नियोजन का महत्व: यह सुविधाएँ, सीमाएँ, प्रक्रिया और प्रकार हैं

किसी संगठन के लिए नियोजन के महत्व के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें: यह सुविधाएँ, सीमाएँ, प्रक्रिया और प्रकार हैं!

सभी संगठन चाहे वह सरकार हो, एक निजी व्यवसाय या छोटे व्यवसायी को योजना बनाने की आवश्यकता होती है। बिक्री में वृद्धि के अपने सपनों को मोड़ने के लिए, उच्च लाभ अर्जित करना और व्यवसाय में सफलता प्राप्त करना सभी व्यापारियों को भविष्य के बारे में सोचना होगा; भविष्यवाणियां करें और लक्ष्य हासिल करें। यह तय करने के लिए कि उन्हें क्या करना है, कैसे करना है और कब करना है।

अर्थ:

नियोजन को "अग्रिम में सोचकर कि क्या किया जाना है, कब किया जाना है, यह कैसे किया जाना है और किसके द्वारा किया जाना चाहिए" के रूप में परिभाषित किया जा सकता है। सरल शब्दों में, हम कह सकते हैं कि योजना बना रहे हैं कि हम आज कहां खड़े हैं और हम कहां पहुंचना चाहते हैं।

नियोजन में उद्देश्यों की स्थापना करना और इन उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए कार्रवाई का उपयुक्त पाठ्यक्रम अग्रिम रूप से तय करना शामिल है ताकि हम नियोजन को लक्ष्य और लक्ष्य की स्थापना के रूप में परिभाषित कर सकें और उन्हें प्राप्त करने के लिए एक कार्य योजना तैयार कर सकें।

नियोजन का एक अन्य महत्वपूर्ण घटक समय है। योजनाएं हमेशा एक निश्चित समय अवधि के लिए विकसित की जाती हैं क्योंकि कोई भी व्यवसाय अंतहीन योजना नहीं बना सकता है।

समय के आयाम को ध्यान में रखते हुए, हम नियोजन को एक निश्चित समयावधि के लिए निर्धारित कर सकते हैं, उन्हें प्राप्त करने के लिए कार्रवाई के विभिन्न पाठ्यक्रमों को तैयार करना और फिर कार्यों के विभिन्न पाठ्यक्रमों से सर्वोत्तम संभव विकल्प का चयन करना।

सुविधाएँ / प्रकृति / योजना की विशेषता:

1. नियोजन का उद्देश्य उद्देश्यों में योगदान देता है:

उद्देश्यों के निर्धारण के साथ योजना शुरू होती है। हम उद्देश्य के अभाव में योजना के बारे में नहीं सोच सकते। उद्देश्यों की स्थापना के बाद, नियोजन निर्धारित उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए किए जाने वाले तरीकों, प्रक्रियाओं और कदमों का निर्णय करता है। यदि योजनाएं उद्देश्यों की दिशा में आगे नहीं बढ़ रही हैं, तो योजनाकारों को भी योजना में बदलाव लाने में मदद मिलती है।

उदाहरण के लिए, यदि किसी संगठन के पास 1500 वाशिंग मशीन बनाने का उद्देश्य है और एक महीने में केवल 80 वाशिंग मशीन का निर्माण किया जाता है, तो अंतिम उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए योजना में बदलाव किए जाते हैं।

2. योजना प्रबंधन का प्राथमिक कार्य है:

नियोजन प्रत्येक प्रबंधक द्वारा किया जाने वाला प्राथमिक या पहला कार्य है। किसी अन्य फ़ंक्शन को नियोजन फ़ंक्शन निष्पादित किए बिना प्रबंधक द्वारा निष्पादित नहीं किया जा सकता है क्योंकि उद्देश्य नियोजन में निर्धारित किए जाते हैं और अन्य फ़ंक्शन केवल उद्देश्यों पर निर्भर करते हैं।

उदाहरण के लिए, समारोह के आयोजन में, प्रबंधक कर्मचारियों को अधिकार और जिम्मेदारी सौंपते हैं और प्राधिकरण और जिम्मेदारी का स्तर कंपनी के उद्देश्यों पर निर्भर करता है। इसी तरह, कर्मचारियों को नियुक्त करने में कर्मचारियों को नियुक्त किया जाता है। कर्मचारियों की संख्या और प्रकार फिर से कंपनी के उद्देश्यों पर निर्भर करता है। इसलिए नियोजन हमेशा आगे बढ़ता है और न के बराबर रहता है। अन्य कार्यों की तुलना में 1।

3. व्यापक:

प्रबंधन के सभी स्तरों पर नियोजन आवश्यक है। यह केवल शीर्ष स्तर के प्रबंधकों तक ही सीमित नहीं है, बल्कि प्रत्येक स्तर पर प्रबंधकों द्वारा योजना बनाई जाती है। प्रमुख योजना का गठन और समग्र नीतियों को तैयार करना शीर्ष स्तर के प्रबंधकों का कार्य है जबकि विभागीय प्रबंधक अपने संबंधित विभागों के लिए योजना बनाते हैं। और निचले स्तर के प्रबंधक समग्र उद्देश्यों का समर्थन करने और दिन की गतिविधियों को पूरा करने के लिए योजना बनाते हैं।

4. योजना भविष्यवादी है / आगे की तलाश:

नियोजन हमेशा मतलब है कि आगे देखना या योजना बनाना एक भविष्य कार्य है। अतीत के लिए योजना कभी नहीं बनाई जाती है। सभी प्रबंधक भविष्य के लिए भविष्यवाणियां और धारणाएं बनाने की कोशिश करते हैं और ये भविष्यवाणियां प्रबंधक के पिछले अनुभवों के आधार पर और सामान्य वातावरण की नियमित और बुद्धिमान स्कैनिंग के साथ की जाती हैं।

5. नियोजन निरंतर है:

नियोजन एक कभी न खत्म होने वाली या निरंतर चलने वाली प्रक्रिया है क्योंकि योजनाएं बनाने के बाद भी बदलते परिवेश में और एक सबसे अच्छे तरीके के चयन के साथ संपर्क में रहना पड़ता है।

इसलिए प्लान बनाने के बाद भी प्लानर कंपनी की आवश्यकता के अनुसार प्लान में बदलाव करते रहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि योजना बूम अवधि के दौरान बनाई गई है और इसके निष्पादन के दौरान अवसाद की अवधि है, तो योजनाकारों को मौजूदा स्थितियों के अनुसार बदलाव करना होगा।

6. योजना में निर्णय लेना शामिल है:

नियोजन फ़ंक्शन की आवश्यकता तब ही होती है जब विभिन्न विकल्प उपलब्ध होते हैं और हमें सबसे उपयुक्त विकल्प का चयन करना होता है। हम विकल्प के अभाव में योजना की कल्पना नहीं कर सकते क्योंकि नियोजन फ़ंक्शन प्रबंधक विभिन्न विकल्पों का मूल्यांकन करते हैं और सबसे उपयुक्त का चयन करते हैं। लेकिन अगर कोई एक विकल्प उपलब्ध है तो योजना की कोई आवश्यकता नहीं है।

उदाहरण के लिए, तकनीक का आयात करना यदि लाइसेंस केवल एसटीसी (स्टेट ट्रेडिंग को-ऑपरेशन) के पास है तो कंपनियों के पास केवल एसटीसी के माध्यम से प्रौद्योगिकी आयात करने के अलावा कोई विकल्प नहीं है। लेकिन अगर इस कार्य में 4-5 आयात एजेंसियां ​​शामिल हैं, तो योजनाकारों को सभी एजेंसियों के नियमों और शर्तों का मूल्यांकन करना होगा और कंपनी के दृष्टिकोण से सबसे उपयुक्त का चयन करना होगा।

7. नियोजन एक मानसिक व्यायाम है:

यह मानसिक व्यायाम है। योजना एक मानसिक प्रक्रिया है जिसके लिए उच्च सोच की आवश्यकता होती है यही कारण है कि इसे टेलर द्वारा परिचालन गतिविधियों से अलग रखा गया है। नियोजन मान्यताओं और भविष्य के संबंध में भविष्यवाणियों को पर्यावरण को ठीक से स्कैन करके बनाया गया है। इस गतिविधि के लिए उच्च स्तर की बुद्धि की आवश्यकता होती है। दूसरे, नियोजन में विभिन्न विकल्पों का मूल्यांकन किया जाता है और सबसे उपयुक्त का चयन किया जाता है जिसके लिए फिर से उच्च स्तर की बुद्धि की आवश्यकता होती है। इसलिए, नियोजन को एक बौद्धिक प्रक्रिया कहना सही है।

योजना का महत्व / महत्व:

1. नियोजन दिशा प्रदान करता है:

योजना कार्रवाई के पूर्व निर्धारित पाठ्यक्रम से संबंधित है। यह कर्मचारियों के प्रयासों को दिशा प्रदान करता है। योजना स्पष्ट करती है कि कर्मचारियों को क्या करना है, कैसे करना है, आदि अग्रिम में बताकर कि कैसे काम करना है, योजना कार्रवाई के लिए दिशा प्रदान करती है। कर्मचारी पहले से जानते हैं कि उन्हें किस दिशा में काम करना है। इससे दिशा की एकता भी बढ़ती है। यदि कोई योजना नहीं थी, तो कर्मचारी अलग-अलग दिशाओं में काम करेंगे और संगठन अपने इच्छित लक्ष्य को प्राप्त करने में सक्षम नहीं होगा।

2. योजना अनिश्चितताओं के जोखिम को कम करती है:

संगठनों को हर दिन कई अनिश्चितताओं और अप्रत्याशित स्थितियों का सामना करना पड़ता है। नियोजन प्रबंधक को अनिश्चितता का सामना करने में मदद करता है क्योंकि योजनाकारों ने अपने अतीत के अनुभवों और व्यावसायिक वातावरण की स्कैनिंग को ध्यान में रखते हुए भविष्य के बारे में कुछ धारणाएं बनाकर भविष्य का अनुमान लगाने की कोशिश की है। इस तरह की अनिश्चितताओं को दूर करने के लिए योजनाएं बनाई जाती हैं। योजनाओं में अप्रत्याशित जोखिम भी शामिल हैं जैसे कि आग या संगठन में कुछ अन्य आपदाएं। इस तरह की अनिश्चितताओं को पूरा करने की योजना में संसाधनों को अलग रखा गया है।

3. योजना कम करने और व्यर्थ गतिविधियों को कम करती है:

संगठनात्मक योजनाएं सभी विभागों की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए बनाई जाती हैं। विभागीय योजनाएं मुख्य संगठनात्मक योजना से ली गई हैं। परिणामस्वरूप विभिन्न विभागों में समन्वय होगा। दूसरी ओर, यदि प्रबंधक, गैर-प्रबंधक और सभी कर्मचारी योजना के अनुसार कार्रवाई का अनुसरण कर रहे हैं तो गतिविधियों में एकीकरण होगा। योजनाएं विचारों और कार्यों की स्पष्टता सुनिश्चित करती हैं और कार्य सुचारू रूप से किए जा सकते हैं।

4. योजना नवीन विचारों को बढ़ावा देती है:

योजना के लिए उच्च विचार की आवश्यकता होती है और यह एक बौद्धिक प्रक्रिया है। इसलिए, किसी विशेष कार्य को करने के लिए बेहतर विचारों, बेहतर तरीकों और प्रक्रियाओं को खोजने की बहुत गुंजाइश है। नियोजन प्रक्रिया प्रबंधकों को अलग तरह से सोचने और भविष्य की परिस्थितियों को संभालने के लिए मजबूर करती है। तो, यह प्रबंधकों को नवीन और रचनात्मक बनाता है।

5. योजना बनाना निर्णय लेने की सुविधा:

नियोजन प्रबंधकों को विभिन्न निर्णय लेने में मदद करता है। जैसा कि नियोजन लक्ष्य पहले से निर्धारित हैं और भविष्य के लिए भविष्यवाणियां की जाती हैं। ये भविष्यवाणियां और लक्ष्य प्रबंधक को तेजी से निर्णय लेने में मदद करते हैं।

6. नियोजन नियंत्रण के लिए मानक स्थापित करता है:

नियन्त्रण का अर्थ है नियोजित और वास्तविक उत्पादन के बीच तुलना और अगर दोनों के बीच भिन्नता है तो ऐसे विचलन के कारणों का पता लगाएं और नियोजित के साथ वास्तविक आउटपुट से मिलान करने के उपाय करें। लेकिन अगर कोई नियोजित आउटपुट नहीं है, तो वास्तविक उत्पादन पर्याप्त है या नहीं इसकी तुलना करने के लिए नियंत्रण प्रबंधक के पास कोई आधार नहीं होगा।

उदाहरण के लिए, यदि एक सप्ताह के लिए नियोजित आउटपुट 100 इकाइयाँ है और कर्मचारी द्वारा उत्पादित वास्तविक उत्पादन 80 इकाइयाँ है, तो नियंत्रण प्रबंधक को 100 इकाइयों तक 80 इकाई उत्पादन लाने के लिए उपाय करने होंगे, लेकिन यदि नियोजित आउटपुट अर्थात, 100 इकाइयाँ नहीं हैं योजनाकारों द्वारा दिए जाने पर पता चलता है कि 80 यूनिट उत्पादन पर्याप्त है या नहीं, यह जानना मुश्किल होगा। इसलिए, नियंत्रण में तुलना के लिए आधार केवल नियोजन कार्य द्वारा दिया जाता है।

7. कंपनी के उद्देश्यों पर ध्यान केंद्रित:

नियोजन समारोह उन उद्देश्यों, नीतियों, प्रक्रियाओं, विधियों और नियमों आदि की स्थापना के साथ शुरू होता है, जो केवल इन उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए योजना बनाने में किए जाते हैं। जब कर्मचारी इस योजना का पालन करते हैं तो वे उद्देश्यों की प्राप्ति की ओर अग्रसर होते हैं। नियोजन के माध्यम से, सभी कर्मचारियों के प्रयासों को संगठनात्मक लक्ष्यों और उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए निर्देशित किया जाता है।

योजना की सीमाएं:

1. नियोजन कठोरता की ओर जाता है:

एक बार जब प्रबंधक भविष्य के पाठ्यक्रम को तय करने की योजना बना लेते हैं तो उन्हें बदलने की स्थिति में नहीं हो सकते हैं। परिस्थितियों के बदलने पर पूर्वनिर्धारित योजना का पालन करना संगठन के लिए सकारात्मक परिणाम नहीं ला सकता है। योजना में इस तरह की कठोरता कठिनाई पैदा कर सकती है।

2. नियोजन गतिशील वातावरण में काम नहीं कर सकता है:

व्यावसायिक वातावरण बहुत गतिशील है क्योंकि आर्थिक, राजनीतिक और कानूनी वातावरण में लगातार परिवर्तन हो रहे हैं। भविष्य के इन परिवर्तनों का पूर्वानुमान लगाना बहुत मुश्किल हो जाता है। यदि परिवर्तन बहुत बार हो तो योजनाएँ विफल हो सकती हैं।

पर्यावरण में खंडों की संख्या होती है और प्रबंधक के लिए पर्यावरण में भविष्य के परिवर्तनों का आकलन करना बहुत मुश्किल हो जाता है। उदाहरण के लिए आर्थिक नीति में बदलाव, फैशन और प्रवृत्ति में बदलाव या प्रतियोगी की नीति में बदलाव हो सकता है। एक प्रबंधक इन बदलावों को सही ढंग से नहीं देख सकता है और अगर इस तरह के कई बदलाव पर्यावरण में होते हैं तो योजना विफल हो सकती है।

3. यह रचनात्मकता को कम करता है:

योजना के साथ संगठन के प्रबंधकों ने सख्ती से काम करना शुरू कर दिया और वे केवल योजना के अंधे अनुयायी बन गए। प्रबंधक व्यवसाय के वातावरण में प्रचलित परिवर्तनों के अनुसार योजना में परिवर्तन करने के लिए कोई पहल नहीं करते हैं। वे काम में सुधार लाने के लिए सुझाव और नए विचार देना बंद कर देते हैं क्योंकि काम करने के दिशानिर्देश केवल नियोजन में दिए जाते हैं।

4. योजना में भारी लागत शामिल है:

नियोजन प्रक्रिया में बहुत अधिक लागत शामिल होती है क्योंकि यह एक बौद्धिक प्रक्रिया है और कंपनियों को इस प्रक्रिया को पूरा करने के लिए पेशेवर विशेषज्ञों को नियुक्त करने की आवश्यकता होती है। इन विशेषज्ञों के वेतन के साथ-साथ कंपनी को सटीक तथ्य और आंकड़े एकत्र करने के लिए बहुत समय और पैसा खर्च करना पड़ता है। तो, यह एक लागत लेने वाली प्रक्रिया है। यदि नियोजन के लाभ इसकी लागत से अधिक नहीं हैं, तो इसे चालू नहीं किया जाना चाहिए।

5. यह एक समय लेने वाली प्रक्रिया है:

नियोजन प्रक्रिया एक समय लेने वाली प्रक्रिया है क्योंकि विकल्पों का मूल्यांकन करने और सर्वश्रेष्ठ का चयन करने में लंबा समय लगता है। नियोजन परिसर को विकसित करने में बहुत समय की आवश्यकता है। तो, इस वजह से, कार्रवाई में देरी हो जाती है। और जब भी तुरंत और तत्काल निर्णय की आवश्यकता होती है तो हमें योजना बनाने से बचना होगा।

6. योजना सफलता की गारंटी नहीं देती है:

कभी-कभी प्रबंधकों के पास सुरक्षा की झूठी भावना होती है जो योजनाओं ने अतीत में सफलतापूर्वक काम किया है इसलिए ये भविष्य में भी काम करेंगे। प्रीपेड योजनाओं पर भरोसा करने के लिए प्रबंधकों में एक प्रवृत्ति है।

यह सच नहीं है कि यदि किसी योजना ने अतीत में सफलतापूर्वक काम किया है, तो यह भविष्य में भी सफलता लाएगा क्योंकि बहुत सारे अज्ञात कारक हैं जो भविष्य में योजना की विफलता का कारण बन सकते हैं। योजना केवल भविष्य का विश्लेषण करने के लिए एक आधार प्रदान करती है। यह भविष्य की कार्रवाई के लिए एक समाधान नहीं है।

7. सटीकता की कमी:

नियोजन में हम हमेशा पहले से सोच रहे हैं और नियोजन का संबंध केवल भविष्य से है और भविष्य हमेशा अनिश्चित होता है। नियोजन में भविष्य की कार्रवाई के बारे में निर्णय लेने के लिए कई धारणाएं बनाई जाती हैं। लेकिन ये धारणाएं 100% सही नहीं हैं और अगर ये धारणा वर्तमान स्थिति में या भविष्य की स्थिति में सही नहीं है तो पूरी योजना विफल हो जाएगी।

उदाहरण के लिए, यदि योजना में यह माना जाता है कि 5% मुद्रास्फीति की दर होगी और भविष्य की स्थिति में मुद्रास्फीति की दर 10% हो जाती है, तो पूरी योजना विफल हो जाएगी और कई समायोजन करने की आवश्यकता होगी।

योजना की बाहरी सीमाएँ:

कभी-कभी नियोजन निम्नलिखित सीमाओं के कारण विफल हो जाता है जिस पर प्रबंधकों का कोई नियंत्रण नहीं होता है।

(i) प्राकृतिक आपदा:

प्राकृतिक आपदाओं जैसे बाढ़, भूकंप, अकाल आदि के कारण योजना विफल हो सकती है।

(ii) प्रतियोगियों की नीतियों में परिवर्तन:

प्रतियोगी की बेहतर नीतियों, उत्पाद और रणनीति के कारण कभी-कभी योजना विफल हो सकती है जो प्रबंधक द्वारा अपेक्षित नहीं थी।

(iii) बाजार में स्वाद / फैशन और प्रवृत्ति में बदलाव:

कभी-कभी योजना विफल हो सकती है जब बाजार में स्वाद / फैशन या प्रवृत्ति योजनाकारों की अपेक्षा के विपरीत जाती है।

(iv) प्रौद्योगिकियों में परिवर्तन:

नई तकनीकों की शुरूआत से पुरानी तकनीक का उपयोग करने वाले उत्पादों के लिए योजनाओं की विफलता हो सकती है।

(v) सरकार / आर्थिक नीति में परिवर्तन:

सरकारी फैसलों पर प्रबंधकों का कोई नियंत्रण नहीं है। यदि सरकार की आर्थिक या औद्योगिक नीतियों को प्रबंधक द्वारा अपेक्षित नहीं बनाया गया तो योजनाएं भी विफल हो सकती हैं।

योजना प्रक्रिया:

1. उद्देश्यों की स्थापना:

नियोजन फ़ंक्शन में प्रबंधक उद्देश्यों की स्थापना से शुरू होता है क्योंकि सभी नीतियों, प्रक्रियाओं और विधियों को केवल उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए तैयार किया जाता है। प्रबंधकों ने कंपनी के लक्ष्यों और कंपनी के भौतिक और वित्तीय संसाधनों को ध्यान में रखते हुए कंपनी के उद्देश्यों को बहुत स्पष्ट रूप से निर्धारित किया है। प्रबंधक उन लक्ष्यों को स्थापित करना पसंद करते हैं जिन्हें जल्दी और विशिष्ट समय सीमा में प्राप्त किया जा सकता है। लक्ष्यों को स्थापित करने के बाद, स्पष्ट रूप से परिभाषित लक्ष्यों को सभी कर्मचारियों को सूचित किया जाता है।

2. विकासशील परिसर:

परिसर भविष्य के संबंध में धारणा बनाने का उल्लेख करते हैं। आधार वे आधार हैं जिन पर योजनाएँ बनाई जाती हैं। यह मौजूदा योजनाओं और विभिन्न नीतियों के बारे में किसी भी पिछली जानकारी को ध्यान में रखते हुए बनाया गया एक प्रकार का पूर्वानुमान है। सभी धारणाओं पर कुल समझौता होना चाहिए। अनुमान पूर्वानुमान के आधार पर बनाए जाते हैं। पूर्वानुमान सूचना एकत्र करने की तकनीक है। किसी उत्पाद की मांग, सरकार या प्रतिस्पर्धी नीति में बदलाव, कर की दर आदि का पता लगाने के लिए सामान्य पूर्वानुमान लगाए जाते हैं।

3. उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए विभिन्न विकल्पों की सूची बनाना:

उद्देश्यों की स्थापना के बाद प्रबंधक विकल्पों की एक सूची बनाते हैं जिसके माध्यम से संगठन अपने उद्देश्यों को प्राप्त कर सकता है क्योंकि उद्देश्य प्राप्त करने के कई तरीके हो सकते हैं और प्रबंधकों को उद्देश्यों तक पहुंचने के सभी तरीकों को जानना चाहिए।

उदाहरण के लिए, यदि बिक्री में 10% की वृद्धि का उद्देश्य है तो बिक्री बढ़ाई जा सकती है:

(ए) उत्पादों की अधिक लाइन जोड़कर;

(बी) छूट की पेशकश करके;

(c) विज्ञापनों पर खर्च बढ़ाकर;

(d) बाजार में हिस्सेदारी बढ़ाकर;

(oin) डोर-टू-डोर बिक्री आदि के लिए सेल्समैन नियुक्त करना।

इसलिए, प्रबंधक सभी विकल्पों को सूचीबद्ध करते हैं।

4. विभिन्न विकल्पों का मूल्यांकन:

उनकी सहायता करने वाली धारणाओं के साथ विभिन्न विकल्पों की सूची बनाने के बाद, प्रबंधक प्रत्येक विकल्प का मूल्यांकन करना शुरू कर देता है और हर विकल्प के सकारात्मक और नकारात्मक पहलुओं को नोट करता है। इसके बाद प्रबंधक नकारात्मक पहलू के अधिक के साथ विकल्पों को समाप्त करना शुरू कर देता है और अधिकतम सकारात्मक पहलू के साथ और सबसे व्यवहार्य धारणा को सर्वश्रेष्ठ विकल्प के रूप में चुना जाता है। विकल्प का मूल्यांकन उनकी व्यवहार्यता के मद्देनजर किया जाता है।

5. एक विकल्प का चयन:

सबसे अच्छा विकल्प का चयन किया जाता है लेकिन जैसे ही सबसे अच्छा विकल्प चुनने के लिए कोई गणितीय सूत्र नहीं होता है। कभी-कभी एक विकल्प का चयन करने के बजाय, विभिन्न विकल्पों के संयोजन को भी चुना जा सकता है। सबसे आदर्श योजना सबसे व्यवहार्य, लाभदायक और कम से कम नकारात्मक परिणाम है।

मुख्य योजना तैयार करने के बाद, संगठन को मुख्य योजना का समर्थन करने के लिए कई छोटी योजनाओं को बनाना पड़ता है। ये योजनाएं संगठन में नियमित नौकरियों के प्रदर्शन से संबंधित हैं। इन्हें प्रमुख योजना से लिया गया है। तो, उन्हें व्युत्पन्न योजनाओं के रूप में भी जाना जाता है। ये योजनाएं मुख्य योजना के उद्देश्य को पूरा करने के लिए हैं। आम सहायक योजनाएं उपकरण खरीदने की योजना, भर्ती और कर्मचारियों के चयन की योजना, कच्चा माल खरीदने की योजना आदि हैं।

6. योजना को लागू करें:

प्रबंधक कागज पर मुख्य और सहायक योजनाओं को तैयार या मसौदा तैयार करते हैं लेकिन जब तक इन पर कार्रवाई नहीं की जाती है, तब तक इन योजनाओं का कोई उपयोग नहीं होता है। योजनाओं को लागू करने या योजनाओं को कार्य में लगाने के लिए, प्रबंधक सभी कर्मचारियों को योजनाओं को स्पष्ट रूप से बताना शुरू कर देते हैं क्योंकि कर्मचारियों को वास्तव में योजनाओं के विनिर्देश के अनुसार गतिविधियों को पूरा करना होता है। कर्मचारियों को योजना के बारे में बताने और उनका समर्थन लेने के बाद प्रबंधक योजनाओं के विनिर्देश के अनुसार संसाधनों का आवंटन करना शुरू करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि योजना पर व्यय में वृद्धि करके बिक्री में वृद्धि करना है विज्ञापन, फिर इसे कार्रवाई में लगाने के लिए, प्रबंधकों को विज्ञापन विभाग को अधिक धन आवंटित करना चाहिए, बेहतर मीडिया का चयन करना चाहिए, विज्ञापन एजेंसी को किराए पर लेना चाहिए, आदि।

7. अनुवर्ती:

योजना एक सतत प्रक्रिया है इसलिए योजना को कार्य में लगाने से प्रबंधक का काम खत्म नहीं होता है। इसे लागू करते समय प्रबंधक योजना की सावधानीपूर्वक निगरानी करते हैं। योजना की निगरानी बहुत महत्वपूर्ण है क्योंकि यह सत्यापित करने में मदद करता है कि क्या योजना में ग्रहण की गई शर्तें और पूर्वानुमान वर्तमान स्थिति में सही हैं या नहीं। अगर ये सही नहीं आ रहे हैं तो योजना में तुरंत बदलाव किए जाते हैं।

फॉलोअप के दौरान योजना में कई समायोजन किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, यदि व्यय योजना 5% मुद्रास्फीति दर को ध्यान में रखते हुए की जाती है, लेकिन वर्तमान स्थिति में यदि मुद्रास्फीति की दर 10% तक बढ़ जाती है, तो अनुवर्ती कार्रवाई के दौरान प्रबंधक 10% मुद्रास्फीति दर के अनुसार योजनाओं में बदलाव करते हैं।

योजना:

योजना एक दस्तावेज है जो यह बताता है कि लक्ष्यों को कैसे पूरा किया जा रहा है। यह एक विशिष्ट कार्रवाई है जो संगठन को अपने उद्देश्यों को प्राप्त करने में मदद करने के लिए प्रस्तावित है। किसी विशेष लक्ष्य तक पहुंचने के एक से अधिक तरीके और साधन हो सकते हैं लेकिन तार्किक योजनाओं की मदद से किसी संगठन के उद्देश्यों को आसानी से प्राप्त किया जा सकता है।

एकल उपयोग योजनाएं:

एकल उपयोग योजनाएँ एक बार उपयोग की योजना है। इन्हें एक विशेष लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए डिज़ाइन किया गया है जिसे एक बार प्राप्त करने के बाद भविष्य में पुनः प्राप्त नहीं किया जाएगा। ये अनोखी स्थितियों की जरूरतों को पूरा करने के लिए बने हैं। एकल उपयोग योजना की अवधि या लंबाई उस गतिविधि या लक्ष्य पर निर्भर करती है जिसके लिए इसे बनाया गया है। यह एक दिन हो सकता है या यह हफ्तों या महीनों तक रह सकता है यदि यह जिस परियोजना के लिए बनाया गया है वह लंबी है।

स्थायी योजनाएं:

स्टैंडिंग प्लान को रिपीट यूज प्लान के रूप में भी जाना जाता है। ये योजनाएं उन स्थितियों पर केंद्रित होती हैं जो बार-बार होती हैं। स्थायी योजनाओं का उपयोग बार-बार किया जाता है। वे एक बार बने होते हैं, लेकिन वर्षों के दौरान उनके मूल्य को बनाए रखते हैं। हालाँकि इन योजनाओं में समय-समय पर कुछ संशोधन और अपडेट किए जाते हैं।

योजनाओं के प्रकार:

नियोजन एक व्यापक कार्य है जिसका अर्थ है कि यह केवल शीर्ष स्तर के प्रबंधकों का कार्य नहीं है, बल्कि विभिन्न स्तरों पर काम करने वाले प्रबंधक नियोजन कार्य करते हैं। शीर्ष स्तर के प्रबंधक द्वारा तैयार की गई योजनाएं मध्य और निचले स्तर के प्रबंधकों द्वारा बनाई गई योजनाओं से भिन्न हो सकती हैं। विभिन्न स्तरों पर प्रबंधकों द्वारा बनाई गई विभिन्न प्रकार की योजनाएं या आम योजनाएं हैं:

उद्देश्य - नियम

रणनीति - कार्यक्रम

नीतियाँ - विधियाँ

प्रक्रियाएं - बजट

1. उद्देश्य:

उद्देश्य वे छोर हैं जिनके प्रति गतिविधियाँ निर्देशित होती हैं। वे हर गतिविधि का अंतिम परिणाम हैं। उद्देश्य:

(ए) एकल गतिविधि से संबंधित होना चाहिए;

(ख) परिणाम से संबंधित होना चाहिए और प्रदर्शन किए जाने वाली गतिविधि के लिए नहीं;

(ग) यह मापनीय होना चाहिए या मात्रात्मक अवधि में मापा जाना चाहिए;

(घ) उद्देश्य की उपलब्धि के लिए इसकी समय सीमा होनी चाहिए;

(e) यह प्राप्य या संभव होना चाहिए।

उदाहरण के लिए, बिक्री में 10% की वृद्धि या अस्वीकृति में 2% की कमी।

2. रणनीति:

संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए एक रणनीति एक व्यापक योजना है। रणनीति के आयाम हैं:

(i) दीर्घकालिक उद्देश्यों का निर्धारण।

(ii) कार्रवाई के एक विशेष पाठ्यक्रम को अपनाना।

(iii) उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए संसाधनों का आवंटन।

रणनीति तैयार करना शीर्ष स्तर के लोगों का काम है और इसे रणनीति तैयार करने से पहले कारोबारी माहौल को स्कैन और समझना होगा। रणनीति में सामान्य निर्णय एक नया उत्पाद पेश करना है या नहीं। यदि परिचय करना है तो कैसे, अपने उत्पादों के लिए ग्राहक का पता लगाना, मौजूदा उत्पादों में बदलाव करना आदि। सभी रणनीतिक निर्णय कारोबारी माहौल से काफी प्रभावित होते हैं। रणनीति लंबे समय में संगठन की दिशा और दायरे के बारे में भविष्य के निर्णयों को परिभाषित करती है।

उदाहरण के लिए, विज्ञापन मीडिया की पसंद, बिक्री संवर्धन तकनीक, वितरण के चैनल, आदि।

3. नीतियां:

किसी विशेष समस्या या स्थिति के लिए संगठन की सामान्य प्रतिक्रिया के रूप में नीति को परिभाषित किया जा सकता है। सरल शब्दों में, यह समस्याओं को संभालने का संगठन का अपना तरीका है। नीतियां हर स्तर पर बनाई जाती हैं क्योंकि हर स्तर पर प्रबंधकों को किसी स्थिति को संभालने या पूर्वनिर्धारित करने के तरीके की आवश्यकता होती है और अप्रत्याशित स्थिति में निर्णय लेने के लिए नीति एक मार्गदर्शक के रूप में कार्य करती है।

नीति निर्माण हमेशा कर्मचारियों की पहल को प्रोत्साहित करता है क्योंकि कर्मचारियों को स्थितियों से निपटना पड़ता है और स्थिति को संभालने का तरीका कर्मचारियों के परामर्श से तय किया जाता है। तब वे बहुत बेहतर तरीके से स्थिति को संभाल पाएंगे। उदाहरण के लिए, एक स्कूल में केवल 60% से अधिक अंक हासिल करने वाले छात्रों को ही प्रवेश पत्र जारी करने की नीति हो सकती है।

"कोई क्रेडिट बिक्री नीति नहीं", आदि बाजार में नए उत्पाद का परिचय।

4. प्रक्रियाएं:

भावी परिस्थितियों को संभालने के लिए प्रक्रियाओं को अग्रिम में स्थापित करने की आवश्यकता है। विभिन्न परिस्थितियों में कर्मचारियों द्वारा अनुसरण किए जाने वाले चरणों का क्रम पूर्व निर्धारित होना चाहिए ताकि सभी एक ही चरणों का पालन करें।

प्रक्रिया को सटीक तरीके से परिभाषित किया जा सकता है जिसमें किसी गतिविधि को पूरा करना होता है।

उदाहरण के लिए, किसी विशेष स्कूल में प्रवेश की प्रक्रिया निम्न हो सकती है:

(ए) आवेदकों के लिए एक फ़ाइल सेट करें;

(b) फ़ील्ड फ़ॉर्म स्वीकार करें और उन्हें एक फ़ाइल में डालें;

(c) छात्रों के प्राप्तांक या अंकों को सत्यापित करने के लिए अन्य प्रमाणपत्रों के लिए कहें;

(d) उन दस्तावेजों को भी फाइल में रखें;

(() प्रवेश प्रभारी को फ़ाइल दें।

सभी विभागों द्वारा अपनी गतिविधियों के समन्वय के लिए प्रक्रियाएँ सामान्य की जाती हैं। तो सभी विभागीय लाइनों में प्रक्रियाएं कट जाती हैं। उदाहरण के लिए, निर्माण विभाग द्वारा आदेश को संभालने की प्रक्रिया में बिक्री विभाग भी शामिल हो सकता है।

5. नियम:

नियम कर्मचारियों के विशेष कार्यों या गैर-क्रियाओं को बताते हैं। नियमों में किसी भी प्रकार के विवेक की अनुमति नहीं है, अर्थात, उनका सख्ती से पालन किया जाना चाहिए और यदि नियमों का पालन नहीं किया जाता है, तो नियमों की अवहेलना करने वाले कर्मचारियों के खिलाफ सख्त कार्रवाई की जा सकती है। संगठन में अनुशासन का वातावरण बनाने के लिए नियमों का पालन किया जाता है। उदाहरण के लिए, संगठन में धूम्रपान न करने का नियम हो सकता है। नियम आम तौर पर कर्मचारियों के सामान्य व्यवहार का मार्गदर्शन करते हैं और कर्मचारी उनमें कोई बदलाव नहीं कर सकते हैं।

6. कार्यक्रम:

कार्यक्रम लक्ष्यों, नीतियों, प्रक्रियाओं और नियमों का संयोजन हैं। ये सभी योजनाएँ मिलकर एक कार्यक्रम बनाती हैं। संगठन में एक व्यवस्थित काम पाने के लिए कार्यक्रम बनाए जाते हैं। कार्यक्रम नीतियों, प्रक्रियाओं और लक्ष्यों के बीच संबंध बनाते हैं। कार्यक्रम भी विभिन्न स्तरों पर तैयार किए जाते हैं। एक प्राथमिक कार्यक्रम शीर्ष स्तर द्वारा तैयार किया जाता है और फिर प्राथमिक कार्यक्रम का समर्थन करने के लिए कंपनी के सुचारू कार्य के लिए विभिन्न स्तरों के सहायक कार्यक्रम तैयार किए जाते हैं।

उदाहरण के लिए, शॉपिंग मॉल का निर्माण, नए उत्पाद का विकास।

7. तरीके:

विधियों को औपचारिक या व्यवस्थित तरीके से नियमित या दोहराए जाने वाले कार्यों के रूप में परिभाषित किया जा सकता है। प्रबंधक नौकरी करने के सामान्य तरीके को पहले से तय करते हैं। इसलिए कि

(ए) कर्मचारियों के मन में कोई संदेह नहीं है;

(b) कर्मचारियों के कार्यों में एकरूपता हो सकती है;

(c) ये मानकीकरण और सरलीकरण की तकनीकों को लागू करने में मदद करते हैं;

(d) कर्मचारियों के लिए मार्गदर्शक के रूप में अधिनियम।

यदि नौकरी करने का सामान्य तरीका पहले से तय नहीं किया गया है, तो भ्रम होगा और तुलना संभव नहीं होगी। उदाहरण के लिए, स्टॉक के मूल्यांकन के लिए, संगठन को पहले से तय करना होगा कि किस विधि को अपनाया जाना है (जीवन या पंद्रह)। ताकि हर कोई समान विधि का पालन करे और स्टॉक के पिछले मूल्य के साथ तुलना की जा सके, मूल्यह्रास की गणना के लिए विधि।

8. बजट:

बजट संख्यात्मक शब्दों में व्यक्त अपेक्षित परिणाम का विवरण है। बजट में परिणाम हमेशा मापने योग्य होते हैं और अधिकांश समय ये प्रकृति में वित्तीय होते हैं लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि कंपनी केवल वित्तीय बजट तैयार करती है। वित्तीय बजट को कंपनी के लाभ योजना के रूप में भी जाना जाता है क्योंकि इसमें उस आय के साथ अपेक्षित आय और संबंधित व्यय शामिल होते हैं और कंपनी जो लाभ आगामी वर्ष में अर्जित करेगी।

वित्तीय बजट के साथ पूंजीगत बजट अपेक्षित पूंजी की आवश्यकता का पता लगाने के लिए तैयार किया जाता है। ऑपरेशनल बजट तैयार किया जाता है, जहां वित्त प्रति घंटा इकाइयों के बजाय अपेक्षित घंटे काम करते हैं। बजट प्रत्येक स्तर पर प्रबंधकों द्वारा तैयार किए जाते हैं और निचले स्तर के प्रबंधक आमतौर पर परिचालन बजट तैयार करते हैं।

विभिन्न स्तरों पर प्रबंधकों द्वारा तैयार सबसे आम बजट नकद बजट है। इस बजट में अनुमानित नकदी प्रवाह और समय के साथ नकदी के बहिर्वाह का अनुमान लगाया गया है। नकद प्रवाह बिक्री से आता है और नकदी बहिर्वाह खर्च के रूप में होता है। व्यवसायी नकदी प्रवाह से नकदी बहिर्वाह को घटाकर शुद्ध नकदी की स्थिति का पता लगा सकते हैं।

उदाहरण के लिए, बिक्री बजट

यूनिट में बिक्री = 1 रु, 00, 000

प्रति यूनिट मूल्य = 20 रु

कुल बिक्री बजट = 2, 000, 000 रु