आधुनिक संगठन (HRIS) में मानव संसाधन सूचना प्रणाली की आवश्यकता

कार्मिक अनुसंधान और कार्मिक लेखा परीक्षा, और मानव संसाधन लेखांकन का संचालन करने के लिए, कार्मिक प्रबंधक को संगठन में काम करने वाले कर्मचारियों से संबंधित बहुत से डेटा की आवश्यकता होती है।

हालांकि, एक आधुनिक व्यवसाय संगठन की सूचना आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए मैनुअल रिकॉर्ड सिस्टम अपर्याप्त और अपर्याप्त पाया जाता है। दूसरे शब्दों में, बनाए रखने में कठिनाई और मैनुअल रिकॉर्ड सिस्टम की कमियों को एचआरआईएस की आवश्यकता के रूप में मूल कारणों के रूप में कहा जा सकता है। ये बाद में विस्तृत हैं।

यहां कठिनाई उन कर्मचारियों पर स्वैच्छिक डेटा को संदर्भित करती है जो मैन्युअल रूप से ट्रैक करने के लिए संभव नहीं है। इतना ही नहीं, डेटा को समय-समय पर अद्यतन करने की आवश्यकता होती है और यह लिपिक कार्य को काफी श्रम-गहन और महंगा बनाता है। एलेस्टेयर इवांस ने लागत, सटीकता, विखंडन, दोहराव और विश्लेषण की कठिनाई को मैनुअल रिकॉर्ड प्रणाली से जुड़ी कुछ कठिनाइयों के रूप में बताया है।

डेटा को एक रिकॉर्ड से दूसरे रिकॉर्ड में मैन्युअल ट्रांसफर करने से त्रुटि की संभावना बढ़ जाती है जो डेटा की सटीकता और विश्वसनीयता को प्रभावित करती है। प्रविष्टियां दो बार पारित की जा सकती हैं; डेटा को गलत दस्तावेज़ों में स्थानांतरित किया जा सकता है जिससे भ्रम पैदा हो।

चूँकि डेटा / सूचना का खंडित तरीके से रखरखाव किया जाता है, अर्थात, विभिन्न विभागों में अलग-अलग व्यक्तियों द्वारा नियंत्रित किए गए अलग-अलग स्थानों पर मैनुअल रिकॉर्ड रखे जाते हैं, एक कर्मचारी की पूरी जानकारी केंद्रीय स्थान पर आसानी से उपलब्ध नहीं होती है। यह बाधा संगठन की निर्णय लेने की प्रक्रिया है। वही HRIS की आवश्यकता को रेखांकित करता है।

वेंकट रत्नम और श्रीवास्तव ने एचआरआईएस की आवश्यकता के रूप में तीन उद्देश्यों को बताया है:

1. तैयार संदर्भ के लिए प्रत्येक व्यक्तिगत कर्मचारी के लिए डेटा और जानकारी संग्रहीत करने के लिए।

2. दिन-प्रतिदिन के कर्मियों के मुद्दों में निर्णय लेने के लिए एक आधार प्रदान करने के लिए, (जैसे कि छुट्टी का अनुदान) योजना, बजट, कार्यान्वयन और मानव संसाधन कार्यों के मेजबान की निगरानी के लिए भी।

3. सरकार और अन्य जनता को डेटा / रिटर्न की आपूर्ति करने के लिए।

सॉफ्टवेयर सलाहकार हेमेंद्र वर्मा ने एक सर्वेक्षण किया और निम्नलिखित उद्देश्यों के लिए HRIS की आवश्यकता पर प्रकाश डाला:

1. यह पाया गया कि एचआर फ़ंक्शन के संबंध में जानकारी को संभालने में बहुत कम समय आवंटित किया गया है, प्रचुर जानकारी को संभालने के लिए आवश्यक समय के कारण हो सकता है।

2. सभी स्तरों पर उद्योग में मानव संसाधनों के बारे में जानकारी का अभाव है।

3. एचआरआईएस पदोन्नति, स्थानांतरण, नामांकन आदि जैसे क्षेत्रों में "समानता" हासिल करने में मदद करेगा।

4. एचआरआईएस भविष्य निधि, सेवानिवृत्ति, ग्रेच्युटी, एलटी सी और अर्जित मुआवजा, आदि के संबंध में कर्मचारियों के बकाया का समय से निपटान करने में मदद करता है।

5. एक बार जब किसी व्यक्ति की प्रोफ़ाइल कंप्यूटर में दर्ज हो जाती है, तो जानकारी को पुनः प्राप्त करना आसान हो जाता है और इसमें लागत भी कम होती है और त्रुटियों की संभावना कम होती है।

कुछ लोग दो शब्दों के डेटा और सूचनाओं का परस्पर उपयोग करते हैं। लेकिन दोनों अवधारणाओं के बीच एक अंतर है। डेटा घटनाओं के बारे में कच्चे, अप्रमाणित संख्याएँ और तथ्य हैं जबकि जानकारी डेटा का विश्लेषण और संगठित रूप है।

उदाहरण के लिए, शुद्ध लाभ की राशि एक डेटा है क्योंकि शुद्ध लाभ के निरपेक्ष आंकड़े को कोई अर्थ नहीं सौंपा जा सकता है। लेकिन, लाभ को बिक्री के प्रतिशत के रूप में व्यक्त किया जाता है, यह निश्चित अर्थ बताता है और इसे सूचना कहा जाता है। एन। उपाध्याय ने बहुत स्पष्ट रूप से डेटा को सूचना से अलग किया है: "सार्थक संगठित डेटा को सूचना के रूप में परिभाषित किया जा सकता है"।

इससे पहले कि हम HRIS को परिभाषित करें, यह पहले परिभाषित -प्रबंधन सूचना प्रणाली '(IMS) के संदर्भ की फिटनेस में लगता है। एमआईएस एक औपचारिक, आमतौर पर कम्प्यूटरीकृत, सूचना के साथ प्रबंधन प्रदान करने के लिए संरचना, आंतरिक संचालन और निर्णय लेने की प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाने के लिए बाहरी कारकों से संबंधित है।

अब, एचआरएम के संदर्भ में इस अवधारणा को लागू करते हुए, एचआरआईएस को निम्नानुसार परिभाषित किया जा सकता है:

HRIS प्रत्येक व्यक्तिगत कर्मचारी के लिए डेटा और सूचनाओं को संग्रहीत करने, योजना बनाने, निर्णय लेने और बाहरी एजेंसियों को रिटर्न और रिपोर्ट प्रस्तुत करने में सहायता करने का एक व्यवस्थित तरीका है।