कार्यालय प्रबंधन: प्रक्रियाएं और तरीके

एक प्रणाली और एक ऑपरेशन के बीच एक प्रक्रिया खड़ी होती है। बिक्री को पूरा करने के लिए एक प्रणाली प्रक्रियाओं के एक नेटवर्क से बना है, जिनमें से एक क्रेडिट बिक्री के लिए संग्रह होने की संभावना है; संग्रह प्रक्रिया में संचालन में से एक समय की बदलती अवधि के लिए खड़े उचित हैंडलिंग को इंगित करने के लिए "उम्र बढ़ने" खातों के प्राप्य होने की संभावना है। कार्यविधियाँ वास्तविक कार्य संचालन और व्यक्तिगत जिम्मेदारियों के स्तर को कम करती हैं।

एक प्रक्रिया आमतौर पर आवर्ती प्रकार के कार्य करने में अनुसरण किए जाने वाले चरणों के अनुक्रम को पूरा करती है- और एक विशिष्ट उद्यम के अधिकांश कार्य आवर्ती या दोहराव वाले होते हैं। यदि अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया है, तो एक प्रक्रिया बताती है कि कौन क्या करता है और सामान्य तौर पर, कैसे और कब। इस प्रकार यह कार्य के लिए आवश्यक कदमों को निर्दिष्ट करता है, असाइन करता है: जिम्मेदारी, और एक व्यक्ति जो कुछ करता है उससे संबंधित है।

एक प्रणाली, जैसे कि, व्यापक संबंधों से संबंधित है और अक्सर एक या अधिक प्रवाह चार्ट में व्यक्त की जाएगी, समूह या प्रक्रियाओं के बंडल के साथ जो इसे बनाते हैं। एक प्रक्रिया प्रणाली का कार्य स्तर है; यह है, 'हर बार आगे बढ़ने के लिए कर्मचारियों के लिए एक वास्तविक मार्गदर्शिका, विशेष रूप से आवर्ती प्रकार का कार्य किया जाना है।

एक प्रक्रिया का सावधानीपूर्वक डिजाइन और इसे लिखित रूप में व्यक्त करना इस मूल उपकरण के प्रभावी उपयोग के लिए आवश्यक कदम हैं। लिखित रूप में प्रक्रियाएं डालने से उनके बारे में विचारों का स्पष्टीकरण होता है और उन्हें लागू करने वाले व्यक्तियों के साथ संचार की सुविधा मिलती है। तथ्य यह है कि लिखित प्रक्रियाएं प्रभावी संचालन का एक पूर्ण संकेत नहीं हैं, हालांकि।

एक लिखित प्रक्रिया केवल एक रिकॉर्ड हो सकती है कि अतीत में कैसे काम किया गया है, एक उद्यम की बदलती जरूरतों और इन जरूरतों को पूरा करने के लिए नए तरीकों की उपस्थिति समय में अप्रचलित अधिकांश प्रक्रियाओं को प्रस्तुत करेगी। एक प्रक्रिया के विपरीत, एक विधि एक एकल प्रक्रियात्मक कदम को पूरा करने के तरीके का एक विस्तृत विनिर्देश है। यह एक ऑपरेशन को करने में उपयोग किए जाने वाले गति और विशिष्ट समान उपकरणों के उपयोग के अनुक्रम से संबंधित है।

प्रक्रियाओं और विधियों के सुधार के एक सतत कार्यक्रम की मजबूत आवश्यकता है। लक्ष्य में कोई अक्षमता शामिल है जैसे कि प्रयास का दोहराव, नई आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए एक प्रक्रिया या विधि की अपर्याप्तता, और असंतोषजनक रिकॉर्ड और रिपोर्ट।

सुधार के उद्देश्य:

इन क्षेत्रों में सुधार के प्रयासों के सामान्य उद्देश्य अधिक प्रभावशीलता और अधिक अर्थव्यवस्था हैं। बेहतर प्रभावशीलता 'का अर्थ है, सबसे बढ़कर, ग्राहक के लिए बेहतर सेवा-सेवा, जो शीघ्र संभव है, जितना संभव हो सके त्रुटि मुक्त, पर्याप्त रूप से अच्छी तरह से गोल, और ग्राहक की जरूरतों के आधार पर अन्य मामलों में संतोषजनक है। प्रभावशीलता स्वयं को कर्मचारी मनोबल, कार्यकारी दक्षता, संचालन इकाइयों और कर्मियों के समन्वय और बाहरी प्रभावों जैसे कि समुदाय की अच्छी इच्छा और सार्वजनिक राय पर भी दिखाती है।

बेहतर अर्थव्यवस्था का अर्थ है कम लागत पर उच्च उत्पादकता, कर्मियों और उपकरणों का अच्छा उपयोग, इष्टतम स्तरों पर रखे गए आविष्कार, और ऑपरेशन के कई अन्य पहलू। आज के प्रतिस्पर्धी माहौल में उद्यम की सफलता निरंतर सुधारों पर बहुत अधिक निर्भर करेगी। एक अच्छा उत्पाद और अच्छे कार्मिक पर्याप्त नहीं हैं। व्यवसाय आमतौर पर उस फर्म के पास जाता है जो गुणवत्ता, सेवा और मूल्य का सबसे अच्छा संयोजन प्रदान करता है; और ये सिर्फ होता नहीं है।

वे प्रबंधन के कई दर्शन और प्रथाओं से प्रभावित हैं; सबसे महत्वपूर्ण में से एक संचालन की सामान्य प्रणाली है जो एक विश्वसनीय उत्पाद या सेवा को अन्य उद्यमों की तुलना में अधिक तेज़ी से और प्रतिस्पर्धी कीमतों पर प्राप्त करना संभव बनाता है। सामाजिक जिम्मेदारियां भी बहुत अधिक शामिल हैं, भले ही हम अक्सर इन के साथ प्रक्रियात्मक दक्षता को जोड़ नहीं सकते हैं।

जीवन यापन की बढ़ती मानक और सुदृढ़ अर्थव्यवस्था व्यक्तिगत उद्यमों की दक्षता पर निर्भर करती है। हम देख रहे हैं कि कार्यालय के क्षेत्र में तकनीकी सुधार कम होने के बजाय और अधिक रोजगार पैदा कर रहे हैं, जैसे अन्य सभी क्षेत्रों में तकनीकी सुधार किए गए हैं। इसी समय, कौशल की आवश्यकताओं को बदलना, कर्मचारियों की वापसी, गतिशीलता, आदि की समस्याएं हैं, जो किसी भी जिम्मेदार, प्रबंधन को अपनी क्षमता की सीमा तक हल करना चाहिए।

सुधार में बाधाएं:

यह महत्वपूर्ण है, जब प्रक्रियाओं और तरीकों में सुधार के दृष्टिकोण पर विचार किया जाए, आम बाधाओं के बारे में जागरूक होने के लिए, कुछ मनोवैज्ञानिक, कुछ आर्थिक और कुछ अन्य हैं। एक वास्तविक अर्थ में, इन क्षेत्रों में सुधार का एक कार्यक्रम आदत के खिलाफ युद्ध है। जैसा कि संगठनों का गठन किया जाता है, कई प्रथाओं को सावधानीपूर्वक विश्लेषण के माध्यम से नहीं, बल्कि पल की जरूरतों को पूरा करने के लिए स्थापित किया जाता है।

अन्य उद्यमों में प्रथाओं के बाद अक्सर बहुत अधिक पैटर्निंग होती है, जो निश्चित रूप से, काफी भिन्न परिस्थितियों में काम कर सकती है। एक बार अभ्यास स्थापित हो जाने के बाद, कर्मचारी उनके आदी हो जाते हैं और उनका पालन करने की क्षमता में सुरक्षित महसूस करते हैं; परिणाम के रूप में परिवर्तन के लिए कुछ प्रतिरोध होने की संभावना है। हालाँकि, आदत समस्या का एक आशातीत पक्ष है।

अन्य बाधाएं हैं। व्यक्तियों, विशेष रूप से यदि वे कार्यात्मक विशेषज्ञ हैं, जैसा कि अधिकांश कर्मचारी हैं, उद्देश्यों को प्राप्त करने में प्रक्रियाओं और व्यापक प्रणालियों की भूमिका को समझने की कमी हो सकती है जैसे कि पूर्ववर्ती अनुभाग में उल्लिखित उद्देश्य। कुछ उद्यमों में, संगठनात्मक घर्षण के परिणामस्वरूप डुप्लिकेट प्रयास और खराब समन्वय हो सकता है। "एलबी सिस्टम, " जैसे कि एक त्रुटि नियंत्रण प्रक्रिया को होने से रोकने के लिए, अक्सर सेट अप किया जाता है, जहां टॉप-डाउन नियंत्रण मजबूत मांग है।

यहां तक ​​कि प्रक्रियाओं और तरीकों के विश्लेषकों को अक्सर परिप्रेक्ष्य में सीमित किया जाता है और सबसे कुशल उपकरणों पर ओवरबोर्ड जा सकता है, रिकॉर्ड सिस्टम तंग काम के मानकों में अर्थव्यवस्था, और धनुष के विचार के बिना सुधार के अन्य एकल क्षेत्र इन समग्र प्रभावशीलता और अर्थव्यवस्था को प्रभावित कर सकते हैं।

इन बाधाओं में से प्रत्येक के साथ गणना करने के लिए एक समस्या है, लेकिन प्रत्येक का अध्ययन आसानी से इंगित करता है कि या तो इसे दूर किया जा सकता है या सुधार के प्रयासों को आगे बढ़ाने के लिए समायोजन किया जा सकता है। वास्तव में ऐसा करने के अलावा कोई चारा नहीं है। नवाचार व्यावसायिक उद्यमों में और संभवतः अन्य सभी में अस्तित्व के लिए एक आवश्यकता है। एक पुरानी कहावत है कि व्यवसाय चलाना साइकिल चलाने की तरह है; यदि आप रुक जाते हैं, तो आप नीचे गिर जाते हैं।

सुधार के लिए संगठन:

यदि सुधार के प्रयास प्रभावी हों तो कई व्यक्तियों को कई प्रकार की भूमिकाएँ निभानी पड़ सकती हैं। शीर्ष प्रबंधन को सुधार कार्यक्रम की योग्यता के बारे में आश्वस्त होना चाहिए, इसे शुरू करना चाहिए, और इसे सक्रिय रूप से समर्थन जारी रखना चाहिए। उच्च प्रबंधन द्वारा उत्साह, जब अच्छे संचार और उद्देश्यों के बारे में समझ के साथ, जल्दी से निचले स्तरों के माध्यम से अपना रास्ता खोज लेंगे, तो उदासीनता उसी तरह से काम करेगी, जैसे सिस्टम विशेषज्ञ जिन्होंने "पीछे, दरवाजे के माध्यम से" कार्यक्रम लाने की कोशिश की है। सीखा।

बाहरी सलाहकार एक महत्वपूर्ण भूमिका निभा सकते हैं, लेकिन आम तौर पर, सुधार के लिए कुल प्रयास में सीमित भूमिका। यदि अच्छी तरह से योग्य हैं, तो वे एक फर्म को दे सकते हैं, विशेष ज्ञान का लाभ, व्यापक अनुभव और उद्देश्य दृष्टिकोण। वे प्रतिभा और समय दोनों की आपूर्ति कर सकते हैं जब ये आंतरिक रूप से उपलब्ध नहीं होते हैं।

लागत संबंधी विचार यह निर्धारित कर सकते हैं कि उनका उपयोग मुख्य रूप से विशेष परियोजनाओं के लिए किया जाता है, जैसे कि एक नया रूप नियंत्रण या कार्य मानक कार्यक्रम शुरू करना, विशेष रूप से कठिन लागत की समस्या का विश्लेषण करना, या कार्य सरलीकरण की तकनीकों में प्रशिक्षण कंपनी के कर्मियों। सलाहकारों पर बहुत अधिक निर्भरता कंपनी के कर्मियों की ओर से जिम्मेदारी का सही अर्थों में विकास को धीमा कर सकती है। उपकरण, रूप और आपूर्ति के रूप में ऐसे क्षेत्रों में आपूर्तिकर्ता के प्रतिनिधि अब सेवा के संदर्भ में तेजी से प्रतिस्पर्धा कर रहे हैं जो वे उपयुक्त उत्पादों की आपूर्ति के साथ प्रस्तुत कर सकते हैं।

उन्हें अक्सर अपने विशेष क्षेत्रों में एक फर्म की जरूरतों का गहन अध्ययन करने के लिए प्रशिक्षित किया जाता है, और वे अन्य फर्मों में संचित अनुभव की पृष्ठभूमि लाते हैं। किसी एकल बिक्री या सेवा प्रतिनिधि की सिफारिशों पर पूरी तरह भरोसा करना शायद नासमझी है; फर्म को अपने स्वयं के विश्लेषण को एक व्यवहार्य डिग्री तक ले जाना चाहिए, और यह एक से अधिक आपूर्तिकर्ता को समस्या क्षेत्र पर एक नज़र डालने के लिए कह सकता है।

लेकिन मदद का यह स्रोत एक तेजी से मूल्यवान है, और किसी भी प्रबंधन को इसे अनदेखा नहीं करना चाहिए। प्रक्रिया के विश्लेषक (जिन्हें सिस्टम विश्लेषक, विधियों के विश्लेषक या रूपों, लेआउट, उपकरण, मानकों, या किसी अन्य क्षेत्र के विशेषज्ञ कहा जा सकता है) में सुधार कार्यक्रम की रीढ़ बनेगी। इसका मतलब यह नहीं है कि वे इसे अपने द्वारा संचालित कर सकते हैं; वे ऐसे सुधारों के लिए आवश्यक विशेषज्ञता और समय लाते हैं, और वे सुधार के स्थायी और निरंतर कार्यक्रम को बढ़ावा दे सकते हैं।

आवश्यक योग्यता में एक पूछताछ करने वाला दिमाग शामिल है; विश्लेषणात्मक क्षमता; जिन क्षेत्रों में वे संगठन और उसके प्रबंधन के दर्शन से परिचित होंगे, उनमें बुनियादी तकनीकों से परिचित होना; मानव स्वभाव की समझ, क्योंकि संयुक्त प्रयास और दूसरों के साथ संचार की एक बड़ी मात्रा की आवश्यकता होगी।

क्षेत्र में प्रवेश करने वाले व्यक्ति को विशेष उद्यम के संगठनात्मक और ऑपरेटिव आवश्यकताओं से परिचित होने के लिए समय की आवश्यकता होगी, और झूठ बोलना बेहद लाभ होगा यदि वह काम कर सकता है, कुछ समय के लिए 'वरिष्ठ विश्लेषकों के साथ अपने तकनीकी कौशल को विकसित करने और तेज करने में। वह अन्य फर्मों, पेशेवर संगठनों और बाहरी समूहों और शैक्षणिक संस्थानों द्वारा संचालित कार्यशालाओं से विश्लेषकों की मदद ले सकता है।

किसी संगठन में एक पूर्णकालिक विश्लेषक को सही ठहराने के लिए बहुत छोटा, किसी व्यक्ति के पास योग्यताएँ होती हैं, जैसे कि ऊपर वर्णित विधियों में सुधार के लिए अंशकालिक जिम्मेदारी दी जा सकती है। आयात, यहाँ पर विचार यह है कि संगठन कितना भी छोटा क्यों न हो, किसी को तरीकों में सुधार पर निरंतर ध्यान देना चाहिए; जो भी यह हो सकता है, काम के लिए समय की अनुमति दी जानी चाहिए यदि इसे प्रभावी ढंग से किया जाना है। पर्यवेक्षकों और कर्मचारियों को तेजी से प्रक्रियाओं और तरीकों में सुधार के प्रयासों में लाया जा रहा है, जिसमें संभावित मूल्य इतने महान हैं कि एक सफल अनुभाग उनके योगदान के लिए समर्पित होगा।

इसके लिए सफल होने के लिए उच्च प्रबंधन और एक संगठित दृष्टिकोण जो निरंतर उत्तेजना, अनुवर्ती, और मान्यता प्रदान करेगा, पर सुधार के लिए विचारों के लिए एक ग्रहणशील प्रदर्शन होना चाहिए। विशेष ज्ञान और श्रमिकों और पर्यवेक्षकों की ओर से समय की सीमाएं स्पष्ट हैं, लेकिन व्यक्तिगत समस्याओं के कारण प्रेरक लाभों के साथ-साथ ऑपरेटिंग समस्याओं और जरूरतों के साथ परिचित होना, इस भागीदारी को अधिकांश उद्यमों में अत्यंत फलदायी बनाता है।

प्रक्रियाओं और तरीकों में सुधार के लिए एक सामान्य दृष्टिकोण:

एक संक्षिप्त सामान्य दृष्टिकोण जो लगभग किसी भी तरह की प्रणाली में सुधार की समस्या पर लागू होगा, समस्या को हल करने के वैज्ञानिक तरीके से संबंधित है जैसा कि अब कहीं भी लागू किया गया है।

हम तब विचार करेंगे कि कैसे इस सामान्य दृष्टिकोण को विभिन्न प्रकार की प्रक्रियाओं और विधियों में सुधार की समस्याओं के अनुकूल बनाया जा सकता है:

1. अध्ययन के लिए परियोजना पर निर्णय लें:

इस कदम को संभव सुधार के लिए पर्यावरण की खोज के रूप में सोचा जा सकता है - और ये आमतौर पर खोजने के लिए मुश्किल नहीं हैं। ग्राहकों के लिए असंतोषजनक सेवा, उच्च लागत, असंतोषजनक कार्मिक या उपकरण का उपयोग, कार्य प्रवाह में रुकावट, अपर्याप्त रूप और रिपोर्ट, डुप्लिकेट प्रयास, और काम का कुछ विशेष हिस्सा 'जो दोहराव, उच्च मात्रा में, अड़चन, या नीरस-ये हैं, कुछ सुराग हैं जो सिस्टम विश्लेषण की आवश्यकता का संकेत देते हैं।

अब डेटा-प्रोसेसिंग सिस्टम, पुनर्गठन या अन्य नए विकास में रूपांतरण भी सिस्टम परिवर्तन की आवश्यकता का संकेत दे सकता है। एक आवश्यकता देखी जा सकती है और एक अध्ययन कई स्रोतों से शुरू किया गया है, जैसा कि पहले उल्लेख किया गया था: विभागों को मदद की आवश्यकता है, उच्च प्रबंधन, और सिस्टम स्टाफ खुद, लाइन कर्मियों जो अध्ययन परियोजनाओं, या अन्य को लेने की इच्छा रखते हैं।

2. वर्तमान प्रणाली का वर्णन करें :

विवरण एक कथा, चार्ट, माप डेटा या अन्य रूप या संयोजन हो सकता है। चार्टिंग विशेष रूप से उपयोगी है, और आगे का अध्ययन किया जाएगा; एक अच्छी तरह से अनुकूलित चार्ट रिश्तों और सुधार के अवसरों की कल्पना करने में विश्लेषक की मदद कर सकता है, और वे भी जो किसी भी प्रस्तावित परिवर्तन से प्रभावित होंगे।

जानकारी एकत्रित करने के विभिन्न तरीकों को नियोजित किया जा सकता है- प्रदर्शन सारांश या पहले से उपलब्ध अन्य दस्तावेजों में जानकारी का अध्ययन, साक्षात्कार, अवलोकन, 'काम का नमूना, और समस्या के लिए उपयुक्त अन्य साधन।

3. वर्तमान प्रणाली का विश्लेषण और सुधार करें:

इस महत्वपूर्ण कदम के लिए पहले पूर्व प्रणाली और किसी भी प्रस्तावित सुधार की अधिकतम मात्रा, समय की आवश्यकता, गुणवत्ता, लागत, ग्राहक की मांग को पूरा करने में सेवा की महत्वपूर्ण विशेषताएं, इत्यादि के मानदंड के निर्धारण की आवश्यकता होगी, फिर, वर्तमान प्रणाली के विवरण से प्राप्त वास्तविक डेटा। ध्यान से अध्ययन किया जाना चाहिए।

प्रदर्शन कारकों के प्रत्यक्ष उपायों के अलावा, जैसे कि सिर्फ संकेत दिए गए, संतोषजनक परिणामों से कम प्रभावित करने वाले कारकों के बारे में सिद्धांतों के चेकलिस्ट बहुत अक्सर सहायक होते हैं। एक व्यक्ति या छोटा समूह इस चरण के दौरान बहुत अधिक स्पैडवर्क कर सकता है, लेकिन इसके पूरा होने से पहले इसमें शामिल या प्रभावित होने वाले प्रतिनिधि व्यक्तियों की संयुक्त सोच का सहायक होना लगभग निश्चित है।

4. बेहतर सिस्टम बेचें और स्थापित करें:

कोई फर्क नहीं पड़ता कि कैसे एक प्रणाली की कल्पना की गई है, प्रभावित व्यक्तियों द्वारा स्वीकृति इसे सफलतापूर्वक काम करने की ओर बहुत दूर तक जाएगी। स्वीकृति के लिए सबसे अच्छा उपकरण संचार और भागीदारी है, ज्यादातर मामलों में। विधियों और उच्च-स्तरीय प्रणालियों में सुधार में विशेष रूप से मूल्यवान किसी भी प्रस्तावित परिवर्तन से प्रभावित लोगों की भागीदारी और व्यक्तिगत भागीदारी होगी। पूरी तरह से, जरूरतों, उद्देश्यों, व्यक्तियों पर प्रभाव, व्यक्तिगत हितों की रक्षा करने का आश्वासन, और नई योजना कैसे संचालित होगी, इसका ज्ञान होने के लिए दो-तरफा संचार भी आवश्यक है।

यहां एक ऐसा क्षेत्र है जहां विश्लेषकों द्वारा भरी गई कर्मचारियों की भूमिका की मान्यता विशेष रूप से महत्वपूर्ण है; उन्हें मांग स्वीकृति के बजाय जीतना होगा, और उन्हें प्रभावित संचालन, कर्मियों की प्रतिक्रियाओं के संदर्भ में अपने स्वयं के निर्णय और सिफारिशों को गुस्सा करने के लिए तैयार होना चाहिए। एक नई प्रक्रिया या विधि की स्थापना के लिए अक्सर नए दृष्टिकोण में प्रशिक्षण कर्मियों को बहुत अधिक देखभाल की आवश्यकता होती है, जिससे शारीरिक बदलाव होते हैं, ध्यान से देखने के बाद कि योजनाएँ काम कर रही हैं।

5. सिस्टम को बनाए रखें और ऑडिट करें:

प्रक्रियाओं और विधियों में विफलताएं या कमियां अक्सर संचालन पर ले जाने की प्रक्रिया में प्रकाश में आएंगी, लेकिन इसे स्वीकार नहीं किया जा सकता है। प्रणाली के आवधिक विश्लेषण और इसकी निरंतर पर्याप्तता आमतौर पर वांछनीय हैं। कुछ प्रबंधन इस तरह के चेक को निश्चित अंतराल पर, सिस्टम की प्रकृति और उससे प्राप्त परिणामों के साथ बदलते हैं।

सुधार अध्ययन के लिए प्रक्रिया:

विशिष्ट सुधारों को विकसित करने के लिए, प्रत्येक कार्य चरण को विभिन्न गति सिद्धांतों की रोशनी में गंभीर रूप से जांच की जानी चाहिए जो उस पर लागू हो सकते हैं। सुधार का सबसे अच्छा प्रकार संयोजन, फिर से व्यवस्थित करने या बनाए रखने वाले चरणों को सरल बना सकता है।

सुधार के अध्ययन की प्रक्रिया, क्योंकि वे अक्सर विभागों में कटौती करते हैं, अक्सर उच्च प्रबंधन या प्रक्रियाओं के कर्मचारियों द्वारा शुरू किया जाता है, हालांकि आवश्यकता को प्रभावी ढंग से काम नहीं करने वाली प्रक्रिया में शामिल ऑपरेटिंग कर्मियों द्वारा सुझाया जा सकता है। सामान्य दृष्टिकोण में सुझाई गई कोई भी अपर्याप्तता इस तरह के अध्ययन की आवश्यकता का सुझाव दे सकती है। अध्ययन की गई प्रक्रिया के प्रमुख चरणों को तोड़ दिया जाना चाहिए और विभिन्न रूपों में दर्ज किया जाना चाहिए, एक साधारण सूची से लेकर एक विस्तृत चार्ट तक संभवतः प्रक्रियाओं विश्लेषण का सबसे व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला उपकरण एक प्रवाह प्रक्रिया चार्ट है।

प्रक्रिया चार्ट का उपयोग करने में, पहले, वर्तमान प्रक्रिया में शामिल सभी चरणों को क्रम में सूचीबद्ध किया गया है; प्रत्येक चरण को फिर नीचे दिखाए गए उचित प्रतीक का उपयोग करके एक ऑपरेशन, परिवहन आदि के रूप में वर्गीकृत किया जाता है। प्रत्येक चरण के लिए प्रतीकों को विश्लेषक द्वारा खींची गई रेखाओं द्वारा अंकित किया जाता है; इस प्रक्रिया के एक चित्रमय प्रतिनिधित्व में यह परिणाम है।

(i) ऑपरेशन:

एक बड़ा वृत्त निरूपित करता है जिसे बदला, जोड़ा या बनाया जा रहा है।

(ii) परिवहन:

एक तीर एक स्थान से दूसरे स्थान तक गति को इंगित करता है।

(iii) निरीक्षण:

एक वर्ग एक निरीक्षण को दर्शाता है, जब कोई चीज़ जाँची या सत्यापित की जाती है, लेकिन बदली नहीं जाती।

(iv) विलंब:

एक बड़े डी का अध्ययन किए जा रहे विषय के प्रवाह में एक रुकावट या देरी को इंगित करता है,

(v) संग्रहण:

एक उल्टा त्रिकोण एक वस्तु के भंडारण को दर्शाता है, जब यह अनधिकृत हटाने के खिलाफ संरक्षित होता है। प्रवाह प्रक्रिया चार्ट प्रत्येक चरण को करने के लिए आवश्यक समय दिखाता है; कुछ उदाहरणों में, काम के प्रवाह में रुकावट को कम करने के अवसरों को इंगित करने के लिए केवल देरी के कदम समयबद्ध हैं; जब भी परिवहन शामिल होता है यह पैरों में दूरी को भी दर्शाता है। चार्ट का समय और दूरी की विशेषताएं उपकरण के लेआउट को स्पष्ट करने में विशेष रूप से उपयोगी हैं और जहां व्यवस्था आंदोलनों और आवश्यक देरी में कटौती कर सकती है, लेकिन वे अन्य उद्देश्यों की भी सेवा करते हैं।

प्रवाह प्रक्रिया चार्ट का एक महत्वपूर्ण हिस्सा ऊपरी बाएं हाथ के कोने में सारांश ब्लॉक है। यह कमोबेश "बॉक्स स्कोर" के रूप में कार्य करता है और इसके दो प्राथमिक उद्देश्य हैं। सबसे पहले, यह सुराग प्रदान करता है कि वर्तमान प्रणाली का विश्लेषण कहां से शुरू किया जाए; दूसरा, यह वर्तमान और प्रस्तावित प्रणालियों के बीच एक आसान और प्रभावी तुलना संभव बनाता है। प्रक्रियाओं के विश्लेषक का एक और बुनियादी चार्टिंग उपकरण द्वि-आयामी प्रवाह चार्ट है। इस चार्ट का विशेष मूल्य एक ही समय में कई प्रवाह दिखाने की इसकी क्षमता है, जब एक प्रक्रिया एक कार्रवाई के साथ शुरू होती है, लेकिन फिर कई कार्य प्रवाह में शाखाएं निकलती हैं।

कार्यक्षेत्र कॉलम उन विभागों को दिखा सकते हैं जो प्रक्रिया के प्रत्येक भाग को संभालते हैं। प्रवाह आरेख प्रक्रियाओं के विश्लेषक के एक और बुनियादी विश्लेषण उपकरण का प्रतिनिधित्व करता है। यह आरेख अध्ययन की प्रक्रिया में शामिल कार्यालय के उस हिस्से के एक तल योजना के प्रवाह चार्ट के आवेदन से अधिक कुछ नहीं है। इसका प्राथमिक उद्देश्य वर्तमान या प्रस्तावित लेआउट या कार्यालय व्यवस्था में कमियों को प्रकट करना है।

फिर कदमों का मूल्यांकन और एक बेहतर दृष्टिकोण के विकास को वर्तमान प्रक्रिया को रिकॉर्ड करने के चार्ट और अन्य साधनों का अध्ययन करके किया जा सकता है। सिस्टम में सुधार के किसी भी रूप में लागू होने वाला एक सामान्य सूत्र है: को हटा दें - गठबंधन-पुनर्व्यवस्थित करें-सरल करें। प्रत्येक चरण का अध्ययन इन उद्देश्यों के साथ किया जा सकता है, जो सुझाए गए अनुक्रम में माना जाता है। चूंकि एक बेकार कदम को खत्म करना सबसे अच्छा प्रकार का सुधार है, और अन्य चरण वांछनीयता की सामान्य प्राथमिकता का पालन करते हैं।

'अध्ययन के तहत प्रक्रिया के बेहतर संस्करण का निरूपण धीरे-धीरे विश्लेषकों द्वारा की गई पूछताछ से उभर कर आएगा, और सावधानी से, हर किसी के साथ समाशोधन करेगा जो प्रक्रिया का उपयोग करेगा, आमतौर पर, प्रत्यक्ष उपयोगकर्ता और उनके पर्यवेक्षक खामियों को दूर करेंगे और सुधार के अवसर देखेंगे। अस्थायी रूप से प्रस्तावित प्रक्रिया की। किसी भी घटना में, वे संशोधन के लिए बहुत अधिक ग्रहणशील होंगे यदि उन्हें इसके बारे में सलाह दी गई हो और उन्हें पूरी तरह से फायदे के बारे में समझाया गया हो।

अध्ययन के लिए परियोजना का चयन:

यहां तक ​​कि एक बार के ऑपरेशन में संगठित सामान्य ज्ञान के कुछ उपयोग को सही ठहराया जा सकता है, क्योंकि तरीकों का विश्लेषण कभी-कभी कहा जाता है। अपेक्षित लाभ को प्रयास के विरुद्ध तौला जाना चाहिए और लागतों की आवश्यकता होनी चाहिए। विशेष रूप से उच्च रिटर्न दोहरावदार, उच्च-मात्रा संचालन के अध्ययन के परिणामस्वरूप हो सकता है क्योंकि छोटी बचत कई गुना अधिक मात्रा में जोड़ देगी। टोंटी संचालन को उस बिंदु तक सुधारा जा सकता है जहां काम सुचारू रूप से और कम देरी के साथ बहता है। नीरस या थका हुआ संचालन विशेष ध्यान दे सकता है; कुछ तरीकों के कार्यक्रम थकान को कम करने को अपना प्राथमिक उद्देश्य बनाते हैं।

वर्तमान पद्धति को तोड़ना और रिकॉर्ड करना:

तरीकों के विश्लेषण के स्तर पर, एक ऑपरेशन को तत्वों में और शरीर के गतियों में भी सबसे विस्तृत प्रकार के विश्लेषण में तोड़ा जाता है। जिस विधि से ऑपरेशन किया जाता है वह आमतौर पर अवलोकन के माध्यम से निर्धारित किया जाता है, हालांकि असामान्य रूप से उच्च-मात्रा या परेशानी ऑपरेशन फिल्मांकन और फिल्म के एक करीबी अध्ययन को सही ठहरा सकता है। ऑपरेशन के टूटने की रिकॉर्डिंग के लिए फॉर्म का प्रकार गतियों की एक सरल सूची से लेकर एक विस्तृत चार्ट तक हो सकता है जो गतियों को रिकॉर्ड और वर्गीकृत करता है, और व्यवस्थित आधार पर पूछताछ को आमंत्रित करता है। मोशन चार्ट के बीच सबसे अधिक व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है दाएं और बाएं हाथ चार्ट।

यह मोशन स्टडी चार्ट का वर्कहॉर्स है; बस कैसे प्रक्रिया चार्ट के रूप में उपकरण सबसे अधिक प्रक्रियाओं विश्लेषण में प्रयोग किया जाता है। जैसा कि शीर्षक से पता चलता है कि दाएं और बाएं हाथ चार्ट प्रत्येक हाथ द्वारा किए गए गति को दर्शाता है। यह कुछ विशिष्ट प्रकारों द्वारा इन गतियों को वर्गीकृत करता है, तैयार पहचान के लिए प्रतीकों का उपयोग करते हुए 'और जोर। उपयोग किए गए सटीक प्रतीकों में भिन्नता है, लेकिन निम्नलिखित संयोजन का व्यापक रूप से उपयोग किया गया है।

(i) ऑपरेशन:

जब भी कोई बॉडी मेंबर कुछ करता है, जैसे लिखने, ऑफिस मशीन ऑपरेट करने या किसी ऑब्जेक्ट को ग्रॉस करने के लिए।

(ii) परिवहन:

जब भी कोई बॉडी मेंबर किसी ऑब्जेक्ट से दूर जाता है तो उसका इस्तेमाल किया जाता है।

(iii) पकड़ो:

जब किसी वस्तु को स्थिति में रखा जाता है तो उसका उपयोग किया जा सकता है। उदाहरण; शीर्ष पर पेंच करने के लिए एक हाथ में कलम पकड़ना।

(iv) विलंब:

जब भी शरीर का कोई सदस्य निष्क्रिय होता है या शरीर के अन्य सदस्यों की प्रतीक्षा करता है। कार्य स्थान, या लेआउट के स्केच पर एक नज़र, एक सचिवीय-प्रकार की डेस्क दिखाता है जिसमें बाएं पेडस्टल पर एक टाइपराइटर, एक कैलकुलेटर, और बैंक रूपों के लिए ट्रे हैं; लिखित आवश्यकताएं, और काम खत्म हो गया, सभी को संकेत के रूप में रखा गया।

दाहिना हाथ खाली आवश्यकता वाले रूपों में ट्रे में जाता है, और एक को पकड़ लेता है; बाएं हाथ का इस दौरान इंतजार होता है। दोनों हाथ टाइपराइटर पर जाते हैं, और दोनों रिक्त रूप सम्मिलित करते हैं। दाहिना हाथ फिर लिखित आवश्यकताओं की ट्रे में ले जाता है, टाइप की जाने वाली अगली आवश्यकता को पकड़ लेता है, इसे टाइपराइटर के किनारे ले जाता है, आवश्यकता को जारी करता है, और टाइपराइटर पर स्थिति में चला जाता है; बाएं हाथ ने फिर से इन चरणों के दौरान इंतजार किया है। दोनों हाथ अपेक्षित टाइप करते हैं।

फिर दाहिने हाथ कैलकुलेटर पर जाता है, आंकड़े रिकॉर्ड करता है, कुल निर्धारित करता है, और टाइपराइटर पर स्थिति में वापस चला जाता है; बाएं हाथ ने फिर से इंतजार किया, दोनों हाथ फिर आवश्यकता पर कुल टाइप करते हैं, और दोनों, टाइपराइटर से अपेक्षित को हटाने में शामिल होते हैं।

उपयुक्त चरणों में से प्रत्येक को चार्ट में पहचाना गया है जो उचित प्रतीक में काला कर रहा है। शीर्ष बाएँ पर सारांश से पता चलता है कि, बाएँ हाथ चार ऑपरेशनों में और दाहिने हाथ नौ में शामिल थे। बाएं हाथ में एक आंदोलन, या परिवहन में एक हिस्सा था, जबकि दाहिना हाथ आठ में शामिल था। बाएं हाथ में बारह देरी थी, या इंतजार कर रहा था; दाहिने हाथ में कोई नहीं था। ऑपरेशन में किसी का भी हाथ नहीं था।

विधियों के विश्लेषण में अक्सर इस्तेमाल किया जाने वाला एक दूसरा बुनियादी उपकरण एक व्यक्ति, और एक मशीन, एक व्यक्ति और कई मशीनों, या कई व्यक्तियों और कई मशीनों की विस्तृत गतिविधि की साजिश रचने के लिए डिज़ाइन की गई कई गतिविधि चार्ट है। इस उपकरण का प्राथमिक उद्देश्य निष्क्रिय मशीन समय को कम करना है। जैसा कि कार्यालय उपकरण अधिक परिष्कृत और महंगे हो जाते हैं, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण हो जाता है कि उपकरण प्रभावी रूप से उपयोग किया जाता है।

क्योंकि मशीन और ऑपरेटर, ऑपरेशन चक्र के दौरान अंतराल पर उस समय-खो जाने के लिए, निष्क्रिय समय को स्पॉट करना हमेशा आसान नहीं होता है। अक्सर यह गलती से माना जाता है कि मशीन का उपयोग अधिक है, जब वास्तव में मशीन का उपयोग अप्रभावी रूप से किया जा रहा है। मल्टीपल एक्टिविटी चार्ट को इस समस्या को दूर करने के लिए बनाया गया है, जिसमें आदमी और मशीन की बातचीत को दर्शाया गया है और किसी भी समय आलस्य की अवधि का खुलासा किया गया है।

वर्तमान विधि का विश्लेषण:

वर्तमान पद्धति को चरणों में विभाजित करने और चार्ट करने के बाद, गति के अर्थव्यवस्था के स्थापित सिद्धांतों के प्रकाश में एक पूरे और प्रत्येक व्यक्तिगत कदम के रूप में संचालन का विश्लेषण किया जा सकता है। इस तरह के सिद्धांतों को बनाने में अग्रणी प्रयास फ्रैंक और लिलियन गिलब्रेथ का था।

सबसे बड़ी श्रद्धांजलि जो इन अग्रदूतों को दी जा सकती है, वह यह है कि विश्लेषण के सिद्धांतों और तकनीकों की मूल गिलब्रेथ सूची में केवल मामूली बदलावों के साथ लगभग आधी सदी तक खड़ा रहा है, इस तथ्य के बावजूद कि कई सक्षम लोगों ने प्रयास किया है उस पर सुधार करें। सिद्धांतों की गिलब्रेथ सूची बहुत लंबी है, और हालांकि सभी प्रकार के कार्यों के लिए आवेदन होने के बाद, कुछ सिद्धांत कारखाने के संचालन की तुलना में सीधे कार्यालय संचालन में कम शामिल हैं।

तदनुसार, कार्यालय संचालन के लिए विशेष रूप से लागू सिद्धांतों की एक सरल सूची यहां प्रस्तुत की गई है:

1. प्रत्येक चरण की आवश्यकता पर प्रश्न। नौकरी करने का सबसे आसान तरीका यह नहीं है।

2. सभी सामग्रियों और उपकरणों को सामान्य कार्य क्षेत्र के भीतर निश्चित स्थिति में रखें।

3. जब भी संभव हो दोनों बैंडों का एक साथ उपयोग करें और प्रत्येक द्वारा किए गए कार्य की मात्रा को संतुलन में रखने का प्रयास करें।

4. संभव सबसे सरल गतियों का प्रयोग करें- हाथ की बजाय कलाई से, हाथ की अंगुलियों से, शरीर के बजाय हाथ से और आगे की ओर।

5. उन गतियों का उपयोग करें जो चिकनी, लयबद्ध और निरंतर हों।

6. सुनिश्चित करें कि उपकरण नौकरी के अनुकूल है।

7. सुनिश्चित करें कि काम करने वाले व्यक्ति को अच्छी तरह से फिट किया गया है और उसे पर्याप्त प्रशिक्षण दिया गया है।

प्रत्येक हाथ के लिए एक सामान्य कार्य क्षेत्र है, और यह अत्यधिक वांछनीय है कि इस क्षेत्र के भीतर सामग्री और उपकरण रखे जाएं ताकि स्ट्रेचिंग, झुकने और इसी तरह की गतियों को कम से कम किया जा सके। विस्तारित हाथ के लिए एक अधिकतम क्षेत्र भी है, और एक अतिव्यापी क्षेत्र है जिसमें आइटम रखे जाने चाहिए यदि दोनों हाथों को एक ही समय में उन पर काम करना चाहिए। सामान्य कार्य क्षेत्र के बाहर रखी गई किसी भी सामग्री और उपकरण को गंभीर रूप से देखा जाना चाहिए, खासकर यदि उन्हें अक्सर उपयोग किया जाना चाहिए।

यह जल्दी से स्पष्ट है कि कई गति सिद्धांतों का उल्लंघन किया जाता है। एक तुरंत आश्चर्य होता है कि क्या सभी देरी और आंदोलनों के लिए आवश्यक हैं। सभी सामग्री और उपकरण को छोड़कर। टाइपराइटर टाइपिस्ट के सामान्य कार्य क्षेत्र के बाहर स्थित है क्योंकि वह टाइपराइटर पर बैठता है। यह स्पष्ट है कि अधिकांश कार्य करने के लिए दायां बैंड बनाया जा रहा है, जबकि बाएं हाथ का उपयोग वास्तविक टाइपिंग को छोड़कर बहुत कम किया जाता है। प्रेरणाएं जटिल और थका देने वाली होती हैं; टाइपिस्ट को लंबी पहुंच बनाना चाहिए और कैलकुलेटर को संचालित करने के लिए पूरी तरह से मुड़ना चाहिए। काम में लय पाने के लिए बहुत कम अवसर लगता है। बेहतर उपकरणों के लिए संभावनाएँ मन में आ सकती हैं।

एक बेहतर तरीका विकसित करना:

मैं। विशिष्ट सुधारों को विकसित करने के लिए, प्रत्येक कार्य चरण को विभिन्न गति सिद्धांतों की रोशनी में गंभीर रूप से जांच की जानी चाहिए जो उस पर लागू हो सकते हैं। सुधार का सबसे अच्छा प्रकार संयोजन, फिर से व्यवस्थित करने या बनाए रखने वाले चरणों को सरल बना सकता है।

Ii। चार्ट के शीर्ष पर स्केच कार्य स्थल में सामग्री और उपकरणों के पुनर्व्यवस्था का सुझाव देता है। टाइप राइटर के पीछे एक शेल्फ जोड़ा गया है, जिसमें आवश्यकताओं के लिए डिब्बों और बस टाइपिस्ट के दाईं ओर रखा गया काम है।

iii। देरी बहुत कम हो गई है; सभी सामग्री और उपकरण अब सामान्य कार्य क्षेत्र के भीतर हैं; हाथों के लिए काम लगभग बराबर है; यात्रा की दूरी कम होती है; और पूरा ऑपरेशन तेज और कम थका देने वाला है।

iv। इस बात पर जोर दिया जाना चाहिए कि जो सुधरा हुआ तरीका सुझाया गया है, वह केवल मनुष्य की संभावनाओं में से एक है। शायद पाठक अन्य समाधानों का सुझाव दे सकता है जो वर्णित एक से भी अधिक संतोषजनक हैं।

बेहतर विधि स्थापित करना:

नई पद्धति की योजना बनाने के बाद, वास्तविक स्थापना अभी भी की जानी चाहिए; प्रस्तावित पद्धति की सफलता इस बात पर बहुत निर्भर करेगी कि इस अंतिम चरण को कितनी सावधानी से देखा जाता है। एक नई विधि को स्थापित करने का काम तार्किक रूप से चार चरणों में घटता है: स्वीकृति जीतना, शारीरिक परिवर्तन करना, प्रशिक्षण कर्मियों और परिणामों का पालन करना।

मैं। जीतने की स्वीकृति की समस्या का सबसे संतोषजनक समाधान पहले सुझाए गए होने की संभावना है- सुधार की योजना बनाने में जल्द से जल्द शामिल व्यक्तियों से परामर्श करना, और उनमें से बेहतर पद्धति के लिए कई विचारों को चित्रित करना।

ii। शायद आदर्श रूप से, पूरी योजना की कल्पना की जानी चाहिए और पर्यवेक्षक और कर्मचारी द्वारा सीधे काम किया जाना चाहिए, जो पहले प्राप्त किए गए कार्य सरलीकरण में प्रशिक्षण द्वारा सहायता प्राप्त है। यदि किसी कारण से अधिकांश विश्लेषण का कार्य एक कर्मचारी विश्लेषक द्वारा किया जाना चाहिए, तो अधिकतम रणनीति और बिक्री क्षमता की आवश्यकता होगी; विश्लेषक जितना अधिक लोगों को वास्तव में ऑपरेशन में शामिल करते हैं, उतना ही बेहतर होगा सफलता की संभावना।

iii। अपेक्षित-टाइपिंग उदाहरण में शारीरिक परिवर्तन सरल और सस्ती थे। यह संभवतः अधिकांश तरीकों में सुधार के लिए विशिष्ट है; वे काम के सरलीकरण में शामिल संगठित सामान्य ज्ञान के थोड़े से उपयोग का इंतजार करते हैं। कई उदाहरणों में, कंपनी के कर्मचारी सभी भौतिक परिवर्तनों को आवश्यक बना सकते हैं। अन्य मामलों में, मैन्युअल विधियों द्वारा पूर्व में किए गए ऑपरेशन को मशीनीकरण करना उचित हो सकता है।

iv। नए तरीकों में प्रशिक्षण कर्मियों में आम तौर पर काम की आदतों में बदलाव शामिल होता है, हालांकि नए कौशल को कुछ उदाहरणों में विकसित करना पड़ सकता है। सफलता कर्मचारी के दृष्टिकोण पर निर्भर होने की संभावना है - इसलिए स्वीकृति स्वीकृति की आवश्यकता - और प्रशिक्षण के लिए एक ध्वनि दृष्टिकोण के उपयोग पर।

v। एक नई विधि के साथ परिणामों पर अनुवर्ती प्रक्रिया का एक अभिन्न अंग होना चाहिए। एक उत्कृष्ट विचार जैसा दिखता है, कभी-कभी स्थिति का सही विश्लेषण करने में विफलता, कर्मचारी या पर्यवेक्षक की स्वीकृति प्राप्त करने में विफलता, व्यक्ति को पर्याप्त रूप से प्रशिक्षित करने में विफलता या दृष्टिकोण में कुछ अन्य कमी के कारण बुरी तरह असफल हो जाता है। फॉलो-अप में लागतों का विश्लेषण और प्रत्येक तरीकों के बदलाव में शामिल बचत शामिल हो सकती है, किसी भी बदलाव की ध्वनि की जाँच करने के दोहरे उद्देश्य की सेवा करना और तरीकों के काम के लिए समय भत्ता और कार्य सरलीकरण के अन्य रूपों को उचित ठहराना।

विधियों के विशेष अनुप्रयोग विश्लेषण:

तरीकों के विश्लेषण के लिए एक दृष्टिकोण एक सामान्य प्रकार है, और इसे विभिन्न प्रकार की आवश्यकताओं के लिए उपयोग या अनुकूलित किया जा सकता है। विशेष प्रकार के तरीकों के लिए, विश्लेषण के अधिक विशिष्ट उपकरण हैं - जैसे कि फॉर्म शीट, उपकरण उपयोग चार्ट, समय अध्ययन डेटा शीट, और सिद्धांतों या बिंदुओं के चेकलिस्ट जब नजदीकी अध्ययन वांछित होते हैं। कुछ मामलों में, सामान्य दृष्टिकोण के प्रकार जिसे अभी-अभी माना गया है, को एक प्रपत्र, एक लेआउट, एक डेस्क व्यवस्था, एक मशीन, या काम पूरा करने की विशिष्ट विधि के अध्ययन में विश्लेषण की अनुकूलित तकनीकों के साथ जोड़ा जा सकता है।

कार्य सरलीकरण अवधारणा की उत्पत्ति:

1930 के दशक की शुरुआत में, एलेन मोगेन्सन नाम के एक औद्योगिक इंजीनियर, जो मुख्य रूप से कारखानों में काम कर रहे थे, ने एक गहन और सरल खोज की। मोगेन्सन को अक्सर एक लाइन विभाग में आने और सुधार का सुझाव देने, समय के मानकों को स्थापित करने, या अन्य परिवर्तनों को प्रोत्साहित करने का अनुभव था, जिनकी आवश्यकता थी। वह इस बात से प्रभावित थे कि उनके प्रयासों को कितनी बार प्रतिरोध के साथ पूरा किया गया था। इसमें शामिल लोग, फोरमैन के साथ-साथ कर्मचारी भी अक्सर महसूस करते थे कि उनमें से एक निहित आलोचना थी, और वे निश्चित नहीं थे कि प्रस्तावित बदलावों को लागू करने पर क्या विकास हो सकता है।

इसलिए मोगेंसन ने पुरानी कहावत का पालन करने का फैसला किया, "यदि आप उन्हें चाट नहीं सकते हैं, तो उनके साथ जुड़ें।" उन्होंने एक्ट पर ब्राइन लाइन कर्मियों की कोशिश करने और उन्हें सीधे नियोजन और विधियों में सुधार में शामिल करने का निर्णय लिया, जिससे वे प्रभावित हुए। काफी अध्ययन और प्रयोग के बाद, मोगेंसन ने लेक प्लेसिड में काम सरलीकरण पर एक स्कूल की स्थापना की।

न्यू यॉर्क, जो अभी भी संचालन में है और 'कई सैकड़ों स्नातक हैं: अनिवार्य रूप से, पाठ्यक्रम की योजना छह सप्ताह के गहन प्रशिक्षण के लिए विभिन्न कंपनियों के प्रतिनिधियों को स्कूल में लाने की है, जिसके बाद वे अपने संगठनों का संचालन करने के लिए वापस आते हैं। अपने स्वयं के पर्यवेक्षकों के कर्मचारियों के लिए एक अनुवर्ती कार्यक्रमों के प्रशिक्षण को सरल बनाने का काम करें।

एक महान कई अन्य सलाहकार, प्रोफेसर, कंपनी प्रशिक्षण निदेशक और औद्योगिक इंजीनियर एक समान सोच के साथ आए हैं। अब कई स्थानों पर अन्य कार्य सरलीकरण स्कूल और सम्मेलन हैं। शब्द "कार्य सरलीकरण" और "तरीकों में सुधार" का उपयोग अक्सर एक-दूसरे के लिए किया जाता है, लेकिन, सबसे सख्त अर्थ में, तरीकों में सुधार एक विशेषज्ञ, एक विधि विश्लेषक द्वारा विकसित किए गए उन तरीकों को जोड़ता है, और कार्य सरलीकरण लाइन भागीदारी के माध्यम से विकसित उन लोगों को संदर्भित करता है।

अंतर्राष्ट्रीय व्यापार मशीनों, ईस्टमैन कोडक, मार्शल फील्ड, क्षेत्रों Roebuck, प्रूडेंशियल इंश्योरेंस, मायाग और अमेरिकी राज्य विभाग सहित हजारों प्रमुख और विविध संगठनों के कर्मचारियों, फ़ॉरेस्टों, और कर्मचारियों से जुड़े कार्य सरलीकरण के कार्यक्रम अब चल रहे हैं। कई अन्य फर्मों ने हाल के वर्षों में इसी तरह के कार्यक्रम पेश किए हैं।

कार्य सरलीकरण अवधारणा के तत्व:

एक कार्य सरलीकरण कार्यक्रम के आवश्यक तत्व, जैसा कि यहां परिभाषित किया गया है, चीजों के काम करने के तरीके और सुधार के सुझाव के लिए एक संगठित दृष्टिकोण का प्रावधान करने और सुधार का सुझाव देने के लिए एक प्रश्न के दृष्टिकोण का विकास है।

एक प्रशिक्षण कार्यक्रम, जबकि बिल्कुल आवश्यक नहीं है, सफल परिणामों की संभावना को बहुत बढ़ा सकता है। इस तरह के एक कार्यक्रम में कई विशेषज्ञों को लाने का प्रयास किया जाता है, जो कि कर्मचारियों के विशेषज्ञों द्वारा पर्यवेक्षकों और कर्मचारियों के स्तर तक लंबे समय से उपयोग किए जाने वाले तरीकों में सुधार करते हैं, और उन्हें अपने स्वयं के काम में सुधारों में सक्रिय रूप से भाग लेने के लिए प्रभावित करते हैं।

कार्य सरलीकरण में एक विशिष्ट वर्ग लगभग छह से 'दस सत्रों तक चलता है। सबसे पहले, एक प्रश्नात्मक दृष्टिकोण विकसित करने के लिए प्रयास किए जाते हैं, जिससे सुधार की आवश्यकताएं जैसे अड़चनें, उच्च-लागत संचालन, त्रुटियां और अत्यधिक आंदोलन या विलंब संभव हो जाता है।

गैर-उत्पादक गतिविधियों को कम करने के लिए संभावनाओं की कल्पना करने के लिए एक आम और बहुत उपयोगी सुझाव है कि हर काम को तीन भागों में देखने की आदत विकसित की जाए:

(1) तैयार करें,

(२) करो, और

(३) दूर रखना।

फिर, प्रशिक्षण सत्रों की एक श्रृंखला प्रतिभागियों के विश्लेषण के कुछ साधनों जैसे कि सरल प्रवाह चार्ट, लेआउट चार्ट, कार्य वितरण चार्ट और फॉर्म डिजाइन पर चेकलिस्ट से लैस करने के लिए समर्पित होगी। अंत में, इस तरह के अधिकांश कार्यक्रम प्रशिक्षण के समापन भाग को वर्क आउट के लिए समर्पित करते हैं- आमतौर पर छोटी टीमों में — वास्तविक सुधार परियोजनाओं में, प्रशिक्षण नेता और अन्य स्टाफ विशेषज्ञों की सहायता से, जब आवश्यक हो। इस तरह के कार्यक्रम को शुरू करने से पहले उच्च प्रबंधन द्वारा मजबूत समर्थन और बाद में अनुवर्ती और जारी ब्याज के लिए कदम से पहले और बाद में vitally महत्वपूर्ण हैं।