कार्यालय मेल से निपटने के लिए उपकरण: आवश्यकता और प्रकार

ऑफिस मेल से निपटने के लिए आवश्यक उपकरण के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें। इस लेख को पढ़ने के बाद आप इस बारे में जानेंगे: 1. मेल के लिए उपकरण की आवश्यकता 2. हैंडलिंग मेल के लिए उपकरण के प्रकार।

मेल को संभालने के लिए उपकरण की आवश्यकता:

मेल को संभालना एक श्रमसाध्य काम है। बहुत सारे ऑपरेशन करने हैं। आने वाले और बाहर जाने वाले दोनों को बड़ी संख्या में डाक लेखों को संभालना पड़ता है। एक बड़ी चिंता के लिए यह संख्या बहुत बड़ी है। जैसे-जैसे आकार में चिंता बढ़ती जाती है, संख्या बढ़ती जाती है; और गतिविधियों को गुणा किया जाता है।

पत्र या नोटिस या परिपत्रों को अक्सर एक ही व्यक्ति को भेजना पड़ता है और फिर एक ही पते पर कई बार लिखना या लिखना होता है।

कई पृष्ठों या बाड़ों को एक साथ इकट्ठा किया जाना है। ये सभी थकाऊ काम हैं लेकिन इनका सही प्रदर्शन किया जाना चाहिए। एकरसता को दूर करने के लिए, गति और सटीकता सुनिश्चित करने और चोरी से बचने के लिए, विभिन्न मशीनों को पेश किया गया है, जिनका उपयोग किया जा सकता है, बशर्ते कि काम की मात्रा प्रणाली को आर्थिक बनाने के लिए काफी बड़ी हो।

मेल को संभालने के लिए उपकरण के प्रकार:

मेल से निपटने में उपयोग की जाने वाली विभिन्न प्रकार की मशीनें नीचे वर्णित हैं:

(1) पत्र-खोलने की मशीन:

इस मशीन का उपयोग लिफाफे खोलने के लिए किया जाता है। पत्र आमतौर पर हाथ से खोले जाते हैं लेकिन थोड़ी सी भी लापरवाही सामग्री के अंदर खराब हो सकती है। इस मशीन द्वारा एक लिफाफे के एक किनारे से बहुत बारीक पट्टी काटकर एक लिफाफा खोला जा सकता है।

मशीन को स्व-तीक्ष्ण और घूमने वाले कटर या ब्लेड से सुसज्जित किया गया है। मशीन को हाथ से या विद्युत से संचालित किया जा सकता है। एक विद्युत संचालित मशीन एक मिनट के भीतर सभी आकारों के 500 लिफाफे तक खोल सकती है।

(2) लिफाफा सील मशीन:

लिफाफों की सील एक थकाऊ है और गंदा काम। गंदा क्योंकि गोंद या गोंद का उपयोग किया जाता है। एक लिफाफा- सीलिंग मशीन, यदि हाथ से संचालित किया जाता है, तो एक मिनट में लगभग 150 लिफाफे सील कर सकते हैं और यदि विद्युत संचालित हो तो संख्या 25, 000 प्रति घंटे तक पहुंच सकती है।

लगातार पानी पिलाना पड़ता है। किसी भी उचित चौड़ाई, लंबाई और मोटाई के लिफाफे को एक मानक मशीन द्वारा सील किया जा सकता है। विद्युत संचालित मशीन का एक अतिरिक्त फायदा है कि पानी गर्म होता है और गर्म पानी गम पर त्वरित कार्रवाई करता है।

(3) Collating मशीन:

कागजों के ढेरों बाड़ों या चादरों को इकट्ठा करने से पहले उन्हें एक साथ इकट्ठा करना पड़ सकता है। यह एक श्रमसाध्य और जोखिम भरा काम है। जोखिम भरा है क्योंकि कागज की कोई भी शीट छूट सकती है या उसी पृष्ठ का बेकार दोहराव हो सकता है। यह समय लेने वाली भी है। एक टकराने वाली मशीन सभी समस्याओं को हल करती है।

ऐसी मशीन कई प्रकार और आकार की होती है। एक बड़ी मशीन न केवल टकराती है, बल्कि कागजात भी बांध देती है। एक साधारण कोलेटिंग मशीन का उपयोग एक टाइपिस्ट द्वारा किया जा सकता है, जो कागज की आवश्यक शीटों की संख्या रखता है, कार्बन पेपर के साथ इंटरलेय किया जाता है, टेबल पर तैयार किया जाता है, ताकि कई प्रतियों को टाइप करने के लिए कागज तैयार होने में समय बर्बाद न हो। पहर।

(4) कागज तह मशीन:

लिफाफे के अंदर डालने से पहले कागजों की तह करना उतना आसान काम नहीं है जितना कि यह प्रतीत होता है। तह को सुव्यवस्थित और सुरुचिपूर्ण तरीके से बनाया जाना है। समय की बर्बादी के कारण अनावश्यक तह नहीं होगी। तह मुश्किल हो जाता है जब कागजों का एक गुच्छा एक साथ मोड़ना पड़ता है।

तह लिफाफे के आकार के अनुसार होना चाहिए। यदि 'विंडो लिफाफे' का उपयोग किया जाता है, तो तह को इस तरह से किया जाना चाहिए कि पत्र पर टाइप किया गया पता अंदर दिखाई दे। यदि पेपर फोल्डिंग मशीन का उपयोग किया जाता है तो इन सभी समस्याओं को हल किया जा सकता है।

एक समग्र मशीन उपलब्ध है जो एक लिफाफे के अंदर कागजात को टकराएगी, मोड़ेंगी और सम्मिलित करेगी और अंत में इसे सील कर देगी। इन सभी को एक घंटे के भीतर 2, 500 लिफाफे तैयार करने की गति से किया जा सकता है। बहुत कुछ निर्भर करता है, हालांकि, कागजात की संख्या पर टकरा जाना।

(5) मशीन या पते को संबोधित करना:

ऐसी मशीन की मदद तब ली जाती है जब अक्सर पत्र या परिपत्र या नोटिस एक ही पते पर भेजे जाने होते हैं। उदाहरण के लिए, किसी एसोसिएशन या कंपनी के सदस्यों, उपभोक्ताओं को बिजली या टेलीफोन बिल, बीमा पॉलिसी धारकों को प्रीमियम नोटिस, आदि के लिए संचार।

इस मशीन के लिए प्रत्येक नाम और पते के लिए एक मास्टर कॉपी तैयार करनी होगी। यह धातु के प्लेटों या स्टैंसिल कटौती पर मोटे कागज या प्लास्टिक शीट, आदि पर बनाकर किया जा सकता है। इन प्लेटों या कार्डों को मशीन के अंदर खिलाया जाता है। एक लीवर को दबाकर, एक एक करके एक प्लेट या कार्ड को मुद्रण की स्थिति में लाया जाता है।

लिफाफे या कार्ड को प्लेटफ़ॉर्म पर रखा जाता है और उभरा हुआ प्लेट या कार्ड उस पर दबाया जाता है और बीच में सूखी स्याही गुजरती है। एक छाप बनाई जाती है। कुछ अनुलग्नकों को जोड़कर, क्रमांकन भी एक साथ किया जा सकता है या कुल विवरण का एक भाग मुद्रित किया जा सकता है (जैसे, केवल नाम), आदि।

हो सकता है कि सभी नाम एक समय में न हों। कुछ स्वचालित डिवाइस द्वारा मशीन चयन कर सकती है। हाथ से संचालित मशीन द्वारा पते 800 से 1, 000 प्रति घंटे और विद्युत संचालित एक से 7, 000 प्रति घंटे तक मुद्रित किए जा सकते हैं।

ऐसी मशीन का उपयोग मजदूरी या रोल शीट का भुगतान करने के लिए भी किया जाता है, चालान के लिए, अन्य फॉर्म भरने के काम के लिए। इसके बहुत फायदे हैं:

(ए) इसमें ऑपरेशन की जबरदस्त गति है,

(b) नाम और पते को प्रिंट करने में कोई गलती नहीं है,

(d) इसका उपयोग कई उद्देश्यों के लिए और कई तरीकों से किया जा सकता है,

(e) यह अर्थव्यवस्था की ओर जाता है।

इसके नुकसान भी हैं:

(ए) धातु प्लेटें टिकाऊ होते हुए भी महंगी हैं,

(b) परिवर्तन करना कठिन है।

(6) Franking मशीन:

यह विभिन्न संप्रदायों के डाक टिकटों के लिफाफे, कार्ड आदि के डिजाइन पर छपाई के लिए उपयोग की जाने वाली मशीन है, जिसमें दिनांक, राशि, मोहर का स्थान और उपयोगकर्ता की पंजीकृत संख्या दर्शाई जाती है। इसके अलावा, एक विज्ञापन नारा भी मुद्रित किया जा सकता है।

वाणिज्यिक घर, शैक्षणिक संस्थान, सरकारी कार्यालय और अन्य विभिन्न संगठन साधारण चिपकने वाले डाक टिकटों का उपयोग करने के बजाय आमतौर पर ऐसी मशीन का उपयोग करते हैं। इस मशीन को 1922 के अंतर्राष्ट्रीय पोस्टल कन्वेंशन के बाद पेश किया गया है। ऐसी मशीन बी; खरीदे गए या भरे गए लेकिन पंजीकरण और लाइसेंस के लिए एक डाकघर में ले जाना होगा।

उपयोगकर्ता को पोस्ट ऑफिस द्वारा एक नंबर आवंटित किया जाता है। मशीन के साथ एक मीटर लगा होता है जिसमें डाक के माध्यम से खपत की गई राशि दिखाई जाती है। संभावित खपत के आधार पर एक राशि का अनुमान और पोस्ट ऑफिस को अग्रिम भुगतान किया जाता है।

तदनुसार डाकघर मीटर को उस सीमा तक समायोजित करता है, उसे लॉक करता है और सील करता है। उपयोगकर्ता मशीन का उपयोग तब तक कर सकता है जब तक कि डाक मूल्य की सीमा पूरी नहीं हो जाती है और उसके बाद मशीन काम करना बंद कर देती है। मशीन को फिर से अग्रिम भुगतान के लिए मीटर के नए समायोजन के लिए डाकघर में ले जाना पड़ता है।

निम्नांकित चरणों को करने के लिए निम्नलिखित उपाय करने होंगे:

(1) पत्रों को उनके लिए आवश्यक डाक की मात्रा के अनुसार क्रमबद्ध किया जाना है।

(२) मशीन को एक समय में एक संप्रदाय के साथ समायोजित किया जाता है। उदाहरण के लिए, 25 पैसे, 35 पैसे, और इतने पर। 25 पैसे के स्टांप की आवश्यकता वाले पत्रों को एक समय में रद्द कर दिया जाएगा। फिर 35 पैसे के स्टांप वगैरह की जरूरत वाले पत्र।

(3) भारी मोटाई के लिफाफे या लेखों के लिए, जिन्हें मशीन में नहीं डाला जा सकता, अलग-अलग शीटों को फ्रैंक किया जाता है और फिर लेखों पर चिपका दिया जाता है।

(४) यदि कोई गलती है तो ऐसे लिफाफे को संरक्षित किया जाता है और रिफंड के लिए डाकघर में जमा किया जा सकता है।

(5) हर दिन तारीख मुद्रण तंत्र को समायोजित करना होगा।

(६) मशीन को एक जिम्मेदार व्यक्ति के प्रभार में रखा जाना चाहिए ताकि कोई दुरुपयोग न हो।

लाभ:

(a) ऑपरेशन समय की बचत करता है। लगभग 2, 000 पत्रों को एक घंटे में हाथ से संचालित किया जा सकता है और 15, 000 को एक विद्युत संचालित मशीन द्वारा।

(b) डाक टिकट का स्टॉक बनाए नहीं रखा जाना चाहिए।

(d) पोस्ट बुक को बनाए रखने की आवश्यकता नहीं है।

(e) डाक शीघ्र वितरण के लिए तैयार है।

(च) विज्ञापन के नारों की छपाई विज्ञापन का एक सस्ता तरीका है।

नुकसान:

(a) गलत राशियों के फ्रैंकिंग के माध्यम से अपव्यय हो सकता है।

(b) मेल को पोस्टिंग के बाद हर दिन पोस्ट ऑफिस में ले जाना पड़ता है और पोस्ट बॉक्स में नहीं छोड़ा जा सकता है।