अपनी योजना प्रक्रिया को और अधिक प्रभावी कैसे बनाएं? (9 कदम)

हर व्यावसायिक इकाई की अपनी समस्याएं होती हैं और इन पर योजनाओं के विवरण को ध्यान में रखकर काम किया जाता है। हालांकि, कुछ बुनियादी कदम हैं जिनका हर प्रकार की योजना में पालन किया जाना चाहिए। जब इन चरणों का पालन किया जाता है, तो नियोजन प्रक्रिया व्यवस्थित हो जाती है।

इन चरणों की संक्षिप्त व्याख्या निम्नलिखित है:

1. उद्देश्यों का निर्धारण:

नियोजन में पहला कदम स्पष्ट रूप से व्यापार के उद्देश्यों को निर्धारित करना है। यह एक प्रारंभिक बिंदु है क्योंकि संगठन के सभी लोगों को यह पता होना चाहिए कि भविष्य में क्या हासिल करना है। सबसे पहले, पूरे संगठन के उद्देश्य निर्धारित किए जाते हैं और फिर प्रत्येक विभाग के उद्देश्य निर्दिष्ट किए जाते हैं।

यह बेहतर है अगर उद्देश्यों को प्राथमिक और माध्यमिक के रूप में निर्दिष्ट किया जाता है। संगठन के प्रत्येक कर्मचारी के लिए प्राथमिक या मुख्य उद्देश्य बहुत स्पष्ट होने चाहिए क्योंकि वे अपेक्षित परिणाम निर्दिष्ट करते हैं और इंगित करते हैं कि क्या किया जाना है। हालांकि, उद्देश्यों की स्थापना के समय भविष्य के सभी अवसरों का सावधानीपूर्वक विश्लेषण किया जाना चाहिए।

2. योजना परिसर का निर्माण:

दूसरा चरण पूर्वानुमानों का निर्धारण करना है, जिस पर योजना आधारित होगी। यदि ये पूर्वानुमान सटीक हैं, तो नियोजन प्रक्रिया अधिक उपयोगी होगी। ये पूर्वानुमान किसी उत्पाद की कीमत, मजदूरी दर, सामग्री, शक्ति, कर्मियों की उपलब्धता आदि से संबंधित होते हैं। कुछ बाहरी कारक जो एक प्रबंधक के नियंत्रण से परे होते हैं जैसे कि मूल्य स्तर, राजनीतिक स्थिति और तकनीकी विकास बहुत सटीक नहीं हो सकते।

हालांकि वे कारक जो पूरी तरह से नियंत्रणीय हैं (जैसे श्रमिकों की दक्षता) सावधानी से पूर्वानुमानित किया जाना चाहिए ताकि वांछित परिणाम प्राप्त हो सकें। यह हमेशा बेहतर होता है कि परिसर में अनिल प्रबंधकों द्वारा सर्वसम्मति से सहमति व्यक्त की जाती है।

3. सूचना का संग्रह, विश्लेषण और वर्गीकरण:

प्रभावी नियोजन के लिए, सभी प्रासंगिक डेटा एकत्र, विश्लेषण और वर्गीकृत किए जाने चाहिए। संचालन कर्मियों से सुझाव भी आमंत्रित किए जाने चाहिए। विश्लेषण को सुविधाजनक बनाने के लिए एकत्र किए गए डेटा को सारणीबद्ध किया जाना चाहिए। विश्लेषण और व्याख्या की सुविधा के लिए सभी उपयोगी डेटा शामिल किए जाने चाहिए।

4. वैकल्पिक पाठ्यक्रम निर्धारित करें:

नियोजन का चौथा चरण कार्रवाई के वैकल्पिक पाठ्यक्रम की खोज करना है, अर्थात, कार्रवाई के एक से अधिक पाठ्यक्रम विकसित करना। उदाहरण के लिए, यदि अधिक धनराशि की आवश्यकता होती है, तो इन्हें अलग-अलग तरीकों से उठाया जा सकता है जैसे कि शेयर पूंजी जारी करना, बैंकों या वित्तीय संस्थानों से ऋण जुटाना या सार्वजनिक जमा इत्यादि।

कार्रवाई के सबसे उपयोगी पाठ्यक्रम की खोज के लिए इन सभी पाठ्यक्रमों का उचित मूल्यांकन किया जाना चाहिए। विकल्प को न्यूनतम संभव तक कम करने का प्रयास किया जाना चाहिए।

5. कार्रवाई के वैकल्पिक पाठ्यक्रम का मूल्यांकन:

प्रत्येक विकल्प का मूल्यांकन उसके अपेक्षित परिणाम और लाभों के संदर्भ में किया जाता है। प्रत्येक विकल्प के मजबूत और कमजोर बिंदुओं को सावधानीपूर्वक तौला जाना चाहिए। विकल्पों के मूल्यांकन के समय जिन सामान्य और सामान्य कारकों पर विचार किया जाता है, वे हैं जोखिम, पूंजी की कमी, लंबी दूरी के उद्देश्य आदि।

मूल्यांकन प्रक्रिया को प्रभावी बनाने के लिए, सामान्य तकनीकों का उपयोग सांख्यिकीय तकनीकों और परिचालन अनुसंधान में शामिल है।

6. एक योजना का चयन:

अगला कदम सबसे अच्छा विकल्प का चयन करना है। जब विभिन्न विकल्पों के तुलनात्मक परिणामों को सारणीबद्ध किया जाता है, तो जो विकल्प सबसे अच्छा लगता है, उसे चुना जाता है। चयन को सावधानीपूर्वक किया जाना चाहिए क्योंकि किसी विशेष पाठ्यक्रम के चयन के परिणाम दूरगामी हैं।

7. व्युत्पन्न योजनाओं का गठन:

मास्टर प्लान की वस्तुओं को प्राप्त करने के लिए, सहायक या व्युत्पन्न योजनाओं को तैयार किया जाता है। मास्टर प्लान को लागू करने के लिए, प्रत्येक विभागीय प्रमुख अपने विभाग की एक योजना तैयार करता है।

यदि कोई कंपनी कुछ नई मशीनों को स्थापित करके एक नया उत्पाद विकसित करने का निर्णय लेती है, तो सहायक योजनाओं में नए कर्मचारियों की भर्ती, धन की खरीद, नए उत्पाद का विज्ञापन, कच्चे माल की खरीद आदि शामिल होंगे।

8. योजनाओं का संचार:

योजना में अगला कदम संगठन में प्रत्येक प्रबंधक के लिए योजना को संप्रेषित करना है ताकि वे योजनाओं के कार्यान्वयन में पूरे मनोयोग से सहयोग करें। सभी प्रबंधकों को नियोजन प्रक्रिया में जोड़ना बेहतर है ताकि वे प्रबंधन में भागीदारी की भावना विकसित करें।

9. योजनाओं को नियंत्रित करना:

योजना में अंतिम चरण एक योजना की प्रगति को देखना और इसकी कमियों और कमजोरियों पर ध्यान देना है। इन कमियों को बिना किसी देरी के सुधारा या सुधारा जाना चाहिए और भविष्य की सभी योजनाएं इन नुकसानों के मद्देनजर बनाई जानी चाहिए। इसलिए, योजनाओं की निरंतर समीक्षा प्रबंधन को योजनाओं को अद्यतित रखने में मदद करती है।