एक स्वतंत्र शाखा के लेखा रखना

एक स्वतंत्र शाखा के लेखा रखने की प्रक्रिया!

हेड ऑफिस की तरह इंडिपेंडेंट ब्रांच अपने सभी रिकॉर्ड्स को डबल एंट्री सिस्टम पर अलग और स्वतंत्र रूप से रखती है। आश्रित शाखाएँ कम शक्ति वाली हैं और अपनी आपूर्ति और खर्चों के लिए हेड ऑफिस पर निर्भर हैं और माइनर सोन की तरह हैं।

इंडिपेंडेंट ब्रांचेज वे हैं जो बाहर से खरीदारी करते हैं, हेड ऑफिस से सामान लाते हैं, हेड ऑफिस को सामान सप्लाई करते हैं और अपने द्वारा बिक्री मूल्य तय करते हैं। इस तरह एक स्वतंत्र ब्रांच में अमेरिकी बेटे की तरह अच्छी मात्रा में स्वतंत्रता मिलती है।

एक स्वतंत्र शाखा के लक्षण:

1. स्वतंत्र शाखा पुस्तकों का पूरा सेट रखती है। ऐसी शाखा को हेड ऑफिस और बाहरी पार्टियों से सामान मिलता है। इसका अपना बैंक खाता है। इस प्रकार, शाखा लेखांकन की फ्रिल प्रणाली रखती है।

2. यह अपना ट्रायल बैलेंस, ट्रेडिंग और प्रॉफिट एंड लॉस अकाउंट और बैलेंस शीट तैयार करता है। इन बयानों की प्रतियां हेड ऑफिस बुक्स में शामिल करने के लिए हेड ऑफिस को भेजी जाती हैं।

3. किताबों में एक खाता होता है, जिसे “प्रधान कार्यालय खाता” या “प्रधान कार्यालय चालू खाता” कहा जाता है, जिसे प्रधान कार्यालय से प्राप्त हर चीज का श्रेय दिया जाता है और हेड ऑफिस को भेजी गई सभी चीजों के साथ डेबिट किया जाता है। यही है, हेड ऑफिस से संबंधित सभी लेनदेन इस खाते में दर्ज किए जाते हैं। प्रधान कार्यालय चालू खाता इस प्रकार एक प्रोपराइटरशिप अकाउंट (यानी पूंजी खाता) है।

स्वतंत्र स्थिति के बावजूद, शाखा संसाधनों के बिना काम नहीं कर सकती है, और संसाधन, विशेष रूप से प्रारंभिक स्तर पर, हेड ऑफिस द्वारा प्रदान किए जाते हैं। इस प्रकार, हेड ऑफिस अकाउंट से देखे गए हेड ऑफिस द्वारा किया गया निवेश प्रकृति में एक व्यक्तिगत खाता है।

इसी तरह, हेड ऑफिस अपनी किताबों में एक खाता "शाखा चालू" खाता खोलता है, जो शाखा और प्रधान कार्यालय के बीच एक चालू खाता है और शाखा और प्रधान कार्यालय के बीच सभी लेन-देन को शामिल करता है।

एक विशेष विशेषता यह है कि हेड ऑफिस की किताबों में ब्रांच और ब्रांच करंट अकाउंट की किताबों में हेड ऑफिस करंट अकाउंट को पारस्परिक आधार पर बनाए रखा जाता है।

किसी भी तारीख को इन खातों का शेष उस तारीख को शाखा में परिसंपत्तियों और देनदारियों के बीच अंतर के बराबर होगा। हेड ऑफिस की किताबों में ब्रांच करंट अकाउंट और ब्रांच बुक्स में हेड ऑफिस करंट अकाउंट एक ही तारीख पर एक समान लेकिन विपरीत संतुलन दिखाते हैं।

4. अंतर-शाखा लेनदेन हो सकता है। अर्थात्, एक शाखा द्वारा एक ही प्रधान कार्यालय की दूसरी शाखा में स्थानांतरित किया गया माल। ऐसी प्रविष्टियों को बाद में समझाया गया है।

5. प्रधान कार्यालय द्वारा खातों और विवरणों को प्राप्त करने पर, प्रधान कार्यालय शेष राशि को समेट लेता है, जिसे शाखा कार्यालय की किताबों के साथ प्रधान कार्यालय खातों में शाखा कार्यालय की किताबों में दिखाया गया है। मतभेदों को समेट लिया जाता है। इससे अलग से निपटा जाता है।

अंतर-शाखा लेनदेन:

जब एक प्रधान कार्यालय में कई शाखाएँ होती हैं, तो लेनदेन आपस में हो सकते हैं और ऐसे लेनदेन को अंतर-शाखा लेनदेन के रूप में जाना जाता है। किसी भी शाखा को किसी अन्य शाखा के साथ खाता रखने की आवश्यकता नहीं है। अंतर-शाखा लेनदेन को प्रधान कार्यालय के साथ लेनदेन के रूप में माना जाता है।

प्रविष्टियाँ हैं:

उदाहरण:

इन-ट्रांजिट आइटम:

आमतौर पर, हेड ऑफिस की किताबों में ब्रांच करंट अकाउंट द्वारा दिखाया गया बैलेंस, हेड ऑफिस करंट अकाउंट द्वारा ब्रांच बुक्स में दिखाए गए बैलेंस के बराबर होता है। इन चालू खातों पर शेष राशि समान होनी चाहिए, लेकिन दोनों पक्षों में, पुस्तकों के सेट में।

निम्नलिखित परिस्थितियों में अंतर उत्पन्न होता है:

1. जब कोई शाखा हेड ऑफिस में माल या नकदी भेजता है, तो शाखा द्वारा हेड ऑफिस अकाउंट में एक प्रविष्टि की जाती है। लेकिन सामान या नकदी की प्राप्ति पर केवल हेड ऑफिस की पुस्तकों में ही इसे दर्ज किया जाता है। उदाहरण के लिए, लेखा वर्ष के समापन से ठीक पहले शाखा द्वारा भेजा गया माल या नकदी उसी लेखा वर्ष में प्रधान कार्यालय तक नहीं पहुंच सकता है।

इसलिए, हेड ऑफिस की किताबों में, ब्रांच अकाउंट को क्रेडिट नहीं किया जाता है, लेकिन उसी समय ब्रांच की किताबों में, हेड ऑफिस अकाउंट को डेबिट कर दिया जाता है। इस प्रकार दो पुस्तकों के बीच अंतर पैदा होता है।

2. इसी तरह, हेड ऑफिस शाखा में नकदी या सामान भेज सकता है। उन्हें भेजने पर, शाखा चालू खाता हेड ऑफिस की पुस्तकों में डेबिट किया जाता है। यदि आइटम उनके द्वारा प्राप्त नहीं किए जाते हैं, तो शाखा पुस्तकों में संबंधित प्रविष्टि पारित नहीं होती है।

इस तरह, हेड ऑफिस द्वारा ब्रांच या ब्रांच को हेड ऑफिस में भेजे गए सामान और कैश प्राप्तकर्ता द्वारा प्राप्त नहीं किए गए हैं, इन-ट्रांजिट के रूप में जाने जाते हैं।

1. जब शाखा द्वारा भेजा गया माल या नकदी पारगमन में हो, तो निम्नलिखित प्रविष्टियां पारित की जानी चाहिए:

उपरोक्त उक्त प्रविष्टियाँ किताबों में थोड़े समय के लिए या नकदी के आगमन तक बनी रहती हैं। जब पारगमन के सामान या नकदी प्राप्तकर्ता द्वारा प्राप्त की जाती है, तो बनाई गई प्रविष्टियां उलट जानी चाहिए और इस प्रकार ट्रांजिट खाता बंद हो जाता है।

चित्र 1:

चेन्नई की एक कंपनी की मैसूर और बैंगलोर में दो शाखाएँ हैं। प्रधान कार्यालय और शाखाओं ने 31 दिसंबर को अपने खाते की किताबें बंद कर दीं।

निम्नलिखित समायोजन को अभी तक प्रभाव नहीं दिया गया है और इसलिए आपको निम्नलिखित के लिए समायोजन प्रविष्टि देने की आवश्यकता है:

(ए) 30 दिसंबर को मैसूर द्वारा प्रधान कार्यालय को 4.500 रुपये का प्रेषण 5 जनवरी को प्रधान कार्यालय द्वारा प्राप्त किया गया।

(ख) हेड ऑफिस के निर्देशों के तहत 27 दिसंबर को बंगलौर शाखा द्वारा 2, 000 रु। मूल्य के सामानों की बिक्री की गई और 30 दिसंबर को मैसूर ब्रांच द्वारा प्राप्त किया गया।

(सी) मैसूर शाखा की संपत्ति पर 1, 100 रुपये की मूल्यह्रास, ऐसी संपत्ति के खातों को प्रधान कार्यालय द्वारा बनाए रखा जाता है।

(घ) 30 जनवरी को हेड ऑफिस द्वारा मैसूर शाखा को 9, 000 रुपये का माल भेजा गया, जो 7 जनवरी को उस शाखा को प्राप्त हुआ।

हेड ऑफिस की पुस्तकों में प्रविष्टियाँ दिखाएँ।

उपाय:

चित्रण 2:

मैंगलोर में एक हेड ऑफिस में पुत्तुर और उडुपी में शाखाएँ थीं। 31 मार्च, 2006 को पुस्तकों को बंद करने के लिए, निम्नलिखित को सुधारने या समायोजित करने के लिए हेड ऑफिस बुक्स में प्रविष्टियाँ दें।

(1) व्यय, रु। 4, 800, हेड ऑफिस द्वारा अपनी ओर से किए गए काम के लिए उडुपी शाखा को चार्ज किया जाएगा।

(२) पुत्तुर शाखा ने रु। एक प्रमुख कार्यालय के अधिकारी को वेतन के रूप में 3, 600। शाखा ने वेतन खाते में राशि को डेबिट कर दिया है।

(3) पुटुर में फर्नीचर पर 10% की दर से मूल्यह्रास रुपये लगाया जाएगा। 10, 000, जिसका खाता प्रधान कार्यालय में है।

(4) सामान की कीमत रु। 2, 400 डी 'सूजा ब्रदर्स से प्रधान कार्यालय द्वारा खरीदा गया, लेकिन पुत्तूर शाखा द्वारा भुगतान किया गया।

(5) रुपये का प्रेषण। उडुपी शाखा द्वारा 28 मार्च, 2006 को हेड ऑफिस को बनाया गया 3, 750, 1 अप्रैल, 2006 को उत्तरार्द्ध द्वारा प्राप्त किया गया था। (B.Com, मैंगलोर)

उपाय:

चित्रण 3:

मुंबई के एक प्रधान कार्यालय की कोलकाता में शाखा है। कंपनी प्रत्येक वर्ष 31 मार्च को अपना खाता बंद कर देती है। निम्नलिखित के संबंध में हेड ऑफिस और कोलकाता शाखा दोनों की पुस्तकों में क्या समायोजन प्रविष्टियाँ पारित की जानी आवश्यक हैं?

(i) रुपये का प्रेषण। कोलकाता शाखा द्वारा 22 मार्च को 5, 000, 5 अप्रैल को एचओ द्वारा प्राप्त किया जाता है।

(ii) रु। 20 मार्च को एचओ द्वारा भेजे गए 10, 000, 6 अप्रैल को शाखा में पहुंचेंगे।

(iii) रुपये की लागत से मशीनरी पर 10% प्रति वर्ष मूल्यह्रास प्रदान किया जाना है। 70, 000, जिसका खाता हो की पुस्तकों में है।

(iv) कोलकाता शाखा ने रु। HO की ओर से एक स्थानीय शेयरधारक को 100 लाभांश।

(v) कोलकाता शाखा को HO की ओर से शेयर-धारक को बकाया राशि में कॉल के लिए रु। 50 की राशि प्राप्त हुई।

उपाय:

हेड ऑफिस बुक्स में ब्रांच ट्रायल बैलेंस का समावेश:

जब शाखाएँ निर्भर होती हैं, तो ऐसे शाखाओं का लेखा-जोखा प्रधान कार्यालय में ही किया जाता है और इसलिए शाखा परिणामों का समावेश अपेक्षाकृत सरल होता है। स्टॉक डिबेटर्स सिस्टम के तहत, डिबेटर्स सिस्टम या ब्रांच एडजस्टमेंट अकाउंट के तहत प्रॉफिट को ब्रांच अकाउंट से जनरल प्रॉफिट और लॉस अकाउंट में ट्रांसफर कर दिया जाता है। स्वतंत्र शाखा, जिसकी अपनी लेखा प्रणाली है, एक परीक्षण संतुलन तैयार करती है और इसकी एक प्रति प्रधान कार्यालय को भेजती है।

शाखा से ट्रायल बैलेंस की प्राप्ति के बाद, हेड ऑफिस ब्रांच ट्रेडिंग और प्रॉफिट एंड लॉस अकाउंट और एक संयुक्त डाटा शीट तैयार करने के लिए प्रविष्टियों को शामिल करता है। ब्रांच के संबंध में अपनी पुस्तकों में ब्रांच ट्रायल बैलेंस हेड ऑफिस रिकॉर्ड की मदद से; इस प्रक्रिया को शाखा परीक्षण संतुलन के निगमन के रूप में जाना जाता है।

इसके दो तरीके हैं:

(ए) ट्रायल बैलेंस में सभी मदों को शामिल करना:

आइटम दो भागों में विभाजित हैं:

(ए) ट्रेडिंग और लाभ और हानि खाते से संबंधित आइटम

(बी) बैलेंस शीट से संबंधित आइटम।

उपरोक्त छह जर्नल प्रविष्टियों को पारित करके, हेड ऑफिस शाखा व्यापार और लाभ और हानि खाता तैयार करता है।

यदि मुख्य कार्यालय शाखा की संपत्ति और देनदारियों को शामिल करके शाखा की किताब को बंद करने की इच्छा रखता है, तो निम्नलिखित दो और प्रविष्टियों को पारित किया जाना चाहिए:

इन सभी आठ प्रविष्टियों को पारित करने के बाद, शाखा खाते का डेबिट पक्ष कुल क्रेडिट पक्ष शाखा खाते के बराबर हो जाएगा और इस प्रकार प्रधान कार्यालय की पुस्तकों में शाखा खाता स्वचालित रूप से संतुलित हो जाएगा। यही है, अगर शाखा की संपत्ति और देनदारियों को शामिल किया जाता है, तो समायोजन और शामिल करने के बाद तैयार की गई हेड ऑफिस की किताबों में शाखा खाता कोई संतुलन नहीं छोड़ता।

यदि शाखा की संपत्ति और देनदारियों को शामिल नहीं किया जाता है, तो उपरोक्त तरीके से तैयार हेड ऑफिस की किताबों में शाखा खाता, समापन तिथि के अनुसार शुद्ध संपत्ति (संपत्ति कम देनदारियों) के बराबर समापन शेष छोड़ देगा।

चित्र 1:

30 सितंबर 2005 को बेल्लारी ब्रांच का ट्रायल बैलेंस निम्नलिखित है:

स्टॉक ऑन हैंड का मूल्य 2, 700 रुपये था। 30 सितंबर 2005 को हेड ऑफिस की किताबों में शाखा खाता 460 रुपये डेबिट में था। 27 सितंबर को, हेड ऑफ़िस ने माल को 2 500 रुपये की शाखा में भेज दिया, जहाँ उन्हें 4 अक्टूबर 2005 को प्राप्त किया गया। इसी तरह, 28 सितंबर को शाखा द्वारा 1, 200 रुपये का नकद प्रेषण 2 अक्टूबर को हेड ऑफ़िस को प्राप्त हुआ। 2005।

आपको हेड ऑफ़िस की किताबों में ट्रेडिंग को शामिल करने के लिए आवश्यक जर्नल प्रविष्टियाँ देनी होती हैं, जो ब्रांच और ब्रांच में ट्रेडिंग का नतीजा दिखाती हैं और हेड ऑफ़िस की किताबों में दिखाई देती हैं।

चित्रण 2:

आपको कलकत्ता और दिल्ली में इसकी शाखा में ट्रेडिंग एंड प्रॉफिट एंड लॉस अकाउंट और ईव्स लिमिटेड की समेकित बैलेंस शीट तैयार करनी होगी। संपत्ति और देनदारियों को शामिल करने के बाद प्रधान कार्यालय की किताबों में दिल्ली शाखा खातों और शाखा कार्यालय में शामिल करने के लिए जर्नल प्रविष्टियाँ दें।

31 दिसंबर 2005 को परीक्षण संतुलन इस प्रकार है:

(बी) शुद्ध लाभ / हानि, देयता और शाखा के आस्तियों का समावेश:

सभी मदों को स्थानांतरित करने के बजाय, शाखा एक ट्रेडिंग और लाभ और हानि खाता तैयार कर सकती है और केवल नेट लाभ या हानि संपत्ति या देनदारियों के साथ या बिना हेड ऑफिस में स्थानांतरित की जा सकती है।

यदि संपत्ति और देनदारियों को स्थानांतरित किया जाता है, तो हेड ऑफिस कोई संतुलन नहीं छोड़ेगा। यदि, हालांकि, संपत्ति और देनदारियों को स्थानांतरित नहीं किया जाता है, तो शुद्ध संपत्ति के बराबर हेड ऑफिस अकाउंट में एक संतुलन बना रहेगा। समेकित बैलेंस शीट तैयार करते समय, हालांकि, यह खाता शाखा परिसंपत्तियों और देनदारियों द्वारा प्रतिस्थापित किया जाता है।

प्रविष्टियाँ हैं:

चित्र 1:

चित्रण 2:

एक्स लिमिटेड, जिसका प्रधान कार्यालय कोलकाता में है, की चेन्नई में एक शाखा है जो आंशिक रूप से एचओ से लागत और आंशिक रूप से अन्य स्थानीय आपूर्तिकर्ताओं से आपूर्ति प्राप्त करती है। शाखा पुस्तकों का एक अलग सेट रखती है।

31 दिसंबर 2005 को निम्नलिखित शेष राशि निकाली गई:

ट्रायल बैलेंस की तारीख के अनुसार हेड ऑफिस और ब्रांच करंट अकाउंट्स के बैलेंस के बीच अंतर (i) गुड्स-ट्रांजिट और (ii) कैश-इन-ट्रांजिट के कारण होता है। मूल्यह्रास का आरोप लगाया जाना है 31 दिसंबर 2005 को @ 10% प्रति शेयर हेड ऑफिस 25, 000 रुपये और शाखा 12, 000 रुपये थे।

आपको 31 दिसंबर 2005 को समाप्त वर्ष के लिए एक संयुक्त व्यापार और लाभ और हानि खाता तैयार करने के लिए कहा गया है और उस तिथि के अनुसार एक बैलेंस शीट। (एम.कॉम।, मद्रास, मदुरै, बैंगलोर)