पत्राचार विभाग: रचना और व्यवस्था

पत्राचार विभाग के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें। इस लेख को पढ़ने के बाद आप इस बारे में जानेंगे: 1. पत्राचार विभाग की संरचना 2. पत्राचार विभाग की व्यवस्था।

पत्राचार विभाग की संरचना:

पत्राचार विभाग में सचिव की अध्यक्षता में बड़ी संख्या में कर्मचारी होते हैं।

(1) अक्षरों को प्रारूपण और मानकीकृत करने की प्रक्रिया में विभिन्न अधिकारियों की सहायता के लिए योग्य और अनुभवी पत्राचार क्लर्क हो सकते हैं। कुछ कार्यालयों में विभागीय प्रमुख स्वयं डिक्टेशन बनाते हैं और ड्राफ्ट तैयार करते हैं।

सचिव स्वयं विभिन्न विभागों से संबंधित महत्वपूर्ण पत्रों को निर्धारित करता है। कुछ अक्षरों के लिए विशेष शैली और भाषा की आवश्यकता होती है और इसमें व्यापार की किसी विशेष पंक्ति में प्रयुक्त कुछ तकनीकी या कानूनी शब्द या शब्द शामिल हो सकते हैं।

किसी विशेष पंक्ति में अनुभव रखने वाले पत्राचार से बहुत मदद मिल सकती है। पत्र लेखन पर अच्छी किताबें, हालांकि, पत्राचार क्लर्कों की सेवाओं के साथ बाजार में उपलब्ध हैं।

(२) पत्राचार लिपिकों के अलावा, टाइपिस्ट और स्टेनोग्राफर (या स्टेनो-टाइपिस्ट) की एक बड़ी ताकत हो सकती है, जिन्हें शॉर्ट हैंड में डिक्टेशन लेना होता है और उन्हें लंबे हाथ में ट्रांसफर करना होता है। कई प्रकार की मशीनें हैं, जो प्रक्रिया में उपयोग की जाती हैं- टाइपराइटर, डुप्लिकेटिंग मशीन (विभिन्न प्रकार और मॉडल के), तानाशाही-फोन, स्टेनो-टाइपिंग मशीन आदि। कुशल ऑपरेटरों को मशीनों को संचालित करने के लिए नियोजित किया जाता है।

(3) इसके बाद सेक्शन अंदर की तरफ और बाहर की ओर मेल को हैंडल करता है। यह तुलनात्मक रूप से एक छोटा खंड है जिसमें दो से पांच क्लर्क और एक पर्यवेक्षक होता है। कार्यालय के चपरासी या वाहक वितरण के समय या डाकघर से डाक लाने और ले जाने के समय या मेल पोस्ट करने के लिए या सीधे संदेशवाहक प्रणाली के तहत पत्र ले जाने के लिए अनुभाग की मदद करते हैं।

पत्राचार विभाग की व्यवस्था:

व्यवस्था में विभागीय कर्मियों के साथ-साथ मशीनों की व्यवस्था भी शामिल है। यहां, केंद्रीकरण या विकेंद्रीकरण के सिद्धांत का पालन किया जा सकता है। जब पत्रों को विभागीय प्रमुख द्वारा निर्धारित या मसौदा तैयार किया जाता है तो विकेंद्रीकरण का मामला होता है। दूसरी ओर, यदि सभी पत्रों को मुख्य रूप से पत्राचार क्लर्कों द्वारा मसौदा तैयार किया जाता है, तो केंद्रीकरण होता है।

फिर, यदि प्रत्येक विभाग का अपना टाइपराइटर या टाइपराइटर और टाइपिस्ट हैं, तो यह विकेंद्रीकरण का मामला है। यदि कोई केंद्रीय टाइपिस्ट का पूल है, तो इसे केंद्रीयकरण कहा जाता है। हालांकि, डुप्लिकेटिंग कार्य, आमतौर पर केंद्रीकृत तरीके से किया जाता है। केंद्रीकरण और विकेंद्रीकरण दोनों के अपने फायदे और नुकसान हैं।

टाइपिस्ट पूल:

इसका अर्थ है कि सभी टाइपिस्ट और आशुलिपिक एक समूह या एक पूल से आते हैं और एक विशेष स्थान पर एक साथ बैठते हैं। यह कार्यालय में एक सुविधाजनक स्थान पर है जो विभिन्न पक्षों से आसानी से सुलभ है। आम तौर पर यह एक कमरा है जिसे सामान्य कार्यालय से अलग किया जाता है और साउंड प्रूफ दीवारों जैसे कांच की दीवारों या कुछ अभ्रक-मिश्रण के साथ लेपित दीवारों से निर्मित होता है।

टाइपराइटर के सामने टाइपिस्ट अपनी सीटों पर कब्जा कर लेते हैं। विभिन्न विभागों की आवश्यकताओं के अनुसार वे पत्र लिखते हैं। जब भी किसी अधिकारी को कोई श्रुतलेख देना होता है, तो वह स्टेनोग्राफर को बुलाता है। कोई भी आशुलिपिक, जो नि: शुल्क है, वह उसमें भाग लेगा।

डिक्टेशन लेने के बाद वह इसे उस टाइपिस्ट को ट्रांसक्रिप्शन के लिए दे देगा, जो स्वतंत्र है। आशुलिपिक और टाइपिस्ट के बीच काम को वितरित करने के लिए अनुभाग का एक पर्यवेक्षक है। टाइपिस्ट भी एक-एक करके, हुड्डा-फोन द्वारा रिकॉर्ड किए गए निर्देशों को टाइप कर सकते हैं।

मल्टी-बैंक डिक्टा-फोन सिस्टम के तहत किसी भी डिस्क को घूर्णी आधार पर किसी भी टाइपिस्ट द्वारा सुना और टाइप किया जा सकता है। यदि मौजूदा कर्मचारी काम के दबाव का सामना नहीं कर सकते हैं, तो अतिरिक्त अस्थायी नियुक्तियां दी जाती हैं।

लाभ:

(ए) काम का कम या ज्यादा वितरण भी है: आशुलिपिक और टाइपिस्ट के बीच लोड,

(b) 'पूल' को अलग किया जा रहा है, न तो मशीनों के कारण होने वाला शोर सामान्य कार्यालय को परेशान करता है और न ही टाइपिस्टों को सामान्य कार्यालय के शोर से परेशान किया जाता है,

(c) यह आर्थिक है क्योंकि स्टेनोग्राफर और टाइपिस्ट की कम संख्या काम कर सकती है। यदि प्रत्येक विभाग का अपना स्टेनोग्राफर और टाइपिस्ट होता है, तो हाथों की अधिक संख्या की आवश्यकता होती है। यह बहुत महत्वपूर्ण है।

नुकसान:

(ए) सभी प्रकार के टाइपिंग कार्य को केंद्रीकृत नहीं किया जा सकता है। कुछ श्रुतलेखों और टाइपिंग कार्यों में उन तकनीकीताओं की आवश्यकता होती है जो केवल विशेषज्ञों द्वारा नियंत्रित की जा सकती हैं, उन तकनीकी कार्यों को संभालने वाले विशेष विभागों से जुड़ी होती हैं।

(बी) कुछ अधिकारी अपने स्वयं के स्टेनो-टाइपिस्टों को पसंद करते हैं, जो उनके विचार या उच्चारण का सही और शीघ्रता से पालन कर सकते हैं। हालांकि, उच्च रैंकिंग अधिकारियों के पास अपने निजी सचिव हैं। अधिकारी तब तक इंतजार कर सकते हैं जब तक कि उनका पसंदीदा आशुलिपिक 'पूल' से बाहर नहीं आ जाता,

(c) गुप्त मामलों को 'पूल' की मदद से तय या टाइप नहीं किया जा सकता है।

(d) केवल बड़ी चिंताएं इस तरह के 'पूल' का वहन कर सकती हैं।

'पूल ’प्रणाली के लाभ क्या हैं, विभागीय प्रणाली के नुकसान हैं और इसके विपरीत।