कार्यालय आवास और पर्यावरण

इस लेख को पढ़ने के बाद आप इसके बारे में जानेंगे: 1. कार्यालय आवास और पर्यावरण का अर्थ और महत्व 2. कार्यालय का स्थान 3. आवास या तल स्थान 4. कार्यालय आवास की व्यवस्था 5. तल स्थान और ले-आउट 6. फर्नीचर और फिक्स्चर 7 । प्रकाश 8. वेंटिलेशन 9. तापमान और आर्द्रता और अन्य विवरण।

कार्यालय आवास और पर्यावरण # अर्थ और महत्व:

"आयोजन में कार्य, लोग, कार्यस्थल और रिश्ते शामिल होते हैं"। कार्यालय आवास और पर्यावरण कार्यस्थल प्रदान करते हैं।

इसके दो अलग-अलग पहलू हैं:

(ए) आवास:

इसका मतलब है कि अंतरिक्ष जिसे कार्यालय के काम करने के लिए खरीदा या उपलब्ध किया गया है। सबसे पहले एक साइट या स्थान होना चाहिए जहां आवास लिया जाता है। कई कारक हैं जिन्हें स्थान और आवास का चयन करने के लिए ध्यान में रखा जाना चाहिए।

(बी) पर्यावरण:

इसका अर्थ है आवास में प्रचलित वातावरण जिसका कार्यालय के कार्य की दक्षता पर सीधा असर पड़ता है।

पर्यावरण के फिर से दो पहलू हैं:

(i) भौतिक वातावरण या एक हाथ में प्रकाश, वेंटिलेशन, स्वच्छता, आदि से बने काम करने की स्थिति और दूसरे पर उपकरणों की उपलब्धता।

(ii) प्रेरणा और शांतिपूर्ण मानसिक वातावरण के लिए मानसिक वातावरण या नियोक्ता-कर्मचारी और बेहतर अधीनस्थ संबंध। जबकि भौतिक वातावरण का सीधा प्रभाव पड़ता है, मानसिक वातावरण कार्यालय कार्य की दक्षता पर अप्रत्यक्ष प्रभाव डालता है। दोनों प्रकार के वातावरण अनुकूल होंगे। ऐसे अनुकूल वातावरण को बनाए रखने के लिए बहुत सारे विधान हैं। सचिव को इनके बारे में जानकारी होनी चाहिए।

कार्यालय आवास और पर्यावरण # स्थान:

सामान्य सिद्धांत:

स्थान या कार्यालय का चयन केंद्रीयकरण और विकेंद्रीकरण के सिद्धांतों पर आधारित है। सभी शहरों में हम एक 'ऑफिस क्वार्टर' या कार्यालय क्षेत्र पाते हैं जहाँ विभिन्न व्यावसायिक संगठनों के कार्यालयों का सबसे बड़ा संकेंद्रण है। आम तौर पर यह सरकार या न्यायालय के मुख्य कार्यालय भवनों के बीच केंद्रित होता है।

इसका ऐतिहासिक विकास हुआ है। उदाहरण के लिए, हम कलकत्ता में बीबीडी बैग (या पुराने डलहौजी स्क्वायर) परिसर में पाते हैं। इसमें राइटर्स बिल्डिंग्स, जनरल पोस्ट ऑफिस, ट्रेजरी, भारतीय रिजर्व बैंक, उच्च न्यायालय (और अन्य अदालतें), न्यू सेक्रेटेरियल बिल्डिंग आदि मौजूद हैं।

वाणिज्य और उद्योग के विकास के साथ और कार्यालय आवास की बड़ी मांग के कारण एक ही क्षेत्र में सभी कार्यालयों को समायोजित करना संभव नहीं है। आवास के क्षैतिज विस्तार की सीमा है।

यह आंशिक रूप से बहु-मंजिला इमारतों के माध्यम से ऊर्ध्वाधर विस्तार से बना है। लेकिन यह महंगी और समय-समय पर ऐसी इमारतों का निर्माण करने के लिए है। अन्य कठिनाइयाँ भी हैं। प्रारंभिक कार्यालय के समय में सभी दिशाओं से आने वाले और कार्यालयों के बंद होने के बाद सभी दिशाओं में जाने के लिए एक तरफ परिवहन पर दबाव होता है।

यह गैर-आर्थिक है। कारों की पार्किंग की समस्या विकराल है। कई बहु-मंजिला कार्यालय भवन तहखाने के फर्श पर पार्किंग की सुविधा प्रदान करते हैं। लेकिन वह नाकाफी है। किराए बहुत अधिक हो जाते हैं। ऐसी कठिनाइयों से बचने के लिए विकेंद्रीकरण की दिशा में एक प्रवृत्ति है।

कलकत्ता में, हम पाते हैं कि कार्यालय की इमारतें चौरंगी क्षेत्र में फैली हुई हैं। बेलियाघाट (बिक्री कर कार्यालय), साल्ट लेक (सिंचाई कार्यालय), अलीपुर (टेस्ट हाउस), आदि तक पहुँचने के लिए सरकारी कार्यालय व्यापक रूप से बिखरे हुए हैं।

एक समय था जब परिवहन, संचार, बैंकिंग और ऐसी अन्य सुविधाओं की उपलब्धता के कारण कार्यालय के क्वार्टर में स्थान को प्राथमिकता दी जाती थी। लेकिन अब ये सुविधाएं विभिन्न इलाकों में उपलब्ध हैं।

व्यक्तिगत विचार:

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि केंद्रीयकरण या विकेंद्रीकरण है, प्रत्येक संगठन को अपने कार्यालय के स्थान या साइट का चयन करना होगा, निम्नलिखित कारकों को ध्यान में रखते हुए:

(ए) परिवहन सुविधाओं की उपलब्धता:

परिवहन एक प्राथमिक विचार है। कर्मचारियों के साथ-साथ अन्य लोगों को भी नियमित रूप से कार्यालय आना पड़ता है। कर्मचारियों के सदस्यों को विभिन्न गतिविधियों के लिए कार्यालय से लगातार अन्य स्थानों पर जाना पड़ता है। कुछ कार्यालय स्वयं परिवहन प्रदान करते हैं, लेकिन यह अपर्याप्त है और कर्मचारियों और बाहरी लोगों के सभी सदस्यों के लिए नहीं है।

(बी) अन्य सुविधाओं की उपलब्धता:

अन्य सुविधाओं में संचार (टेलीफोन, पोस्ट ऑफिस, आदि), बैंकिंग, बीमा आदि शामिल हैं, स्वाभाविक रूप से, तथाकथित 'ऑफिस क्वार्टर' उनमें से बहुत सारे हैं।

(ग) संबंधित ट्रेडों के लिए मंहगाई:

कुछ चिंताओं को अपने कार्यालयों के लिए एक साइट का चयन करना पड़ता है जहां अन्य प्रतिस्पर्धात्मक चिंताओं के कार्यालय बेहतर प्रतिस्पर्धा या उस क्षेत्र में स्थित होते हैं जहां उस विशेष व्यापार को केंद्रित किया जाता है। उदाहरण के लिए, कलकत्ता विश्वविद्यालय और अन्य प्रसिद्ध संस्थानों के आसपास कलकत्ता में कॉलेज स्ट्रीट क्षेत्र में पुस्तक व्यापार केंद्रित है।

(घ) अपने स्वयं के कार्यात्मक केंद्रों के लिए मंहगाई:

विनिर्माण चिंता का एक कार्यालय इसके कारखाने के पास हो सकता है (बशर्ते अन्य सुविधाएं उपलब्ध हों)। एक आयात-निर्यात फर्म अपने कार्यालय को बंदरगाह क्षेत्र के पास या जहाँ वेयरहाउस उपलब्ध हैं, पसंद करेगी।

(ई) सामान्य विचार:

कार्यालय एक स्वस्थ, नीरव और सम्मानजनक क्षेत्र में स्थित होना चाहिए। यह धुएं और धूल, गंदगी और गंदगी से मुक्त होना चाहिए।

(च) आर्थिक विचार:

आवास के लिए किराए की दरें वांछनीय क्षेत्र और अन्य नियम और शर्तें हैं (जैसे अग्रिम किराए का भुगतान, यहां तक कि सलामी) एक संगठन की पहुंच से परे हो सकता है। इसलिए यह विकल्प काफी हद तक आर्थिक विचार से वातानुकूलित है। दूसरी ओर, भारी मांग और अकुशल आपूर्ति के कारण वांछित क्षेत्र में आवास उपलब्ध नहीं हो सकते हैं।

कार्यालय आवास और पर्यावरण # आवास या तल स्थान:

साइट के चयन के बाद आवास या अंतरिक्ष का प्रश्न आता है।

आवास या फ़्लोर स्पेस के दो पहलू हैं:

आकार और आकृति।

आकार:

आवास का आकार दो कारकों पर निर्भर करता है:

(ए) संगठन की गतिविधियों की प्रकृति और

(b) इसकी गतिविधियों की मात्रा।

यदि संगठन की गतिविधियों की प्रकृति ऐसी है कि इसमें विभिन्न प्रकार के कार्य शामिल हैं तो विभागों की संख्या बड़ी होगी और फलस्वरूप एक बड़े स्थान की आवश्यकता होगी। दूसरी ओर, यदि यह एक बड़ी चिंता है, तो इसकी गतिविधियों की मात्रा बड़ी होगी और इसलिए प्रत्येक विभाग को बड़े आवास की आवश्यकता होगी।

समय कारक:

एक संगठन के आकार में बढ़ने की उम्मीद है।

जैसा कि यह आकार में बढ़ता है और अधिक से अधिक कार्यालय आवास की आवश्यकता होती है और दो कारणों से:

(a) नए विभाग जोड़े गए हैं और

(b) मौजूदा विभागों का विस्तार होता है।

आमतौर पर, आवास लेते समय भविष्य के विस्तार की गुंजाइश को ध्यान में रखना होता है। लेकिन शुरुआत में बहुत बड़ी जगह नहीं ली जा सकती है क्योंकि स्थापना लागत अधिक होगी। बेशक, जब एक संगठन का विस्तार होता है तो यह एक बड़े स्थान पर स्थानांतरित हो सकता है लेकिन पते का परिवर्तन वांछनीय नहीं है, खासकर अगर यह अक्सर होता है।

आकार:

आवास का आकार एक और महत्वपूर्ण कारक है। यदि आकार अनियमित या असामान्य है तो ले-आउट उपयुक्त और आर्थिक नहीं होगा। एक आयताकार आकार आमतौर पर बेहतर होता है। आधुनिक कार्यालय भवनों को उपयुक्त आकार देने की योजना बनाई गई है।

स्वामित्व:

एक संगठन का कार्यालय किराए के परिसर में नहीं हो सकता है। संगठन का अपना भवन हो सकता है। एक बड़ी चिंता आम तौर पर अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अपनी इमारत का निर्माण करती है और अधिशेष आवास किराए पर लिया जा सकता है।

मुख्य या प्रधान कार्यालय के लिए एक केंद्रीय भवन के साथ एक संगठन के पास अपनी विभिन्न और विविध गतिविधियों को पूरा करने के लिए कई इमारतें हो सकती हैं। जीवन बीमा निगम इसका एक उदाहरण है। किराया आय कई संगठनों के लिए आय का एक बहुत अच्छा स्रोत हो सकता है। एक सामाजिक सेवा या सांस्कृतिक संगठन सरकार की वित्तीय सहायता के साथ अपनी गतिविधियों का केंद्र बना सकता है।

कार्यालय आवास और पर्यावरण # कार्यालय आवास की व्यवस्था:

महत्व:

एक बार फर्श की जगह पर कार्यालय आवास को अंतिम रूप दिया गया है, इसकी उचित व्यवस्था की जानी चाहिए।

ऐसी व्यवस्था में दो कार्य होते हैं:

(ए) कार्यालय के लिए योजना और

(b) कार्यालय का ले-आउट।

पूरी प्रक्रिया निम्नलिखित कारकों पर ध्यान देती है:

(ए) किए जाने वाले कार्यों की प्रकृति और विविधता

(b) कर्मचारियों की संख्या,

नियत और कार्यशील पूंजी की आवश्यकता और भविष्य के विस्तार की गुंजाइश को ध्यान में रखते हुए नियोजन को वैज्ञानिक रूप से किया जाना चाहिए। योजना को इस तरह से किया जाना चाहिए और फर्श की जगह का उपयोग (यानी, ले-आउट) इस तरह से किया जाना चाहिए कि काम का अधिकतम आउटपुट कम से कम इनपुट के साथ बह सके।

एक उचित योजना पैसे, समय और ऊर्जा का कोई अपव्यय सुनिश्चित करती है। एक उचित ले-आउट का मतलब न्यूनतम भीड़ के साथ अंतरिक्ष का अधिकतम उपयोग है।

कार्यालय आवास और पर्यावरण # तल स्थान और ले-आउट:

सामान्य विचार:

सबसे पहले यह तय करना होगा कि क्या ले-आउट बंद प्रकार या खुले प्रकार होगा। बिंदीदार प्रकार का ले-आउट पुरानी शैली है, चाहे कार्यालय में विभिन्न विभागों के लिए कई कमरे हों। ओपन-टाइप ले-आउट एक आधुनिक तकनीक है, जहां महत्वपूर्ण अधिकारियों या अधिकारियों के लिए या गोपनीय कार्य के लिए चेंबर्स या क्यूबिकल के साथ जहां तक संभव हो, सामान्य कार्यालय का काम खुले स्थान पर किया जाता है।

आधुनिक कार्यालय भवनों की योजना इस तरह से बनाई गई है कि खुली मंजिल की जगह उपलब्ध है और छोटे कक्षों का निर्माण प्रकाश विभाजन सामग्री के साथ किया जाता है। ओपन-आउट का प्रकार बेहतर काम करने की स्थिति और आसान पर्यवेक्षण प्रदान करता है।

पूर्व में कार्यालय भवनों के लिए अलग से कोई योजना नहीं थी। किसी भी इमारत को कार्यालय के काम के लिए उपयुक्त बनाया गया था। एक इमारत में कमरे होते हैं और इसलिए विभागों को अलग-अलग कमरों में रखा जाता है। कमरे बहुत प्रकाश या वेंटिलेशन की अनुमति नहीं देते हैं। इसके अलावा, पर्यवेक्षण लगभग महंगा हो जाता है क्योंकि लगभग प्रत्येक कमरे में एक पर्यवेक्षक को संलग्न करना पड़ता है।

विशेष ध्यान:

ले-आउट में तीन चीजों की परिकल्पना की गई है:

(1) विभागों की जगह:

कार्यालय दो भागों में विभाजित है, सामान्य और निजी। सामान्य या नियमित कार्यालय का काम खुले स्थान पर और निजी या गोपनीय कार्य चैंबरों में किया जाना है।

(2) विभागों को अंतरिक्ष का आवंटन:

एक विभाग द्वारा आवश्यक स्थान की मात्रा कार्य की मात्रा, उपयोग किए जाने वाले कर्मचारियों और उपकरणों की संख्या पर निर्भर करती है।

(3) विभागों का वर्गीकरण:

(ए) कुछ विभाग हैं जिनके साथ बाहरी लोग ज्यादातर रिसेप्शन और कैश की तरह चिंतित हैं। ये प्रवेश द्वार के पास स्थित होना चाहिए। स्वागत कक्ष में वेटिंग टाइम पास करने के लिए पठन सामग्री के साथ पर्याप्त और आरामदायक बैठने की जगह होनी चाहिए।

कमरे को शानदार ढंग से सजाया जाना चाहिए। एक प्रशिक्षित रिसेप्शनिस्ट होना चाहिए (आम तौर पर वह टेलीफोन ऑपरेटर है)। कैश विभाग को हाथ में होना चाहिए लेकिन अच्छी तरह से संरक्षित और सुरक्षित होना चाहिए।

(b) कुछ विभाग हैं जो सभी विभागों की सेवा में हैं, उदाहरण के लिए, टाइपिस्ट पूल, प्रेषण खंड, आदि। ऐसे विभाग सभी अन्य लोगों के लिए सुलभ, सुलभ होंगे। मशीनों के लिए ध्वनि-प्रूफ कक्ष हो सकता है।

(c) केवल शीर्ष प्रबंधन के लोगों के लिए विभाग हैं। उदाहरण के लिए, बोर्ड रूम जहां निर्णय लेने के लिए सभी बैठकें होनी हैं। सेमिनार और समूह चर्चा आयोजित करने के लिए एक अलग सम्मेलन कक्ष हो सकता है।

(d) गैर-आधिकारिक उद्देश्य के लिए विभाग हैं। उदाहरण के लिए, कैंटीन, मनोरंजन कक्ष, आदि।

सिद्धांतों:

वैज्ञानिक और व्यावहारिक ले-आउट का कार्य एक दुर्जेय है क्योंकि काम का प्रवाह इस पर निर्भर करता है।

(1) आसान आंदोलन के लिए एक टेबल से दूसरे टेबल पर जाने के लिए पर्याप्त 'गैंगवे' या स्थान होना चाहिए।

(2) तालिकाओं को इतनी व्यवस्थित किया जाएगा कि 'पूर्ण किए गए कार्य' के क्रमिक चरणों का पालन सीधे तरीके से या किसी मंडली में या यू-आकार में किया जा सके, सभी संभावित 'दोहरीकरण' से बचकर, अर्थात ऊपर और नीचे जाना अनावश्यक रूप से एक ही ट्रैक पर कई बार।

(३) जहाँ तक संभव हो पूरा कार्यालय या कम से कम अंतर-संबंधित विभाग एक ही तल पर स्थित होंगे।

(४) शारीरिक अड़चनें या अवरोध पैदा करने वाले हादसे भी नहीं होंगे। उदाहरण के लिए, किसी टेबल के नुकीले कोनों को अजीब तरह से उजागर नहीं किया जाएगा या टेलीफोन या अन्य केबलों को जमीन पर नहीं रखा जाएगा, आदि।

(५) फर्श का स्थान जहाँ तक संभव हो विभाजन, कॉलम आदि से मुक्त होगा।

(६) प्रत्येक कार्यकर्ता के आसपास पर्याप्त स्थान होना चाहिए।

महत्त्व:

वैज्ञानिक ले-आउट के महत्व को निम्न कारणों से आंका जा सकता है:

(a) बड़े पैमाने पर किए गए कार्य की दक्षता, ले-आउट पर निर्भर करती है।

(b) अंतरिक्ष के समुचित उपयोग से अर्थव्यवस्था का आनंद लिया जा सकता है।

(d) उपकरण का बेहतर उपयोग हो सकता है।

(() कर्मचारी काम की परिस्थितियों को अधिक अनुकूल पाते हैं।

(च) बेहतर पर्यवेक्षण और नियंत्रण होगा।

कार्यालय आवास और पर्यावरण # फर्नीचर और फिक्स्चर:

अर्थ:

फर्नीचर और फिक्स्चर अलग-अलग चीजें हैं। वेबस्टर डिक्शनरी के अनुसार, 'फ़र्नीचर' का अर्थ है "उपकरण जो आवश्यक हो, उपयोगी हो, और वांछनीय हो, जैसा कि चल-अचल वस्तुओं का उपयोग होता है, जो कमरे में रहने या उपयोग करने के लिए तैयार होते हैं"।

इसलिए, फर्नीचर में निम्नलिखित विशेषताएं हैं:

(१) यह एक तरह का उपकरण है।

(२) यह आवश्यक है।

(३) यह उपयोगी है।

(४) यह वांछनीय है।

(५) इसमें चल लेख शामिल हैं।

(६) यह उपयोग के लिए स्थान तैयार करता है।

एक कार्यालय में फर्नीचर सहित विभिन्न प्रकार के उपकरणों की आवश्यकता होती है। कार्यालय फर्नीचर भी फर्नीचर की विशेषताओं को संतुष्ट करता है। 'फ़िक्चर' का अर्थ है, एक ही शब्दकोश के अनुसार, "एक स्थायी उपांग या संरचनात्मक भाग के रूप में जगह में तय की गई चीज़"। हम बिजली की फिटिंग, फर्श पर कालीन, दीवारों पर अलमारियों, एक माइक्रोफ़िल्म को स्थानांतरित करते समय एक टाइपिस्ट की मेज पर तय एक छोटा प्रोजेक्टर, आदि के रूप में जुड़नार पाते हैं।

परिभाषा से हमें 'स्थिरता' के निम्नलिखित लक्षण मिलते हैं:

(१) कुछ ऐसा जो जगह में तय हो।

(२) यह स्थायी रूप से नियत है।

(३) यह एक संरचना का एक हिस्सा हो सकता है।

फर्नीचर और जुड़नार के बीच बहुत अंतर है। फर्नीचर जंगम है, जबकि स्थिरता तय है। इसलिए एक कार्यालय को दोनों प्रकार के लेखों की आवश्यकता होती है- फर्नीचर और फिक्स्चर। ('फर्नीचर' शब्द का प्रयोग सामूहिक अर्थों में किया जाता है। इसका अर्थ है फर्नीचर के कई टुकड़े। 'उपकरण' शब्द के लिए भी यही सही है।)

फर्नीचर और फिक्स्चर का उपयोग क्यों किया जाता है?

उनका उपयोग विभिन्न कारणों से किया जाता है:

(१) उनकी उपयोगिता या उपयोगिता के लिए।

(२) कुछ फिक्स्चर का उपयोग उनकी उपस्थिति या कलात्मक डिजाइन के लिए किया जाता है। आधुनिक कार्यालयों में कई प्रकार की दीवार की सजावट की जाती है।

(३) वे कार्यालय को अधिक आकर्षक बनाते हैं।

(४) वे कर्मचारियों के लिए एक बड़ी अपील करते हैं और उन्हें काम करने के लिए प्रेरित करते हैं।

(५) अच्छे और गरिमामय फर्नीचर और फिक्स्चर कार्यालय की सद्भावना को बढ़ाते हैं (और वास्तव में संगठन के)।

फर्नीचर और फिक्स्चर को खरीदने से पहले बहुत विचार की आवश्यकता होती है। यह देखा जाना है कि उपरोक्त कारण कितने संतुष्ट हैं। ले-आउट के साथ उनका बहुत करीबी संबंध है।

उपयोग और महत्व:

हर कार्यालय को कुछ फर्नीचर और फिक्स्चर की आवश्यकता होती है। फर्नीचर सभी कार्यालयों के लिए अपरिहार्य है, बड़ा या छोटा। आधुनिक समय में, कुछ फर्नीचर को जुड़नार में बदल दिया जाता है क्योंकि फर्नीचर के कुछ टुकड़े, जैसे रैक या अलमारियां, यहां तक कि कुर्सियां या बैठने की जगह दीवारों के लिए तय की जाती हैं।

कार्यालय संगठन के लिए नियोजन के समय फर्नीचर और फिक्स्चर के लिए बड़ी मात्रा में पैसा लगाया जाता है। फर्नीचर और फिक्स्चर को संपत्ति के रूप में माना जाता है और वार्षिक मूल्यह्रास के साथ प्रदान किया जाता है। हर साल मरम्मत और प्रतिस्थापन होते हैं। कार्यालय के रूप को और अधिक आधुनिक और स्टाइलिश बनाने के लिए, और बेहतर उपयोगिता के लिए, अक्सर कुल ओवरहालिंग को नवीकरण के माध्यम से किया जाता है।

बाजार में नए डिजाइन पेश किए जाते हैं, जो अपरंपरागत सामग्रियों का उपयोग करते हुए अधिक उपयोगिता और अर्थव्यवस्था की मांग करते हैं। दीवारों के रंग से मेल खाते हुए फर्नीचर का रंग कार्यालय के वातावरण में बहुत लालित्य और उल्लास जोड़ता है।

एक कार्यालय में उपयोग किए जाने वाले फर्नीचर और जुड़नार की संख्या और किस्में निम्नलिखित कारकों पर निर्भर करती हैं:

(ए) संगठन की गतिविधियों की प्रकृति और मात्रा,

(बी) उपयोग किए गए फर्श के क्षेत्र का क्षेत्र,

(ग) स्थापित विभागों की संख्या,

(d) कर्मचारियों की संख्या,

(() प्रबंधन द्वारा महसूस की गई वांछनीयता,

(च) धन और बजट की उपलब्धता।

सामान्य रूप से निम्नलिखित प्रकार के फर्नीचर का उपयोग कार्यालय में किया जाता है:

टेबल्स, कुर्सियां, रैक अलमीरा, स्टूल, फाइलिंग कैबिनेट, सोफा (आमतौर पर रिसेप्शन रूम में), मशीनों, काउंटरों, डेस्क, Safes और लॉकर्स, आदि के लिए विभिन्न प्रकार के फर्नीचर कैबिनेट निर्माताओं से बाजार से खरीदे जा सकते हैं और आवश्यकता और माप के अनुसार फर्निश या फर्नीचर बनाया जा सकता है। फिक्स्चर ज्यादातर आवश्यकता और माप के अनुसार बनाए जाते हैं। विद्युत फिटिंग और कालीन आम उदाहरण हैं।

फर्नीचर का वर्गीकरण:

फर्नीचर को विभिन्न पहलुओं के आधार पर वर्गीकृत किया जा सकता है: उपयोग, ऐसे लोग जिनके द्वारा फर्नीचर का उपयोग किया जाएगा, इसे बनाने के लिए उपयोग की जाने वाली सामग्री, गुणवत्ता आदि।

तदनुसार, हमारे पास निम्नलिखित वर्गीकरण हो सकते हैं:

(1) सामान्य फर्नीचर:

इस तरह के फर्नीचर सामान्य लिपिकीय कर्मचारियों के लिए दैनिक दिनचर्या के काम के लिए होते हैं। अतीत में इस तरह के फर्नीचर लकड़ी के बने होते थे लेकिन आधुनिक प्रवृत्ति स्टील के फर्नीचर का उपयोग करना है। इस तरह के फर्नीचर के लिए स्थायित्व मुख्य कारक है क्योंकि मोटे तौर पर उपयोग।

आम तौर पर डेस्क में दो से अधिक दराज नहीं होंगे। कुर्सियाँ आराम से रहेंगी। डेस्क या टेबल और कुर्सी की ऊंचाई सामान्य मानक (देश के लोगों की औसत ऊंचाई के आधार पर) होगी।

यदि उपयोगकर्ता की ऊंचाई के अनुसार ऊंचाई समायोज्य है तो बेहतर है। टेबल या डेस्क का सतह क्षेत्र काम की प्रकृति पर निर्भर करता है। एक बही-खातेदार को एक बड़े क्षेत्र की आवश्यकता होती है। एक टाइपिस्ट को एक बड़े क्षेत्र की आवश्यकता नहीं होती है। एक डेस्क की मानक ऊंचाई, लंबाई और चौड़ाई क्रमशः 28 and, 48 and और 30 and है। एक कुर्सी की मानक ऊंचाई और गहराई क्रमशः 17 height और 15 of है और दो भुजाओं के बीच न्यूनतम दूरी 19 of है।

एक घोड़े के जूते के आकार का टाइपिस्ट की मेज एक आधुनिक डिजाइन है ताकि सामग्री को चारों ओर रखा जा सके। तालिका या डेस्क अधिमानतः रेक्सिन या लिनोलियम द्वारा कवर किया जाता है ताकि शीर्ष को खराब होने से बचाया जा सके। कुर्सियां 'काठी में सबसे ऊपर' हो सकती हैं (अब पेडिंग के लिए एक-एक दिन फोम का उपयोग किया जाता है), उच्च (काउंटरों के लिए), परिक्रामी, आदि। टाइपिस्ट की कुर्सी हाथ पकड़ने में बाधा से बचने के लिए हथियारों के बिना होगी।

लिपिक उपयोग के लिए फाइलिंग रैक या आधुनिक फाइलिंग कैबिनेट बहुत आम हैं। 26 of की गहराई के साथ 4 से 6 अलमारियों के साथ ऊर्ध्वाधर फाइलिंग अलमारियाँ आमतौर पर उपयोग की जाती हैं। फाइलों, इंडेक्स कार्ड और किताबों को रखने की व्यवस्था के साथ संयोजन वाली अलमारियाँ अब लोकप्रिय हो रही हैं।

(2) विशेष फर्नीचर:

विशेष प्रकार के काम करने के लिए विशेष प्रकार का फर्नीचर आवश्यक है। उदाहरण के लिए, कुछ विशेष मशीन का उपयोग करने के लिए एक तालिका।

(3) निर्मित फर्नीचर:

फर्नीचर के डिजाइन में एक और सुधार अंतर्निहित फर्नीचर है जो आवश्यकता के अनुसार और अंतरिक्ष की बचत के लिए बनाया गया है। ऐसा फर्नीचर ढह सकता है और दीवार या किसी अन्य फर्नीचर के अंदर धकेल दिया जा सकता है। उदाहरण के लिए, काम खत्म होने पर टाइपराइटर को समायोजित करने के लिए टाइपिस्ट की मेज के साथ एक विशेष दराज।

(4) कार्यकारी फर्नीचर:

इस तरह के फर्नीचर का विशेष महत्व है और मानक उच्च क्रम का होगा जो कार्यालय में प्रतिष्ठा जोड़ता है। बोर्ड रूम ऐसे प्रतिष्ठित फर्नीचर से सुसज्जित होगा। एक बड़ा संगठन अपने कार्यकारी फर्नीचर की शैली और डिजाइन में नवाचार करता है। बहुत बार नवीकरण किया जाता है।

आम तौर पर आकार का कोई मानकीकरण नहीं होता है। लेकिन अधिमानतः एक कार्यकारी तालिका अर्ध-वृत्ताकार होगी ताकि कार्यकारी के सामने बैठे समूह में से प्रत्येक उसके समकक्ष हो। सरफेस एरिया एक ग्लास टॉप के साथ विस्तृत होना चाहिए, जिसमें स्टेशनरी, टेलीफोन (इसमें कई तरह के इंस्ट्रूमेंट हो सकते हैं), डिक्टाफोन, इनकमिंग और आउटगोइंग फाइल्स, टेबल लाइट आदि के लिए आर्टिकल भी शामिल हैं। कुर्सियां 'उदास' हैं। और आम तौर पर परिक्रामी। रिसेप्शन रूम को भी सुरुचिपूर्ण और प्रभावशाली फर्नीचर की आवश्यकता होती है।

(5) मॉड्यूलर फर्नीचर:

यह फर्नीचर की दुनिया में एक क्रांतिकारी बदलाव है। मॉड्यूलर फर्नीचर को सिस्टम फर्नीचर के रूप में भी जाना जाता है। इस तरह के फर्नीचर का मुख्य उद्देश्य कम मंजिल स्थान को कवर करने के लिए अधिक से अधिक डेस्क क्षेत्र प्रदान करना है। फर्नीचर का एक सेट दूसरे सेट के साथ इंटरलॉक किया जाता है, ताकि कुल फ्रेम छोटा हो जाए। एक नुकसान यह है कि एक ही फ्रेम के भीतर एक साथ काम करने वाले क्लर्क बात करने और इस तरह समय बर्बाद करने का सहारा ले सकते हैं।

(6) लचीला और विनिमेय फर्नीचर:

फर्नीचर के इंटरलॉकिंग को इस तरह से बनाया जा सकता है कि उन्हें अनलॉक किया जा सकता है और अलग-अलग उपयोग के लिए भागों को अलग-अलग ले जाया जा सकता है। एक ही आधार या पेडस्टल का उपयोग फर्नीचर के विभिन्न टुकड़ों के लिए किया जा सकता है। इसे इंटरचेंजबिलिटी कहा जाता है।

कार्यालय आवास और पर्यावरण # प्रकाश :

महत्त्व:

कार्यालय का काम ज्यादातर पढ़ने और लिखने से संबंधित होता है और इसलिए उचित प्रकाश व्यवस्था काम की अनुकूल परिस्थितियों को बनाने के लिए एक प्रमुख कारक है। पर्याप्त रोशनी होनी चाहिए लेकिन कोई चकाचौंध नहीं। ओवर-लाइटिंग और अंडर-लाइटिंग दोनों खराब हैं क्योंकि दोनों आंखों और मस्तिष्क पर खिंचाव का कारण बनते हैं, जिससे काम में बाधा आती है। आंखों पर दबाव पड़ने से जलन होती है और मस्तिष्क पर मानसिक थकान होती है।

उचित प्रकाश व्यवस्था में कुछ विशेषताएं हैं:

(1) यह न तो बहुत मजबूत होगा और न ही बहुत मंद होगा।

(२) यह सभी कार्यालय स्थान पर समान रूप से फैला या फैला होगा।

(३) प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से कोई चकाचौंध या चकाचौंध नहीं होगी।

(४) मेज पर कोई छाया नहीं बनाई जाएगी।

(५) प्रकाश की तीव्रता कार्य की प्रकृति के अनुसार सही डिग्री होगी।

उदाहरण के लिए, जटिल आंकड़ा काम के लिए फाइलों को तैयार करने की तुलना में अधिक गहन प्रकाश की आवश्यकता होती है। पैर-मोमबत्तियों के संदर्भ में किस तरह के काम को मापा जा सकता है, इसके लिए प्रकाश की कितनी तीव्रता की आवश्यकता होती है। गैंगवे के लिए न्यूनतम 5 से 10 फुट-मोमबत्तियाँ और लेखांकन कार्य के लिए अधिकतम 50 फुट-मोमबत्तियाँ।

(6) स्थापना, संचालन और रखरखाव की लागत आर्थिक होनी चाहिए।

प्रकाश व्यवस्था के प्रकार:

मोटे तौर पर दो प्रकार की प्रकाश व्यवस्था है:

प्राकृतिक और कृत्रिम

(१) प्राकृतिक प्रकाश का अर्थ है दिन का प्रकाश। पर निर्भर करता है:

(ए) कार्यालय भवन की स्थिति। दक्षिण और पूर्व की ओर की इमारतों को उत्तर का सामना करने की तुलना में अधिक दिन का प्रकाश मिलता है। पश्चिम की ओर की इमारतों को अच्छी दिन की रोशनी मिलती है, लेकिन दोपहर के दौरान अधिक गर्मी से भी पीड़ित होते हैं।

(b) खिड़कियों की संख्या। आधुनिक कार्यालय भवन, कंक्रीट के खंभों से बने, बहुत अधिक पुलों की आवश्यकता नहीं होती है और इसलिए खिड़कियों की संख्या अधिक होती है। आधुनिक खिड़कियां (धातु और कांच से बनी) अधिक प्राकृतिक प्रकाश और हवा की अनुमति देती हैं और सूर्य की किरणों और वर्षा जल को रोकती हैं।

(d) विभाजन की संख्या। बहुत सारे विभाजन प्रकाश में बाधा डालते हैं। छत की ऊंचाई से कम के प्रकाश विभाजन के साथ खुले प्रकार के कार्यालय ले-आउट अंदर अधिक प्रकाश की अनुमति देते हैं।

(e) फ़्लोर स्पेस का क्षेत्र। यदि फर्श का स्थान बड़ा है, तो खिड़कियों से दूर के क्षेत्र कम रोशनी से ग्रस्त हैं।

(२) कृत्रिम प्रकाश:

एक कार्यालय में प्राकृतिक प्रकाश के साथ कृत्रिम प्रकाश भी उतना ही महत्वपूर्ण है क्योंकि पूरे कार्यालय समय में प्राकृतिक प्रकाश की आपूर्ति एक समान नहीं हो सकती है। शाम के समय में काम को अंजाम दिया जा सकता है। बादल के दिनों में प्राकृतिक प्रकाश पर्याप्त नहीं हो सकता है। यदि फर्श स्थान बड़ा प्राकृतिक है तो सभी कोनों में एक समान प्रकाश नहीं हो सकता है। अतिरिक्त प्रकाश, सीधे कागजात पर केंद्रित, जटिल आंकड़ा काम करने के मामले में आवश्यक हो सकता है। इसे व्यक्तिगत डेस्क लाइटिंग कहा जाता है।

इसलिए, जहाँ तक संभव हो प्राकृतिक प्रकाश का उपयोग किया जाता है, जब आवश्यक हो, कृत्रिम प्रकाश द्वारा पूरक किया जाता है। (कृत्रिम प्रकाश का लोड शेडिंग के कारण कोई निश्चितता नहीं है। लेकिन कार्यालय का स्वयं का उत्पादन सेट हो सकता है जो महंगा है।)

विभिन्न प्रकार के कृत्रिम प्रकाश:

कृत्रिम प्रकाश कई तरीकों से किया जा सकता है:

(1) सामान्य या खुली रोशनी:

शेड्स का उपयोग किए बिना, छत से लटकने या दीवारों पर उन्हें ठीक करने के लिए बिजली के लैंप की अनुमति। बल्ब से प्रकाश निकलता है और सभी दिशाओं में फैल जाता है। खुले लैंप दिखाई देते हैं और आंखों पर चकाचौंध या चकाचौंध का कारण बन सकते हैं।

छत के प्रशंसकों के साथ हैंगिंग लैंप नीचे या समान स्तर पर होना चाहिए। यदि लैंप प्रशंसकों के ऊपर हैं, तो टेबल पर ब्लेड के शेड बनाए जाएंगे। सामान्य या खुले प्रकार की प्रकाश व्यवस्था के लिए, फ्लोरोसेंट ट्यूब गरमागरम लैंप या बल्ब के लिए बेहतर होते हैं क्योंकि ट्यूब प्रकाश का बेहतर प्रसार करते हैं और कम चमक पैदा करते हैं। उन्हें प्रकाश के बेहतर प्रसार में मदद करने के लिए विभिन्न प्रकार के शेड्स और एल्कोव्स या स्क्रीन के साथ लगाया जा सकता है।

ट्यूब भी आर्थिक हैं क्योंकि वर्तमान खपत तुलनात्मक रूप से कम है लेकिन शुरू में स्थापना लागत अधिक है। ट्यूब महंगे हैं और इसलिए रखरखाव की लागत अधिक है। तापदीप्त लैंप को वैश्विक रंगों द्वारा कवर किया जा सकता है जिसके द्वारा प्रकाश कम हो जाता है।

(2) प्रत्यक्ष प्रकाश:

इस प्रणाली के तहत, लटकते हुए लैंप को अपारदर्शी के माध्यम से फिट किया जाता है (जिसके माध्यम से प्रकाश पास नहीं होता है) दीपक के शीर्ष पर छाया होता है। परिणामस्वरूप कोई प्रकाश छत की ओर नहीं जाता है लेकिन प्रकाश को सीधे टेबल पर नीचे की ओर केंद्रित किया जाता है। छत पर अंधेरा रहता है लेकिन इस तरह की सीधी रोशनी से फर्श रोशन हो जाता है।

(3) अर्ध-प्रत्यक्ष प्रकाश:

शेड्स, जैसा कि ऊपर, पारभासी (कुछ प्रकाश इसके माध्यम से गुजरता है) प्रकार के होते हैं। परिणामस्वरूप कुछ प्रकाश ऊपर से निकल जाता है, छत से टकराता है और वापस मेज पर परिलक्षित होता है और प्रकाश का प्रमुख भाग सीधे मेज पर केंद्रित होता है।

(4) अप्रत्यक्ष प्रकाश:

इस प्रणाली के तहत नीचे लटकने वाले लैंप को शेड्स द्वारा कवर किया जाता है जो कि अपारदर्शी होते हैं। संपूर्ण प्रकाश को ऊपर छत पर फेंक दिया जाता है और फिर वापस मेज पर परावर्तित किया जाता है। छत और फर्श दोनों को रोशन किया गया है। लेकिन फर्श पर प्रकाश की तीव्रता कमजोर है।

(५) अर्ध-अप्रत्यक्ष प्रकाश:

ऊपर दिए गए शेड, पारभासी प्रकार के हैं। नतीजतन, कुछ प्रकाश नीचे की ओर छाया से होकर मेज तक जाता है लेकिन प्रकाश का प्रमुख भाग ऊपर की ओर छत की ओर जाता है और वापस मेज पर परावर्तित होता है। फर्श पर प्रकाश की तीव्रता अधिक मजबूत होती है।

(6) छुपा प्रकाश:

लैंप, या तो बल्ब या ट्यूब, छुपाए जाते हैं और उन्हें देखा नहीं जा सकता है लेकिन प्रकाश की किरणें प्रकाश में आती हैं। यह मधुर प्रकाश का कारण बनता है और शो हाउस या रेस्तरां में उपयुक्त है और इस तरह कार्यालय में नहीं।

सबसे अच्छा प्रकाश:

यह कहना मुश्किल है कि प्रकाश का सबसे अच्छा प्रकार क्या होगा। एक ही कार्यालय में विभिन्न प्रकार के प्रकाश का उपयोग विभिन्न प्रकार के काम के लिए और विभिन्न क्षेत्रों में किया जाता है। प्रकाश की मात्रा कर्मचारियों की संख्या पर भी निर्भर करती है। उस विभाग के लिए अधिक प्रकाश की आवश्यकता होती है जिसमें कर्मचारियों की संख्या अधिक होती है। एक प्रकार का प्रकाश अक्सर दूसरे द्वारा पूरक होता है।

विंडोज को आकाश-रोशनी, कृत्रिम प्रकाश द्वारा प्राकृतिक प्रकाश, व्यक्तिगत डेस्क प्रकाश द्वारा सामान्य प्रकाश द्वारा पूरक किया जाता है। प्रकाश की तीव्रता को दीवारों पर रंगों का उपयोग करके समायोजित किया जाता है (बेहतर प्रतिबिंब के लिए छत को सफेद रखते हुए) और विभिन्न प्रकार के लैंप या शेड। जब दीवारों का विघटन किया जाता है, तो यह ध्यान में रखना होगा कि रंग ऐसा नहीं होना चाहिए जो प्रकाश को अवशोषित करता है और प्रतिबिंब को अनुमति नहीं देता है। नरम और शांत रंग बेहतर हैं।

कार्यालय आवास और पर्यावरण # वेंटिलेशन:

महत्त्व:

वेंटिलेशन एक दो-तरफ़ा ट्रैफ़िक है। इसका मतलब है ताजी हवा का लगातार बहना और बासी हवा का बाहर निकलना। यह एक कार्यालय की तरह एक कार्यस्थल में बिल्कुल आवश्यक है जहां बड़ी संख्या में व्यक्ति लंबे समय तक बैठते हैं और काम करते हैं। यदि वेंटिलेशन में रुकावट होती है तो यह शरीर और मस्तिष्क पर तनाव का कारण बनता है, सिरदर्द, थकान, तनाव आदि के कारण काम धीमा हो जाता है। शारीरिक और मानसिक फिटनेस के लिए वेंटिलेशन आवश्यक है।

इसे कैसे बनाए रखें:

कार्यालय से बाहर निकलने के लिए बासी हवा को रोकना कोई बड़ी समस्या नहीं है। यदि स्काईलाइट पर्याप्त नहीं हैं, तो इस उद्देश्य के लिए निकास पंखे लगाए जाते हैं। यह एक बड़ी समस्या है कि ताजी हवा के आवक को कैसे बनाए रखा जाए। ऑफिस के अंदर हवा को भी सर्कुलेशन की जरूरत होती है। बहुत अधिक हवा बहने से चिड़चिड़ाहट और अशांति पैदा होती है क्योंकि कागजों में गड़बड़ी होती है। इसके अलावा, गर्म देश में गर्म हवा या ठंडे देश में ठंडी हवा का स्वागत कभी नहीं किया जाता है।

एक गर्म देश में खिड़कियां और दरवाजे बंद हैं और एयर कंडीशनिंग संयंत्र का उपयोग ठंडी और ताजी हवा में चूसने के लिए किया जाता है और साथ ही साथ खराब और बासी हवा को बाहर निकालने के लिए मजबूर किया जाता है। एक ठंडे देश में एयर कंडीशनिंग संयंत्र बहुत उपयोगी नहीं है। चिमनी के साथ चिमनी, हालांकि, बासी हवा को बाहर जाने की अनुमति देती है। एक ठंडे देश में डबल शटर या ग्लास स्क्रीन वाले दरवाजे सूखे या ठंडी हवा को बंद करने के लिए उपयोग किए जाते हैं।

मुख्य प्रवेश द्वार और दूसरे प्रवेश द्वार या गलियारे के बीच बहुत जगह की अनुमति है। बिजली के पंखे, ब्लोअर या एयर सर्कुलेटर्स और फिल्टर का उपयोग ताजा प्राकृतिक हवा में खींचने के लिए किया जाता है, इसे फिल्टर के माध्यम से धूल रहित बनाने और कार्यालय के अंदर प्रसारित करने के लिए। खुले प्रकार के कार्यालय ले-आउट और बहुत सारे विभाजन की अनुपस्थिति बेहतर वेंटिलेशन में मदद करते हैं। इसलिए, जैसे प्रकाश वेंटिलेशन प्राकृतिक और कृत्रिम भी हो सकता है।

कार्यालय आवास और पर्यावरण # तापमान और आर्द्रता:

महत्त्व:

एक समान स्तर और समान तापमान और आर्द्रता को एक कार्यालय के अंदर बनाए रखा जाना चाहिए। तापमान और आर्द्रता के उतार-चढ़ाव से कार्य की दक्षता प्रभावित होती है। बहुत अधिक गर्म या ठंडा वातावरण के साथ-साथ हवा में बहुत अधिक या बहुत कम नमी का प्रतिशत कुशल कार्यालय कार्य के लिए अनुकूल वातावरण नहीं बनाता है।

कृत्रिम उपकरण:

तापमान और आर्द्रता के मानक स्तर को बनाए रखने के लिए विभिन्न प्रकार के कृत्रिम उपकरण हैं। गर्म देशों में एयर-कंडीशनिंग प्लांट लगाया जाता है या एयर-कूलर का उपयोग किया जाता है, जबकि ठंडे देश में हीटिंग की व्यवस्था की जाती है।

अलग-अलग रहने वालों द्वारा उपयोग की जाने वाली केंद्र-गर्म या वातानुकूलित इमारतें हैं। बिजली के पंखे आमतौर पर गर्म देशों में सभी प्रकार के कार्यालयों में उपयोग किए जाते हैं। तापमान और आर्द्रता में अलग-अलग मौसम होता है और तदनुसार समायोजन करना पड़ता है। एयर-कंडीशनिंग या रूम-हीटिंग मशीनों का उपयोग करके, तापमान की एकरूपता, चाहे उच्च या निम्न को बनाए रखा जा सके।

कार्यालय आवास और पर्यावरण # स्वतंत्रता शोर और धूल से:

महत्त्व:

शोर और धूल क्रमशः अशांति और जलन पैदा करते हैं। शोर शरीर पर धूल है, जबकि मन पर एक तनाव है। धूल अस्वास्थ्यकर भी है। एक कार्यालय, इसलिए, शोर और धूल से मुक्त होना चाहिए। कार्यालय का काम मुख्य रूप से मानसिक होता है जिसे मन की एकाग्रता की आवश्यकता होती है जो शोर से परेशान होता है। इससे कई तरह की गलतियां होती हैं और काम रुक जाता है। और इसलिए काम की गुणवत्ता और मात्रा दोनों ही पीड़ित हैं।

शोर निरंतर या छिटपुट या अचानक हो सकता है। लगातार शोर उतना हानिकारक नहीं है जितना लोग इसके आदी हो जाते हैं। शोर सुखद (एक धुन के) या अप्रिय (एक मोटर कार का सींग) हो सकता है और दोनों काम करने के लिए परेशान हो सकता है। धूल लेखों पर जमा हो सकती है या हवा में तैर सकती है। दोनों काम की जलन और बाधा प्रवाह का कारण बनते हैं।

सूत्रों का कहना है:

शोर और धूल दोनों के स्रोत, आंतरिक और बाहरी हैं।

(1) आंतरिक:

मशीनों के संचालन (जैसे एक टाइपराइटर, एक डुप्लिकेटिंग मशीन, आदि) जैसे विभिन्न तरीकों से कार्यालय की आवाज़ या शोर हो सकता है। यदि टाइपिंग फ़ंक्शन का विकेंद्रीकरण होता है, तो कार्यालय के सभी कोनों से शोर पैदा होगा।

लोगों के एक दूसरे से बात करने से शोर पैदा होता है (और विषय काम से जुड़ा हो सकता है या अन्यथा), एक स्थान से दूसरे स्थान पर फर्नीचर की आवाजाही से, गलियारे या गैंगवे के किनारे लोगों की आवाजाही या शोर से चलते समय जूते आदि, कार्यालय के अंदर की धूल फर्नीचर, फिक्स्चर, दीवारों आदि पर जमा हो सकती है, क्योंकि सफाई की व्यवस्था न होने और उपयोग न करने के कारण भी।

(२) बाहरी:

शोर, बाहर का कारण, अंदर प्रवेश कर सकता है। यह मुख्य रूप से साइट के दोषपूर्ण चयन के कारण है। बाजार, रेलवे स्टेशन, भारी ट्रैफिक वाली सड़कों, कारखानों आदि से शोर निकलता है। बाहर से धूल भी कमोबेश उन्हीं कारणों से आती है। तूफान से धूल उड़ सकती है।

सुरक्षा:

निम्न शिष्टाचार में आंतरिक शोर से सुरक्षा प्राप्त की जा सकती है:

(a) मशीनों को एक कोने पर या एक अलग साउंड प्रूफ मशीन रूम में रखकर।

(b) सभी फर्नीचर के 'पैरों' पर कारपेट या मैटिंग या फर्श पर लिनोलियम का प्रयोग करके या रबर के कैप को ठीक करके।

यदि काम का दबाव है, तो गपशप के लिए बहुत कम समय है। साइट का उचित चयन करके बाहरी शोर से बचा जा सकता है। आंतरिक धूल को पूरी तरह से सफाई, धूल और रखरखाव की उचित व्यवस्था के माध्यम से हटाया जा सकता है। फर्श को साफ रखने के लिए विभिन्न प्रकार की सफाई मशीनें हैं। कालीन, आदि, आसान धूल और सफाई की सुविधा प्रदान करते हैं।

बाहरी धूल को साइट के उचित चयन और उचित समय पर दरवाजे और खिड़कियां बंद करके बड़े पैमाने पर बचा जा सकता है। आधुनिक खिड़कियां और दरवाजे ऐसे डिज़ाइन से बने होते हैं जो बाहरी शोर और धूल को रोकते हैं। Air-conditioning is also helpful as doors and windows are kept closed.

Office Accommodation and Environment # Safety and Sanitary Arrangements:

महत्त्व:

Safety and sanitation are completely different matters. The former is directly concerned with the body while the latter is concerned with health. Arrangements for both are necessary in the interest of the office and the office staff.

सुरक्षा:

Safety means careful and planned avoidance of accidents.

Accidents may occur on account of various reasons:

(a) A small accident by cuts or bruises owing to careless use of a knife or pulling of a piece of furniture or instrument, etc. Such accidents may be avoided by being a little careful.

(b) Big injuries may occur owing to (i) a fall while climbing up to use upper shelves of a high almirah or cabinet, or (ii) toppling down being obstructed by a trailing telephone cable on the floor, or (iii) suffering from electric, shocks out of expose d wires, leaking switch or any apparatus, etc.

All these can be avoided (i) by using ladders or (ii) by removing all hazards (Ref. 3.18), standing in the way of proper lay-out or by keeping the switches off at proper time or constantly making checks and repairs, etc.

For factories there are elaborate rules for safety measures but there are no such rules for offices. But general precautions against fire are taken in every good office by providing fire extinguishers. Fire policy is taken to be indemnified from fire loss.

Chances of catching fire in an office are great as the office consists of inflammable goods and smoking inside the office is a common affair. Therefore, precautionary measures against fire are essential. The office-manager's duty is to keep First-Aid Box in the office for emergency.

स्वच्छता:

A large number of people, the members of the staff and outsiders, come to office daily, spend a lot of time there and use the floor space, equipment, toilet etc. It is quite natural that dust and dirt will pile up. Waste paper and other waste materials regularly accumulate.

All these create uncleanliness, and unhealthy conditions and infection of many types may spread. It is, therefore, essential that regular cleaning of the office floor space using insecticides, disinfectants, deodorizers etc. shall take place daily at regular intervals. There are agency houses who take the responsibility of cleaning on contracts. Apart from the general cleaning of the office premises, regular cleaning and dusting of office furniture, machines and appliances is also necessary for their better maintenance and durability.

All the interior decoration will lose its glamour if there is no proper cleaning and maintenance. Generally, a caretaker is appointed for every office whose duty is that the office is maintained neat and clean. The walls must not be disfigured by hanging unnecessary calendars or pictures. The notice boards must be cleaned regularly not allowing old and stale notices continuing to be affixed.

Office Accommodation and Environment # Colour Conditioning:

महत्त्व:

Different colours are used for the walls, partitions, furniture, screens, carpets or matting's, uniforms for the menial staff; etc. Colour has great physical and psychological effects. Effects may be favourable and unfavorable. Colour may be pleasant, soothing, exciting, irritating, absorbing, reflecting, impressive or unimpressive. Use of colour requires various considerations, both physical and psychological.

Importance of colour can be well realised when we think about furniture and lighting. Different colours should be used for different articles and for different purposes. Use of colour is considered today a special branch of knowledge called “psychometrics'.

Colour Conditioning:

Colour can be used for developing motivation to work and thereby increasing productivity. Pleasant colours rouse cheerfulness and willingness to work. A dull or repulsive colour may depress the mind. A suitable colour reflects more light to make it congenial for efficient work. Colour also has effect on warmth or temperature inside the office.

Inside the same office one may find different shades of colour in different departments—bright, attractive, and pleasant colours in the Reception Room while sober colour in the Board Room, reflective colour in the general office hall, durable colour in the canteen etc.

Colour shall be matching with the lighting arrangement. A combination of colours can be used, as in the case of furniture. Now-a-days colorful sun-mica is used on table tops, wooden colour steel is a fashion. There is no end of variety of colour used for curtains, screens, upholstery or carpets and linoleum.

The combination of colours must be artistically and tastefully made. There shall not be loud contrasts. Colour conditioning means use of colours most effectively so that the working people are placed in a favourable psychological condition.