एक कार्यालय में भरने प्रणाली का आयोजन: शीर्ष 2 तरीके

यह लेख एक कार्यालय में भरने वाले सिस्टम को व्यवस्थित करने के शीर्ष दो तरीकों पर प्रकाश डालता है। तरीके हैं: 1. केंद्रीकृत फाइलिंग 2. विकेंद्रीकृत फाइलिंग।

विधि # 1. केंद्रीकृत फाइलिंग:

इस प्रणाली के तहत सभी फाइलिंग उपकरण कार्यालय के एक केंद्रीय स्थान पर लाए जाते हैं ताकि सभी विभिन्न विभागों की फाइलें वहां रखी जा सकें। कर्मियों के एक समूह को फाइलिंग क्लर्क कहा जाता है जो एक पर्यवेक्षक के तहत काम करते हैं। आम तौर पर, एक अलग कमरा होता है जिसे रिकॉर्ड्स रूम कहा जाता है जहाँ दाखिल कार्य किया जाता है। सभी फाइलें कार्यालय प्रबंधक या सचिव के संरक्षण में रखी जा सकती हैं।

केंद्रीकृत प्रणाली को पुस्तकालय प्रणाली के रूप में भी जाना जाता है क्योंकि एक पुस्तकालय में, फ़ाइलों को एक वर्गीकृत तरीके से केंद्र में रखा जाता है। पुस्तकों की तरह, वर्गीकृत किए जाने के बाद फ़ाइलों को स्पष्ट रूप से गिना जाता है। पर्यवेक्षक या विभाग के प्रभारी लाइब्रेरियन की तरह काम करते हैं। किसी भी व्यक्ति को किसी विशेष फ़ाइल की आवश्यकता होती है, जिसमें आवश्यक फ़ाइल का नाम और संख्या का उल्लेख करते हुए एक अपेक्षित पर्ची का उत्पादन करना होता है।

विशेष फाइल, यदि नहीं, तो उसे हस्ताक्षर के खिलाफ जारी किया जाता है। एक गाइड- कार्ड एक बार खाली स्थान पर रखा जाता है जहां फ़ाइल रखी गई थी, एक संकेत के रूप में एक प्रविष्टि एक रजिस्टर में बनाई गई है। यदि फ़ाइल एक उचित समय के भीतर या किसी अन्य विभाग या व्यक्ति द्वारा मांग की जाती है, तो उसे वापस नहीं भेजा जा सकता है। एक पुस्तकालय में पूरी प्रक्रिया एक समान है।

इस प्रणाली के कुशल संचालन के लिए निम्नलिखित शर्तों को पूरा करना होगा:

(ए) फ़ाइलों की संख्या काफी बड़ी होगी,

(बी) फाइलों को वैज्ञानिक रूप से वर्गीकृत और क्रमांकित किया जाना है,

(d) फ़ाइलों को संभालने के लिए प्रशिक्षित कर्मियों को होना चाहिए,

(shall) संगठन विभिन्न प्रकार के फाइलिंग उपकरण खरीदने में सक्षम होगा।

कुछ अतिरिक्त उपकरण जैसे तालिका और ट्रे को छांटना, उच्च अलमारियों तक पहुंचने के लिए पोर्टेबल सीढ़ी आदि आवश्यक हो सकते हैं।

लाभ:

(a) दो तरफ से अर्थव्यवस्था है। दाखिल करने वाले उपकरणों की संख्या कम होगी क्योंकि हर विभाग के पास अलग से उपकरण नहीं होंगे। कम जगह घेरेंगे। तो, पैसे और अंतरिक्ष की बचत है।

(b) सभी विभागों की फाइलों को व्यवस्थित करने और रखने की प्रक्रिया की एकरूपता है। इस तरह की एकरूपता और मानकीकरण कार्य की दक्षता विकसित करने में मदद करता है।

(d) किसी विशेष दस्तावेज़ की कम संख्या को तैयार करना होगा क्योंकि उन्हें संबंधित विभिन्न विभागों की फाइलों के लिए भेजने की आवश्यकता नहीं है। इसलिए, टाइपिंग का कार्यभार कम हो गया है।

(() दाखिल कर्मी नौकरी में विशेषज्ञता प्राप्त कर लेते हैं और दाखिल करने की आधुनिक तकनीक शुरू की जा सकती है।

(च) यह कार्यालय की गतिविधियों को गति दे सकता है क्योंकि विभिन्न विभागों की फाइलों से संबंधित कागजात प्राप्त करने के लिए समय बर्बाद नहीं हो सकता है।

नुकसान:

(ए) फाइलिंग डिपार्टमेंट से एक फाइल प्राप्त करने में देरी हो सकती है क्योंकि एक आवश्यक पर्ची प्रस्तुत करने की सख्त प्रक्रिया, आदि का पालन करना पड़ता है।

(बी) केंद्रीय फाइलिंग विभाग द्वारा बनाई गई फाइलों का वर्गीकरण एक विशेष प्रस्थान के लिए उपयुक्त नहीं हो सकता है। उदाहरण के लिए, बिक्री विभाग को पहले फाइलों के क्षेत्रीय वर्गीकरण की आवश्यकता हो सकती है और फिर पार्टी-वार वर्णानुक्रमिक वर्गीकरण बल्लेबाजी फाइलिंग विभाग केवल वर्णानुक्रम वर्गीकरण का निर्माण कर सकता है।

(ग) सभी कागजात, महत्वपूर्ण या महत्वहीन, अन्य सभी विभागों द्वारा फाइलिंग विभाग को भेजे जाते हैं। परिणामस्वरूप फाइलिंग डिपार्टमेंट सभी कागजात का डंपिंग ग्राउंड या 'डेड लेटर रिपॉजिटरी' बन जाता है, जिससे अंतरिक्ष का दुरुपयोग होता है। समय-समय पर उचित कतरन या शुद्ध करना आवश्यक हो जाता है।

(d) गलत दाखिल करने की पूरी संभावना है या प्रक्रिया में कोई कागज खो सकता है।

(() अन्य विभागों के क्लर्क या डीलिंग सहायक फाइलिंग की विकसित तकनीकों को नहीं सीख सकते हैं।

(च) फाइलों की कोई गोपनीयता नहीं है। आवश्यकता होने पर कोई भी किसी भी फाइल से गुजर सकता है।

कुल मिलाकर, फायदे अधिक नुकसान से अधिक प्रभावी हैं जिनमें से उचित पर्यवेक्षण और विभाग के नियंत्रण के माध्यम से दूर किया जा सकता है।

विधि # 2. विकेन्द्रीकृत फाइलिंग:

इस प्रणाली के तहत फाइलों को विभिन्न विभागों द्वारा उनकी आवश्यकताओं के अनुसार व्यवस्थित और रखरखाव किया जाता है। इस प्रणाली को विभागीय फाइलिंग प्रणाली के रूप में भी जाना जाता है। प्रत्येक विभाग के पास अपने फाइलिंग उपकरण होंगे और या तो विभाग के क्लर्क काम करेंगे या विशेष रूप से फाइलिंग कार्य करने के लिए प्रत्येक विभाग में एक या दो क्लर्क अलग से नियुक्त किए जा सकते हैं।

इस प्रणाली के तहत केंद्रीय प्रणाली के मामले में, एक अपेक्षित जहाज पेश करने की विस्तृत प्रक्रिया उत्पन्न नहीं होती है। यह अधिक सामान्यतः अपनाया जाता है।

लाभ:

(a) विशेष विभाग से संबंधित कागजात प्राप्त करने में कोई देरी नहीं है। इसमें संबंधित कर्मचारियों के लिए आसान पहुंच है।

(b) कुछ विभागों को अन्य विभागों के साथ सीधा संबंध बनाए बिना विशेष रूप से काम करना पड़ता है, इस मामले में यह बेहतर है कि विभाग अपनी फाइलों को बनाए रखेगा। उदाहरण के लिए, एक बड़ी निर्माण कंपनी में निर्माण विभाग।

(d) एक विभाग विशेष रूप से विभाग को सबसे उपयुक्त के रूप में फाइलों के वर्गीकरण और रखरखाव का एक विशेष तरीका अपना सकता है।

नुकसान:

(ए) जैसा कि प्रत्येक विभाग को अपनी फाइलिंग उपकरण की आवश्यकता होती है, दोहराव होता है। अधिक, उपकरण खरीदने के लिए धन की आवश्यकता होती है और अधिक स्थान घेर लिया जाता है। तो, यह लागत बढ़ाता है।

(b) एक विभाग के क्लर्कों को दाखिल करने के लिए कुछ समय बिताना पड़ता है जिसका वे अधिक प्रभावी ढंग से उपयोग कर सकते थे। यदि कुछ अतिरिक्त हाथों को दाखिल करने के लिए नियोजित किया जाता है तो अतिरिक्त लागत है।

(ग) विभिन्न विभागों की फाइलों के लिए एक ही दस्तावेज़ की कई प्रतियाँ तैयार करनी पड़ सकती हैं, जिनकी आवश्यकता हो सकती है। टाइपिंग के काम का भार बढ़ जाता है।

(d) फाइलिंग कार्य की कोई विशेषज्ञता नहीं है। विभिन्न विभाग वर्गीकरण और फाइलों को रखने के विभिन्न तरीकों को अपना सकते हैं।

कुल मिलाकर, फायदे और नुकसान समान रूप से संतुलित हैं। लेकिन हमेशा अंतरिक्ष की लागत और अपव्यय अधिक होता है। दोनों के बीच तुलना-दोनों प्रणालियों के अपने फायदे और नुकसान हैं। दोनों में से चुनना मुश्किल है। यह सच है कि विभागीय प्रणाली आम तौर पर अधिक खर्चीली होती है लेकिन केंद्रीयकृत प्रणाली तब तक व्यवहार्य नहीं हो सकती जब तक कि फाइलों की संख्या बड़ी न हो।

निष्कर्ष में, यह कहा जा सकता है कि आम तौर पर एक समझौता किया जाता है और एक संयुक्त प्रणाली का पालन किया जाता है।

यह निम्नलिखित सूत्र पर किया जाता है:

(ए) सामान्य प्रकृति की फाइलें जो बड़ी संख्या में विभागों की चिंता कर सकती हैं, उन्हें केंद्र में दाखिल किया जाता है, जिससे वे सभी के लिए समान रूप से सुलभ हो जाते हैं।

(b) गोपनीय प्रकृति की फाइलों को विभागीय रूप से व्यवस्थित और रखरखाव किया जाता है।

(c) कुछ विभाग ऐसे हैं, जिनके पास कुछ विशेष गतिविधियाँ हैं और उन विभागों की फाइलों को केंद्रीय फाइलिंग के लिए भेजने की आवश्यकता नहीं है।