों का शुद्ध प्रभाव स्वचालित रूप से शाखा खाते में प्रभाव दिया जाता है। देनदार और बंद ऋण देनदार से प्राप्त किया।

(2) स्टॉक का नुकसान, स्टॉक का अधिशेष:

ब्रांच में सामान्य या असामान्य कारणों से स्टॉक की कमी या अधिभार शाखा खाते में नहीं दिखाए जाते हैं।

(3) निश्चित परिसंपत्तियों का मूल्यह्रास:

शाखा अचल संपत्तियों की मूल्यवृद्धि शाखा खाते में नहीं दिखाई गई है। हालांकि, फिक्स्ड एसेट्स का ओपनिंग बैलेंस और फिक्स्ड एसेट्स (निश्चित रूप से मूल्यह्रास घटाकर) के बैलेंस बैलेंस को ब्रांच अकाउंट में दिखाया जाता है।

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि जब शाखा में स्थिर संपत्तियों के शेष राशि और समापन खाते में प्रवेश किया जाता है, तो स्वचालित रूप से मूल्यह्रास का प्रभाव होता है।

(4) पारगमन में माल:

गुड्स - इन-ट्रांजिट हेड ऑफिस द्वारा भेजे गए और ब्रांच द्वारा प्राप्त माल के बीच का अंतर है। इस तरह के माल को शाखा खाते के दोनों तरफ दिखाया जाएगा या शाखा खाता तैयार करते समय पूरी तरह से नजरअंदाज कर दिया जाएगा।

(5) शाखा द्वारा किए गए व्यय:

शाखा द्वारा वास्तव में भुगतान किए गए व्यय को शाखा खाते में नहीं दिखाया गया है। लेकिन खर्चों को पूरा करने के लिए हेड ऑफिस द्वारा ब्रांच को दी गई राशि को ब्रांच अकाउंट में डेबिट कर दिया जाता है। यदि शाखा द्वारा खर्च की गई वास्तविक राशि कम है, तो शाखा खाते के क्रेडिट पक्ष में नकद शेष राशि को शेष राशि के हिस्से के रूप में दिखाया जाता है।

यह निम्नलिखित उदाहरण से स्पष्ट होगा:

उदाहरण:

यदि ब्रांच कैश का ओपनिंग बैलेंस रु। 100; हेड ऑफिस द्वारा ब्रांच को दी जाने वाली नकद राशि रु। 600 और शाखा के साथ नकदी का समापन शेष रु। 50; खर्च की गई वास्तविक राशि रु। 650 (रु। 100 + रु। 600 - 50), ये वस्तुएं शाखा खाते में, निम्नानुसार दिखाई देती हैं:

(6) शाखा द्वारा निश्चित संपत्ति की खरीद:

जब शाखा ने नकद के लिए कोई अचल संपत्ति खरीदी है, तो शाखा से प्रधान कार्यालय को प्रेषण राशि द्वारा कम किया जाना है और निश्चित संपत्ति को शेष राशि के रूप में, शाखा खाते के क्रेडिट पक्ष में दिखाया जाना चाहिए। यदि शाखा ने क्रेडिट आधार पर अचल संपत्ति खरीदी है, तो ऐसी खरीद से उत्पन्न होने वाली देयता को शाखा खाते के डेबिट पक्ष पर देयता के संतुलन के रूप में दिखाया जाना चाहिए।

(7) फिक्स्ड एसेट की बिक्री:

जब शाखा ने नकदी के लिए अचल संपत्ति बेच दी है, तो आय को प्रधान कार्यालय को भेज दिया जाता है। शाखा खाते के क्रेडिट पक्ष में दिखाए जाने वाले मूल्य में संपत्ति कम हो जाएगी। अगर शाखा ने क्रेडिट आधार पर अचल संपत्ति बेची है, तो देय राशि को लेखा अवधि के करीब शाखा में देनदार के रूप में दिखाया गया है। अचल संपत्ति की बिक्री से होने वाला नुकसान या लाभ शाखा खाते में नहीं दिखाया जाएगा क्योंकि यह स्वचालित रूप से उपरोक्त समायोजन के माध्यम से समायोजित किया जाता है।

(Deb) मामले में शाखा देनदारों के खुलने या बंद होने की स्थिति नहीं दी जाती है। लापता व्यक्ति का पता लगाने के लिए मेमोरेंडम ब्रांच डेब्यूटर्स अकाउंट तैयार करना होगा। यह खाता उसी पैटर्न पर तैयार किया जाता है जिस पर सिंगल एंट्री सिस्टम के तहत टोटल डेब्यूटर्स अकाउंट तैयार किया जाता है। इसी तरह, यदि ब्रांच स्टॉक का ओपनिंग या क्लोजिंग बैलेंस गायब है, तो मेमोरेंडम ब्रांच स्टॉक अकाउंट तैयार करना होगा।

चित्र 1:

बॉम्बे जनरल स्टोर्स अपनी विभिन्न शाखाओं में लागत पर माल का चालान करता है, और शाखाएं न केवल नकदी के लिए बल्कि क्रेडिट पर भी सामान बेचती हैं। शाखाओं के व्यय का भुगतान प्रधान कार्यालय द्वारा किया जाता है।

कलकत्ता शाखा से संबंधित निम्नलिखित विवरणों से, प्रधान कार्यालय की पुस्तकों में आवश्यक खाता तैयार करें:

ध्यान दें:

समस्या में दिए गए देनदारों के समापन शेष को ज्ञापन देनदार खाते को तैयार करके पता लगाना होगा। मूल्यह्रास में कटौती के बाद फर्नीचर का संतुलन बंद करना है। ब्रांच प्रॉफिट को सामान्य तरीके से ट्रेडिंग और प्रॉफिट एंड लॉस अकाउंट को तैयार करके भी देखा जा सकता है, स्टॉक को छोड़कर शेष को खोलने और अनदेखा करने और लाभ और हानि खाते में सभी खर्चों और नुकसान को दर्शाते हुए।

चित्रण 2:

बॉम्बे ट्रेडिंग कंपनी ने लागत पर दिल्ली में अपनी शाखा में माल का चालान किया। मुख्य कार्यालय ने अपने बैंक से शाखा के सभी खर्चों का भुगतान किया, केवल छोटे नकद खर्चों को छोड़कर जो शाखा को मिले थे।

शाखा द्वारा एकत्रित की गई सारी नकदी उसी दिन प्रधान कार्यालय के खाते में जमा कर दी गई थी। 31 मार्च 2006 को समाप्त वर्ष के दौरान शाखा के लेनदेन का सारांश निम्नलिखित है।

ध्यान दें:

शाखा खाता, जैसा कि ऊपर तैयार किया गया है, एक मामूली खाता है जो शाखा द्वारा किए गए लाभ या हानि को दर्शाता है। यदि लाभ या हानि का पता लगाने के लिए एक ट्रेडिंग और लाभ और हानि खाते को तैयार करना वांछित है, तो साथ वाला शाखा खाता केवल एक व्यक्तिगत खाता होगा जो दोनों पक्षों के बीच के अंतर के रूप में समापन शेष राशि को दर्शाता है।

शाखा खाता तैयार करते समय निम्नलिखित बिंदुओं को याद रखा जा सकता है:

1. हेड ऑफिस की पुस्तकों में शाखा में क्रेडिट बिक्री के लिए कोई प्रविष्टि नहीं की गई है। हेड ऑफिस शाखा देनदारों से प्राप्त नकदी के साथ-साथ नकद बिक्री से प्रेषण के लिए प्राप्त नकदी के लिए ही प्रविष्टि करता है।

2. शाखा प्रबंधक द्वारा पेटीएम नकद से भुगतान किए गए पेटीएम खर्च, शाखा खाते में नहीं दिखाए जाते हैं। शाखा खाते को नकद के प्रारंभिक शेष के साथ डेबिट किया जाता है और आगे की राशि हेड ऑफिस द्वारा शाखा को भेजी जाती है। समापन के समय, शाखा खाता को पेटीएम कैश के समापन संतुलन का श्रेय दिया जाता है। इस प्रकार, पेटीएम खर्च स्वचालित रूप से शाखा खाते से वसूला जाता है।

3. हेड ऑफ़िस द्वारा दी गई छूट के लिए कोई प्रविष्टि नहीं है, बुरा ऋण बंद लिखा गया है। शाखा देनदारों आदि द्वारा किए गए रिटर्न लेकिन शाखा देनदार खाता तैयार करते समय इन पर विचार किया जाता है।

4. शाखा अचल संपत्तियों की मूल्यवृद्धि शाखा खाते में नहीं दिखाई गई है। हालाँकि, शाखा खाते को लेखा अवधि की शुरुआत में अचल संपत्तियों के मूल्य के साथ डेबिट किया जाता है और लेखांकन अवधि के अंत में अचल संपत्तियों के मूल्य के साथ श्रेय दिया जाता है। इस प्रकार अंतर, मूल्यह्रास स्वतः चार्ज हो जाता है।

5. निश्चित परिसंपत्तियों को शाखा द्वारा लाभ या हानि पर बेचा जा सकता है, जिसके लिए शाखा खाते में कोई प्रविष्टि नहीं की जाती है। ऐसी अचल संपत्तियों की बिक्री आय को प्रधान कार्यालय को भेज दिया जाता है। इसी तरह जब संपत्ति की खरीद की जाती है, तो उस सीमा तक प्रेषण कम हो जाता है।

जब संपत्ति की बिक्री होती है तो प्रेषण बढ़ता है और परिसंपत्ति का मूल्य घट जाता है; जब संपत्ति की खरीद होती है तो प्रेषण कम हो जाता है और परिसंपत्ति का मूल्य बढ़ जाता है। ब्रांच अकाउंट को क्लोजिंग फिगर यानी ओपनिंग बैलेंस + परचेस - सेल प्रॉसेस ऑफ एसेट के साथ दर्ज किया जाता है।

6. यदि शाखा देनदारों के उद्घाटन और समापन शेष नहीं दिए गए हैं, तो लापता व्यक्ति का पता लगाने के लिए मेमोरेंडम शाखा देनदारों खाते को तैयार करना होगा। यह खाता उसी पैटर्न में तैयार किया जाता है जिस पर सिंगल एंट्री सिस्टम के तहत कुल देनदार खाता तैयार किया जाता है। इसी तरह, यदि ब्रांच स्टॉक का ओपनिंग और क्लोजिंग बैलेंस गायब है, तो मेमोरेंडम ब्रांच स्टॉक अकाउंट तैयार करना होगा।