विभागीय खाते: प्रक्रिया, व्यय और अंतर विभागीय स्थानांतरण

विभागीय खाते: प्रक्रिया, व्यय और अंतर विभागीय स्थानांतरण!

परिचय:

विभागीय लेखा उनके व्यक्तिगत प्रदर्शन का पता लगाने के उद्देश्य से तैयार किए गए व्यवसाय के कई विभागों या वर्गों से संबंधित खाते हैं। एक व्यवसाय में विभिन्न प्रकार के सामानों से संबंधित कई विभाग हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, डिपार्टमेंटल स्टोर खुदरा व्यापारी द्वारा बड़े पैमाने पर व्यापार का एक उदाहरण है।

व्यवसाय को और अधिक कुशलता से करने के लिए, एक व्यापारी अपने स्टोर को कई वर्गों में विभाजित करता है, प्रत्येक अनुभाग को एक विभाग कहा जाता है। प्रत्येक विभाग द्वारा किए गए लाभ या हानि का पता लगाने के लिए, प्रत्येक विभाग के लिए अलग ट्रेडिंग और लाभ और हानि खाता तैयार करना वांछनीय है।

प्रत्येक विभाग के लिए अलग से इस तरह के ट्रेडिंग और प्रॉफिट एंड लॉस अकाउंट की तैयारी ट्रेडिंग गतिविधियों के परिणामों की तुलना करने में सक्षम बनाती है; संक्षेप में:

1. यह एक विभाग के प्रदर्शन की तुलना दूसरे के साथ करने में सक्षम बनाता है और वर्ष-वार प्रदर्शन की तुलना करके स्वयं विभाग की प्रगति को मापता है।

2. यह प्रत्येक विभाग की लाभप्रदता को मापने में सक्षम बनाता है। विभागीय लेखांकन की अनुपस्थिति में, यदि कोई नुकसान होता है, तो व्यवसायी सोचता है कि पूरा व्यवसाय नुकसान में है। इस प्रकार वह व्यवसाय को रोक सकता है और एक नया व्यवसाय शुरू कर सकता है, क्योंकि वह प्रत्येक विभाग के प्रदर्शन को समझने में असमर्थ है। लेकिन, विभागीय खातों को अलग से तैयार करके, प्रत्येक विभाग द्वारा किए गए लाभ के योगदान को जाना जा सकता है।

इस प्रकार एक अच्छा लाभ बनाने वाला विभाग विकसित किया जा सकता है और जो विभाग लाभ का कोई छोटा मार्जिन देता है या कोई लाभ बंद नहीं किया जा सकता है। एक विभाग के लाभ की जांच करना भी संभव है, जो विभाग द्वारा कोई लाभ नहीं खाया जाता है।

3. यह नई नीतियों को तैयार करने और विभागों में नई और नवीनतम तकनीकों को अपनाने में मदद करता है, जिससे विभाग की आगे लाभप्रदता की उम्मीद की जा सकती है।

4. विभागीय लाभ के आधार पर कमीशन का एक तरीका अपनाकर लाभ कमाने वाले विभाग के विभागीय प्रबंधकों को प्रोत्साहित किया जा सकता है। यह कदम लाभ कमाने वाले विभाग को और बढ़ावा देगा।

लेखांकन प्रक्रिया:

विभागीय खाते रखने की दो विधियाँ हैं:

1. स्वतंत्र आधार:

इस पद्धति में, प्रत्येक विभाग के खातों को अलग-अलग रखा जाता है। प्रत्येक विभाग ट्रेडिंग और लाभ और हानि खाता तैयार करता है। अंत में, प्रत्येक विभाग का लाभ या हानि सभी विभागों के लिए (सामान्य) लाभ और हानि खाते में स्थानांतरित किया जाता है। स्वतंत्र विभागीय बुक-कीपिंग एक महंगी है।

2. स्तंभकार आधार:

इस विधि में, पुस्तकों का एक ही सेट है। सभी विभागों के सभी खातों को एक साथ रखा जाता है, लेकिन एक स्तंभ या सारणीबद्ध रूप में। विभागीय व्यापार और लाभ और हानि खातों की तैयारी को सक्षम करने के लिए, विभिन्न सहायक पुस्तकें, जैसे कि खरीद, बिक्री, रिटर्न पुस्तकें, एक स्तंभ रूप में तैयार की जाती हैं और यह प्रत्येक विभाग के लिए रिकॉर्ड को विस्तार से दिखाता है।

निम्नलिखित खरीद पुस्तक और बिक्री पुस्तक का नमूना है:

अन्य सहायक पुस्तकों के मामले में नियमों का एक ही पैटर्न हो सकता है।

विभागीय व्यापार और लाभ और हानि खाता:

जब स्तंभ और आधार पर पुस्तकों और खातों का रखरखाव किया जाता है, तो ट्रेडिंग और लाभ और हानि खाता भी स्तंभ आधार पर तैयार किया जा सकता है। प्रत्येक विभाग के लिए सकल लाभ और शुद्ध लाभ का पता लगाने में कोई कठिनाई नहीं है। विश्लेषणात्मक बही खातों और सहायक पुस्तकों से विभाग-वार आंकड़े आसानी से उपलब्ध हैं। यदि किसी विशेष विभाग के साथ निश्चित रूप से खर्च की गई वस्तु की पहचान की जाती है, तो इसे विभाग के संदर्भ में प्रत्यक्ष व्यय कहा जा सकता है।

उदाहरण के लिए, एक विशेष विभाग के प्रबंधक और सेल्समैन का वेतन, विशेष विज्ञापन, अलग से मीटर की गई बिजली इत्यादि खर्च होते हैं और विशेष रूप से विशेष विभागों के लिए निर्धारित और पहचाने जाते हैं। इसके अलावा, कुछ खर्चों को अप्रत्यक्ष खर्च भी कहा जाता है।

कुछ प्रकार के खर्च विभागीय रूप से आसानी से पहचाने जाने योग्य नहीं होते हैं और इस प्रकार के खर्चों का लाभ सभी विभागों को जाता है। और इस तरह के खर्च, जिसे संयुक्त व्यय कहा जाता है, व्यवसाय के लिए समग्र रूप से खर्च किए जाते हैं।

उदाहरण के लिए, किराया, मूल्यह्रास, विक्रय व्यय, कल्याण व्यय, विज्ञापन आदि विभिन्न विभागों के बीच इस तरह के खर्चों का आवंटन खाते की तारीख में समान आधार पर अपरिहार्य हो जाता है। ऐसे मामलों में महत्वपूर्ण बिंदु आधार को ठीक करना है जिसके आधार पर अलग-अलग राजस्व आइटम को विभाजित किया जाना है। सभी वस्तुओं को समान आधार पर विभाजित करना न तो संभव है और न ही वांछनीय।

आम व्यय का आवंटन:

आम तौर पर, सभी प्रत्यक्ष खर्च संबंधित विभागों से लिए जाते हैं, अप्रत्यक्ष या सामान्य खर्चों के मामले में, प्रत्येक विभाग द्वारा किए गए लाभ और हानि का पता लगाने के लिए विभागों के बीच उचित आवंटन किया जाना चाहिए। प्रत्येक विभाग पर उचित व्यवसाय व्यय का शुल्क लिया जाता है। यदि ऐसे आवंटन का आधार विशेष रूप से उल्लिखित नहीं है, तो निम्नलिखित प्रक्रिया का पालन किया जा सकता है।

कुछ खर्चों को स्वीकार नहीं किया जा सकता है और न ही अपीलीकरण का कोई आधार व्यावहारिक है। मसलन, लोन, इनकम टैक्स, जनरल मैनेजर को सैलरी, शेयर ट्रांसफर खर्च, बैंक चार्ज, ऑडिट फीस आदि पर ब्याज। यहां इन खर्चों को सुरक्षित रूप से जनरल प्रॉफिट और लॉस अकाउंट में ट्रांसफर किया जा सकता है।

इसी तरह, सामान्य प्रकृति की आय जैसे कि ब्याज पर कॉल-इन-एरियर्स, निवेश पर ब्याज, शेयर हस्तांतरण पर शुल्क आदि सामान्य लाभ और हानि खाते में जमा किए जाते हैं। डिपार्टमेंटल ट्रेडिंग अकाउंट ग्रॉस प्रॉफिट या लॉस और डिपार्टमेंटल प्रॉफिट एंड लॉस अकाउंट से पता चलता है कि नेट प्रॉफिट या लॉस प्रत्येक डिपार्टमेंट द्वारा अर्जित या नुकसान को दर्शाता है।

चित्र 1:

एक बड़े रिटेल स्टोर के मालिक ने 31 मार्च 2006 को समाप्त हुए तीन महीनों के लिए अलग-अलग एक्स, वाई और जेड विभागों के शुद्ध लाभ का पता लगाना चाहा। यह वास्तव में उस तारीख पर स्टॉक लेने के लिए अव्यावहारिक पाया जाता है, लेकिन विभागीय की पर्याप्त व्यवस्था लेखांकन उपयोग में है, और संबंधित तीन विभागों के लिए सकल लाभ की सामान्य दरें क्रमशः 40%, 30% और 20% प्रत्यक्ष व्यय चार्ज करने से पहले टर्नओवर पर हैं। अप्रत्यक्ष व्यय विभागीय कारोबार के अनुपात में लिया जाता है।

विभागों के लिए निम्नलिखित आंकड़े हैं:

अवधि के लिए कुल अप्रत्यक्ष खर्च (अन्य विभागों से संबंधित लोगों सहित) रु। 5, 400 रुपये के कुल कारोबार पर। 1, 08, 000 रु। अनुमानित शुद्ध लाभ दिखाते हुए एक स्टेटमेंट तैयार करें, जो 31-3-2006 को अनुमानित मूल्य पर प्रत्येक विभाग के लिए 10% का स्टॉक रिज़र्व बनाता है।

चित्रण 2:

निम्नलिखित विवरणों से आपको प्रत्येक विभाग के सकल और शुद्ध लाभ को दर्शाते हुए 31 दिसंबर 2005 को समाप्त वर्ष के लिए ट्रेडिंग और प्रॉफिट एंड लॉस अकाउंट तैयार करना आवश्यक है। कारोबार के सामान्य खर्चों को टर्नओवर के आधार पर। बैलेंस शीट भी तैयार करें।

स्टॉक में हाथ 31 दिसंबर, 2005 विभाग 30 रुपये और बी 20, 500 रुपये।

कुल बिक्री 1.20.000 रु। है, विभाग 80 रु। और ब 40 रु। सामान्य या अप्रत्यक्ष खर्च का अनुपात ए 2/3 और बी 1/3 के लिए प्रभार्य। (बी.कॉम। मदुरै। एमएस। भरतियार)

उपाय:

चित्रण 3:

विभाग C - 2, 496 इकाइयाँ # रु 25 प्रत्येक

सकल लाभ की दर प्रत्येक मामले में समान है। विभागीय ट्रेडिंग खाता तैयार करें।

उपाय:

अंतर-विभागीय स्थानांतरण:

सामानों की आपूर्ति अक्सर एक विभाग से दूसरे विभाग में होती है - अंतर-विभागीय स्थानांतरण। इस तरह के हस्तांतरण को आपूर्ति विभाग में जमा किया जाना चाहिए और प्राप्त विभाग को भेज दिया जाना चाहिए। यदि स्थानांतरण लागत मूल्य पर किए जाते हैं, तो इसे केवल हस्तांतरण के रूप में माना जा सकता है। अब और समायोजन की जरूरत नहीं है।

हालांकि, यदि सामानों के हस्तांतरण को विक्रय मूल्य पर बनाया जाता है, तो उसी संगठन के आपूर्ति विभाग द्वारा लाभ अर्जित किया जाता है। जब माल, एक विभाग से दूसरे में स्थानांतरित हो जाता है, तब भी ट्रांसफ़ेरे विभाग के साथ अनसोल्ड रहता है, तो लेखांकन अवधि के अंत में, हाथ पर इस तरह के स्टॉक पर अवास्तविक लाभ को खत्म करने की आवश्यकता उत्पन्न होती है। ऐसा इसलिए है, क्योंकि जारी करने वाले विभाग का लाभ (नोटरी) जारी करने की बहुत सारी फर्म के दृष्टिकोण से अवास्तविक है। समापन के अंत में अनसोल्ड माल के संबंध में शामिल लाभ के बराबर रिज़र्व होगा।

प्रविष्टि है:

सामान्य लाभ और हानि खाता डॉ।

स्टॉक रिजर्व के लिए

कुछ मामलों में, ट्रांसफ़ेरे विभाग के पास लेखा अवधि की शुरुआत में कुछ स्टॉक हो सकता है, जिसके खिलाफ स्टॉक रिजर्व पहले से ही पिछले वर्ष में बनाया गया था, जर्नल प्रविष्टि के माध्यम से सामान्य लाभ और हानि खाते में भी स्थानांतरित किया जाएगा:

स्टॉक रिजर्व खाता डॉ।

सामान्य लाभ और हानि खाते के लिए

वैकल्पिक रूप से, एकल जर्नल प्रविष्टि को स्टॉक में उद्घाटन और समापन स्टॉक में शामिल किए गए असत्य लाभ के बीच अंतर के आधार पर असत्य लाभ के लिए पारित किया जा सकता है।

चित्र 1:

एक फर्म के दो विभाग हैं - माल और रेडीमेड कपड़े। टुकड़ा सामान विभाग से रेडीमेड विभाग द्वारा खरीदे गए सभी सामानों को सामान्य बिक्री मूल्य पर चार्ज किया जाता है।

निम्नलिखित विवरणों से, विभागीय व्यापार और लाभ और हानि खातों को 31 दिसंबर, 2005 को समाप्त वर्ष के लिए तैयार करें:

रेडीमेड विभाग के शेयरों को माना जाता है कि पीस सामान विभाग से 75% कपड़े की आपूर्ति होती है। और बाहर से 25% खर्च और कपड़ा। 2004 में पीस सामान विभाग ने 2005 की समान दर से सकल लाभ अर्जित किया। 2005 में पूरे कारोबार का सामान्य खर्च 45, 000 रुपये था।

उपाय:

चित्रण 2:

किसी फर्म की पुस्तकों से निकाली गई निम्नलिखित शेष राशि में से, 31 दिसंबर 2005 को समाप्त हुए वर्ष के लिए विभागीय ट्रेडिंग और जनरल प्रॉफिट एंड लॉस अकाउंट तैयार करें और अवास्तविक विभागीय मुनाफे को समायोजित करने के बाद उस तारीख पर एक बैलेंस शीट, यदि कोई हो।

अतिरिक्त जानकारी:

1. विभाग ए का बंद स्टॉक - विभाग से माल सहित 13, 000 रुपये। बी विभाग की लागत 4, 000 रुपये।

2. विभाग B का स्टॉक बंद करना - Dept. AR से 9, 000 रुपये का माल शामिल है।

3. बिक्री विभाग में 20, 000 रुपये के मूल्य के विभाग बी को माल का हस्तांतरण शामिल है और विभाग बी की बिक्री में माल विभाग को हस्तांतरित करना शामिल है। बाजार मूल्य पर 30, 000 रुपये के मूल्य से लेकर अंतरण विभाग दोनों में।

4. विभाग और बी विभाग के ओपनिंग स्टॉक में अंतरण विभाग को लागत मूल्य पर क्रमशः 1, 000 रुपये और 1, 500 रुपये मूल्य के सामान शामिल हैं।

5. भूमि और भवनों को 5% और फर्नीचर को 10% प्रति वर्ष की दर से मूल्यह्रास

उपाय:

एनबी को स्टॉक खोलने के लिए किसी भी समायोजन की आवश्यकता नहीं है जिसमें अंतर-विभागीय स्थानांतरण शामिल हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि माल का मूल्य ट्रांसफर डिपार्टमेंट को दिया गया है न कि ट्रांसफर डिपार्टमेंट्स को।

चित्रण 3:

एक कंपनी के दो विभाग हैं। टुकड़ा माल और सिलाई। टुकड़े के सामान विभाग से टेलरिंग विभाग द्वारा खरीदे गए सभी सामान सामान्य बाजार मूल्य पर बेचे जाते हैं, जैसा कि बाहरी ग्राहकों को लगाया जाता है।

निम्नलिखित विवरणों से 31 मार्च 2005 तक विभागीय व्यापार और लाभ और हानि खाता और एक बैलेंस शीट तैयार करें।

10% से मशीनरी की सराहना करते हैं। सामान्य अनअलोकेटेड खर्चों को टुकड़ा सामान -3 और टेलरिंग -2 के अनुपात में संलग्न किया जाना है।

उपाय:

अनारक्षित लाभ के लिए प्रावधान की गणना:

सिलाई विभाग के समापन स्टॉक की संरचना नहीं दी गई है, टेलरिंग विभाग के पास 14, 000 रुपये का स्टॉक है। इस बात में कोई संदेह नहीं है कि स्टॉक में माल और माल बाहर से माल होते हैं। यह माना जा सकता है कि स्टॉक में दोनों प्रकार के सामान शामिल हैं यानी कि टुकड़ा सामान और बाहर से उनकी खरीद के अनुपात में।

इसलिए, सिलाई विभाग के समापन स्टॉक में शामिल किए गए टुकड़ा माल विभाग के माल के मूल्य की गणना निम्नानुसार की जा सकती है:

चित्रण 4:

नोट: सभी खर्चों को दिए गए निर्देश के अनुसार बिक्री अनुपात में विभाजित किया गया है।

बिक्री अनुपात = ए - रु। 50.000, बी - रु। 30, 000 सी - रु। 20, 000 या 5: 3: 2

चित्र 5:

अंडर-उल्लेखित जानकारी और निर्देशों से, विभागीय ट्रेडिंग और लाभ और हानि खाता तैयार करें, जो कि आउटराइटर्स लिमिटेड के तीन विभागों के स्तंभ रूप में है।

माल इस प्रकार स्थानांतरित किया गया (सभी लागत पर):

महिलाओं के लिए सिलाई 389 रुपये और आउटफिटिंग 6.679 रुपये; महिलाओं ने 5, 315 रुपये में सिलाई की; आउटफिट टू टेलरिंग 4, 271 रुपये और लेडीज वियर 5, 801 रुपये।

समान रूप से: स्टेशनरी 921 रुपये; डाक शुल्क रु .66; सामान्य शुल्क रु .39.627। बीमा 1, 785 रुपये और मूल्यह्रास 5.460 रुपये।

जैसा कि आप सबसे अच्छा समझते हैं और प्रत्येक आइटम के लिए चयनित आधार को बताते हुए नोटों को संलग्न करें, आगे के खर्च को आवंटित करें।

स्थापना रु 63, 395; खराब ऋण रु। 19, 823; विज्ञापन 7, 293 रुपये और आयकर 11, 028 रुपये।

किराया और कर 45, 437 रु। को अंतरिक्ष के कब्जे वाले हिस्से यानी टेलोरिंग 4 के अनुपात में विभाजित किया जाना है; महिलाओं के पहनने के 2; आउटफिट 3 और अन्य 2।

अनुमानित अपरोक्षीकरण वह सब है जो आवश्यक है: आउटफिटिंग विभाग के लिए किसी भी विषम शेष को चार्ज करें।