प्रबंधकीय नियंत्रण प्रक्रिया: यह लक्षण, महत्व, तकनीक और अन्य विवरण हैं

प्रबंधकीय नियंत्रण प्रक्रिया के बारे में जानने के लिए यह लेख पढ़ें: यह विशेषताओं, महत्व, प्रकार, प्रभावी नियंत्रण प्रणाली और तकनीकों की आवश्यकताएं हैं!

एक प्रभावी संगठन वह है जहां प्रबंधक समझते हैं कि कैसे प्रबंधन और नियंत्रण करना है। एक अवधारणा और प्रक्रिया के रूप में नियंत्रण का उद्देश्य कर्मचारियों को उनकी भूमिकाओं में प्रेरित और निर्देशित करने में मदद करना है। किसी संगठन की दीर्घकालिक प्रभावशीलता के लिए प्रबंधकीय नियंत्रण प्रक्रिया और प्रणालियों को समझना आवश्यक है।

पर्याप्त नियंत्रण प्रणाली के बिना, भ्रम और अराजकता एक संगठन को प्रभावित कर सकते हैं। हालांकि, अगर नियंत्रण प्रणाली एक संगठन को "घुट" रही है, तो संगठन नवाचार और उद्यमिता के क्षरण से पीड़ित होगा।

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नियंत्रण की अवधारणा:

शब्द के उपयोग के संदर्भ के आधार पर शब्द नियंत्रण के अलग-अलग अर्थ होते हैं। निर्माण में यह एक उपकरण या तंत्र को संदर्भित करता है या एक तंत्र, मशीन, व्यक्ति, या प्रणाली की गतिविधियों या संचालन को निर्देशित या संचालित करने के लिए स्थापित या स्थापित किया जाता है; कानून में यह एक इकाई के कामकाज और प्रबंधन को आदेश देने और प्रबंधित करने के अधिकार के रूप में ब्याज और प्रबंधन को नियंत्रित करने के लिए संदर्भित करता है।

नियंत्रण एक निर्धारित समय-सारिणी के भीतर परिभाषित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एक प्रबंधन प्रक्रिया है, और इसमें तीन घटक शामिल हैं: (1) सेटिंग मानक, (2) वास्तविक प्रदर्शन को मापने, और (3) सुधारात्मक कार्रवाई करना।

नियंत्रण के लक्षण:

नियंत्रण की निम्नलिखित विशेषताओं को पहचाना जा सकता है:

1. नियंत्रण एक प्रबंधकीय प्रक्रिया है:

प्रबंधन प्रक्रिया में पांच कार्य शामिल होते हैं, नियोजन, आयोजन, स्टाफ, निर्देशन और नियंत्रण। इस प्रकार, नियंत्रण प्रबंधन की प्रक्रिया का हिस्सा है।

2. नियंत्रण आगे देख रहा है:

जो कुछ भी हुआ है वह हुआ है, और प्रबंधक केवल भविष्य के संचालन के लिए सुधारात्मक कार्रवाई कर सकता है। अतीत यह बताने के लिए प्रासंगिक है कि क्या गलत हुआ है और भविष्य को कैसे ठीक किया जाए।

3. संगठन के प्रत्येक स्तर पर नियंत्रण मौजूद है:

जो कोई भी प्रबंधक है, उसे नियंत्रण में शामिल होना है - अध्यक्ष, प्रबंध निदेशक, सीईओ, विभागीय प्रमुख, या पहली पंक्ति के प्रबंधक हो सकते हैं। हालांकि, हर स्तर पर नियंत्रण अलग होगा - शीर्ष प्रबंधन रणनीतिक नियंत्रण, सामरिक नियंत्रण में मध्य प्रबंधन और परिचालन नियंत्रण में निचले स्तर पर शामिल होगा।

4. नियंत्रण एक सतत प्रक्रिया है:

नियंत्रण प्रबंधन का अंतिम कार्य नहीं है, बल्कि यह एक सतत प्रक्रिया है। नियंत्रण एक बार की गतिविधि नहीं है, बल्कि एक सतत प्रक्रिया है। मानकों को स्थापित करने की प्रक्रिया को बाहरी बलों, योजनाओं और आंतरिक प्रदर्शन के आधार पर निरंतर विश्लेषण और संशोधन की आवश्यकता होती है।

5. नियंत्रण योजना के साथ निकटता से जुड़ा हुआ है:

नियोजन और नियंत्रण निकटता से जुड़े हुए हैं। दोनों को प्रबंधन के 'स्याम देश जुड़वां' के रूप में कहा जाता है। “हर उद्देश्य, हर लक्ष्य, हर नीति, हर प्रक्रिया और हर बजट मानक बन जाता है जिसके खिलाफ वास्तविक प्रदर्शन की तुलना की जाती है।

नियोजन जहाज के पाठ्यक्रम को निर्धारित करता है और नियंत्रित करता है। जब जहाज पाठ्यक्रम से बाहर निकलना शुरू करता है, तो नाविक इसे नोटिस करता है और जहाज को उसके उचित पाठ्यक्रम पर लौटने के लिए डिज़ाइन किए गए एक नए शीर्षक की सिफारिश करता है। एक बार नियंत्रण प्रक्रिया खत्म हो जाने के बाद इसके निष्कर्षों को नियंत्रण के लिए नए मानकों को निर्धारित करने की योजना में एकीकृत किया जाता है।

6. नियंत्रण का उद्देश्य लक्ष्य उन्मुख है और इसलिए सकारात्मक है:

नियंत्रण वहाँ है क्योंकि इसके बिना व्यवसाय पटरी से उतर सकता है। नियंत्रण का संगठन (चीजों को बनाने के लिए) और व्यक्तियों (संगठनात्मक लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए अपनी स्वतंत्रता का एक हिस्सा देने के लिए) दोनों के लिए सकारात्मक उद्देश्य है।

नियंत्रण की प्रक्रिया:

नियंत्रण की प्रक्रिया में शामिल कदम निम्नलिखित हैं:

1. मानक स्थापित करें:

एक संगठन की समग्र रणनीतिक योजना के भीतर, प्रबंधक विशिष्ट, सटीक, परिचालन शब्दों में संगठनात्मक विभागों के लिए लक्ष्यों को परिभाषित करते हैं जिसमें संगठनात्मक गतिविधियों के साथ तुलना करने के लिए प्रदर्शन के मानक शामिल हैं। हालाँकि, कुछ गतिविधियों के लिए मानक विशिष्ट और सटीक नहीं हो सकते हैं।

मानक, जिनके खिलाफ वास्तविक प्रदर्शन की तुलना की जाएगी, उन्हें पिछले अनुभव, सांख्यिकीय तरीकों और बेंचमार्किंग (सर्वश्रेष्ठ उद्योग प्रथाओं पर आधारित) से प्राप्त किया जा सकता है। जहां तक ​​संभव हो, संगठन के लक्ष्यों को ध्यान में रखते हुए, शीर्ष प्रबंधन द्वारा एकतरफा निर्णय लेने के बजाय मानकों को द्विपक्षीय रूप से विकसित किया जाता है।

मानक मूर्त (स्पष्ट, ठोस, विशिष्ट और आमतौर पर औसत दर्जे का) हो सकते हैं - संख्यात्मक मानक, मौद्रिक, भौतिक और समय मानक; और अमूर्त (मानव विशेषताओं से संबंधित) - वांछनीय दृष्टिकोण, उच्च मनोबल, नैतिकता और सहयोग।

2. वास्तविक प्रदर्शन को मापें:

अधिकांश संगठन प्रदर्शन माप की औपचारिक रिपोर्ट तैयार करते हैं दोनों मात्रात्मक और गुणात्मक (जहां मात्रा का ठहराव संभव नहीं है) कि प्रबंधक नियमित रूप से समीक्षा करते हैं। ये माप नियंत्रण प्रक्रिया के पहले चरण में निर्धारित मानकों से संबंधित होना चाहिए।

उदाहरण के लिए, यदि बिक्री में वृद्धि एक लक्ष्य है, तो संगठन के पास बिक्री डेटा एकत्र करने और रिपोर्ट करने का एक साधन होना चाहिए। व्यक्तिगत अवलोकन के माध्यम से डेटा एकत्र किया जा सकता है (प्रबंधन के माध्यम से उस जगह पर जहां चीजें हो रही हैं), सांख्यिकीय रिपोर्ट (कंप्यूटर द्वारा संभव), मौखिक रिपोर्टिंग (कॉन्फ्रेंसिंग के माध्यम से, एक-से-एक बैठक, या टेलीफोन कॉल), लिखित रिपोर्टिंग (व्यापक और संक्षिप्त, लेखा जानकारी - आम तौर पर सभी का एक संयोजन। उपयोग करने के लिए, सूचना प्रवाह नियमित और समय पर होना चाहिए।

3. मानकों के साथ प्रदर्शन की तुलना करें:

यह चरण प्रदर्शन गतिविधियों के लिए वास्तविक गतिविधियों की तुलना करता है। जब प्रबंधक कंप्यूटर रिपोर्ट पढ़ते हैं या अपने पौधों के माध्यम से चलते हैं, तो वे पहचानते हैं कि क्या वास्तविक प्रदर्शन मिलता है, अधिक है, या मानकों से कम है।

आमतौर पर, प्रदर्शन रिपोर्ट रिपोर्टिंग अवधि के लिए प्रदर्शन मानकों को एक ही अवधि के लिए वास्तविक प्रदर्शन के साथ और विचरण की गणना करके - यानी प्रत्येक वास्तविक राशि और संबंधित मानक के बीच अंतर को निर्धारित करके ऐसी तुलना को सरल बनाती है।

प्रबंधक को मानक अनुमत भिन्नता (सकारात्मक और नकारात्मक दोनों) का पता होना चाहिए। महत्वहीन विचलन को दूर रखने के लिए अपवाद द्वारा प्रबंधन सबसे उपयुक्त और व्यावहारिक है। तुलना के लिए समय-सारिणी कई कारकों पर निर्भर करती है जिसमें महत्व और जटिलता महत्व और जटिलता शामिल है।

4. सुधारात्मक कार्रवाई और सफलताओं का सुदृढीकरण:

जब प्रदर्शन मानकों से भटक जाता है, तो प्रबंधकों को यह निर्धारित करना चाहिए कि क्या परिवर्तन, यदि कोई हो, आवश्यक हैं और उन्हें कैसे लागू किया जाए। उत्पादकता और गुणवत्ता-केंद्रित वातावरण में, श्रमिकों और प्रबंधकों को अक्सर अपने स्वयं के काम का मूल्यांकन करने के लिए सशक्त किया जाता है। मूल्यांकनकर्ता के विचलन का कारण या कारण निर्धारित करने के बाद, वह चौथा कदम- सुधारात्मक कार्रवाई कर सकता है।

सुधारात्मक कार्रवाई यथास्थिति (सफलताओं को मजबूत करना) को बनाए रखने, विचलन को सही करने या मानकों को बदलने के लिए हो सकती है। सबसे प्रभावी पाठ्यक्रम नीतियों द्वारा निर्धारित किया जा सकता है या कर्मचारियों के निर्णय और पहल के लिए सबसे अच्छा बचा हो सकता है। सुधारात्मक कार्रवाई तत्काल या बुनियादी हो सकती है (मानकों को स्वयं संशोधित करना)।

नियंत्रण का महत्व :

1. पूर्व निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने में प्रबंधन का मार्गदर्शन करता है:

परियोजनाओं के बारे में जानकारी का निरंतर प्रवाह सही ट्रैक पर नियोजन की लंबी श्रृंखला रखता है। यह भविष्य में सुधारात्मक कार्रवाई करने में मदद करता है अगर प्रदर्शन निशान तक नहीं है।

2. दुर्लभ और मूल्यवान संसाधनों का प्रभावी उपयोग सुनिश्चित करता है:

नियंत्रण प्रणाली संगठनात्मक दक्षता में सुधार करने में मदद करती है। विभिन्न नियंत्रण उपकरण प्रबंधकों के प्रेरक के रूप में कार्य करते हैं। हर व्यक्ति के प्रदर्शन की नियमित रूप से निगरानी की जाती है और किसी भी कमी को अगर जल्द से जल्द ठीक किया जाता है।

नियंत्रण संगठन में व्यक्तियों पर मनोवैज्ञानिक दबाव डालते हैं। दूसरी ओर नियंत्रण भी प्रबंधन को यह तय करने में सक्षम बनाता है कि कर्मचारी सही काम कर रहे हैं या नहीं।

3. समन्वय को सुगम बनाता है:

नियंत्रण क्रिया की एकता के माध्यम से गतिविधियों के समन्वय में मदद करता है। प्रत्येक प्रबंधक विभागीय लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए अपने अधीनस्थों की गतिविधियों को समन्वित करने का प्रयास करेगा।

इसी प्रकार मुख्य कार्यकारी भी विभिन्न विभागों के कामकाज का समन्वय करता है। नियंत्रण प्रदर्शन पर एक जांच के रूप में कार्य करता है और उचित परिणाम केवल तभी प्राप्त होते हैं जब गतिविधियों को समन्वित किया जाता है।

4. प्राधिकरण के विचलन और विकेंद्रीकरण की ओर जाता है:

अनुवर्ती कार्रवाई के बारे में निर्णय लेने की सुविधा भी है। नियंत्रण प्रतिनिधिमंडल को आसान / बेहतर बनाता है। बड़े उद्यमों में प्राधिकरण का विकेंद्रीकरण आवश्यक है। उचित नियंत्रण सुनिश्चित किए बिना प्रबंधन प्राधिकरण को नहीं सौंप सकता है।

विभिन्न विभागों के लक्ष्यों या लक्ष्यों को एक नियंत्रण तकनीक के रूप में उपयोग किया जाता है। विभिन्न नियंत्रण तकनीकों जैसे बजट, लागत नियंत्रण; पूर्व कार्रवाई अनुमोदन आदि गतिविधियों पर नियंत्रण खोए बिना विकेंद्रीकरण की अनुमति देते हैं।

5. पॉलिसी बनाने पर ध्यान देने के लिए शीर्ष प्रबंधन

नियंत्रण प्रक्रियाओं के लिए प्रबंधन का ध्यान हर बार और तब आवश्यक नहीं होता है। अपवाद द्वारा प्रबंधन शीर्ष प्रबंधन को नीति निर्माण पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम बनाता है।

लोग नियंत्रण क्यों करते हैं?

बहुत से लोग निम्नलिखित कारणों से नियंत्रण की अवधारणा के विरोधी हैं:

(i) संगठन के नए (अधिक) ऑर्गेनिक "स्व-संगठन संगठन, स्व-प्रबंधित टीम, नेटवर्क संगठन, " आदि आज के तेजी से बदलती दुनिया में संगठनों को अधिक संवेदनशील और अनुकूल बनाने की अनुमति देते हैं। ये रूप कर्मचारियों के बीच सशक्तिकरण की खेती करते हैं, जो अतीत के पदानुक्रमित, कठोरता से संरचित संगठनों की तुलना में बहुत अधिक है।

(ii) बहुत से लोग इस बात पर जोर देते हैं कि संगठनों की प्रकृति बदल गई है इसलिए प्रबंधन नियंत्रण की प्रकृति होनी चाहिए। कुछ लोग तो यहां तक ​​दावा करते हैं कि प्रबंधन को नियंत्रण के किसी भी रूप का अभ्यास नहीं करना चाहिए।

उनका दावा है कि संगठनों और समुदायों के पूरी तरह से उत्पादक सदस्य होने के लिए कर्मचारी के प्रयासों का समर्थन करने के लिए प्रबंधन मौजूद होना चाहिए - इसलिए, प्रबंधन और कर्मचारियों के लिए नियंत्रण का कोई भी रूप पूरी तरह से प्रतिकूल है।

(iii) कुछ लोग "प्रबंधन नियंत्रण" वाक्यांश के खिलाफ भी कड़ी प्रतिक्रिया देते हैं। शब्द में एक नकारात्मक अर्थ है, उदाहरण के लिए, यह हावी, जबरदस्त और भारी हाथ लग सकता है। ऐसा लगता है कि प्रबंधन साहित्य के लेखक अब "नियंत्रण" के बजाय "समन्वय" शब्द का उपयोग करना पसंद करते हैं।

(iv) लोग नियंत्रण का विरोध भी करते हैं क्योंकि वे स्वायत्तता को कम करने, रचनात्मकता को नष्ट करने, सुरक्षा को खतरा और उत्पीड़न को कम करने के बारे में सोचते हैं। इससे विशेषज्ञता और शक्ति संरचना, और संगठन में सामाजिक संरचना में परिवर्तन हो सकता है।

नियंत्रण के प्रकार:

नियंत्रण प्रकार में कई हो सकते हैं। इन्हें (ए) टाइमिंग, (बी) डिजाइनिंग सिस्टम, (सी) प्रबंधन स्तरों और (डी) जिम्मेदारी के आधार पर वर्गीकृत किया जा सकता है

समय के आधार पर:

नियंत्रण एक प्रक्रिया से पहले, दौरान या बाद की घटनाओं पर ध्यान केंद्रित कर सकता है। उदाहरण के लिए, एक स्थानीय ऑटोमोबाइल डीलर नई कारों की बिक्री से पहले, दौरान या उसके बाद की गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित कर सकता है। इस तरह के नियंत्रणों को क्रमशः निवारक, जासूस और सुधारक कहा जा सकता है।

इस आधार पर नियंत्रण हो सकता है:

(i) आगे नियंत्रण फ़ीड

(ii) समवर्ती नियंत्रण

(iii) प्रतिक्रिया नियंत्रण

1. फ़ीड आगे नियंत्रण:

फ़ीड फॉरवर्ड कंट्रोल या प्रारंभिक नियंत्रण का उद्देश्य संभावित समस्याओं का पूर्वानुमान लगाना और गतिविधि शुरू होने या समस्या होने या सूचित होने से पहले ही नियंत्रण का अभ्यास करना है। यह भविष्य का निर्देशन है।

एयरलाइंस में इस तरह का नियंत्रण बहुत लोकप्रिय है। वे संरचनात्मक क्षति का पता लगाने और रोकने के लिए निवारक रखरखाव गतिविधियों के लिए जाते हैं, जिसके परिणामस्वरूप आपदा हो सकती है। ये नियंत्रण नए कर्मचारियों के चयन और काम पर रखने में स्पष्ट हैं। यह पहले से कार्रवाई करने में मदद करता है।

प्रतिक्रिया नियंत्रण के मामले में, एक ऐतिहासिक डेटा पर निर्भर करता है, जो गतिविधि के प्रदर्शन के बाद आएगा। इसका मतलब है कि सूचना देर हो चुकी है और सुधार संभव नहीं है। कोई केवल भविष्य की गतिविधियों के लिए सुधार कर सकता है।

इसका मतलब है कि जो कुछ भी गलत किया गया है वह किया गया है, और इसे पूर्ववत नहीं किया जा सकता है हालांकि, भविष्य-निर्देशित नियंत्रण काफी हद तक व्यवहार में अवहेलना है, क्योंकि प्रबंधक नियंत्रण के उद्देश्य के लिए लेखांकन और सांख्यिकीय डेटा पर अत्यधिक निर्भर रहे हैं। आगे देखने के किसी भी साधन की अनुपस्थिति में, इतिहास का संदर्भ किसी भी संदर्भ से बेहतर माना जाता है।

हालाँकि, फीड फ़ॉरवर्डिंग की अवधारणा को अभी और फिर लागू किया गया है। एक आम तरीका प्रबंधकों ने अभ्यास किया है यह नवीनतम उपलब्ध जानकारी का उपयोग करके सावधानीपूर्वक और दोहराया पूर्वानुमानों के माध्यम से है, जो कि पूर्वानुमान के साथ वांछित है, और कार्यक्रम परिवर्तनों की तुलना करना ताकि पूर्वानुमान को अधिक आशाजनक बनाया जा सके।

2. समवर्ती नियंत्रण:

समवर्ती नियंत्रण गुणवत्ता मानकों के साथ स्थिरता सुनिश्चित करने के लिए चल रही कर्मचारी गतिविधि पर नज़र रखता है, जबकि एक गतिविधि जारी है या प्रगति में है। इसमें चल रही गतिविधियों का विनियमन शामिल है जो यह सुनिश्चित करने के लिए परिवर्तन प्रक्रिया का हिस्सा है कि वे संगठनात्मक मानकों के अनुरूप हैं।

प्रत्यक्ष पर्यवेक्षण की तकनीक समवर्ती नियंत्रण का सबसे प्रसिद्ध रूप है। समवर्ती नियंत्रण को यह सुनिश्चित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है कि कर्मचारियों की गतिविधियाँ सही परिणाम उत्पन्न करें और समस्याओं को ठीक करने के लिए, यदि कोई हो, इससे पहले कि वे महंगा हो जाएं।

कंप्यूटर टाइपिंग के मामले में, यदि वर्तनी गलत है या निर्माण गलत है, तो प्रोग्राम तुरंत उपयोगकर्ता को सचेत करता है। कई निर्माण कार्यों में ऐसे उपकरण शामिल होते हैं जो मापते हैं कि उत्पादित किए जा रहे आइटम गुणवत्ता मानकों को पूरा करते हैं या नहीं।

चूंकि समवर्ती नियंत्रण में चल रहे कार्यों को विनियमित करना शामिल है, इसमें शामिल विशिष्ट कार्यों और वांछित और उत्पाद के साथ उनके संबंध की पूरी समझ की आवश्यकता होती है।

समवर्ती नियंत्रण को कभी-कभी स्टीयरिंग, स्क्रीनिंग या हां-नो कंट्रोल कहा जाता है, क्योंकि इसमें अक्सर ऐसी चौकियां शामिल होती हैं, जिन पर निर्णय लिया जाता है कि प्रगति को जारी रखना है, सुधारात्मक कार्रवाई करना है या उत्पादों या सेवाओं पर पूरी तरह से काम करना बंद करना है।

3. प्रतिक्रिया नियंत्रण:

नौकरी खत्म होने के बाद नियंत्रण होता है। गतिविधि के अंत में नियोजित मानकों के साथ भिन्नताओं का विश्लेषण करने के बाद सुधारात्मक कार्रवाई की जाती है। इसे 'पोस्ट एक्शन कंट्रोल' के रूप में भी जाना जाता है, क्योंकि घटना के बाद फीडबैक नियंत्रण का उपयोग किया जाता है।

इस तरह के नियंत्रण का उपयोग तब किया जाता है जब फ़ीड आगे या समवर्ती संभव नहीं है या बहुत महंगा है; या जब किसी कार्य को करने में शामिल सटीक प्रक्रियाएं पहले से निर्दिष्ट करना मुश्किल होता है।

प्रतिक्रिया नियंत्रण के दोहरे लाभ यह हैं कि योजनागत प्रयासों के संबंध में सार्थक जानकारी प्राप्त होती है, और प्रतिक्रिया नियंत्रण कर्मचारी की प्रेरणा को बढ़ाता है।

नियंत्रण प्रणाली के डिजाइन के आधार पर:

नियंत्रण प्रणाली, बाजार नियंत्रण, नौकरशाही नियंत्रण और कबीले नियंत्रण डिजाइन करते समय तीन दृष्टिकोणों का पालन किया जा सकता है। हालांकि, अधिकांश संगठन केवल उनमें से केवल एक पर निर्भर नहीं होते हैं।

1. बाजार नियंत्रण :

मूल्य और बाजार हिस्सेदारी के संदर्भ में प्रतिस्पर्धी गतिविधियों के बाजार तंत्र पर नियंत्रण आधारित है। विभिन्न प्रभागों को लाभ केंद्रों में परिवर्तित किया जाता है और उनके प्रदर्शन का मूल्यांकन खंडीय शीर्ष रेखा (टर्नओवर), निचला रेखा (लाभ) और बाजार हिस्सेदारी से किया जाता है।

बाजार नियंत्रण का उपयोग करने का मतलब होगा कि भविष्य में प्रबंधक संसाधनों का आवंटन करेंगे या बाजार बलों के अनुरूप विभागों या अन्य गतिविधियों का निर्माण करेंगे।

2. नौकरशाही नियंत्रण:

नौकरशाही नियंत्रण प्राधिकरण, शासन और नियमों, प्रक्रियाओं और नीतियों पर केंद्रित है। भारत में सार्वजनिक क्षेत्र की अधिकांश इकाइयाँ नौकरशाही नियंत्रण के लिए जाती हैं।

यदि वे नियम पुस्तिका, विधान समितियों और मंत्रालयों द्वारा नहीं चलते हैं, जिनके तहत वे काम करते हैं, तो उन्हें फटकार लगाई जाएगी। अस्पताल में कोई भी दवा का उपयोग नहीं किया जा सकता है जब तक कि डॉक्टर के पर्चे न हों और यह अंक रजिस्टर में दर्ज किया जाता है, भले ही रोगी बीच में ही मर जाए।

3. कबीले नियंत्रण:

नियंत्रण प्रणाली एक तरह से डिज़ाइन की गई हैं जो संगठनात्मक संस्कृति का हिस्सा साझा दृष्टि, साझा मूल्यों, मानदंडों, परंपराओं और विश्वासों, आदि को रास्ता देते हैं।

यह पदानुक्रमित तंत्र पर आधारित नहीं है, लेकिन काम से संबंधित और प्रदर्शन के उपाय। इस तरह का नियंत्रण उन संगठनों के लिए सबसे उपयुक्त है जो कार्य समूहों की टीम शैली का उपयोग करते हैं और जहां तकनीक बहुत तेजी से बदलती है।

स्तरों के आधार पर :

अलग-अलग स्तर के लोगों पर अलग-अलग नियोजन जिम्मेदारियां होती हैं, इसलिए वे नियंत्रण का कार्य करते हैं। स्तरों के नियंत्रण के आधार पर, ऑपरेशनल, स्ट्रक्चरल, टैक्टिकल और स्ट्रैटेजिक के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है।

1. परिचालन नियंत्रण:

इसका ध्यान संगठन द्वारा उपयोग की जाने वाली प्रक्रियाओं (संसाधनों) को आउटपुट (उत्पाद / सेवाओं) में बदलने के लिए रहता है। निचले प्रबंधन में परिचालन नियंत्रण का उपयोग किया जाता है। यह लगभग हर दिन व्यायाम किया जाता है। गुणवत्ता नियंत्रण, वित्तीय नियंत्रण परिचालन नियंत्रण का हिस्सा हैं।

2. संरचनात्मक नियंत्रण :

क्या संगठन संरचना के विभिन्न तत्व अपने इच्छित उद्देश्यों की पूर्ति कर रहे हैं? क्या ओवरस्टाफिंग है? क्या लाइन में कर्मचारियों का अनुपात बढ़ रहा है? आवश्यक कार्यवाही की जानी है।

संरचनात्मक नियंत्रण के दो महत्वपूर्ण रूप नौकरशाही नियंत्रण और कबीले नियंत्रण हो सकते हैं, जिनके बारे में हम पहले ही बात कर चुके हैं। शीर्ष और मध्य प्रबंधन द्वारा संरचनात्मक नियंत्रण का उपयोग किया जाता है।

3. सामरिक नियंत्रण :

चूंकि विभागीय उद्देश्यों के साथ सामरिक नियंत्रण व्यवहार करता है, इसलिए बड़े पैमाने पर नियंत्रण मध्यम प्रबंधन स्तरों द्वारा किया जाता है।

4. सामरिक नियंत्रण:

रणनीतिक नियंत्रण प्रारंभिक चेतावनी प्रणाली है। सामरिक नियंत्रण यह निर्धारित करने की प्रक्रिया है कि क्या कॉर्पोरेट, व्यवसाय और कार्यात्मक रणनीतियों की प्रभावशीलता संगठनों को अपने लक्ष्यों को पूरा करने में मदद करने में सफल होती है। शीर्ष स्तर के प्रबंधन द्वारा रणनीतिक नियंत्रण का उपयोग किया जाता है।

जिम्मेदारी के आधार पर :

नियंत्रण की जिम्मेदारी किसकी है? जिम्मेदारी चीजों को निष्पादित करने वाले व्यक्ति या पर्यवेक्षक या प्रबंधक के साथ आराम कर सकती है। इस तरह नियंत्रण आंतरिक और बाहरी हो सकता है।

आंतरिक नियंत्रण अत्यधिक प्रेरित लोगों को आत्म-अनुशासन का अभ्यास करने की अनुमति देता है। बाहरी नियंत्रण का अर्थ है कि नियंत्रण का धागा पर्यवेक्षक या प्रबंधक के हाथ में है और नियंत्रण का औपचारिक प्रणालियों के माध्यम से उपयोग किया जाता है।

प्रभावी नियंत्रण प्रणाली की आवश्यकताएं:

एक नियंत्रण प्रणाली एक स्वचालित घटना नहीं है, लेकिन जानबूझकर बनाई गई है। हालांकि विभिन्न संगठन अपनी अनूठी और विशेष विशेषताओं या शर्तों के अनुसार अपने नियंत्रण प्रणाली को डिज़ाइन कर सकते हैं, फिर भी एक अच्छी और प्रभावी नियंत्रण प्रणाली को डिजाइन करने में निम्नलिखित बुनियादी आवश्यकताओं को ध्यान में रखा जाना चाहिए:

1. उद्देश्यों और आवश्यकताओं पर ध्यान दें:

प्रभावी नियंत्रण प्रणाली को संगठनात्मक उद्देश्यों की प्राप्ति पर जोर देना चाहिए। यह उद्यम की जरूरतों के अनुरूप होना चाहिए। उदाहरण के लिए, कार्मिक विभाग एक नए कर्मचारी की भर्ती के लिए फीड फॉरवर्ड कंट्रोल, और प्रशिक्षण के लिए समवर्ती नियंत्रण का उपयोग कर सकता है।

दुकान स्तर पर, नियंत्रण आसान होना चाहिए, लेकिन उच्च स्तरीय प्रबंधकों के लिए अधिक परिष्कृत और व्यापक नियंत्रण विकसित किया जा सकता है। इस प्रकार, नियंत्रण को योजनाओं और पदों के अनुरूप होना चाहिए।

2. तत्काल चेतावनी और समय पर कार्रवाई:

विविधताओं की तीव्र रिपोर्टिंग नियंत्रण के मूल में है। एक आदर्श नियंत्रण प्रणाली का पता लगा सकता है, अड़चन पैदा नहीं कर सकता है और महत्वपूर्ण विचलन को यथासंभव शीघ्रता से रिपोर्ट कर सकता है ताकि समय में आवश्यक सुधारात्मक कार्रवाई की जा सके। इसके लिए मूल्यांकन की एक कुशल प्रणाली और सूचना के समय पर प्रवाह की आवश्यकता है।

3. सूचक, सुझाव के साथ-साथ सुधारात्मक:

नियंत्रण न केवल विचलन को इंगित करने में सक्षम होना चाहिए, बल्कि उन्हें सुधारात्मक कार्रवाई का भी सुझाव देना चाहिए जो भविष्य में विविधताओं या समस्याओं की पुनरावृत्ति की जांच करने वाला है।

नियंत्रण तभी उचित है, जब योजनाओं से संकेतित या अनुभवी विचलन को उचित नियोजन, आयोजन, स्टाफिंग और निर्देशन के माध्यम से ठीक किया जाए। नियंत्रण से प्रबंधकों को मूल्यवान पूर्वानुमान बनाने की ओर भी अग्रसर होना चाहिए ताकि वे भविष्य में उनके सामना करने की समस्याओं के बारे में जागरूक हो सकें।

4. समझ, उद्देश्य और आर्थिक:

नियंत्रण सरल और समझने में आसान होना चाहिए, प्रदर्शन के मानकों को निष्पक्ष दिखाई देने के लिए मात्रा निर्धारित की जाती है, और प्रबंधकों के लिए विशिष्ट उपकरण और तकनीक व्यापक, समझने योग्य और किफायती होनी चाहिए।

उन्हें नियंत्रण उपकरण में सभी विवरण और महत्वपूर्ण बिंदुओं के साथ-साथ इसकी उपयोगिता को भी जानना चाहिए। यदि विकसित और जटिल सांख्यिकीय और गणितीय तकनीकों को अपनाया जाता है, तो प्रबंधकों को उचित प्रशिक्षण देना पड़ता है।

तथ्यों और भागीदारी के आधार पर मानक निर्धारित किए जाने चाहिए। प्रभावी नियंत्रण प्रणाली जैसे, "कितना खर्च होता है?" "यह क्या बचाएगा?" या "निवेश पर रिटर्न क्या हैं?" जैसे सवालों का जवाब देना चाहिए।

नियंत्रण के लाभों को लागतों से आगे बढ़ना चाहिए। महंगे और विस्तृत नियंत्रण प्रणालियाँ सूट नहीं करेंगी, उदाहरण के लिए लघु उद्यम।

5. कार्यों और कारकों पर ध्यान दें:

नियंत्रण कार्यों, जैसे उत्पादन, विपणन, वित्त, मानव संसाधन, आदि पर जोर देना चाहिए और चार कारकों पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए - गुणवत्ता, मात्रा, समय पर उपयोग और लागत। एक नहीं, बल्कि कई नियंत्रणों को अपनाया जाना चाहिए।

6. सामरिक अंक नियंत्रण:

नियंत्रण चयनात्मक होना चाहिए और कंपनी के प्रमुख परिणाम क्षेत्रों पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए। हर विवरण या चीज को समय, लागत और प्रयास को बचाने के लिए नियंत्रित नहीं किया जा सकता है और न ही किया जा सकता है।

उन बिंदुओं पर उम्मीदों के साथ कुछ रणनीतिक, महत्वपूर्ण या महत्वपूर्ण बिंदुओं की पहचान की जानी चाहिए, जहां विफलताओं को बर्दाश्त नहीं किया जा सकता है और उन चरणों में उपयुक्त नियंत्रण उपकरणों को डिजाइन और लगाया जाना चाहिए।

नियंत्रण लागू किए जाते हैं जहां विफलता को बर्दाश्त नहीं किया जा सकता है या जहां लागत एक निश्चित राशि से अधिक नहीं हो सकती है। महत्वपूर्ण बिंदुओं में एक संगठन के संचालन के सभी क्षेत्र शामिल हैं जो सीधे इसके प्रमुख संचालन की सफलता को प्रभावित करते हैं।

7. लचीलापन:

नियंत्रण स्वयं में समाप्त नहीं हो जाना चाहिए। यह पर्यावरण के अनुकूल होना चाहिए और तेजी से बदलते और जटिल कारोबारी माहौल में आवश्यक संशोधन या संशोधन करने में सक्षम होना चाहिए। नियंत्रण प्रणाली में लचीलापन आमतौर पर वैकल्पिक योजनाओं या लचीले बजट के उपयोग से प्राप्त किया जाता है।

8. मानव कारक पर ध्यान दें:

अत्यधिक नियंत्रण भ्रष्टाचार का कारण बनता है। यह लोगों पर नहीं बल्कि काम पर ध्यान देने के माध्यम से लोगों के बीच नकारात्मक प्रतिक्रियाओं लेकिन सकारात्मक भावनाओं को उत्तेजित नहीं करना चाहिए। नियंत्रण का उद्देश्य संगठनात्मक संस्कृति में इसे enmeshing के माध्यम से सदस्यों के बीच आत्म-नियंत्रण और रचनात्मकता पैदा करना होना चाहिए। नियंत्रण के डिजाइन में कर्मचारी की भागीदारी स्वीकृति को बढ़ा सकती है।

9. उपयुक्तता:

नियंत्रण को संगठन संरचना के अनुरूप होना चाहिए, जहां कार्रवाई झूठ, स्थिति, सक्षमता और उन व्यक्तियों की आवश्यकताओं की जिम्मेदारी होती है जिन्हें नियंत्रण उपायों और व्यायाम नियंत्रण की व्याख्या करनी होती है। प्रबंधकों और उनके अधीनस्थों की गुणवत्ता जितनी अधिक होगी, अप्रत्यक्ष नियंत्रणों की आवश्यकता उतनी ही कम होगी।

नियंत्रण तकनीक:

प्रबंधन में गतिविधियों को नियंत्रित करने के लिए कई तकनीकों का विकास किया गया है। सूची बहुत लंबी है, और उन सभी का वर्णन करना मुश्किल है।

कुछ महत्वपूर्ण तकनीकें हैं:

वित्तीय नियंत्रण :

वित्त, धन जुटाने और उनके उपयोग और उन पर वापसी से संबंधित है। वित्तीय नियंत्रण निम्नलिखित के माध्यम से प्रयोग किया जाता है:

1. वित्तीय विवरण:

आय विवरण (खर्चों के बारे में, खंडों की आय, समग्र आय और व्यय, और शुद्ध लाभ / हानि), और बैलेंस शीट (एक ही समय में शुद्ध मूल्य दिखाता है और ऋण या इक्विटी परिसंपत्तियों को किस हद तक बढ़ाता है)

2. वित्तीय लेखापरीक्षा:

वित्तीय ऑडिट या तो आंतरिक या बाहरी आयोजित किए जाते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वित्तीय प्रबंधन आम तौर पर स्वीकृत नीतियों, प्रक्रियाओं, कानूनों और नैतिक दिशानिर्देशों के अनुरूप किया जाता है। ऑडिट आंतरिक हो सकता है (संगठन के अपने कर्मचारियों द्वारा), बाहरी (चार्टर्ड एकाउंटेंट द्वारा वैधानिक ऑडिट), और प्रबंधन ऑडिट (विशेषज्ञों द्वारा)।

3. अनुपात विश्लेषण:

अनुपात विश्लेषण तरलता, लाभप्रदता, ऋण और गतिविधि से संबंधित पहलुओं की निगरानी करता है।

4. बजट नियंत्रण:

बजट नियंत्रण बजट के निर्माण की प्रक्रिया है, बजट एक के साथ वास्तविक प्रदर्शन की तुलना करना और परिवर्तित स्थितियों के मद्देनजर बजट या गतिविधियों को संशोधित करना है।

बजटीय नियंत्रण केवल वित्त क्षेत्र से संबंधित नहीं है, बल्कि सभी कार्यात्मक क्षेत्र बजटीय नियंत्रण की सहायता लेते हैं। बजट न केवल योजना बनाने में मदद करते हैं बल्कि समग्र खर्च पर एक टैब रखने में भी मदद करते हैं।

बजट टॉप-डाउन हो सकता है (प्रबंधक बजट तैयार करते हैं और अधीनस्थों को उपयोग करने के लिए कहते हैं); निचला-अप (आंकड़े निचले स्तरों से आते हैं और ऊपरी स्तरों पर समायोजित होते हैं); शून्य-आधारित (गतिविधियों या लक्ष्यों के आधार पर धन का आवंटन का औचित्य); और लचीला बजट (अलग-अलग मानक और अलग-अलग आवंटन)।

5. ब्रेक-सम एनालिसिस:

यह लाभ की योजना का एक उपकरण है और लागत-आय-लाभ संबंधों से संबंधित है।

6. लेखांकन:

लेखांकन में जिम्मेदारी लेखांकन, लागत लेखांकन, मानक लागत दृष्टिकोण, प्रत्यक्ष लागत और सीमांत लागत शामिल है।

विपणन नियंत्रण :

विपणन के क्षेत्र में, यह देखने के लिए कि ग्राहक को सही जगह पर सही उत्पाद प्राप्त होता है और सही संचार के माध्यम से, नियंत्रण निम्नलिखित के माध्यम से किया जाता है:

बाजार अनुसंधान:

यह ग्राहकों की जरूरतों, अपेक्षाओं और वितरण का आकलन करना है; और प्रतिस्पर्धी परिदृश्य।

टेस्ट मार्केटिंग:

एक नए उत्पाद की उपभोक्ता स्वीकृति का आकलन करने के लिए, एक छोटे पैमाने पर विपणन किया जाता है। एचयूएल अपने अधिकांश परीक्षण विपणन के लिए चेन्नई का उपयोग करता है।

विपणन सांख्यिकी:

विपणन प्रबंधक विपणन अनुपात और अन्य आँकड़ों के माध्यम से नियंत्रण करते हैं।

मानव संसाधन नियंत्रण:

मानव संसाधन नियंत्रण के लिए नए कर्मियों की गुणवत्ता की जांच और मौजूदा कर्मचारियों के प्रदर्शन की निगरानी करना आवश्यक है ताकि फर्म की समग्र प्रभावशीलता का निर्धारण किया जा सके।

लक्ष्य निर्धारण, नीतियों और प्रक्रियाओं का मार्गदर्शन करना, उनकी मदद करना है। सामान्य नियंत्रणों में प्रदर्शन मूल्यांकन, अनुशासनात्मक कार्यक्रम, अवलोकन और विकास आकलन शामिल हैं।

सूचना नियंत्रण :

सभी संगठनों को गोपनीय रखने के लिए गोपनीय और संवेदनशील जानकारी है। कंप्यूटर डेटाबेस तक पहुंच को कैसे नियंत्रित किया जाए, यह बहुत महत्वपूर्ण है। यह नियंत्रण में एक महत्वपूर्ण समकालीन मुद्दा बन गया है। संगठन विशेष रूप से सामान्य रूप से कर्मचारी के कंप्यूटर उपयोग और इंटरनेट पर निगरानी रखते हैं।

प्रोडक्शन नियंत्रण:

सही समय पर सही मात्रा में गुणवत्ता उत्पादन सुनिश्चित करने के लिए आर्थिक रूप से उत्पादन नियंत्रण की आवश्यकता होती है। दो महत्वपूर्ण तकनीकों में शामिल हैं: इन्वेंटरी कंट्रोल (एबीसी विश्लेषण, आर्थिक आदेश मात्रा, जस्ट-इन टाइम इन्वेंट्री कंट्रोल), और गुणवत्ता नियंत्रण (निरीक्षण के माध्यम से, सांख्यिकीय गुणवत्ता नियंत्रण)।

परियोजना नियंत्रण:

नेटवर्क विश्लेषण उन परियोजनाओं के लिए सबसे उपयुक्त है जो लागत को कम करने और समय में परियोजना को अच्छी तरह से पूरा करने में नियमित नहीं हैं। नेटवर्क विश्लेषण दो तकनीकों का उपयोग करता है - प्रोग्राम मूल्यांकन और समीक्षा तकनीक (PERT), और महत्वपूर्ण पथ विधि (CPM)।